李　源

在互聯(lián)網(wǎng)以及無線網(wǎng)絡(luò)越來越發(fā)達(dá)的今天,不得不承認(rèn)的是,企業(yè)對(duì)管理軟件的依賴程度也越來越大。但更不能忽略的事實(shí)是,管理軟件的應(yīng)用成功率,一直是困擾軟件商和企業(yè)的一個(gè)問題。尤其是對(duì)于那些無論是硬件設(shè)施還是管理水平都需提升的中小企業(yè),就更擔(dān)心上線失敗和不斷升級(jí)所造成的成本。而對(duì)于廠商來說,管理軟件作為工具,很難無限滿足企業(yè)的條件。兩者間的矛盾該如何解決呢?

各廠商都在尋求解決之道,作為本土最大的協(xié)同軟件(本刊注:一種“互相配合”的軟件,主要作用是為了輔助多人、多組織共同完成管理事務(wù),協(xié)同參與者是多個(gè)人員與群組和多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng))制造商之一,用友致遠(yuǎn)希望通過“剛?cè)岵?jì)”的方法,讓管理軟件的應(yīng)用達(dá)到“情”與“法”的融合,來提升軟件上線的成功率?！拔覀兙褪窍Ｍ_(dá)到中國式的‘剛?cè)嵯酀?jì),隨需應(yīng)變?！庇糜阎逻h(yuǎn)的董事長徐石對(duì)《中外管理》說。

事實(shí)上,在現(xiàn)階段,這一中國式剛?cè)峤Y(jié)合術(shù)不僅適用于軟件業(yè),對(duì)于管理者不斷追逐的其他剛性管理工具,同樣奏效。

從柔漸進(jìn)到剛

《中外管理》:按照用友致遠(yuǎn)的思路,管理軟件的應(yīng)用要達(dá)到剛?cè)岵?jì)方能將其效率最大化,但是,管理軟件應(yīng)用的初衷不就是希望固化流程、剛性管理嗎?

徐 石:我想首先強(qiáng)調(diào)我們的管理環(huán)境。在中國,絕大多數(shù)企業(yè)的管理還都處在需要進(jìn)一步優(yōu)化和改革的階段,很多時(shí)候制度和流程都在不斷探索和驗(yàn)證的過程中,而在這樣的環(huán)境里,管理的柔性就變得更加突出。

事實(shí)上,再完美的流程恐怕也不能解決所有的問題。原來我們把重復(fù)的、經(jīng)常性的事情上升到制度,是為了讓制度得到不變形的執(zhí)行,這是沒問題的。這也就是我們強(qiáng)調(diào)的管理軟件應(yīng)用的剛性。但很多種情況,我們需要在固有流程上加入很多人來參與,也就是柔性的部分。不管流程是怎樣的,整個(gè)過程就是人怎么辦事情的過程,而在現(xiàn)在大部分的企業(yè)管理環(huán)境,恰恰是柔性流程占多數(shù),剛性流程占少數(shù)。

對(duì)于用友致遠(yuǎn)來說,實(shí)現(xiàn)這種剛?cè)岵?jì)的手段是“二元化工作流”這個(gè)理念。

《中外管理》:那能否解釋一下您所說的“二元化工作流”理念?

徐 石:其實(shí)工作流不是什么新概念。而二元化工作流,是工作流創(chuàng)新的結(jié)果,可以構(gòu)建出所謂的二元化應(yīng)用。簡單說,在構(gòu)建流程的時(shí)候有兩種要素:一種要素是流程已經(jīng)定制死了,不能改了。就好像你踏上公共汽車,你只需知道要去哪站,但方向怎么走跟你沒關(guān)系,這就是我們說的剛性流程部分。

但任何企業(yè)都有自己對(duì)流程的個(gè)性需求,就是“人”的需求,這就是柔性的,也就產(chǎn)生了第二元。也就是說,我們希望每個(gè)人上車之后,都能自己掌握方向,讓人的參與會(huì)變得更加自由。這種柔性能讓企業(yè)的管理變得更加靈活,降低流程過于固化造成的成本。

管理中柔與剛是矛盾的,但也是互相作用的,尤其是在中國企業(yè)里。

《中外管理》:您說的沒錯(cuò),這的確是中國企業(yè)的特色,人的因素總是超越剛性流程。但這也被視為中國企業(yè)在管理上的一個(gè)缺點(diǎn),也是為什么“流程”被一再強(qiáng)調(diào)的原因。您不認(rèn)為這是一個(gè)矛盾點(diǎn)嗎?

徐 石:事實(shí)上,這就是“剛?cè)岵?jì)”的出發(fā)點(diǎn)。很多企業(yè)的流程、制度,都經(jīng)歷了從柔性到剛性的過程。如果調(diào)研一下流程建設(shè)的過程你會(huì)發(fā)現(xiàn),企業(yè)創(chuàng)立一個(gè)流程,一定是運(yùn)轉(zhuǎn)了一段時(shí)間,然后用制度把某些內(nèi)容固化下來,而不是一開始剛性流程就處于非常完備的狀態(tài)。

任何管理方法都不是速成的,企業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、發(fā)掘和驗(yàn)證可固化的管理流程,管理軟件可以有效記錄管理過程,為企業(yè)建立流程、優(yōu)化管理提供依據(jù)。

這是適合中國企業(yè)特點(diǎn)的。而這個(gè)特點(diǎn)又決定了,在中國企業(yè)里剛的部分并非越多越好,如果我要吃飯還得先想一下用左手,還是右手,那就太辛苦了。再擴(kuò)大一點(diǎn),如果把西醫(yī)可以看作剛性多柔性少,中醫(yī)則是柔性多剛性少,而我認(rèn)為我們的企業(yè)恰恰是需要中醫(yī)式的管理。

探索中國式管理的過程,其實(shí)就是在法與情之間尋找平衡的過程。

《中外管理》:您能舉個(gè)例子說明一下嗎?

徐 石:這是個(gè)真實(shí)的故事,是我們公司的一個(gè)故事。

我們有一個(gè)工程師叫王宇,在成都。有一次他接受了一個(gè)客戶投訴,說程序中有錯(cuò)誤,但是王宇一時(shí)不知道錯(cuò)誤出在哪里。在當(dāng)天,11點(diǎn)09分他找到上級(jí),11點(diǎn)29分協(xié)作從成都擴(kuò)展到北京的客服,到12點(diǎn)14分進(jìn)展到整個(gè)華東團(tuán)隊(duì)。前期的信息也同樣經(jīng)過討論、探索、猜測,一直持續(xù)到晚上10點(diǎn)時(shí),蘇州前線的實(shí)施工程師也加入進(jìn)來,了解到隱藏很深的問題……從發(fā)現(xiàn)問題到解決,一共用了10天。我想說的關(guān)鍵是在這個(gè)過程中,參與的人達(dá)到12個(gè),跨了5個(gè)地區(qū),按傳統(tǒng)的解決方式,這10天里幾個(gè)團(tuán)隊(duì)間的往來信息,討論過程就能把人弄暈。

而在我們這個(gè)真實(shí)的案例中,剛性的流程是王宇處理這個(gè)投訴要走的程序,而柔性的是參與的人每個(gè)人都有主動(dòng)權(quán)來根據(jù)條件建立解決問題的分支,這并沒有干擾剛性流程的運(yùn)行。而整個(gè)解決過程被非常完整、層次清晰地記錄下來,為我們以后解決相似問題、管理相似案例提供了非常有效的依據(jù)。

讓管理變成傻瓜相機(jī)

《中外管理》:但是我們也發(fā)現(xiàn),很多軟件廠商都說自己的產(chǎn)品是為客戶量身定制的,這跟您說的剛?cè)岵?jì)有區(qū)別嗎?

徐 石:量身定制的概念有很多,但多數(shù)都是指產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的變化。我們知道只要涉及到改動(dòng)程序,過程就會(huì)無比復(fù)雜。我們更追求讓軟件應(yīng)用變得像傻瓜相機(jī)一樣簡單。

使用和參與上的方便和自由,才能加大使用的意愿,致遠(yuǎn)是第一家做到零代碼的協(xié)同軟件,可以用鼠標(biāo)完成所有配置,這就實(shí)現(xiàn)了之前所描述的車和方向盤的設(shè)想。

管理中的柔其實(shí)就是參與度和自由度。傻瓜式的應(yīng)用,就是讓人人都能參與和體驗(yàn)管理的過程。事實(shí)上,成功的管理不是比較有多復(fù)雜,而是比較有多簡單。

《中外管理》:大企業(yè)其實(shí)更強(qiáng)調(diào)流程的剛性,但是協(xié)同軟件在大企業(yè)中更顯示出它的應(yīng)用價(jià)值;而小企業(yè)恰恰更加靈活,但協(xié)同對(duì)他們來說可能投入產(chǎn)出比就不如大企業(yè)明顯,您如何看待小企業(yè)的“剛?cè)岵?jì)”?

徐 石:比如說在阿里巴巴開了網(wǎng)店,還沒有員工,但一定有供貨商。如果張三是供貨商,告訴他一個(gè)號(hào)直接登入系統(tǒng),我們兩個(gè)人就可以談生意了;我也可以把十個(gè)供貨商全部組織起來建一個(gè)組叫外部供應(yīng)商,成為一個(gè)工作社區(qū);我們有的客戶甚至把在國外上學(xué)的女兒加到他的協(xié)同軟件上,因?yàn)樗X得用起來非常的方便。小企業(yè)在應(yīng)用上靈活性更強(qiáng),更自由。

《中外管理》:很多人都說今年是軟件廠商難熬的一年,因?yàn)樵诮?jīng)濟(jì)下行期,企業(yè)會(huì)首先砍掉軟件應(yīng)用這塊的成本,您的切身體會(huì)如何?

徐 石:事實(shí)上,在危機(jī)之年是我們加大投入的一年。對(duì)于很多企業(yè)來說,這是練內(nèi)功的一年,內(nèi)功是提升品質(zhì)、優(yōu)化管理,很重要的一個(gè)部分就是要控制成本。而系統(tǒng)軟件就是控制成本的有效工具。我舉一個(gè)例子,我們有個(gè)客戶是搞空調(diào)安裝的企業(yè),規(guī)模很大,每天公司間傳真的施工圖紙、復(fù)印件非常多。用了協(xié)同之后,紙張用原來的1/3都不到,節(jié)約多少打印用紙啊!節(jié)約差旅費(fèi)等等就不用說了。

當(dāng)然,我還是那句話:適合中國企業(yè)的、能幫助中國企業(yè)的才是最好的。管理

責(zé)任編輯:焦 晶