余　萍

摘要：企業(yè)檔案真實的記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)資產(chǎn)的證明和重要組成部分，具有不可替代的參考和憑證作用。加強(qiáng)企業(yè)改制后檔案工作，既是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要，也是檔案部門面臨的新課題。本文結(jié)合實際工作提出了一些企業(yè)改制后檔案管理工作思想和方法，筆者認(rèn)為：在新的形勢下，企業(yè)的檔案管理應(yīng)當(dāng)發(fā)揮優(yōu)勢，彌補不足，積極參與企業(yè)的改革和發(fā)展，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)改制檔案工作實踐思考

0 引言

國有企業(yè)通過改制，真正成為適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的經(jīng)濟(jì)主體，是當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)體制改革所面臨的主要任務(wù)。改制后的國有企業(yè)的檔案管理及開發(fā)利用工作如何適應(yīng)新的市場經(jīng)濟(jì)形勢和要求，如何更好地發(fā)揮企業(yè)檔案信息價值和財產(chǎn)價值的作用，這既為企業(yè)檔案管理工作者提出了新的課題，同時又給企業(yè)檔案工作的發(fā)展提供了一個契機(jī)。原株洲苧麻紡織印染廠始建于1956年，是國家紡織部在“一五”期間投資興建的我國第一家現(xiàn)代苧麻紡織企業(yè)，2004年底，企業(yè)改制重組為湖南華升株洲雪松有限公司（以下簡稱雪松公司），筆者結(jié)合雪松公司檔案工作的實際，就加強(qiáng)企業(yè)改制后檔案管理的有效途經(jīng)方面略抒己見，與同行專家商榷。

1 企業(yè)改制后檔案工作的主要做法

雪松公司成功改制后，實現(xiàn)了制度創(chuàng)新，采用了現(xiàn)代企業(yè)管理模式，建立了與市場經(jīng)濟(jì)接軌的體制和機(jī)制，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層高度重視檔案工作，把檔案看成是企業(yè)資產(chǎn)的重要依據(jù)、憑證及企業(yè)生產(chǎn)、科研、經(jīng)營管理活動得以延續(xù)和發(fā)展的重要基礎(chǔ)，將檔案工作納入了企業(yè)發(fā)展計劃和ISO9001:2000國際質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，制訂并落實了歸檔、保管、利用等檔案管理制度。檔案人員針對新形勢的檔案工作的特點，轉(zhuǎn)變觀念，邊實踐，邊摸索，收到了初步成效。主要做法：

1.1 適應(yīng)企業(yè)改革和發(fā)展的需要，把檔案收集齊全 檔案資源是檔案工作服務(wù)和諧社會的基本保障，是檔案工作賴以生存的基礎(chǔ)。為真正發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)檔案的價值，檔案人員從檔案收集入手，不斷豐富館藏資源，力求在檔案資源的品質(zhì)上有新提升，在內(nèi)容結(jié)構(gòu)上有新突破，優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)。一是注重收集企業(yè)改制中形成的文件材料，如上級機(jī)關(guān)的改制批準(zhǔn)文件、終止財務(wù)決算報告、財產(chǎn)清理報告、資產(chǎn)評估報告、合同、協(xié)議書、企業(yè)重組后的章程等，以保證文件材料的系統(tǒng)性、完整性；二是注重收集本企業(yè)科技成果、名優(yōu)產(chǎn)品、典型人物、重大事件方面的檔案資料，將保管和增加特色檔案作為重中之重；三是注重收集企業(yè)改革發(fā)展中出現(xiàn)的新內(nèi)容的檔案：電子文件、電子商務(wù)、知識產(chǎn)權(quán)、檢驗檢疫、商業(yè)秘密方面的檔案資料。這些檔案是企業(yè)目前的中心工作產(chǎn)生的，它們不僅涉及企業(yè)的利益，而且關(guān)系到國家、社會的利益，我們要跟上企業(yè)改革和發(fā)展的步伐，把這些檔案收集保管好。

1.2 加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理，為維護(hù)企業(yè)利益做好服務(wù) 隨著市場經(jīng)濟(jì)的建立，競爭的激烈，企業(yè)產(chǎn)品的科技含量越來越高，企業(yè)為了調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變增長方式。加快了技術(shù)創(chuàng)新及產(chǎn)品開發(fā)力度，并與一些院所形成了密切的產(chǎn)學(xué)研合作關(guān)系，產(chǎn)品開發(fā)取得了突破性成果，形成了大量的知識產(chǎn)權(quán)。自主研發(fā)的竹原纖維紡織產(chǎn)品系世界首創(chuàng)，并獲美國專利。檔案人員時刻關(guān)注企業(yè)的發(fā)展，不斷提高創(chuàng)新意識，培育對新生事物的敏感性，主動學(xué)習(xí)了一些相關(guān)文件，加大企業(yè)發(fā)明、專利、商標(biāo)等資料的收集力度，加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)檔案安全保密工作，樹立防范意識，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及企業(yè)的規(guī)章制度，做到及時歸檔、妥善保管、依法管理、規(guī)范使用，確保國家、企業(yè)利益不受損失。

1.3 做好館藏珍貴歷史檔案的開發(fā)利用，促進(jìn)企業(yè)深化改革和發(fā)展 充分挖掘原有檔案的特色和品牌優(yōu)勢對改制后公司的發(fā)展至關(guān)重要。公司檔案館館藏了50年來企業(yè)的發(fā)展歷程資料，內(nèi)容豐富，門類齊全，是企業(yè)信息寶庫，更是一座“金山”，利用這些珍貴的檔案資料為企業(yè)自主創(chuàng)新工作服務(wù)具有得天獨厚的優(yōu)勢，因此檔案人員拋棄“看攤守業(yè)”的思想，要從這座金山中挖掘出寶藏，變“死檔案”為“活信息”，檔案信息資源只要在為企業(yè)的利益服務(wù)中發(fā)揮作用，才能彰顯其價值所在。2007年10月在上海舉辦的中國國際紡織面料及輔料博覽會上，集納了代表國內(nèi)外高水準(zhǔn)的面料產(chǎn)品，作為麻面料展區(qū)的苧麻行業(yè)代表——雪松公司，更是精心準(zhǔn)備，檔案部門積極參與策劃，充分發(fā)揮檔案信息資源優(yōu)勢，選用了館藏的1959年3月朱德委員長來企業(yè)視察時的珍貴照片和“為人民紡織最美麗的花布”的題詞，制作成一幅大照片，懸掛在展廳，引起了極大的反響，成為展會上最大的亮點。中國紡織工業(yè)協(xié)會、中國麻紡行業(yè)協(xié)會的領(lǐng)導(dǎo)、專家們、新老客戶紛紛來到朱德委員長的照片前留影，激動不已，大家既為黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人對紡織事業(yè)的關(guān)懷倍感親切和自豪，同時也對我們能保留如此珍貴的照片表示贊許，加深了對雪松公司和他們的品牌的認(rèn)識。公司在展會期間獲得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

1.4 提供檔案，參與企業(yè)文化建設(shè) 企業(yè)檔案是在企業(yè)實踐活動中直接產(chǎn)生和形成的，真實地記錄著企業(yè)的原貌和企業(yè)的發(fā)展情況，企業(yè)精神和企業(yè)文化在其中得到最詳盡的體現(xiàn)。優(yōu)秀企業(yè)都具有多年來自己創(chuàng)造和積累的企業(yè)文化，企業(yè)文化就像企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實踐的航標(biāo)，引領(lǐng)著企業(yè)從平庸走向優(yōu)秀，從優(yōu)秀走向卓越。企業(yè)改制后，將直面市場，參與競爭，企業(yè)文化是企業(yè)競爭力的重要組成部分，而企業(yè)檔案是積累和繼承本企業(yè)文化的有效載體，檔案展覽是弘揚企業(yè)文化的一種重要形式。檔案人員利用豐富的館藏，建立榮譽陳列室，陳列企業(yè)獲國家、省、市科技進(jìn)步獎和新產(chǎn)品成果獎；產(chǎn)品獲國家質(zhì)量金獎（全國苧麻唯一金獎）、銀獎等榮譽證書；本企業(yè)科研人員在科技活動中形成的具有影響的新產(chǎn)品、新成果；建廠以來企業(yè)重大事件的新聞圖片；新公司組織企業(yè)“崗位明星”港澳游的照片等，附之簡短的文字，展示了公司的發(fā)展歷史和輝煌成就，展現(xiàn)了公司“和諧、誠信、務(wù)實、創(chuàng)新”的企業(yè)精神，通過展覽對員工進(jìn)行思想政治教育，激勵員工自覺把奉獻(xiàn)意識融入企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營中去。

1.5 檔案信息化與企業(yè)信息化建設(shè)同步 企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，在企業(yè)信息化建設(shè)中具有重要作用，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。在檔案信息化建設(shè)過程中，運用計算機(jī)及檔案管理軟件，建立了案卷目錄、卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫：運用掃描儀將保存時間久、利用價值高、使用頻率多的館藏珍品掃描，用數(shù)碼相機(jī)將證書、獎杯等實物檔案拍下來，建立特色數(shù)據(jù)庫。電子文件管理是一項全新的工作，檔案人員不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識，適應(yīng)信息化要求，主動宣傳電子文件歸檔的重要性，制止部門電子文件、資料隨意銷毀的現(xiàn)象，及時歸檔正在形成的電子文件，把電子文件妥善保管起來。

1.6 立足本職，爭取地位 企業(yè)改制，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，檔案人員本著兵馬未動，糧草先行的超前工作意識，主動為改制工作查找所需資料。通過查詢，為職工核準(zhǔn)工齡、低保、工傷認(rèn)定、下崗人員優(yōu)費證、特殊工種提前退休等提供了有效的原始憑證。為企業(yè)注銷、核準(zhǔn)資產(chǎn)評估、辦理企業(yè)房產(chǎn)證、協(xié)助法院對賬、企業(yè)債權(quán)債務(wù)核準(zhǔn)以及有關(guān)部門編史修志等提供了真實可靠的第一手材料。為維護(hù)企業(yè)和職工的合法權(quán)益，社會穩(wěn)定，和諧社會的建設(shè)發(fā)揮了不可替代的作用。改制后，企業(yè)制度創(chuàng)新必將帶動工作創(chuàng)新，檔案人員把提高服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制作為工作重心，用服務(wù)塑造形象。主動深入到生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié)，及時掌握企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。注重企業(yè)檔案在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的原始資料和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累。實現(xiàn)從被動應(yīng)對到主動上門，從注重驗收到全程跟蹤的工作方式的轉(zhuǎn)變。有“為”才有“位”，功夫不負(fù)有心人，檔案人員以服務(wù)大局，服務(wù)大眾的實效贏得了公司領(lǐng)導(dǎo)的肯定和企業(yè)員工的認(rèn)可，檔案人員的重要地位得到了提升。

2 在企業(yè)改制后檔案工作實踐中的體會與思考

加強(qiáng)企業(yè)改制后檔案工作，是一項長期而又艱巨的任務(wù)，對此，我們要不斷創(chuàng)新工作思路，堅持長效管理。

2.1 依法治檔，進(jìn)一步建立健全檔案工作機(jī)制 市場經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，《檔案法》是我國檔案工作的最根本法律，依法治檔是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。企業(yè)檔案管理部門和檔案工作者應(yīng)充分利用這一法律武器，大張旗鼓地學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和員工的檔案法治意識，加大執(zhí)法力度，從公司改制開始，加強(qiáng)檔案工作規(guī)章制度及標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，針對企業(yè)改制過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，及時充實、完善企業(yè)檔案工作的各項規(guī)章制度，使改制后的企業(yè)檔案管理能高起點、規(guī)范化健康發(fā)展。有了規(guī)章制度的管理，檔案的基礎(chǔ)管理工作才能得到有效展開，才能更有力地保證檔案管理體系的正常運行，才能將企業(yè)檔案收集好，保管好，利用好，切實做到“有法可依”，“有章可循”。

2.2 建立檔案管理新模式，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè) 在知識創(chuàng)新的信息化時代，利用信息化手段把館藏檔案數(shù)字化，電子文檔一體化，檔案資源信息利用網(wǎng)絡(luò)化，是我們實現(xiàn)企業(yè)檔案資源信息化建設(shè)的目標(biāo)。檔案工作者要積極探索，勇于創(chuàng)新。一要加強(qiáng)歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理工作，對年限較長，有歷史價值的檔案，采用縮微和光盤技術(shù)存儲檔案信息，特別要做好聲像資料的收集整理，將聲像資料由磁盤轉(zhuǎn)化為光盤予以存檔。二要嚴(yán)格按照國家有關(guān)電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。三要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管環(huán)境，確保電子檔案的安全，將檔案室微機(jī)與企業(yè)自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，開展檔案數(shù)據(jù)目錄、機(jī)讀目錄、檔案信息目錄檢索工作。

2.3 加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新意識，拓寬服務(wù)領(lǐng)域 成功的企業(yè)必須想方設(shè)法尋求創(chuàng)新，過分沉溺于傳統(tǒng)方式，對昔日的成功津津樂道，必然走向崩潰而告終。思路決定出路，有拓展才能有發(fā)展。檔案工作者要以創(chuàng)新的思維求得創(chuàng)新技術(shù)和方法，拓展檔案工作領(lǐng)域，更多地向企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研服務(wù)、企業(yè)文化建設(shè)上延伸。改革傳統(tǒng)的以保管為主的工作方法，改變過去那種墨守成規(guī)，安于現(xiàn)狀，坐等利用者上門的服務(wù)方式，強(qiáng)調(diào)怎么有利于工作開展就怎么做，要有主動參與意識，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，搞好超前服務(wù)。要急企業(yè)之所急，想企業(yè)之所想，站在全局的高度認(rèn)識和分析本單位的生產(chǎn)、科研、經(jīng)營狀況，對所收集到的信息進(jìn)行分析判斷，篩選加工，確定信息材料的內(nèi)容，有科學(xué)依據(jù)地、有預(yù)見性地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，市場信息的速度越來越快，檔案人員要改變以往關(guān)起門來搞編研的傳統(tǒng)方式，開拓新穎的編研思想，將編研工作的重點放在編制具有本單位工作特色的檔案信息材料上去，充分利用網(wǎng)絡(luò)傳播具有開放性、速度快、內(nèi)容更新更快的特點，將編研成果按照權(quán)限范圍，通過網(wǎng)絡(luò)“即時播出”、“滾動播出”，迅速傳播給利用者，最大程度地達(dá)到資源共享。在開發(fā)利用的深度和廣度上下工夫，挖掘出檔案信息資源潛在功能，舉辦有影響、高質(zhì)量的檔案展覽，開發(fā)有價值、高品位的檔案文化產(chǎn)品。

2.4 加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，調(diào)整檔案人才結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu) 人才資源是第一資源，檔案事業(yè)的發(fā)展與檔案工作者的整體素質(zhì)密切相關(guān)。江澤民同志說：“從事檔案工作的一定要有豐富、廣博的知識，政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化方面的知識，都要掌握一點，還要學(xué)習(xí)一點外語，這樣才能不斷適應(yīng)新時期新形勢對檔案工作者的要求”。信息技術(shù)發(fā)展非常迅速，新知識，新技術(shù)層出不窮，要求我們要不斷學(xué)習(xí)，更新觀念。因此，檔案工作者一方面，要熟悉館藏，做到對館藏情況了如指掌，在需要的時候能夠及時準(zhǔn)確地提供良好的服務(wù)。另一方面，要努力拓寬知識面，提高自身整體素質(zhì)，要有運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地采集信息的能力、進(jìn)行信息處理、分析、傳遞的能力以及文字表達(dá)與編輯能力等。打鐵還需自身硬，檔案工作者自身有了過硬的本領(lǐng)，才有能力將龐大的檔案信息進(jìn)行有機(jī)整合，才有能力開展各種服務(wù)實踐活動，成為新世紀(jì)合格的復(fù)合型人才。

總之，檔案在企業(yè)改制過程中具有不可替代的重要地位和多方面的作用，加強(qiáng)改制后企業(yè)檔案工作，充分利用檔案信息，既是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需要，又是企業(yè)檔案發(fā)揮其價值的有效之舉。努力探索檔案在改制后企業(yè)發(fā)展中的服務(wù)途徑和工作方式，積極開展實施相應(yīng)的舉措，必將為企業(yè)改制檔案工作的深入發(fā)展注入新的活力。

參考文獻(xiàn)：

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