邱燕娜

千人反對(duì),一人力挺,ERP項(xiàng)目依然可以成功。

2006年,當(dāng)泰爾重工董事長邰正彪在經(jīng)營會(huì)上提出上ERP時(shí),會(huì)議桌前的人幾乎一致反對(duì)。但是邰的決定不容質(zhì)疑——對(duì)于一個(gè)月有25天在外邊跑的企業(yè)一把手來說,不上ERP,就意味著遠(yuǎn)離自己的大本營。

雖然一意孤行,但并不是蠻干。三年時(shí)間,邰正彪迂回前進(jìn),六大步驟讓泰爾重工ERP項(xiàng)目順利完工。

在安徽泰爾重工股份有限公司(簡稱泰爾重工)董事長邰正彪位于馬鞍山經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的辦公室內(nèi),擺放著很多新廠區(qū)的設(shè)計(jì)方案。盡管邰正彪對(duì)這些方案還不甚滿意,但是建設(shè)新廠區(qū)已是板上釘釘?shù)氖虑椤Ｌ栔毓?duì)未來的發(fā)展做足了準(zhǔn)備,其中很重要的一點(diǎn)就是通過上線ERP在管理上做好了準(zhǔn)備。邰正彪對(duì)泰爾重工的發(fā)展前景充滿了信心。

經(jīng)營會(huì)上遭普遍懷疑

泰爾重工成立于2000年,主要從事動(dòng)力傳動(dòng)機(jī)械產(chǎn)品的開發(fā)和制造,專注于工業(yè)萬向軸、齒輪聯(lián)軸器和剪刃等三類產(chǎn)品的研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)和銷售。2008年,泰爾重工的年產(chǎn)值已經(jīng)達(dá)到3億多元,擁有400多名員工。

2006年,當(dāng)泰爾重工作為一個(gè)行業(yè)新進(jìn)入者開始超越很多原本遙遙領(lǐng)先的同行時(shí),邰正彪就開始為企業(yè)管理的進(jìn)一步提升尋找新的管理手段。邰正彪說,在公司成立之初,企業(yè)規(guī)模小,訂單的跟蹤、執(zhí)行管理基本上靠傳統(tǒng)的人工控制。那時(shí)候企業(yè)規(guī)模小,所有管理狀態(tài)都可以一目了然,人工控制完全沒有問題。隨著規(guī)模的不斷擴(kuò)大,企業(yè)切實(shí)需要一套詳細(xì)、完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng),幫助企業(yè)提升整體管理水平。

與此同時(shí),對(duì)客戶來說,泰爾重工生產(chǎn)的是各大鋼企軋鋼生產(chǎn)線的核心部件,其質(zhì)量直接影響到用戶的正常生產(chǎn),如軋鋼機(jī)的使用壽命和所生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量等。而且,泰爾重工的很多客戶都是像首鋼、鞍鋼等這樣的龍頭企業(yè),其配套企業(yè)也是諸如五大冶金設(shè)計(jì)院和冶金設(shè)備總院等這樣的先進(jìn)企業(yè)?！案@些巨人合作,我們的管理就必須上去。我們要追求成為行業(yè)中做得最好的企業(yè)。”邰正彪認(rèn)真地說。而且傳動(dòng)機(jī)械行業(yè)本身交貨期的長短和質(zhì)量的好壞對(duì)利潤率有很大影響,管理的重要性更加凸顯。

在泰爾重工的一個(gè)高層領(lǐng)導(dǎo)參與的經(jīng)營會(huì)上,邰正彪正式提出了要通過上ERP來提升管理的想法。盡管這個(gè)想法他已經(jīng)醞釀了很長時(shí)間,但還是遭到了管理層的質(zhì)疑,因?yàn)榇蠹覍?duì)ERP系統(tǒng)缺乏認(rèn)識(shí),而且畢竟在國內(nèi)同行業(yè)中,ERP成功的案例也不多。2006年泰爾重工的營業(yè)收入只有1億元左右,而當(dāng)時(shí)上一套ERP系統(tǒng)最少要幾十萬元,甚至上百萬元。對(duì)務(wù)實(shí)的泰爾重工的管理團(tuán)隊(duì)的來說,這么大的投入能否產(chǎn)生應(yīng)有的效果是個(gè)問題。

各種講座輪番上演

但是邰正彪根據(jù)許多合作伙伴的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),并考慮到泰爾重工的發(fā)展戰(zhàn)略,認(rèn)為“上ERP,晚上不如早上”。ERP可以讓企業(yè)的各個(gè)方面得到有效控制,這正是邰正彪想要的目標(biāo)。在管理層普遍持懷疑態(tài)度的背景下,邰正彪采用了迂回的策略,邀請(qǐng)一些在ERP實(shí)施應(yīng)用方面具有豐富經(jīng)驗(yàn)的人來演講,讓管理層充分認(rèn)識(shí)到上ERP的必要性,并了解ERP所能帶來的價(jià)值。

邰正彪首先邀請(qǐng)了一家已經(jīng)成功實(shí)施了ERP系統(tǒng)的公司的信息中心主任,用了半天的時(shí)間來講解上ERP的利弊,以及ERP實(shí)施過程中可能遇到的問題。然后,他又邀請(qǐng)一些經(jīng)驗(yàn)豐富的客戶來演講。比如說,他邀請(qǐng)了曾經(jīng)在ERP實(shí)施的3個(gè)月期間,每天都加班到半夜12點(diǎn)以后才回家的某公司總經(jīng)理來講在實(shí)施ERP過程中的心得、體會(huì)。他還通過朋友邀請(qǐng)一些外企大公司的IT負(fù)責(zé)人來介紹他們的經(jīng)驗(yàn)。

經(jīng)過這幾輪講解,泰爾重工的管理層逐漸認(rèn)識(shí)并認(rèn)可了ERP的價(jià)值,而且還了解到ERP實(shí)施過程中可能遇到的問題以及相應(yīng)的解決方案。

之后,泰爾重工基本上將選擇ERP供應(yīng)商的目標(biāo)鎖定在SAP。泰爾重工的相關(guān)人員還參加了該供應(yīng)商舉辦的多個(gè)用戶交流會(huì),并且參加了他們的產(chǎn)品發(fā)布會(huì)和應(yīng)用推廣會(huì)。借這些機(jī)會(huì),泰爾重工對(duì)ERP的認(rèn)識(shí)又加深了一層。

選擇合適的供應(yīng)商

直到2007年上半年,選擇SAP已經(jīng)基本成為定局。但是在進(jìn)一步了解用友軟件股份有限公司的U8產(chǎn)品以后,邰正彪毅然選擇了用友U8。這與邰正彪對(duì)中國將成為制造業(yè)強(qiáng)國的堅(jiān)定信心不無關(guān)系。更重要的是,他們相信、看好國產(chǎn)ERP產(chǎn)品的實(shí)力。

邰正彪解釋說:“中國要成為制造業(yè)強(qiáng)國,與制造業(yè)相關(guān)的各方面配套都要增強(qiáng)。而ERP是企業(yè)運(yùn)營的思想、手段,非常重要,中國要成為管理軟件的強(qiáng)國,才能真正成為制造業(yè)的強(qiáng)國。用友這樣的國產(chǎn)管理軟件廠商強(qiáng)大起來了,我國制造企業(yè)都將受益?！?/p>

當(dāng)然,選擇用友U8,泰爾重工不可能只是盲目憑借一股民族情節(jié),而是充分考慮了公司的實(shí)際情況。因?yàn)樘栔毓ぴ谧罱鼛啄陙硪恢北３指咚侔l(fā)展的態(tài)勢(shì),高速發(fā)展過程中企業(yè)管理者更多的是關(guān)注市場(chǎng)和擴(kuò)大生產(chǎn),對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理的關(guān)注不夠,尤其是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程方面規(guī)范方面還需進(jìn)一步加強(qiáng)。如果泰爾重工選擇國產(chǎn)的ERP產(chǎn)品,可能跟供應(yīng)商溝通起來更加方便。比如說,泰爾重工客戶通常會(huì)向泰爾重工下一些急件的訂單,合同還沒簽,訂單就先到了。如果嚴(yán)格按照合同管理的要求沒有合同就不能安排生產(chǎn),或者預(yù)付款沒到就不能生產(chǎn),這在泰爾重工是行不通的。

和一般的初上ERP的企業(yè)不同的是,泰爾重工第一次上ERP就覆蓋了全部業(yè)務(wù),包括財(cái)務(wù)管理、庫存管理、采購管理、計(jì)劃管理、生產(chǎn)訂單管理、設(shè)備管理、車間管理、質(zhì)量管理、委外管理和人力資源管理等。

用ERP中的數(shù)據(jù)開會(huì)

在選定U8以后,泰爾重工根據(jù)之前學(xué)習(xí)的其他企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)以及用友公司專家的建議,成立了組合超強(qiáng)的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組:由邰正彪親任領(lǐng)導(dǎo)小組組長,公司副總經(jīng)理夏清華負(fù)責(zé)總體的信息化建設(shè)工作,各部門的部長負(fù)責(zé)該部門的實(shí)施工作,各部門還抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干脫崗負(fù)責(zé)ERP實(shí)施工作。與此同時(shí),泰爾重工還專門拿出12萬元,加上用友公司拿出來的8萬元,一共20萬元來獎(jiǎng)勵(lì)實(shí)施小組,以進(jìn)一步保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。

盡管如此,在實(shí)際的ERP實(shí)施過程中,阻力還是如約而至。和大部分剛剛開始實(shí)施ERP的企業(yè)一樣,物料編碼的規(guī)范、整理是件非常繁瑣的事情。而且泰爾重工的很多關(guān)鍵用戶是一些經(jīng)驗(yàn)缺乏的年輕人,如果編碼太復(fù)雜,操作就會(huì)有問題。為此,實(shí)施小組仔細(xì)分析了產(chǎn)品結(jié)構(gòu)特點(diǎn),研究了一個(gè)月,最終琢磨出來用二維矩陣編碼法來進(jìn)行編碼,因?yàn)槎S編碼既適合泰爾重工的物料特點(diǎn),又比較容易被識(shí)別。

另外一個(gè)比較大的阻力,是應(yīng)用ERP后員工對(duì)自己的工作習(xí)慣難以改變所帶來的。為了解決好這個(gè)問題,實(shí)施小組決定重點(diǎn)從各個(gè)部門負(fù)責(zé)人抓起,全力以赴用好ERP。在總經(jīng)理辦公會(huì)上,實(shí)施小組還要求各個(gè)部門負(fù)責(zé)人必須用ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)來進(jìn)行匯報(bào)。這樣,就迫使每個(gè)業(yè)務(wù)部門都想盡辦法用好ERP系統(tǒng)。有時(shí)候星期一要開總經(jīng)理辦公會(huì),有些部門負(fù)責(zé)人的數(shù)據(jù)沒有準(zhǔn)備好,他們就在周末回到單位來加班。

企業(yè)處于更規(guī)范狀態(tài)

功夫不負(fù)有心人。自2008年12月U8系統(tǒng)上線以來,邰正彪認(rèn)為,系統(tǒng)的應(yīng)用效果基本上達(dá)到了當(dāng)初泰爾重工預(yù)想。最讓邰正彪滿意的是,現(xiàn)在企業(yè)的物流、信息流、資金流已經(jīng)變得非常清晰,企業(yè)處于更加規(guī)范的狀態(tài)中。

借助系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變得及時(shí)、準(zhǔn)確,業(yè)務(wù)流程得到全面梳理,業(yè)務(wù)操作變得更加規(guī)范有序了。夏清華感概地說:“現(xiàn)在大家做事變得更加規(guī)范了?！必?cái)務(wù)部部長張煜說,泰爾重工現(xiàn)在隨時(shí)都可以進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)分析,并且成本核算時(shí)能夠精細(xì)到部件成本,成本核算變得既快捷又準(zhǔn)確。

系統(tǒng)的應(yīng)用加強(qiáng)了物資采購管理及供應(yīng)商管理,降低了成本。按照系統(tǒng)的設(shè)置,采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃同步調(diào)整,避免了采購誤差。倉儲(chǔ)中心主任說,按照系統(tǒng)的要求,沒有采購計(jì)劃的,采購回來的物料將不能入庫,這大大減少了因采購誤差帶來的庫存積壓。張煜補(bǔ)充說,泰爾重工還可以根據(jù)系統(tǒng)提供的以往同一產(chǎn)品的采購記錄,結(jié)合市場(chǎng)的變化情況進(jìn)行采購價(jià)格控制。

最后,泰爾重工通過ERP的應(yīng)用,將員工從繁重的記錄、統(tǒng)計(jì)、查閱、核算等程序化工作中解脫出來,使他們有時(shí)間和精力去從事更為重要的或非程序化的管理決策工作,提高了企業(yè)的整體管理水平。對(duì)于這一點(diǎn),經(jīng)營部部長深有體會(huì)。她說,以往經(jīng)營部的工作人員要手工填寫四五種單據(jù),填完后還要復(fù)印,最后還要手工來做報(bào)表,工作量非常大;用了ERP以后,發(fā)貨和合同管理都可以自動(dòng)完成,而且系統(tǒng)自動(dòng)生成的報(bào)表取代了原來的手工報(bào)表,工作效率提高了一倍以上。財(cái)務(wù)部同樣在這方面受益頗多,其中最為顯著的就是工時(shí)的計(jì)算。以前財(cái)務(wù)部都是隔月才能把工人的工時(shí)計(jì)算出來,現(xiàn)在每個(gè)月一結(jié)束工時(shí)數(shù)據(jù)就從系統(tǒng)中出來了。這樣,財(cái)務(wù)部就可以按工時(shí)來分?jǐn)側(cè)斯ず椭圃熨M(fèi)用,并將這些數(shù)據(jù)與當(dāng)月產(chǎn)量結(jié)合起來,分析工時(shí)安排是否合理。

讓內(nèi)外部信息結(jié)合起來

但是“管理永遠(yuǎn)沒有滿意的時(shí)候”,邰正彪透露,泰爾重工的管理和信息化的策略是先規(guī)范再提升。他說,在一期項(xiàng)目中,雖然泰爾重工應(yīng)用的范圍比較廣,但是為了穩(wěn)妥起見,并沒有把復(fù)雜的管理放到系統(tǒng)中,不過他們馬上就會(huì)出臺(tái)ERP的提升方案。其中最為迫切的是客戶關(guān)系管理:首先,客戶的檔案要清楚——每個(gè)客戶每年的需求是什么,有多少;其次,讓銷售人員從市場(chǎng)獲取的信息和企業(yè)的信息結(jié)合起來,更好地發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)機(jī)會(huì),并且為客戶服務(wù)。比如說,要將銷售人員每次出差情況都記錄下來,這樣,系統(tǒng)就可以幫助他們獲取更多的市場(chǎng)信息讓他們有更多的時(shí)間和精力去規(guī)劃市場(chǎng)。

此外,通過信息化來實(shí)現(xiàn)薪酬、績效體系的建設(shè),建立股權(quán)激勵(lì)機(jī)制,也是泰爾重工信息化建設(shè)的下一個(gè)重點(diǎn)之一。邰正彪堅(jiān)信,企業(yè)的發(fā)展和員工的貢獻(xiàn)是分不開的,只有企業(yè)和員工形成合力共同努力,才能促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展,要實(shí)現(xiàn)公平地對(duì)待每個(gè)員工,需要各種信息來支撐。

移動(dòng)ERP的發(fā)展也引起了邰正彪的極大興趣。因?yàn)椤皠?dòng)力傳動(dòng)機(jī)械行業(yè)企業(yè)的老總大都是一個(gè)月有25天不在工廠”,如果能把移動(dòng)ERP實(shí)施起來,即使在外地,他也可以輕松地通過手機(jī)或者電腦進(jìn)行審批,而且還可以實(shí)時(shí)了解企業(yè)的運(yùn)營狀態(tài)。

談到未來,邰正彪指出,泰爾重工將繼續(xù)圍繞市場(chǎng),立足于現(xiàn)有的三類主導(dǎo)產(chǎn)品,進(jìn)一步做精、做強(qiáng)、做大、做久現(xiàn)有主業(yè),堅(jiān)持技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新,擴(kuò)大產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率,積極開拓國際市場(chǎng),目標(biāo)到2010年銷售收入超過7億元。泰爾重工的新項(xiàng)目很快就要?jiǎng)庸?“在新項(xiàng)目上,我們將采用世界一流的裝備,我們希望未來能在保持國內(nèi)遙遙領(lǐng)先的同時(shí),和國際一流的同行并肩?！臂⒄雽?duì)未來充滿了信心。