摘 要:商務(wù)秘書職業(yè)素質(zhì)既具有與企業(yè)其它管理和服務(wù)性崗位人員職業(yè)素質(zhì)相類似的方面，但更多的是具有明顯的自身特點。為了使高等職業(yè)學(xué)院該專業(yè)學(xué)生能很好地具備應(yīng)有的職業(yè)崗位技能、素質(zhì)，首先需要弄清楚在一組職業(yè)崗位能力中，哪些是該崗位的核心能力，哪些是輔助性、基礎(chǔ)性能力;其次要將核心能力置于教育、培養(yǎng)的核心位置，并采取有別于傳統(tǒng)教學(xué)方式方法的新的教學(xué)模式予以施教，從而達(dá)成該專業(yè)崗位能力與素質(zhì)培養(yǎng)目標(biāo)。

關(guān)鍵詞:商務(wù)秘書 素質(zhì)特點 培養(yǎng)方式

中圖分類號:F240 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)10-060-02

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對外開放的不斷擴(kuò)大，商務(wù)秘書專業(yè)不僅應(yīng)運而生，而且承載著比傳統(tǒng)文秘專業(yè)重得多的重負(fù)。相對于傳統(tǒng)秘書專業(yè)來講，商務(wù)秘書的現(xiàn)代特點極為明顯，這對該專業(yè)人才培養(yǎng)方式的創(chuàng)新提出了更高的要求。

一、商務(wù)秘書專業(yè)職業(yè)能力要求的特殊性

商務(wù)秘書專業(yè)主要服務(wù)對象是企業(yè)，它與政務(wù)秘書、教育秘書等秘書專業(yè)相對應(yīng)?，F(xiàn)代商務(wù)秘書由于要很好地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的要求，所以學(xué)生通過學(xué)習(xí)后所應(yīng)具備的職業(yè)能力就呈現(xiàn)出不同于別的專業(yè)的許多特點。明確這些特點，是采取科學(xué)培養(yǎng)方式，使學(xué)生真正能全面獲得該專業(yè)職業(yè)能力的重要前提。該專業(yè)職業(yè)能力要求的特點主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1.知識的人文性及其綜合性。商務(wù)文秘專業(yè)職業(yè)能力的構(gòu)成，蘊含在其中的人文知識性非常明顯，而且這種人文性知識不是單一的或較少綜合性的，而是相反。一個優(yōu)秀的商務(wù)秘書，需要懂得社會科學(xué)范疇中許多學(xué)科知識與常識，如企業(yè)管理、寫作、法律法規(guī)、文學(xué)、曲藝、音樂、地理、歷史、社會學(xué)、禮貌禮儀、企業(yè)文化、公共關(guān)系、市場營銷、貿(mào)易、個性心理學(xué)等學(xué)科知識或其中的常識部分。比起企業(yè)其它眾多協(xié)助性管理崗位來講，其人文知識的綜合性程度明顯要高出許多。

2.工作對象的人際性。商務(wù)文秘崗位人員所面對的工作對象有物，但更主要的對象是人。而且，工作對象中的人的群體構(gòu)成還非常復(fù)雜，如企業(yè)內(nèi)部各部門、各崗位人員;社會各方面與企業(yè)必需要發(fā)生聯(lián)系的人，如政府具有經(jīng)濟(jì)管理能部門中的人員;國內(nèi)外客戶;企業(yè)利益相關(guān)者，如股份公司的股東等。商務(wù)秘書在崗位工作中要與以上各方面的人員打交道，而和任何一個方面的任何一個人員打交道時，都須體現(xiàn)出很高的職業(yè)素養(yǎng)和溝通能力，以及力所能及地處理工作對象所提出的問題的能力。因為在很多情況下，公司秘書就代表著企業(yè)的形象，就代表企業(yè)對待問題的態(tài)度，這就需要秘書要具有比企業(yè)其他類似崗位的人員更具有與人溝通的能力，協(xié)調(diào)員工與公司之間，公司內(nèi)部部門之間，員工與管理層之間，企業(yè)與外部部門之間的能力，要善于在不同的溝通背景下，對于不同崗位、不同部門、不同年齡、性格、身份、職業(yè)和與公司不同關(guān)系的人員，能運用恰當(dāng)?shù)恼Z言，秉持正確、合理的態(tài)度，具備著良好的心態(tài)，有禮(理)、有節(jié)地去進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)。所以該崗位工作不僅僅是與人打交道，還要能進(jìn)行非常好的溝通或接待，以使對方配合工作或提供某種服務(wù)，或使雙方順利達(dá)成有關(guān)事項的一致意見，有效地化解矛盾，或有效地樹立起企業(yè)在接觸方心目中的形象，也即是說，商務(wù)秘書與工作對象“人”不僅要發(fā)生聯(lián)系，還必須要取得好的聯(lián)系效果，這對本崗位工作人員在處理人際關(guān)系方面的職業(yè)素質(zhì)和技能提出了很高的要求。

3.職業(yè)品質(zhì)素質(zhì)的特殊性。(1)由于商務(wù)秘書與政務(wù)秘書一樣，主要是在領(lǐng)導(dǎo)者(管理者)身邊工作，很多時候是隨同領(lǐng)導(dǎo)接待重要客人，參與組織、策劃并參加主要會議和重要商務(wù)談判，掌握著企業(yè)部分甚至全部的商務(wù)、技術(shù)、人事安排等機(jī)密或其它方面需要保密的信息、資料、文件等，所以在保密、負(fù)責(zé)、細(xì)心方面需要有很高的素質(zhì)，要能堅持做到自覺保密，不徇私情，不為任何引誘因素所動搖，誠信守責(zé)，自覺維護(hù)企業(yè)利益和領(lǐng)導(dǎo)者、員工利益、聲譽等。(2)由于該崗位在許多情況下是代表企業(yè)與各部門、各個員工和外部部門及個人溝通的，因此在溝通過程中，會遇到各種性格、處境的人，他們會提出各種要求和表現(xiàn)出各種極不相同的態(tài)度，甚至有些人會出現(xiàn)言行過激的情況。作為秘書人員，特別需要有一個寬廣的胸懷，要能夠包容很多令人煩惱、令人委屈、難受的事情，能對很多人的不當(dāng)言行予以寬容。(3)要有靈活應(yīng)變的能力。由于本崗位工作內(nèi)容大部分是與“人”打交通，而這些“人”的構(gòu)成又很復(fù)雜，他們提出的問題及提問題的方式以及接受意見、建議的態(tài)度又是千差萬別的，所以，秘書人員在與他們打交道的過程中，經(jīng)常碰到許多棘手、難以回答、難以處理甚至根本沒想過的問題，這就要求秘書具有良好的應(yīng)對心態(tài)，較豐富的應(yīng)對經(jīng)驗，特別是要具備極其靈活的應(yīng)變能力與技巧，而這類能力與技巧除需積累經(jīng)驗外，更重要的是要有相關(guān)知識作為基礎(chǔ)。

4.崗位技能的復(fù)合性。商務(wù)文秘人員除了會溝通、協(xié)調(diào)、管理外，還要會熟練運用現(xiàn)代辦公設(shè)備，會速記，懂禮儀(包括接待、用餐、娛樂等方面的禮儀)，甚至需要多才多藝，這就是要求文秘人員對秘書崗位群所對應(yīng)的技能都要具備。

二、核心與一般能力的確定以及培養(yǎng)重點的傾斜

商務(wù)文秘專業(yè)崗位能力是以系列狀態(tài)表現(xiàn)出來的。那么，在本專業(yè)應(yīng)具備的系列性崗位能力中，哪些是核心能力，應(yīng)當(dāng)為:(1)商務(wù)、公務(wù)文書;(2)辦公自動化設(shè)備運用;(3)企業(yè)辦公系列日常事務(wù)辦理能力;(4)溝通、協(xié)調(diào)與口頭能力;(5)信息、檔案管理能力;(6)外語運用能力(對外企業(yè))。

本專業(yè)學(xué)生具有了這幾大核心崗位能力，就能很好勝任企業(yè)該崗位工作要求。從目前現(xiàn)實情況看，高職院校的學(xué)生在企業(yè)該崗位的穩(wěn)定性，總體上比本科院校的畢業(yè)生要好，但其商務(wù)、公務(wù)文書寫作能力一般較弱，而這點是眾多企業(yè)非常需要的。其次就是第(3)、第(4)項能力也較缺乏;對于在外向型企業(yè)工作的本專業(yè)學(xué)生，大多外語應(yīng)用能力也較弱甚至是很弱。企業(yè)往往對此是無能為力，抱怨很多，當(dāng)然“希望”更多，亦即希望高職文秘專業(yè)和相關(guān)專業(yè)能大力提高學(xué)生這幾項能力。

商務(wù)文秘專業(yè)除以上能力外，自然還應(yīng)具有其它很多方面的能力，如商務(wù)談判能力、速記能力、部分商務(wù)手續(xù)辦理能力，為當(dāng)好高層管理者助手、參謀所要具備的企業(yè)管理能力等，這不應(yīng)當(dāng)都列入本專業(yè)崗位核心能力，這些應(yīng)屬于個人差別性能力，只能希望學(xué)生具有，但不可作為核心能力置于專業(yè)培養(yǎng)方案的主體位置，而是作為輔助位置或特色能力之列。當(dāng)然，個別企業(yè)如果特別需要學(xué)生具備這幾種能力中的一種或幾種，則可作為個案而另當(dāng)別論。對于本專業(yè)學(xué)生應(yīng)該具備的核心能力，應(yīng)構(gòu)成專業(yè)培養(yǎng)方案的中心位置，與此相聯(lián)系，要在學(xué)時安排、教學(xué)設(shè)備資源、實訓(xùn)條件、師資力量、教學(xué)方式改革等方面重點加以保證。

三、商務(wù)秘書專業(yè)職業(yè)能力培養(yǎng)方式的創(chuàng)新

鑒于商務(wù)秘書崗位能力的特點及核心能力要求，高職商務(wù)秘書的教學(xué)方式必須進(jìn)行改革與創(chuàng)新，其總體思路就是堅決變以教師為中心為以學(xué)生為中心;變以教材為中心為以培養(yǎng)崗位能力為中心，其中崗位核心能力是中心中的中心;使教師由傳授者變?yōu)檩o導(dǎo)者、示范者;變以課堂封閉式教學(xué)為課堂、實訓(xùn)場所、企業(yè)、社會開放式教學(xué);變課堂作業(yè)式訓(xùn)練為崗位部分能力達(dá)標(biāo)式訓(xùn)練;變給學(xué)生標(biāo)準(zhǔn)答案為給學(xué)生解決問題的主體思路和判斷答案正確與否的標(biāo)準(zhǔn)等。其改革、創(chuàng)新的主要做法為:

1.大力加強實戰(zhàn)性、強化性訓(xùn)練。要創(chuàng)設(shè)與真實文秘崗位中相似的任務(wù)，提供或創(chuàng)設(shè)相似的情境，提供解決問題的思路、工具、要求，檢測與評價標(biāo)準(zhǔn)等，引導(dǎo)、督促、激勵學(xué)生在這種情景中反復(fù)進(jìn)行訓(xùn)練，直到達(dá)到能較熟練、正確地掌握某個或某組崗位所需要的真實技能或?qū)嵅僖蟆＿@類訓(xùn)練可包括文書寫作訓(xùn)練，辦公自動化設(shè)備運用訓(xùn)練，速錄訓(xùn)練等，這里尤其是要進(jìn)行文書寫作這一核心能力的訓(xùn)練。企業(yè)中的文書寫作主要以商務(wù)性文書寫作為主，如商函、協(xié)議、合同、談判紀(jì)要、邀請函、致謝信、法律糾紛方面的上訴書或應(yīng)答文書，對管理部門的請示、報告、情況說明，還包括企業(yè)規(guī)劃、實施計劃與總結(jié)、經(jīng)驗材料等，重點是有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營方面的文書寫作訓(xùn)練。訓(xùn)練時可分項設(shè)立與真實任務(wù)一樣的訓(xùn)練任務(wù)，先講解基本要求、基本框架，提出必須具備的要素或內(nèi)容要求，再演示樣本，然后讓學(xué)生根據(jù)設(shè)立的任務(wù)進(jìn)行訓(xùn)練，教師分步驟將學(xué)生的訓(xùn)練結(jié)果進(jìn)行點評，針對薄弱環(huán)節(jié)和學(xué)生易出錯誤的地方，再設(shè)立有針對性的任務(wù)，讓學(xué)生再訓(xùn)練，直到學(xué)生掌握教師所希望達(dá)到的技能或操作能力為止。教師可以將課堂內(nèi)訓(xùn)練與課余訓(xùn)練結(jié)合起來，也可以采取讓有些學(xué)生多訓(xùn)練，有些學(xué)生少訓(xùn)練相結(jié)合的方法，不搞一刀切，注重因人施教。通過這種方式的強化訓(xùn)練，讓學(xué)生真正掌握企業(yè)文書中不同內(nèi)容的寫作方法、技巧，如格式規(guī)格、無漏點、文體正確、無錯字錯句，更重要是養(yǎng)成文書寫作的職業(yè)素質(zhì)，如迅速、認(rèn)真、細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、明確、禮貌、靈活、合法、合乎慣例等，如商函、合同、邀請函、會談紀(jì)要、法律糾紛、起訴書、應(yīng)答文書等。另外對于速錄等純熟練型技巧技能的訓(xùn)練也可通過這類強化訓(xùn)練達(dá)到崗位要求，如達(dá)到一分鐘一定的記字?jǐn)?shù)量等。

2.創(chuàng)設(shè)真實情景，提煉出真實性任務(wù)，訓(xùn)練學(xué)生解決問題、完成任務(wù)的思維方法、基本思路、心理素質(zhì)和必備常識的熟悉運用等。建構(gòu)主義認(rèn)為:驅(qū)使學(xué)生進(jìn)行自主學(xué)習(xí)需要情境。這說明讓學(xué)生面對真實情景學(xué)習(xí)極為重要。創(chuàng)設(shè)真實情景有著取之不盡的題材，如設(shè)定:某天總經(jīng)理因出差已上飛機(jī)，并且飛機(jī)即將起飛，正在他準(zhǔn)備關(guān)機(jī)時，接到一個電話，原來是一位多年未見的遠(yuǎn)道同學(xué)攜夫人突然來訪，總經(jīng)理急忙打電話要秘書全權(quán)接待與處理所有有關(guān)問題，直到第二天下午自己趕回來為止。類似這種事情在秘書人員實際工作中經(jīng)常碰到，完成這樣的任務(wù)沒有標(biāo)準(zhǔn)答案，但結(jié)果肯定有好、中、差之分，這就需要教師按上述要求引導(dǎo)學(xué)生訓(xùn)練。又如在不同情景下與人溝通、在商務(wù)談判過程中對談判對方的文字回復(fù)、會議組織方案策劃、員工或客戶來訪接待等，都可以運用這種教學(xué)方法。在運用這種教學(xué)方法的過程中，可以具體采取讓學(xué)生先個人準(zhǔn)備，然后小組討論、角色扮演、學(xué)生陳述答案，教師和評委小組(由教師、學(xué)生共同組成)點評等辦法進(jìn)行。

3.充分利用實訓(xùn)教學(xué)設(shè)備、硬件性教學(xué)條件，訓(xùn)練學(xué)生熟練性技能。如演講、表演、形體訓(xùn)練，可利用實訓(xùn)室錄像錄音設(shè)備，于學(xué)生匯報展現(xiàn)時將其全過程錄下來再回放，讓他們在老師的指點下找出自己的不足，然后進(jìn)行反復(fù)的改進(jìn)、提高，直到教師、學(xué)生都比較滿意為止。又如可以利用打印設(shè)備，讓學(xué)生試辦?？?、廠報和文件制作比賽，在正式公布“作品”前可讓學(xué)生利用設(shè)備反復(fù)修改。

4.有針對性地進(jìn)行案例教學(xué)。案例的選擇最好就是商務(wù)秘書工作中實際發(fā)生過的事實，它包含有該專業(yè)崗位中的一組技能或知識、素質(zhì)訓(xùn)練內(nèi)容。要靈活地將案例教學(xué)與其它教學(xué)方式有機(jī)地結(jié)合起來，比如對于失敗性案例，教師可引導(dǎo)學(xué)生討論分析、修改或設(shè)計另一種處理方式，給出另一種答案并進(jìn)行多種答案或方案的比較。如果是成功案例可以讓學(xué)生表演，或者讓學(xué)生先處理有關(guān)案例自身已“提出”的問題，而且會由于處理方法具有一定的難度學(xué)生必然會出錯，經(jīng)過充分辯論后教師給出參考性答案。

5.引導(dǎo)、安排學(xué)生廣泛參與社會活動和到企業(yè)進(jìn)行實際認(rèn)知和體驗。建構(gòu)主義不主張傳統(tǒng)教學(xué)使學(xué)習(xí)“去情境化”的做法，而是極力提倡情境教學(xué)，認(rèn)為應(yīng)該使學(xué)習(xí)在與現(xiàn)實情境相類似的情境中發(fā)生，以解決學(xué)生在現(xiàn)實生活中遇到的問題為目標(biāo)(cunningham，1991)，學(xué)習(xí)的內(nèi)容要選擇真實性任務(wù)，不能使其為遠(yuǎn)離現(xiàn)實的問題情境。主張在真實的情境中使學(xué)生面對具體情境進(jìn)行有意義的建構(gòu)。高職商務(wù)秘書專業(yè)的學(xué)生與其他專業(yè)的大學(xué)生群體一樣，基本上是從中學(xué)到大學(xué)，沒有對企業(yè)實際工作的認(rèn)知和經(jīng)驗積累，所以在課堂上講的專業(yè)課程，尤其是專業(yè)技能要求，有時學(xué)生聽課效果幾近于零。所以，要有效培養(yǎng)專業(yè)學(xué)生文秘職業(yè)技能，必須要有目的的多安排、引導(dǎo)他們到企業(yè)去實際認(rèn)知、親身感受，充分奠定他們對商務(wù)秘書崗位所要求的知識、技能、素質(zhì)的真正領(lǐng)悟、認(rèn)識與經(jīng)驗基礎(chǔ)。學(xué)生到企業(yè)認(rèn)知、學(xué)習(xí)，可以通過參觀、兼職、節(jié)假日到企業(yè)實踐鍛煉(如寒暑假社會實踐活動)、到校外實訓(xùn)基地集中實訓(xùn)等形式進(jìn)行。學(xué)生在全面了解企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營業(yè)務(wù)、整體管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，增強對文秘崗位職責(zé)、任務(wù)的了解，尤其是對該項崗位具體工作完成過程，包括克服、應(yīng)對許多具體矛盾、困難過程的了解，使他們一方面初步積累經(jīng)驗，從實際認(rèn)知和體驗中學(xué)習(xí)，另一方面讓他們增強對課堂內(nèi)所學(xué)內(nèi)容的理解力度，同時也使他們明確自己需要進(jìn)一步學(xué)習(xí)的必要性以及進(jìn)一步學(xué)習(xí)的方向。

6.注重將課程學(xué)習(xí)與策劃、競賽活動緊密結(jié)合起來。比如可以開展專題會議方案策劃大賽，板報設(shè)計比賽，文書寫作競賽，溝通表演賽，辦公室環(huán)境管理方案比賽，電腦文字輸入大賽，速錄比賽，才藝比賽等，讓學(xué)生在策劃和比賽中學(xué)會搜集資料、學(xué)習(xí)技能、運用知識、鍛煉思維，提高承受能力，學(xué)會禮儀禮貌，鞏固已學(xué)知識和豐富動手經(jīng)驗等。

7.高度重視實訓(xùn)實習(xí)環(huán)節(jié)。高職教學(xué)中已安排有大量的實操、實訓(xùn)、實習(xí)時間，這些構(gòu)成實踐學(xué)習(xí)課程，其一般與理論課在課時上形成1:1的比例。由于上述該專業(yè)的崗位技能、素質(zhì)特點，實踐課程尤為寶貴。教師應(yīng)將具體能力的培養(yǎng)細(xì)化到每節(jié)實踐課中，同時每種實踐課程一定要落實指導(dǎo)教師，對學(xué)生實踐課學(xué)習(xí)結(jié)果要有檢查、考核標(biāo)準(zhǔn)，這種看似很簡單的事情但對于該專業(yè)卻是一個極為基礎(chǔ)性的工作，需要在盡可能短的時期內(nèi)予以規(guī)范。

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(作者單位:廣州番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣東廣州 511480)

(責(zé)編:賈偉)