【摘要】筆者著重介紹了會計電算化實施方法的主要內容，闡明了實施方法中四個循環(huán)漸進的實施階段，在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務來開展實施工作，以達到企業(yè)預期的效果。
　　
　　企業(yè)發(fā)展會計電算化主要有兩個目的：一是提高勞動效率，滿足企業(yè)內部和社會上有關管理部門對會計信息的管理要求；二是通過電算化的具體實施，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益。因此，為了使會計人員有充足的時間和精力去關心會計工作在企業(yè)管理領域中的作用，為企業(yè)創(chuàng)造社會和經(jīng)濟效益，不少企業(yè)砸下重金購買國內外軟件，甚至高薪聘請所謂的人才，來做這個項目以達到目的。但是，結果總是失望大于期望!電算化所帶來的效益甚微，其失敗的原因各種各樣，但有一條卻是至關重要的，那就是沒有系統(tǒng)地運用會計電算化實施方法來引領、指導這個項目系統(tǒng)的實施，使企業(yè)需求與軟件功能有機結合起來發(fā)揮其最大效用，造成需求與軟件系統(tǒng)的偏差，導致項目失敗或達不到預期的效果。
　　因此，不能認為購買了軟件、安裝了設備，電算化就算是搞起來了。目前，很多優(yōu)秀的會計核算軟件都提供了相當多的功能供用戶選擇，因此在實施會計電算化之前，應充分考慮可能發(fā)生的問題和可能產(chǎn)生的各種管理要求，作好詳盡、細致的準備工作。更為重要的是要掌握且熟練運用電算化項目實施方法，能夠有效處理實施過程中出現(xiàn)的種種問題，避免 “出錯——改正”的實施途徑。
　　
　　一、會計電算化實施方法主要的內容及其達成的工作任務
　　
　?。ㄒ唬嬰娝慊瘜嵤┓椒ǖ闹饕獌热?br/>　　1.項目準備
　　項目準備是任何項目必須首先解決的問題即為項目實施做好相應的準備工作，主要是針對項目人員、項目計劃和項目有關初始約定的一系列相關活動。主要任務是根據(jù)項目方案和企業(yè)情況，解決項目做到什么、做什么、如何做和誰來做的問題。主要包括項目啟動和方案制訂方面的內容。
　?。ǎ保╉椖繂印ｍ椖繂又饕窃陧椖块_始前，對企業(yè)電算化項目進行的前期準備工作。主要包括項目立項分析、企業(yè)方項目組織和顧問方項目組織的建立、項目前期文檔分析、企業(yè)背景研究、與企業(yè)交流項目組織要求和項目公約，并開展項目啟動交流。
　　（２）方案制訂。項目方案制訂是在項目啟動后，對企業(yè)組織結構、管理基礎、人力資源管理體系與日常業(yè)務處理等進行的調研活動，是確定項目實施的方案，建立該項目的實施過程與實施順序和總體性的、階段性的實施計劃。項目實施計劃是項目實施的指南。
　　2.藍圖設計
　　藍圖設計是國際通用的一種企業(yè)建模方法，是用一種企業(yè)可以理解的方式來說明復雜的過程，它是一種清晰而又簡單的描述方法，只用少量不同的符號，以集合的方式進行組織，定義了什么人必須在什么時候、采用什么方法去做什么事情，這種描述方法使得非專業(yè)人員也可以理解復雜的業(yè)務過程。
　　藍圖設計是實施過程中關鍵的環(huán)節(jié)。藍圖定義的過程就是企業(yè)將自身業(yè)務流程轉化為新系統(tǒng)業(yè)務流程的過程。在這個轉化過程中，勢必會遇到很大的阻力，甚至會出現(xiàn)相當大的沖突。因此，必須給予相當?shù)闹匾?，采用適當?shù)牟呗?，保證項目總體目標的實現(xiàn)。
　　通過對現(xiàn)行業(yè)務及其流程的整理，一方面可以理清企業(yè)自身的管理流程；另一方面可以使實施顧問獲得業(yè)務規(guī)范化調整的基礎信息和軟件客戶化需求的初步信息，為規(guī)范企業(yè)業(yè)務管理、使軟件標準化和規(guī)范化、實施下一步藍圖打下堅實而可靠的基礎。
　　確切地說，企業(yè)藍圖設計可由標準培訓、業(yè)務匹配和藍圖確認三個部分組成。
　?。ǎ保藴逝嘤?。標準培訓是對企業(yè)項目小組及業(yè)務骨干進行基于系統(tǒng)標準處理業(yè)務及流程的培訓，使企業(yè)理解和認識系統(tǒng)的管理思想及流程，為下一步企業(yè)對系統(tǒng)與企業(yè)自身業(yè)務的結合打好基礎。
　　（２）業(yè)務匹配。業(yè)務匹配是指對業(yè)務流程方案進行測試的過程。企業(yè)先在顧問的指導下整理業(yè)務流程，然后通過建立有企業(yè)業(yè)務處理特征的業(yè)務仿真系統(tǒng)環(huán)境模擬實現(xiàn)業(yè)務匹配，從而確定企業(yè)實際業(yè)務的處理規(guī)范，并且驗證前期流程的可行性，確保系統(tǒng)或設計可以滿足流程管理所需要，確保企業(yè)主要業(yè)務流程能夠在系統(tǒng)中實現(xiàn)。
　?。ǎ常┧{圖確認。企業(yè)經(jīng)過業(yè)務匹配，其應用所涉及的部門范圍、功能范圍會被明確地界定出來，其業(yè)務流程會被清晰地確定。在此基礎之上，可以明確應用信息化系統(tǒng)所需要的靜態(tài)數(shù)據(jù)準備范圍、靜態(tài)數(shù)據(jù)的準備口徑，信息化系統(tǒng)的基礎參數(shù)、基礎數(shù)據(jù)的項目字典等系統(tǒng)應用配置管理等也可以明確。
　　可以此為基礎，hR3jNdf6PfeuW3OqrwYYuY2UjEVXdBdu0JzoIyUWN6k=建立起新的系統(tǒng)業(yè)務應用框架、業(yè)務運行業(yè)務規(guī)程、數(shù)據(jù)準備方案、系統(tǒng)上線方案、客戶化方案等一系列企業(yè)系統(tǒng)應用的策略和方針，建立起企業(yè)整體應用的系統(tǒng)框架。
　　
　　（二）系統(tǒng)實現(xiàn)
　　通過前面幾個階段工作的或串行或并行，系統(tǒng)開始在企業(yè)中發(fā)揮作用。而初始化工作是系統(tǒng)開始運行的必要技術條件，企業(yè)在開始使用新的系統(tǒng)時，要注意數(shù)據(jù)的準備是否齊全、培訓是否足夠、知識的傳遞鏈在企業(yè)內部是否已經(jīng)建立以及每個系統(tǒng)業(yè)務的相關人員是否明白：他在什么時候什么地方使用什么方法去做他應該做或能做到的事。在此階段，企業(yè)必須在顧問的指導下制訂并通過階段性的運行調整，然后固化下來。
　　為此，系統(tǒng)實現(xiàn)包括三個方面的內容：基礎資料準備、最終用戶培訓和系統(tǒng)上線。
　　１.基礎資料準備
　　基礎資料準備就是為企業(yè)電算化項目實施的系統(tǒng)上線做數(shù)據(jù)方面的準備。具體來講，基礎資料準備需要為系統(tǒng)上線準備出符合系統(tǒng)運行要求所必需的靜態(tài)基礎數(shù)據(jù)，如會計科目、物料、工藝路線及產(chǎn)品物料清單等。
　?。?最終用戶培訓
　　最終用戶培訓就是對企業(yè)系統(tǒng)基礎資料準備后應用系統(tǒng)的一線操作人員進行的培訓，該培訓包括的內容主要有應用信息化系統(tǒng)后的業(yè)務培訓和軟件操作技能培訓。
　?。?系統(tǒng)上線
　　系統(tǒng)上線主要依據(jù)藍圖設計階段的規(guī)劃以及系統(tǒng)上線準備計劃，將企業(yè)現(xiàn)行數(shù)據(jù)與業(yè)務切換到正式的系統(tǒng)中，實現(xiàn)企業(yè)靜態(tài)數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)的切換以及企業(yè)業(yè)務的正常運行。此時，如果出現(xiàn)藍圖設計的業(yè)務流程與系統(tǒng)及業(yè)務不對應致使流程無法順利運行的情況，可以根據(jù)業(yè)務運行情況對流程進行調整，以保證整個系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。
　　
　?。ㄈ炇战桓?br/>　　既然系統(tǒng)實施的過程是一個項目管理的對象，那它必然和所有的項目一樣，有開始也有結束。對于系統(tǒng)實施這樣的項目來說，驗收交付不是僅僅發(fā)生在某個具體時點的事，它其實貫穿于系統(tǒng)實施的始終。只有讓系統(tǒng)實施的這個項目在適當?shù)臅r候通過驗收，企業(yè)才有持續(xù)改善的基礎。也就是說，項目驗收不只是過去的結束，更是未來的開始。
　　驗收交付是對在項目實施周期內已完成的實施成果進行總結，并確認雙方所做的合同項目實施工作已達到的項目實施目標。通過驗收交付階段后，表明合同項目實施完成，并可投入使用。
　　
　?。ㄋ模嬰娝慊瘜嵤┓椒ǖ闹饕蝿?br/>　　實施方法的四個主要內容實際上是四個循環(huán)漸進的實施階段，在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務，來開展實施工作，以達到企業(yè)預期的效果。
　　1.項目準備階段
　　項目分析，顧問收集企業(yè)資料，包括：合同、項目調研報告項目解決方案等，做到心中有數(shù)；建立雙方項目組織（通常包括項目實施指導委員會、項目實施小組、業(yè)務職能實施小組等）；項目現(xiàn)場實施調研；明確和具體化項目實施需求后，確定實施方案；確定項目實施整體計劃。
　　2.在藍圖設計階段
　?。ǎ保┻x派合適的老師擔任不同級別的培訓任務。對管理層的培訓必須選派熟悉業(yè)務和管理的顧問；對操作員的培訓則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問來做，系統(tǒng)管理員的培訓教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。
　　
　?。ǎ玻╊檰柦M織以企業(yè)負責人、中層管理干部、業(yè)務骨干等熟知業(yè)務的人員為組織隊伍，指導該隊伍準備業(yè)務仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)及仿真運行的關鍵業(yè)務流程，并按業(yè)務流程解決方案進行業(yè)務流程的原型測試。在每一個步驟中都要由測試人員進行原型測試和確認，不符合的流程要及時進行調整，修改業(yè)務解決方案。
　?。ǎ常┙⑵鹦孪到y(tǒng)業(yè)務規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準備方案、系統(tǒng)上線方案。同時，就系統(tǒng)的實際應用制定最終用戶培訓方案，對培訓內容、方式、范圍、人員以及培訓結果的考核等都做出相關的指定。
　　3.系統(tǒng)實現(xiàn)階段
　?。ǎ保╊檰栆罁?jù)企業(yè)內的應用范圍及涉及的部門跨度，讓企業(yè)內相應的人員參與進來，共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況；最終確定企業(yè)靜態(tài)基礎數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則；指導企業(yè)組織安排相關人員進行基礎數(shù)據(jù)的收集準備工作。
　?。ǎ玻嵤╊檰柦o企業(yè)準備必要的培訓資料，包括培訓的標準課件和新業(yè)務操作規(guī)程。但最終用戶的操作培訓一定要由企業(yè)項目組成員來完成；最終用戶培訓后，應組織嚴格的考試，確保讓合格的應用人員操作電算化系統(tǒng)。
　?。ǎ常┌从媱澱_、及時完成系統(tǒng)相關的設置工作，指導企業(yè)系統(tǒng)上線工作。
　　4.驗收交付階段
　　項目總結，完成項目總結報告。報告包括幾個方面：項目實施背景、項目實施的主要目標、系統(tǒng)應用的產(chǎn)品和模塊、項目實施應用范圍和項目實施成果概述。
　　
　　二、會計電算化實施方法可以規(guī)避的風險
　　
　　（一）缺乏控制的風險
　　項目實施范圍界定不清、缺乏控制，造成項目實施過程中范圍無限擴大，使項目失控陷入泥潭，無法收尾；沒有制訂出有效的項目整體實施策略與方法，在實施過程中缺乏整體的實施指導思想，造成項目無法達成既定目標。通過建立項目組織、制定總體實施方法、策略等工作內容可使上述風險得到避免。
　　
　?。ǘI(yè)務需求關注點過大的風險
　　業(yè)務需求關注點應是在項目實施周期內可以解決或基本可以解決的業(yè)務需求，也就是要突出、確定在項目實施周期內的實施重點，避免關注業(yè)務需求的細節(jié)及軟件功能完美性。
　　
　?。ㄈ嬰娝慊瞬湃狈Φ娘L險
　　在項目啟動初期，就已經(jīng)物色好相關人員并做針對性的培養(yǎng)，使其在項目實施過程中及將來項目的應用中發(fā)揮引領作用。同時，通過標準培訓、最終用戶培訓等一系列的培訓，確保讓合格的應用人員操作電算化系統(tǒng)，對電算化系統(tǒng)上線后的正常運用起了很大的作用。
　　
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　　只有對企業(yè)的業(yè)務和管理有充分的理解和認識，制訂的業(yè)務解決方案才不會脫離企業(yè)實際，避免了達不到預期的效果以至實施工作推倒重做的結果，并且可以減少上線準備的工作量、系統(tǒng)上線的難度等等。
　　
　　三、會計電算化實施方法注意事項
　　
　?。ㄒ唬嵤┓椒ǖ脑瓌t
　　1.指導性原則
　　實施方法是項目實施工作的指南，是幫助顧問形成良好工作習慣和風格的工具，是確保項目按目標、按計劃順利進展的策略和方法。
　　2.計劃性原則
　　“凡事預則立，不預則廢”。項目實施過程的任何工作都要在計劃的指導下進行，雙方取得一致意見并嚴格遵照執(zhí)行。只有這樣才能分清責任，保證項目進展。
　　3.規(guī)范性原則
　　“沒有規(guī)矩，不成方圓”，嚴謹、規(guī)范地按照實施方法原則的要求進行實施工作，是實施顧問專業(yè)化的前提條件。
　　
　?。ǘ┐_保實施方法的貫徹執(zhí)行，需要通力合作
　　項目實施是一項集體合作進行的工程，需要企業(yè)與顧問緊密結合、通力合作。只有這樣，才能有效地做好系統(tǒng)建設、數(shù)據(jù)準備和系統(tǒng)切換等各項工作，實現(xiàn)知識與技能的轉移，為企業(yè)培養(yǎng)懂得經(jīng)營管理并掌握現(xiàn)代管理手段的骨干人才；才能保證專業(yè)的項目管理服務，確保企業(yè)會計電算化項目實施后系統(tǒng)的成功應用。
　　因此，運用成熟的會計電算化實施方法，能規(guī)范實施組織及雙方的責任、權利和行動規(guī)范，提供實施工具、項目管理規(guī)范等涉及實施流程全方位的內容，并以此為指導向企業(yè)提供高效可靠的實施服務。而且，它有效降低了實施風險、縮短了實施周期、保證了實施質量，最大限度地保障了系統(tǒng)實施的成功率。