肖 燕

摘要:在當(dāng)今科技發(fā)展日新月異、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的形勢(shì)下,項(xiàng)目管理已經(jīng)成為提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的核心利器。從機(jī)械制造企業(yè)的角度,闡述了實(shí)施項(xiàng)目管理的積極意義,以及建立實(shí)施項(xiàng)目管理體系的方法和控制要點(diǎn)

關(guān)鍵詞:項(xiàng)目管理;項(xiàng)目管理體系;機(jī)械制造企業(yè)

中圖分類號(hào):F270.7

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):16723198(2009)20004402お

1實(shí)施項(xiàng)目管理的必要性

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化和競(jìng)爭(zhēng)國(guó)際化的趨勢(shì)下,隨著客戶需求向多樣化、個(gè)性化和多變性發(fā)展,企業(yè)運(yùn)營(yíng)逐步向客戶導(dǎo)向過渡,營(yíng)銷模式也從功能型向過程型演化。如何適應(yīng)科技的發(fā)展和市場(chǎng)的變化,靈活應(yīng)對(duì)種種機(jī)遇與挑戰(zhàn),同時(shí)降低企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),滿足客戶的高品質(zhì)要求,這成為擺在機(jī)械制造企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理者面前的一道難題。這僅憑常規(guī)的管理手段已經(jīng)難以應(yīng)對(duì),唯有不斷調(diào)整管理模式,對(duì)企業(yè)資源和工作流程進(jìn)行優(yōu)化重組,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理和變革管理才是企業(yè)發(fā)展的生存之道。

由此,作為應(yīng)對(duì)不確定性——基于項(xiàng)目的先進(jìn)管理模式應(yīng)運(yùn)而生,它更加注重人的因素和顧客需求,更加富有柔性和變革的活力。具有專項(xiàng)功能的項(xiàng)目組比穩(wěn)定的職能機(jī)構(gòu)在企業(yè)中實(shí)現(xiàn)著更為關(guān)鍵的價(jià)值,項(xiàng)目的成敗成為企業(yè)興衰的決定性因素。因此更多的企業(yè)開始以建立項(xiàng)目管理體系為一種維持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵戰(zhàn)略。

項(xiàng)目管理體系不僅可以將企業(yè)的各類工作以專項(xiàng)任務(wù)的方式進(jìn)行推進(jìn),覆蓋項(xiàng)目的全過程、所有相關(guān)者,可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)、合作伙伴及客戶之間的跨平臺(tái)、跨地域的溝通與共享;而且可以讓所有的團(tuán)隊(duì),無論是職能系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與服務(wù)系統(tǒng)都朝著同一方向高效前進(jìn),降低成本,擴(kuò)大業(yè)務(wù),使企業(yè)利益得到最大程度的保障。目前國(guó)內(nèi)國(guó)際知名的一些大型IT企業(yè),如IBM、 HP、華為公司都是以項(xiàng)目管理為核心來管理整個(gè)組織的運(yùn)作。項(xiàng)目管理作為一種行之有效的現(xiàn)代的管理方法,在當(dāng)代企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)作將更多地采用。

2項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

項(xiàng)目管理作為一門學(xué)科最早起源于美國(guó),它所研究的對(duì)象主要是在資源一定的前提下,如何通過科學(xué)的運(yùn)籌和管理以求達(dá)到即定的項(xiàng)目目標(biāo)。由于項(xiàng)目管理技術(shù)在科學(xué)研究以及生產(chǎn)實(shí)踐中顯示出的巨大優(yōu)越性,已成為未來企業(yè)管理的趨勢(shì)。

項(xiàng)目管理是一種優(yōu)化的管理模式,與傳統(tǒng)的職能管理相比,具有組織臨時(shí)性和柔性的特點(diǎn),注重于綜合性和目標(biāo)管理,強(qiáng)調(diào)基于團(tuán)隊(duì)合作中的個(gè)人負(fù)責(zé)制,注重創(chuàng)造性和協(xié)作性。

首先,它提供了靈活的組織方式,有利于企業(yè)在有限資源的約束下,以適當(dāng)?shù)某杀究焖贀屨忌虣C(jī)或應(yīng)對(duì)危機(jī);

其次,它具有明確的目標(biāo)導(dǎo)向性,有利于明確責(zé)任、分配資源、激勵(lì)士氣、提升績(jī)效,便于評(píng)估考核、總結(jié)、提高;

再次,它強(qiáng)調(diào)“事事有計(jì)劃,時(shí)時(shí)有控制”,通過一系列的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和收尾這樣一個(gè)PDCA循環(huán)過程來確保目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);

最后,它具有系統(tǒng)化、程序化、模塊化、規(guī)范化、制度化的特點(diǎn),能為項(xiàng)目的成功實(shí)施提供全方位的保障。

企業(yè)項(xiàng)目管理就是在管理企業(yè)所有項(xiàng)目的基礎(chǔ)上,通過項(xiàng)目管理的方法來計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制公司的資源,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的管理方式。它雖夾雜著企業(yè)日常管理,卻與企業(yè)戰(zhàn)略緊密結(jié)合。它是一種面向目標(biāo)、面向成果的系統(tǒng)管理方法,使組織的管理由面向職能、面向過程的管理轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦驅(qū)ο?成為國(guó)際項(xiàng)目管理研究的一個(gè)重要領(lǐng)域。

3企業(yè)項(xiàng)目管理體系的建立與實(shí)施

現(xiàn)代項(xiàng)目管理的日趨普及顯示出其極強(qiáng)的生命力和作為一種先進(jìn)企業(yè)管理模式的巨大優(yōu)勢(shì),正逐步成為企業(yè)發(fā)展的有力保障。但是在許多企業(yè)的具體應(yīng)用中,項(xiàng)目管理往往專注于單一項(xiàng)目的運(yùn)作,而未能與企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)管理相結(jié)合。尤其是一個(gè)企業(yè)的項(xiàng)目管理還會(huì)涉及到眾多的工作、人員、數(shù)據(jù)和資源,如果沒有一個(gè)有效的信息系統(tǒng)來支持和提高工作效率,企業(yè)項(xiàng)目管理將會(huì)難以實(shí)施。現(xiàn)在多家軟件公司已開發(fā)出了相應(yīng)的信息系統(tǒng),包括微軟公司的 Microsoft Project; Primavera公司的Primavera Project Planner for Enterprise; Welcom公司的Open Plan等。這些優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件終究也只是輔助工具,如果沒有建立一個(gè)科學(xué)的企業(yè)項(xiàng)目管理體系,即使最出色的管理軟件將難以發(fā)揮作用。

因此,研究如何建立一個(gè)精簡(jiǎn)有效的企業(yè)項(xiàng)目管理體系,讓項(xiàng)目管理系統(tǒng)更加有效地支持企業(yè)管理,從而提升企業(yè)的整體管理水平,具有非常重大的實(shí)際應(yīng)用意義。

這里筆者認(rèn)為,在機(jī)械制造企業(yè)建立實(shí)施項(xiàng)目管理體系需要關(guān)注以下幾個(gè)方面:

(1)建立靈活的項(xiàng)目管理體系機(jī)構(gòu)。

要根據(jù)按照常規(guī)管理模式,設(shè)立起相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu),并明確各級(jí)職責(zé)和權(quán)限。往往需要建立一個(gè)項(xiàng)目管理辦公室來集中管理,主要為項(xiàng)目實(shí)施提供指導(dǎo)和顧問,并提供人力安排,同時(shí)在企業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)過程、管理最佳實(shí)踐、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)、建立工具庫和數(shù)據(jù)庫方面,爭(zhēng)取獲得高層的支持。尤其是在制造業(yè)企業(yè)中實(shí)施項(xiàng)目管理體系,還要考慮到項(xiàng)目類型的多樣化、兼顧顧客要求的個(gè)性化特點(diǎn),這就要求我們必須建立一套靈活多變的運(yùn)行模式,監(jiān)控項(xiàng)目按階段實(shí)施。

(2)開發(fā)有效的文件化體系。

要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理體系化,就要根據(jù)項(xiàng)目管理的特點(diǎn),確定相應(yīng)的指導(dǎo)方針、組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)劃分、工作程序、資源配置,并細(xì)化到每個(gè)工作程序運(yùn)用的管理工具方法,以對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施控制,這是建立項(xiàng)目管理體系的實(shí)質(zhì)內(nèi)容。

在文件中應(yīng)規(guī)定項(xiàng)目的管理職責(zé)、各項(xiàng)工作程序和管理方法、處理途徑等,形成各類制度、程序、指導(dǎo)方針、表格和檢查表。

當(dāng)公司運(yùn)用項(xiàng)目管理方法愈加成熟的時(shí)候,以前的各類管理制度和工作程序?qū)?huì)被取代,這樣可以有了更多的工作彈性。

(3)規(guī)范的項(xiàng)目管理方法。

規(guī)范的項(xiàng)目管理方法的建立,可以大大地增加組織在項(xiàng)目管理不斷成功的可能性。一個(gè)成功的項(xiàng)目管理方法是基于它的指導(dǎo)方針和表格,而不是管理制度和工作程序。這種管理方法必須有足夠的彈性,以便于它們能很容易適應(yīng)所有的項(xiàng)目。并考慮到該方法對(duì)企業(yè)文化的支持和體現(xiàn)。

(4)認(rèn)識(shí)持續(xù)改進(jìn)的必要性。

當(dāng)企業(yè)管理日趨成熟,取得一定的成功時(shí),就獲得了可持續(xù)性競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。然而,要想保持持續(xù)競(jìng)爭(zhēng)力,就必須要認(rèn)識(shí)到持續(xù)改進(jìn)的必要性。持續(xù)改進(jìn)可以使企業(yè)保持住它的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),不斷應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)。通過每個(gè)項(xiàng)目階段的總結(jié)評(píng)審,不斷積累歷史數(shù)據(jù),進(jìn)行分析和整理,從而用于指導(dǎo)后續(xù)項(xiàng)目的開展。也可與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手或行業(yè)標(biāo)桿進(jìn)行比較,發(fā)現(xiàn)自己的差距并努力縮短。

(5)做好能力規(guī)劃。

伴隨著企業(yè)在項(xiàng)目管理水準(zhǔn)的程度提高,如何在盡量短的時(shí)間內(nèi),利用較少的資源而完成更多的工作內(nèi)容,這屬于能力規(guī)劃的范疇。目前大多數(shù)公司都致力于建立能力規(guī)劃模型,進(jìn)而分析在現(xiàn)有的人力、物力的條件下能承擔(dān)多少工作量。在進(jìn)行能力規(guī)劃時(shí),需要考慮的因素應(yīng)該包括:人力資源、時(shí)間、設(shè)備、現(xiàn)金流、技術(shù)等多方面的因素。不能一味追求銷售擴(kuò)大,而盲目承攬大量業(yè)務(wù),造成生產(chǎn)運(yùn)作超負(fù)荷,最終影響到企業(yè)的信譽(yù)和效益。

(6)與企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展相結(jié)合。

企業(yè)項(xiàng)目管理要關(guān)注企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)目標(biāo),因?yàn)閼?zhàn)略目標(biāo)是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ),項(xiàng)目目標(biāo)要與戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致,為實(shí)現(xiàn)其而服務(wù)。無論從項(xiàng)目選擇、資源的獲得、執(zhí)行過程還是項(xiàng)目評(píng)價(jià),始終是圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)這個(gè)根本出發(fā)點(diǎn)來進(jìn)行的。

項(xiàng)目是企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略的主要途徑,戰(zhàn)略是企業(yè)項(xiàng)目的出發(fā)點(diǎn),企業(yè)的成敗也最終取決于項(xiàng)目能否順利地達(dá)成企業(yè)目標(biāo)。戰(zhàn)略是企業(yè)項(xiàng)目選擇的依據(jù),戰(zhàn)略為項(xiàng)目選擇的過濾提供了指導(dǎo)性綱領(lǐng),只有符合企業(yè)戰(zhàn)略的項(xiàng)目才應(yīng)被選擇和實(shí)施,這樣的項(xiàng)目才有價(jià)值。

4項(xiàng)目管理實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

(1)健全管理制度。

項(xiàng)目管理的重點(diǎn)應(yīng)放在規(guī)章制度的健全上。建立健全和完善各項(xiàng)管理制度。重點(diǎn)對(duì)安全、質(zhì)量、效益、物資采購(gòu)、現(xiàn)場(chǎng)管理、供應(yīng)商管理、售后服務(wù)等,制定一整套標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法,做到規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。嚴(yán)格對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、安全、效益和信譽(yù)等關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)進(jìn)行公開監(jiān)督考核。

(2)做好項(xiàng)目的成本控制。

項(xiàng)目的成本控制一般包含三階段的工作:

①基于預(yù)算的規(guī)劃:要根據(jù)準(zhǔn)確的歷史信息,建立項(xiàng)目的基準(zhǔn)預(yù)算和現(xiàn)金流;并對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新。

②成本與績(jī)效的決策:決定每個(gè)階段工作內(nèi)容的成本,將實(shí)際成本與實(shí)際績(jī)效比較,以確定真實(shí)的收益率。

③總結(jié)報(bào)告:為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目經(jīng)理、管理層和客戶準(zhǔn)備一份項(xiàng)目階段報(bào)告。報(bào)告應(yīng)應(yīng)反映出:各階段的時(shí)間進(jìn)度和成本,與計(jì)劃節(jié)點(diǎn)和成本的預(yù)算的差異。預(yù)測(cè)將會(huì)出現(xiàn)的問題,并提出規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的戰(zhàn)略等,為后期的項(xiàng)目管理持續(xù)改進(jìn)提供一個(gè)實(shí)施框架。

(3)以人為本。

項(xiàng)目管理實(shí)質(zhì)上也是一種以人為中心的管理方式,強(qiáng)調(diào)要通過項(xiàng)目管理激發(fā)員工的共同使命感和責(zé)任感。憑著團(tuán)體意識(shí)的“結(jié)合力”,把專業(yè)化分工的不同個(gè)體協(xié)同起來,凝成整體的力量,齊心協(xié)力實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

在項(xiàng)目管理體系的文化建設(shè)中,首先要培育員工的集體榮譽(yù)感,將個(gè)人與組織榮辱與共,從而激發(fā)員工的主人翁意識(shí)和責(zé)任感;其次,要打造和培養(yǎng)協(xié)作精神。要根據(jù)項(xiàng)目工作的特點(diǎn),提出能夠凝集人氣、激發(fā)干勁、鼓舞人心的精神理念,作為企業(yè)文化的核心和精髓,對(duì)增強(qiáng)企業(yè)凝聚力和核心競(jìng)爭(zhēng)力具有極其重要的作用;最后是營(yíng)造寬松和諧的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。文化建設(shè)的重點(diǎn),就是充分調(diào)動(dòng)全體員工的勞動(dòng)熱情和創(chuàng)造精神,以尊重人才、關(guān)心人才、發(fā)揮人才為準(zhǔn)則,為職工營(yíng)造一個(gè)寬松和諧的工作環(huán)境,讓每個(gè)員工都能找到施展自己才華、實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的舞臺(tái)。

5結(jié)語

項(xiàng)目管理這一新興的管理模式已經(jīng)滲透到國(guó)際國(guó)內(nèi)的各行各業(yè),作為適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最具生命力的管理工具,為我們暮靄重重的機(jī)械制造企業(yè)也帶來了一線生機(jī)。通過實(shí)施項(xiàng)目管理體系,不僅為我們提供了先進(jìn)的管理理念、有效的管理工具,而且為我們的企業(yè)發(fā)展核心競(jìng)爭(zhēng)力,早日與世界市場(chǎng)接軌,贏得了機(jī)遇。