楊安蓮　張正強

建立科學(xué)、合理的電子文件管理標準體系，既是對電子文件實行有效管理的前提，也是目前電子文件管理研究面臨的一個重大挑戰(zhàn)。近年來，人們普遍認識到，電子文件管理標準是確保電子文件管理目標得以實現(xiàn)的有效途徑，相應(yīng)標準的制定在國內(nèi)國際都得到了一定的重視。

一、電子文件管理標準體系構(gòu)建的理論基礎(chǔ)

1、英國國際數(shù)字保管中心電子文件生命周期模型

電子文件標準體系的設(shè)計必須要有理論基礎(chǔ)，其中文件生命周期模型在文件、檔案領(lǐng)域歷來是理論研究的基石。2008年，《國際數(shù)字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)發(fā)布了英國國際數(shù)字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的電子文件生命周期最新模型，該模型在國際標準《ISO 14721：2002開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》的總體框架下，根據(jù)電子文件的自身特點，建立了電子文件生命周期模型，見圖1。

該模型將電子文件生命周期流程分為兩個層次：電子文件核心流程層和特定流程層。核心流程層指貫穿電子文件整個生命周期的流程，即電子文件的整個生命周期都需要進行的流程活動。核心流程層用封閉圓圈表示，圍繞著中心的電子文件從外至內(nèi)依次為：“電子文件管理和保存”、“電子文件標準規(guī)范控制”、“電子文件長期保存計劃”、“電子文件管理元數(shù)據(jù)”。這四個圈針對任何類型的電子文件，是共性流程，亦即它們是貫穿整個電子文件生命周期的。

特定流程層指僅在電子文件生命周期的某個階段涉及到的職能活動，這些職能活動在整個電子文件生命周期中有先后順序，所以也被稱為順序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程層用模型外層的箭頭圍繞成圈表示，包括文件的“創(chuàng)建與接收”、“鑒定與選擇”、“銷毀”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用與再使用”、“遷移”等。特定流程，由于其是特定的，所以可以根據(jù)不同類型電子文件生命周期的特殊性而有所變化。

該電子文件生命周期模型不同于傳統(tǒng)文件生命周期模型的單層一維架構(gòu)，分為了核心流程層和特定流程層兩個層次，其中，核心流程層相對穩(wěn)定，特定流程層相對靈活，既能兼顧電子文件生命周期的共性流程，又能兼顧電子文件生命周期的特定流程，為電子文件管理標準體系的構(gòu)建提供了基本依據(jù)。

2、中國特色的電子文件生命周期核心流程與特定流程

根據(jù)國際電子文件生命周期模型，結(jié)合我國電子文件管理實踐，具有中國特色的電子文件生命周期核心流程與特定流程，可以設(shè)計如下：

第一，核心流程層：

(1)管理范圍，是指明確電子文件在其整個生命周期所要涉及的范圍；

(2)管理原則，是指制定電子文件在其整個生命周期中涉及的管理原則；

(3)邏輯文件與物理文件元數(shù)據(jù)需求，是指根據(jù)電子文件管理元數(shù)據(jù)標準捕獲電子文件的管理元數(shù)據(jù)、描述元數(shù)據(jù)、技術(shù)元數(shù)據(jù)和長期保存元數(shù)據(jù)，以確保對電子文件的長期控制。

(4)保管與長期保存需求，是指在整個生命周期內(nèi)電子文件的管理需求與長期保存需求，具體是指為電子文件在其整個生命周期中制定保存需求與長期保存計劃，例如電子文件的鑒定需求與計劃、移交需求與計劃、遷移需求與計劃等。

很顯然，以上這些都是貫穿電子文件整個生命周期的職能活動，沒有這些貫穿電子文件整個生命周期的職能活動，電子文件就無法實施具體的管理。

第二，特定流程層：

(1)概念計劃階段，主要是制定電子文件的創(chuàng)建計劃，包括捕獲方法和存儲方法；

(2)創(chuàng)建階段，主要是電子文件的捕獲、鑒定與選擇、分類、著錄及電子文件的歸檔移交；

(3)保存階段，主要是電子文件的接收、再次鑒定、存儲、遷移及更新。該階段應(yīng)采取措施確保電子文件的真實、可靠、完整和可用，進而確保電子文件的憑證性和長期保存。

(4)利用階段，主要是電子文件的檢索利用即利用權(quán)限控制與使用。該階段可以采用利用控制和驗證電子文件真實性的方法，確保電子文件可以被特定對象利用或再使用。

(5)銷毀階段，主要是銷毀不需要長期保存的電子文件。為確保電子文件的安全銷毀，銷毀必須遵循相應(yīng)的法規(guī)、政策和指南。

以上電子文件生命周期的各個階段是電子文件管理期間必然要涉及的階段，各個階段中的各項具體職能活動，是電子文件生命周期中的特定活動，具有順序性和階段性。

根據(jù)以上對我國電子文件管理生命周期模型核心流程層及特定流程層的設(shè)計，我們就可以形成具有中國特色的電子文件生命周期模型，見圖2。

對應(yīng)我國電子文件生命周期模型的核心流程，我們可以建立起貫穿電子文件整個生命周期的全程類標準體系；對應(yīng)其特定流程——即概念計劃與設(shè)計階段、創(chuàng)建階段、保存階段、利用階段和銷毀階段，我們可以建立起相對于電子文件生命周期相應(yīng)階段的四個標準子體系，并且根據(jù)電子文件具體的職能活動，一方面通過調(diào)研歸納出相關(guān)標準，另一方面通過功能需求分析演繹出相關(guān)標準，形成一系列標準規(guī)范，最終形成我國電子文件管理標準體系。

二、我國電子文件管理標準體系的構(gòu)建

1、電子文件管理標準體系框架

根據(jù)上述電子文件生命周期模型，我國電子文件管理標準體系框架的構(gòu)建需包括：

(1)電子文件管理全程類標準：包括電子文件管理原則標準、電子文件管理范圍標準、電子文件元數(shù)據(jù)需求標準、電子文件管理需求標準、電子文件保存需求標準。

(2)電子文件管理階段類標準：包括電子文件管理概念計劃與設(shè)計階段的標準、電子文件管理創(chuàng)建階段的標準、電子文件管理保存階段的標準、電子文件管理利用階段的標準、電子文件管理銷毀階段的標準。

其中，我國電子文件管理標準體系框架與電子文件生命周期模型的對應(yīng)見圖3。

2、電子文件管理標準體系

根據(jù)以上電子文件管理標準體系框架，進一步展開細化，就可以構(gòu)建出更為全面詳盡的電子文件管理標準體系。

(1)電子文件管理全程類標準體系

電子文件管理原則標準子體系，包括通用電子文件管理原則標準和專門電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理原則標準。

電子文件管理范圍標準子體系，包括通用電子文件管理范圍標準和專用電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理范圍標準。

電子文件元數(shù)據(jù)需求標準子體系，包括通用電子文件管理元數(shù)據(jù)需求標準和專用電子文件(如CAD電子文件、衛(wèi)星地圖文件、電子郵件等)管理元數(shù)據(jù)需求標準。

電子文件保存需求標準子體系，具體指電子文件長久保存標準，包括通用格式電子文件長久保存標準和專門格式電子文件(如圖像文件、視頻電子文件、多媒體電子文件等)長久保存標準。

電子文件管理需求標準子體系，具體指基礎(chǔ)保障類標準，包括電子文件管理術(shù)語標準、電子文件管理評估標準、電子文件安全管理標準、電子文件鑒定、移交與遷移標準等。

(2)電子文件管理階段類標準體系

電子文件概念計劃與設(shè)計階段標準子體系，包括電子文件管理系統(tǒng)及其文件管理需求、電子文件分類方案、電子文件保管期限表、電子文件命名規(guī)范等標準。

電子文件創(chuàng)建階段標準子體系，包括電子文件登記標準、電子文件捕獲標準、電子文件整理規(guī)范、電子文件著錄規(guī)則、電子文件真實性保障標準及其他標準規(guī)范。其中電子文件著錄規(guī)則又可細化為數(shù)據(jù)值標準規(guī)范、數(shù)據(jù)內(nèi)容標準規(guī)范、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準規(guī)范(又可分為目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫)。

電子文件保存階段標準子體系，包括電子文件再次鑒定標準、電子文件移交歸檔標準、電子文件轉(zhuǎn)換標準、電子文件更新標準、電子文件存儲標準及其他標準。

電子文件利用階段標準子體系，包括電子文件檢索標準、電子文件存取標準、電子文件使用標準及其他標準(如電子文件利用權(quán)限、電子文件的密級管理等標準)。

電子文件銷毀階段標準子體系。包括電子文件處置標準、電子文件銷毀權(quán)限等標準。

以上由全程類和階段類電子文件管理標準構(gòu)成的體系，科學(xué)地建立了我國電子文件管理標準體系的明細表。隨著我國電子文件管理實踐的發(fā)展，我們應(yīng)逐步形成對電子文件管理標準體系進一步細化的明細表，從而更詳盡地建立起符合電子文件管理需要的單項標準，為電子文件的科學(xué)管理提供更為細致的管理指南，為實現(xiàn)前端控制提供更具操作性的指導(dǎo)和規(guī)范。