吳漢龍

摘 要:近年來,隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,高校紛紛擴招,學生公寓規(guī)模也隨之擴大,學生公寓的建設和管理模式更趨多樣化,而后勤社會化改革的不斷深化,學生公寓宿區(qū)的內(nèi)涵正被不斷地充實和重新定位,公寓管理的規(guī)范化、標準化日益成熟,搭建一個行之有效、操作簡便的信息管理平臺進行現(xiàn)代化管理顯得尤為重要。通過不斷地管理實踐,我們開發(fā)研制成功了“浙江樹人學院學生公寓管理系統(tǒng)”。本文結(jié)合浙江樹人學院公寓管理部門的實踐,就學生公寓管理系統(tǒng)平臺的搭建與效用作些初淺的論述。

關鍵詞:學生公寓 信息化

中圖分類號:TP311.52 文獻標識碼:B 文章編號:1673-8454(2009)13-0027-02

學生公寓管理的信息化,是指隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展,高校在后勤社會化改革的過程中,學生公寓根據(jù)自身的需要,采用先進的信息技術來加強管理能力、提高服務質(zhì)量、促進公寓發(fā)展、改善宿區(qū)環(huán)境。實現(xiàn)公寓管理的信息化,是信息經(jīng)濟條件下高校學生公寓發(fā)展的大勢所趨,它是公寓管理部門借助自身的服務系統(tǒng),搭建學生公寓管理系統(tǒng)平臺,進而改善學生的住宿服務設施,以此提高管理水平與服務水平。

一、學生公寓管理系統(tǒng)平臺搭建的迫切性和重要性

1.高校的快速發(fā)展。隨著高等教育的快速發(fā)展,為有效緩解學校發(fā)展的后勤保障壓力,各高校學生公寓的數(shù)量規(guī)模都在不斷擴大,大量高層學生公寓的出現(xiàn),使學生居住的密度增加,給學生公寓的管理帶來了巨大的壓力。硬件與軟環(huán)境在不斷地改變,僅僅按照原有的人工式的傳統(tǒng)工作模式已經(jīng)很難跟進工作節(jié)奏,搭建信息化管理平臺進行現(xiàn)代化管理顯得非常必要。

2.網(wǎng)絡的全面普及。目前,高校學生擁有電腦的現(xiàn)象已經(jīng)相當普遍,而現(xiàn)代化的辦公要求在一定程度上推動了計算機網(wǎng)絡在日常工作與學習中的普及。網(wǎng)絡漸漸成為了工作學習中密不可分的一個有效載體,信息服務成為新穎而快捷的服務項目,這使系統(tǒng)平臺的搭建應用與推廣具有了可行性。

3.資源的共享互利。學生公寓的管理涉及面廣,需要多個部門的共同合作與協(xié)調(diào),校學工處、各學院、保衛(wèi)部門及后勤公寓對學生在公寓中的表現(xiàn)、管理都有著不同要求,對學生的信息情況都需要不同層面的了解。而作為學生公寓管理部門,對在公寓中住宿的學生的生活表現(xiàn)有著最直接、較準確的掌握,因此隨著系統(tǒng)平臺的搭建與應用,管理手段更新,學生的生活情況資源便能更好、更及時地讓多個部門掌握,從而達到資源共享,進而提高管理水平。

4.操作的簡單便捷。在未啟用信息化管理前,對學生公寓的日常管理較為原始,一直沿用“本本”式的登記管理。對學生公寓內(nèi)的住宿學生通常使用登記本及名單造冊,這對于學生的查找、日常行為表現(xiàn)的記錄統(tǒng)計以及歷年對新老生的住宿調(diào)整都較為困難,工作量極大。而系統(tǒng)平臺搭建后,這些問題從根本上得到解決,工作效率也大大提高了。

二、學生公寓管理系統(tǒng)平臺搭建與實施

浙江樹人學院學生公寓管理系統(tǒng)實施大致可分為以下幾個步驟:

1.資料整合。主要包括公寓房源的收集及學生住宿資料的收集。這是學生公寓管理系統(tǒng)搭建的基礎,為了確保系統(tǒng)在今后日常使用中的準確性,在前期對資源的收集統(tǒng)計便顯得尤為重要,房源及住宿學生情況調(diào)查的準確與否將會直接影響到系統(tǒng)的使用。公司在初建系統(tǒng)的階段,通過一個學期的時間對系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)庫進行建立,并通過樓宇管理員到每幢樓、每個寢室逐個對所住學生的信息進行確認,并對各房間的配置、床位數(shù)、寢室朝向等都做了核查,還通過教務處的配合,將學生的學號、班級、籍貫、聯(lián)系方式等導入管理系統(tǒng),保證了信息的完整及一一對應。

2.設備投入。設備的投入主要是服務器的添置與各樓宇計算機的配備。部門通過協(xié)調(diào)與學校后臺服務器共享,減少了服務器的重復投入,并從學校教務處調(diào)撥因教學設備更新后的退置電腦,供公寓管理部門各門衛(wèi)室使用,大大節(jié)約了成本,為系統(tǒng)的實際操作提供了條件。

3.平臺搭建。根據(jù)學校對學生管理側(cè)重點的不同,需對系統(tǒng)管理功能進行設置。學生公寓管理系統(tǒng)包括了對公寓查詢和后臺管理兩大系統(tǒng),包含了住宿信息查詢、公共資源管理、學生違紀管理、貴重物品管理、衛(wèi)生檢查管理、學生信息查詢管理及黨員寢室管理七大功能。平臺搭建的出發(fā)點是為學院服務,由公寓管理者根據(jù)學院需要設置功能模塊,這也是本系統(tǒng)與現(xiàn)在市場上的學生公寓管理系統(tǒng)最大的區(qū)別。

4.技術支撐。系統(tǒng)采用了VB.NET 2003開發(fā)平臺,后臺使用Access數(shù)據(jù)庫,為保證數(shù)據(jù)庫及學生信息的安全性,系統(tǒng)開發(fā)為C/S結(jié)構,在裝有客戶端的計算機才能進行相應操作。

5.溝通完善。為了更合理地優(yōu)化資源,方便各個學院掌握學生的住宿信息。公寓管理部門分別為各學院安裝了公寓管理系統(tǒng)客戶端,并經(jīng)常性地召開公寓系統(tǒng)的交流會,學院代表紛紛參加,為系統(tǒng)提出改進意見。系統(tǒng)階段性地升級維護調(diào)整,在不斷地溝通與交流中,在學院版增加了寢室屬性查詢、信息導出、學生黨員信息維護及對不合格寢室追蹤等幾大功能,同時,對系統(tǒng)的登錄界面、外觀設置及信息操作等方面作了改進。彼此通力協(xié)作,共同對學生公寓管理系統(tǒng)作進一步完善。

三、學生公寓管理系統(tǒng)平臺搭建應用的效用

1.提高工作效率。自學生公寓管理系統(tǒng)投入使用的一年來,員工工作方式發(fā)生了很大的改變。學生日常調(diào)宿、退宿管理、學生寢室安全衛(wèi)生檢查情況登記、學生信息查詢等日常工作都通過管理系統(tǒng)來完成。各學院也通過查詢系統(tǒng)對學生住宿、衛(wèi)生狀況及違章信息、黨員寢室等四方面進行查詢,可在第一時間掌握學生的情況,開展教育活動,大大提高了工作效率。

2.加強交流合作。公寓管理系統(tǒng)在公寓及學院、處室使用后,就學生在公寓中的日常表現(xiàn)、寢室調(diào)動等通過系統(tǒng)雙方共同管理。學院對每周檢查中發(fā)現(xiàn)的不合格寢室進行回訪,并在系統(tǒng)中對回訪情況進行回饋,這使得公寓管理部門與學院的合作聯(lián)系更為直接、頻繁。

3.改善宿區(qū)管理。學生在公寓中的日常表現(xiàn)缺乏約束機制,使得學生表現(xiàn)好壞參半,學生寢室衛(wèi)生情況差、私自調(diào)換寢室、與公寓管理員工工作不配合等情況十分普遍。我校自系統(tǒng)投入使用起,對學生的違紀、寢室檢查情況每周在系統(tǒng)中錄入,并將各學院學生的情況在網(wǎng)站、系統(tǒng)中匯總統(tǒng)計。學院分別通過各自的端口進入系統(tǒng),對本學院所有住宿學生的寢室安全衛(wèi)生檢查情況、日常違規(guī)違紀情況等按不同周次進行查詢,并導出系統(tǒng)做文本存檔,并可對學生的黨員信息進行更新,為數(shù)據(jù)的歸檔及日常查詢管理帶來了極大的便利。各學院在掌握學生情況后加強對學生寢室的回訪,并將學生在公寓中的衛(wèi)生情況、違紀情況直接納入對學生的入黨、評優(yōu)之中。入黨積極分子因為在寢室中的違章或衛(wèi)生不合格學院采取一票否決。通過系統(tǒng)對學生情況的及時掌握,并由學院、公寓管理部門通力配合,學生在宿區(qū)中的各項表現(xiàn)都大大改善,宿區(qū)面貌煥然一新。