摘要:《高等學校檔案管理辦法》共分為七章43條,內容詳實分明,既具有檔案發(fā)展的前瞻性,又有特殊的法律法規(guī)效應,文章對《高等學校檔案管理辦法》作了較為深入的解讀,以探究“27號令”頒布的價值和意義。“27號令”作為最新的高等學校檔案管理辦法,不僅體現了一定的法律法規(guī)效應,而且具有超前的指導性。

關鍵詞:高等學校檔案管理;27號令;專項經費

中圖分類號:G271文獻標識碼:A文章編號:1009-2374(2009)21-0173-02

一、權威辦法,責權分明

2008年9月1日,教育部和國家檔案局共同制定了《高等學校檔案管理辦法》,并作為中華人民共和國教育部第27號令正式下達公布(以下簡稱“27號令”)?！?7號令”是在反復醞釀、廣泛征求各方面意見基礎上形成的高校檔案管理辦法。與1989年10月10日發(fā)布施行的《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會第6號令,以下簡稱“6號令”)相比,“27號令”更加完善全面,并具有很強的時效性。

“27號令”第一章為總則共5條,重點闡釋了“27號令”制定出臺的目的、范圍、要求、權限和職責。具體來講,制定實施“27號令”的目的是“規(guī)范高等學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案”;范圍主要包括高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄?！?7號令”同時要求,“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作,學校應當加強管理,將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃”?！?7號令”對于權限的規(guī)定是“國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內高校檔案工作”。各有關部門的主要職責分為四條:一是貫徹執(zhí)行國家的有關法律法規(guī)和方針政策,批準學校關于檔案工作的規(guī)章制度;二是促進檔案信息化建設,促進檔案工作與學校其他工作同步發(fā)展;三是建立健全相關檔案機構,落實人員編制、檔案庫房、設備及經費等;四是研究決定高校檔案工作中的問題,等等。

由此可見,5條總則,可以說是徹底地解決了教育行政部門和檔案業(yè)務部門長期以來存在的管理職責不明確的問題,不僅邁出了我國高等院校檔案管理體制改革的重要一步,而且翻開了高校檔案工作快速發(fā)展的嶄新一頁。

二、重在機構設置,力在待遇保障

“27號令”與“6號令”不同的是,將“6號令”的第二章“領導體制”和第三章“高校檔案工作人員”合并,即“27號令”的第二章“機構設置與人員配備”,共分8條,主要強調機構設置的條件職責和編制待遇。在“機構設置的條件職責”中,重點闡釋了高校檔案機構設置的條件和職責,明確了機構的性質和要求。如第六條檔案館設置的條件要同時符合三點,其一,建校歷史必須是在50年以上;其二,學校全日制在校生規(guī)模要達到1萬人以上;其三,已集中保管的檔案和資料應當不少于3萬卷(長度300延長米)。未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。第七條高校檔案機構是“保存和提供利用學校檔案的專門機構,應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施”。第八條將“任務”改換為“職責”,同時增加了這樣兩條職責:“組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作”和“有條件的高校檔案機構,可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地”。這是“27號令”的與時俱進的重要體現,也是學校檔案館發(fā)展的必由之路,更是檔案工作逐步得到重視的信號。在“編制待遇”中,主要強調專職檔案工作人員的配備和待遇問題,這是對“6號令”的進一步完善,摒棄了“6號令”中的含糊和缺陷。如第十二條明確規(guī)定,高校檔案專職工作人員,實行專業(yè)技術職務聘任制或者職員職級制,享受與學校教學、科研和管理人員得同等待遇。第十三條則規(guī)定了在特殊情況下,檔案工作人員的應有的待遇和保障,支出,應當對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員采取有效的防護措施,防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇,并可以按照有關規(guī)定予以補助。這是“27號令”充分體現“以人為本”思想的關鍵之處,也是我國檔案事業(yè)逐步向國際檔案接軌的標志。

三、求全求新,旨在完善

“27號令”將“6號令”中的第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作與第六章檔案管理合并為“檔案管理”一章,分為13條,而且把“6號令”中第五章第十八條重新整合定義列為第一條,明確要求“高等學校應當建立、健全檢查、考核與及評估制度,定期對檔案工作進行布置、檢查、總結、驗收,明確崗位職責,強化責任意識,等等?？梢砸姵觥?7號令”制定的初衷和力度,這是“6號令”不能相比的。

在第二十五條中明確了“歸檔范圍”,強調“高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”。其意義有二:一是拉開了檔案信息化建設的序幕;二是本著對歷史負責的原則,將“紙質檔案材料和電子檔案材料”視為同等重要的程度,彌補了“6號令”只重紙質材料,不重電子材料的弊端。其次是將“6號令”中的9類,細化為11類。在把“6號令”中第一類黨政管理類分列為黨群類和行政類兩類,同時增加了學生類。究其意義有二:一是黨政分列有利于檔案的收集與整理,并能體現兩者同等重要的意義;二是將學生類單獨列類,延伸了檔案歸檔的深度和廣度,不僅可以豐富發(fā)展學校檔案,而且可以凸顯學生檔案的歷史價值,這是對歷史、對人負責的重大改革;第三是第七章附則,第四十一條則規(guī)定了本辦法適用范圍是:各類普通高等學校和成人高等學校,說明具有很強的針對性、科學性和可操作性。

在第十七條中,“27號令”延承“6號令”第二十二條歸檔材料應當“質地優(yōu)良,書繪工整,聲像清晰,符合有關規(guī)范和標準的要求”的基礎上,增加了“電子文件的歸檔要按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行” ,可見其要求的嚴厲性、執(zhí)行的強制性。

第三章中的另一個特色是第二十條“關于檔案材料的保管期限“,“27號令”闡釋道:“高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》確定檔案材料的保管期限?！边@樣規(guī)定的好處是,排除了異議、統一了標準,使高校的檔案保管有了明確的依據。

由此可見,作為第三章的“檔案管理”,“27號令”給我們明確了一個理念,那就是檔案管理按照“旨在完善,重在建設”的發(fā)展思路,必須做到求全求新。

四、擴大利用范圍,增強服務功能

在“檔案的利用與公布”上,“27號令”的“公布”與“6號令”的“開放”存在者明顯差異,看上去是詞匯的更換,實際是服務范圍和服務功能的轉變。“27號令”在第三十條和第三十二條闡釋道:“高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應當經檔案機構負責人批準。加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力”?！案咝n案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。高校檔案機構應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的,不得收取費用;用于個人或者商業(yè)目的的,可以按照有關規(guī)定合理收取費用。社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案,高校檔案機構應當無償和優(yōu)先提供”。

概括起來,意義有四:一是強調了“加蓋高校檔案機構公章的檔案復制件,與原件具有同等效力”,“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”;二是明確提出“高校檔案機構應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的的不得收取費用;用于個人或者商業(yè)目的的,可以按照有關規(guī)定合理收取費用”;三是要求高校檔案機構應充分挖掘檔案資源,“采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等),積極開展檔案宣傳工作”,以豐富大學文化和大學精神文明建設的內涵?！坝袟l件的高校檔案機構,可以申請創(chuàng)設愛國主義教育基地”,更好地為高校教學、科研及師生和社會服務。這些規(guī)定,對于拓展高校檔案工作服務的嶄新領域和強化檔案工作的服務功能有著重要的作用和意義。

五、設立專項經費,走檔案管理信息化之路

第五章“條件保障”,盡管“27號令”僅有3條,但是標準很高。其特點體現在兩個方面:一是引入《檔案館建設標準》(建標103-2008),對不符合檔案事業(yè)發(fā)展需要或不符合檔案保管要求的館庫,要按照這一標準及時進行改擴建或者新建;二是要求高等學校“將高校檔案工作所需經費列入學校預算,保證檔案工作的需求”,“設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行?！币粋€要求、一個標準,簡明扼要地道出了高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路,即設立專項經費、走檔案管理信息化之路。只有這樣高校檔案事業(yè)才能優(yōu)質、高效地發(fā)展,才能真正提高檔案工作服務于學校和社會的能力。

綜上所述,“27號令”作為最新的高等學校檔案管理辦法,不僅體現了一定的法律法規(guī)效應,而且具有超前的指導性。我們有理由相信,隨著檔案研發(fā)利用力度的日益加強和政策法規(guī)的逐步完善,高校檔案改革發(fā)展定會取得前所未有的重大突破,折射出特殊的價值和意義。

參考文獻

[1]教育部國家檔案局第27號令.高等學校檔案管理辦法.2008-08-21.

[2]國家教育委員會第6號令.普通高等學校檔案管理辦法.1989-10-10.

作者簡介:劉繼榮(1981-),女,山西大同人,山西大同大學研究生處助理館員,研究方向:檔案管理。