王　崴

摘要:貨幣資金是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分,是企業(yè)流動(dòng)性最強(qiáng)、控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)。建立完善而有效的貨幣資金內(nèi)部控制制度,對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理,保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全具有積極地促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞:貨幣資金內(nèi)控制度設(shè)計(jì)

0 引言

二00九年三月三十一日在全路多元經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議上,鐵道部總經(jīng)濟(jì)師余邦利提出要“加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。財(cái)務(wù)管理首先是資金的管理”。而貨幣資金是企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分,是進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不可缺少的條件,其業(yè)務(wù)收支十分頻繁,流動(dòng)性極大,既是資本運(yùn)動(dòng)的起點(diǎn),又是資本運(yùn)動(dòng)的終點(diǎn)。是企業(yè)流動(dòng)性最強(qiáng)、控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)。在實(shí)際工作中,常常由于內(nèi)部控制制度不健全、執(zhí)行不到位而造成貨幣資金管理發(fā)生失誤甚至出現(xiàn)一些違法亂紀(jì)現(xiàn)象。因此,建立完善而有效的貨幣資金內(nèi)部控制制度,對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理,保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)安全具有積極地促進(jìn)作用。

1 貨幣資金的含義及特點(diǎn)

貨幣資金是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中處于貨幣形態(tài)的資產(chǎn),具體形式有現(xiàn)金、銀行存款、其他貨幣資金等。其特點(diǎn)為流動(dòng)性強(qiáng),具有同其他經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的廣泛聯(lián)系性。

2 貨幣資金內(nèi)部管理存在的漏洞

2.1 現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

2.1.1 出納或收款人員利用經(jīng)手現(xiàn)金的機(jī)會(huì),在收入現(xiàn)金時(shí)既不開(kāi)具收據(jù)或發(fā)票,也不報(bào)賬和記賬,而是直接將現(xiàn)金據(jù)為己有。

2.1.2 銷(xiāo)毀票據(jù)、盜用發(fā)票。出納人員銷(xiāo)毀現(xiàn)金收入的票據(jù),從而將款項(xiàng)私吞或用虛假的發(fā)票向客戶(hù)開(kāi)票,重復(fù)收款或報(bào)銷(xiāo)。

2.1.3 少列、多列金額。收款人員或出納員故意將現(xiàn)金收入或現(xiàn)金支出合計(jì)數(shù)記錯(cuò),致使收入日記賬合計(jì)數(shù)少于支出日記賬合計(jì)數(shù),從而將多余庫(kù)存現(xiàn)金據(jù)為己有。

2.2 銀行存款收支業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

2.2.1 多戶(hù)頭開(kāi)戶(hù),套取利息,截留公款。會(huì)計(jì)人員利用個(gè)別銀行間相互拉客戶(hù)的機(jī)會(huì),私自利用企業(yè)印章在他行開(kāi)設(shè)存款賬戶(hù),對(duì)收進(jìn)的款項(xiàng)存入私設(shè)的戶(hù)頭,等期末再存入單位賬號(hào),將私存期間的利息據(jù)為己有。

2.2.2 私自提現(xiàn)、支票套物。會(huì)計(jì)或出納人員私自簽發(fā)現(xiàn)金支票,用于提現(xiàn)或購(gòu)商品、物品,不留存根,不記賬,將所提現(xiàn)金或所購(gòu)商品、物品據(jù)為己有。

3 貨幣資金內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)

3.1 制度內(nèi)容的設(shè)計(jì)

3.1.1 職責(zé)分工和職權(quán)分離制度 貨幣資金收支應(yīng)由出納人員和會(huì)計(jì)人員分工負(fù)責(zé)、分別辦理,職責(zé)分明、職權(quán)分離。應(yīng)設(shè)置專(zhuān)職出納員,負(fù)責(zé)貨幣資金的收支和保管、收支原始憑證的保管和簽發(fā)、日記賬的登記。會(huì)計(jì)不得兼任出納;出納不得兼任稽核、會(huì)計(jì)檔案保管,不得兼管收入、費(fèi)用、債券債務(wù)賬目的登記工作。并且所有現(xiàn)金和銀行存款的收付,都必須通過(guò)經(jīng)辦會(huì)計(jì)在審核原始憑證無(wú)誤后填制記賬憑證,然后由出納員檢查所附原始憑證是否完整后辦理收付款,并在原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”戳記。

3.1.2 授權(quán)和批準(zhǔn)制度 所有貨幣資金的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)必須按權(quán)限進(jìn)行調(diào)查批準(zhǔn)。單位各級(jí)工作人員,必須經(jīng)過(guò)授權(quán)和批準(zhǔn),才能對(duì)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理,未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn),不允許接觸這些業(yè)務(wù),這一控制方式使某些事件在發(fā)生時(shí)就得到控制。要規(guī)定各級(jí)管理人員的職責(zé)范圍和業(yè)務(wù)處理權(quán)限,同時(shí)也要明確各級(jí)管理人員所承擔(dān)的責(zé)任,使他們對(duì)自己的業(yè)務(wù)處理行為負(fù)責(zé)。審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限;辦理貨幣資金支付的經(jīng)辦財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、廉潔奉公、遵紀(jì)守法、客觀公正,按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理貨幣資金業(yè)務(wù);對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù),經(jīng)辦財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕辦理。

3.1.3 內(nèi)部記錄和核對(duì)制度 所有貨幣資金的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須按會(huì)計(jì)制度規(guī)定進(jìn)行記錄,并且各種收付款業(yè)務(wù)應(yīng)集中到會(huì)計(jì)部門(mén)辦理,任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自出具收款或付款憑證。經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄時(shí),必須采取一系列措施和方法,按照規(guī)定的程序辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù),把好支付申請(qǐng)、支付審批、支付符合三道關(guān),以保證會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)、及時(shí)和正確。

出納員要自覺(jué)進(jìn)行經(jīng)常性的對(duì)賬工作,包括每日貨幣資金的賬面數(shù)字和實(shí)際數(shù)字,應(yīng)定期核對(duì)相符;每月末都要向銀行索要各存款戶(hù)的對(duì)賬單,并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,調(diào)節(jié)未達(dá)賬項(xiàng)。如調(diào)節(jié)不符,應(yīng)查明原因,及時(shí)處理。內(nèi)審人員應(yīng)負(fù)責(zé)收支憑證和賬目的定期審計(jì)和現(xiàn)金的突擊盤(pán)點(diǎn)及銀行賬的定期核對(duì)。

3.1.4 安全制度 對(duì)貨幣資金須有健全的保護(hù)措施,有專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管,有專(zhuān)人進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督。貨幣資金收付和保管只能由出納員負(fù)責(zé),其他任何人員(包括單位負(fù)責(zé)人)非經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)集體特別授權(quán),不得接觸貨幣資金。出納員應(yīng)對(duì)購(gòu)入票證及時(shí)登記、統(tǒng)一編號(hào)、妥善保管。開(kāi)具時(shí)必須按編號(hào)順序連續(xù)使用,對(duì)已經(jīng)使用和作廢的支票要在登記簿上作詳細(xì)記錄,作廢票證應(yīng)加蓋“作廢”章,全份保存,并詳細(xì)登記,由領(lǐng)用人員簽名作證。銀行預(yù)留印鑒分別由兩人掌管,財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由出納員保管,公司總經(jīng)理私章由財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人保管。建立復(fù)核制度,定期審查有關(guān)憑證的填制、記賬及算賬工作。

3.1.5 嚴(yán)密的收支憑證和傳遞手續(xù) 貨幣資金的收支事項(xiàng),均應(yīng)有一定的收支憑證和傳遞手續(xù),使各項(xiàng)業(yè)務(wù)按正常渠道運(yùn)行。每筆收款都要開(kāi)票;每筆支出都應(yīng)有單位負(fù)責(zé)人審批、會(huì)計(jì)主管審核、會(huì)計(jì)人員復(fù)核;盡可能使用轉(zhuǎn)賬結(jié)算,現(xiàn)金結(jié)算的款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)送存銀行。出納員收妥每筆款項(xiàng)后應(yīng)在收款憑證上加蓋“收訖”章;支付每一筆款項(xiàng)都應(yīng)以健全的憑證和完備的審批手續(xù)為依據(jù),付款后,須在付款憑證上加蓋“付訖”章。

3.2 內(nèi)控方法的設(shè)計(jì)

3.2.1 收款環(huán)節(jié) ①收據(jù)控制。即利用收據(jù)編號(hào)的連續(xù)性,核對(duì)收到的貨幣資金與金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬。②銀行存款控制。第一,所有銀行存款戶(hù)的開(kāi)設(shè)和終止,必須履行正式批準(zhǔn)手續(xù)。不能跨行開(kāi)戶(hù)、多頭開(kāi)戶(hù)、隨意開(kāi)戶(hù),也不能將單位公款以個(gè)人名義私存。第二,負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)和銀行存款賬面余額的職員不能同時(shí)負(fù)責(zé)現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出或編制收付款憑證業(yè)務(wù)。

3.2.2 付款環(huán)節(jié) ①對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度。對(duì)于重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批,并建立責(zé)任追究制度,有效防范貨幣資金被貪污、侵占、挪用。②資金預(yù)算控制。對(duì)企業(yè)一定時(shí)期貨幣資金的流入和流出進(jìn)行統(tǒng)籌安排。③結(jié)算方式控制。經(jīng)費(fèi)支出時(shí),要嚴(yán)格按國(guó)家規(guī)定的用途使用現(xiàn)金,并盡可能使用轉(zhuǎn)賬支付。

3.2.3 其他方面 ①定額備用金控制。企業(yè)對(duì)一些頻繁發(fā)生的日常小額零星支出,可建立定額備用金制度加以控制。其基本要求是:確定應(yīng)建立哪些定額備用金,確定每筆備用金的金額。備用金多少應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)確定。備用金的使用必須有發(fā)票等原始憑證來(lái)證實(shí)該筆支出。②財(cái)務(wù)印章控制。一是保護(hù)財(cái)務(wù)印章的安全。對(duì)保管印章的人進(jìn)行備案,并對(duì)每一次使用都作記錄,嚴(yán)禁一人保管支付款項(xiàng)所需要的全部印章,嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)在票據(jù)上簽章。二是在不使用時(shí),印章必須與支票分開(kāi)存放。

目前,國(guó)內(nèi)市場(chǎng)與國(guó)際市場(chǎng)接軌,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈,企業(yè)的生存壓力加大,貨幣資金的管理是整個(gè)資金管理的重點(diǎn),貨幣資金收支業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制是建立整個(gè)內(nèi)部控制制度的關(guān)鍵。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制,尤其是完善貨幣資金的內(nèi)部控制制度已成為企業(yè)自身生存發(fā)展的需要。