羅先雋

(湖北威士生物藥業(yè)有限公司，湖北 黃石 435002)

論藥品G M P實施中記錄功能定位與其符合性表達

羅先雋

(湖北威士生物藥業(yè)有限公司，湖北 黃石 435002)

【摘要】為完善與強化記錄功能，規(guī)范其管理，本文從功能定位與其符合性表達入手，進行了全方位的探討，對記錄使用中的真實性控制，執(zhí)行中的適用性和可行性等問題，提出了解決方案。

【關鍵詞】藥品GMP；記錄；功能；定位；符合性；表達；設計；控制

記錄(Record)，系指闡明所取得的結果或提供所完成的活動的書面證據(jù)性文件。作為文件構成的重要一環(huán)，它是藥監(jiān)部門評估企業(yè)是否遵守既定規(guī)章，評價體系質(zhì)量保證能力和產(chǎn)品質(zhì)量追溯的有效途徑和證明。在2008版《藥品GMP檢查項目及其評定標準》中，涉及記錄的款項不少于39條（約占總條款的15%），其中帶“*”號的顯性條款多達16條[1]。

完整、真實和準確的記錄，能全面反映出生產(chǎn)中的質(zhì)量狀況、工作狀態(tài)、設備運行等情況。正是基于記錄具有事實依據(jù)、回顧尋蹤、分析研判、趨勢解讀等功能（作用），能客觀體現(xiàn)出企業(yè)執(zhí)行GMP的符合度和忠誠度，因此，做好記錄的內(nèi)容設計和功能強化，使之與GMP宗旨融合統(tǒng)一，既體現(xiàn)出GMP的原則性要求，同時，又能結合實際，靈活準確表達，從而達到指導操作，規(guī)范運營，防范人為偏差與混淆目的，顯得尤為重要。

本文擬就藥品GMP實施中記錄功能定位與其符合性表達等做一探討，供同仁們參考。

1 記錄功能定位

建立一套符合法規(guī)要求的原始記錄及其管理系統(tǒng)，確

1.1 基本要求

記錄應滿足并符合法規(guī)要求，內(nèi)容完整準確，方便及時填寫，通俗易懂，簡捷實用，彼此協(xié)調(diào)，真實可信，追溯路線清晰，責任明了[2]。

1.2 記錄功能記錄承載著各項規(guī)章踐約證明，程序操作過程記載與結果報告等功能。它不僅是體系(系統(tǒng))或單元運行狀況的反映，而且是據(jù)實評判和統(tǒng)計分析的依據(jù)。在藥品生產(chǎn)與質(zhì)量管理中，記錄系以作業(yè)（工序）過程流向為指針，以質(zhì)量因子稽查為目標，以關鍵要素控制為目的的全過程、全方位的記載工具和管理中信息傳遞與反饋的平臺。

1.2.1 符合性系指通過記錄證明滿足產(chǎn)品質(zhì)量要求的程度，是過程控制的完整再現(xiàn)，為藥品放行前審核提供研判的原始資料。記錄必須能準確應答規(guī)程、標準、工藝等所規(guī)定的內(nèi)容并保持高度的一致，不可偏廢。GMP的許多具體條款，對記錄項下有明確的定性指征和剛性描述[3]，這種趨勢在新修訂的GMP（2009征求意見稿）中尤為突出。為此，在記錄設計時應面面俱到，不可或缺。

1.2.2 指導性記錄不僅作為實時記載工具，而且藉此可搭載規(guī)章或標準等文件原則性內(nèi)容，在記錄使用的同時，傳遞相關的信息，為操作（執(zhí)行）人員提供行為引導和約束。以期對執(zhí)行者產(chǎn)生積極的引導、規(guī)范之作用，使其成為管理與執(zhí)行者溝通的媒介，互動的信使。

1.2.3 指令性體現(xiàn)在記錄一方面必須滿足于GMP規(guī)定的功能要求，如項下內(nèi)容不得缺失或被省略；另一方面，記錄作為某一文件附件形式出現(xiàn)時，必須與其有關規(guī)定接軌和配套，實現(xiàn)無縫隙覆蓋與對接。

1.2.4 完整性要求記錄不僅在各要素項上進行全面的表達，而且做到他人能根據(jù)原始記錄文件所載明的步驟毫無疑問地將其程序重復出來。這就要求原始記錄必須把每一個步驟和每一個細節(jié)完整無缺地記錄下來[4]。其完整性尚包括相關的附件，及其與附件相關的信息。

1.2.5 及時性GMP要求我們對所做的一切，均要有相應記錄作憑證。換言之，如果所做的沒有被記錄下來，那么其做的一切就等于沒做，即什么都沒發(fā)生過。對于原始記錄的填寫，務求及時準確，在操作的過程中同步完成。需要強調(diào)的是，所有的數(shù)據(jù)或信息都必須直接記錄在經(jīng)批準的指定的記錄上，那種將數(shù)據(jù)或信息先記錄在草稿紙上然后再轉抄在記錄上的做法是不允許的。

1.2.6 準確性記錄內(nèi)容設定應切中主題，準確表達文件核心信息，語言應精練，切忌模棱兩可，不置可否。文件原則性要求在記錄中應得到充分的體現(xiàn)和準確的表達。

1.2.7 真實性記錄的可信度不僅反映出企業(yè)執(zhí)行GMP的力度與質(zhì)量，而且其真實性內(nèi)涵事關企業(yè)信譽和誠信，影響到檢查結果的定性。GMP檢查判定原則規(guī)定：在檢查過程中，企業(yè)提供虛假材料的，按嚴重缺陷處理[1]。因此，確保記錄真實可信，是企業(yè)與檢查員（監(jiān)督員）交流溝通的基本前提，更是企業(yè)職業(yè)道德操守和社會責任感的真實體現(xiàn)。同時，也是企業(yè)管理、體系運行操控能力的反映。

通常在未得到確認以前，檢查或審核人員對查閱的記錄是持懷疑的心態(tài)并力求獲得相關的證據(jù)支持與判斷。對此，我們除了在記錄填寫時，做到真實、準確、可靠外，在記錄管理與設計上應予以真實性設密和虛假設防，以消除和防范虛構的可能，或增加制假難度系數(shù)，擠壓制假的時間和空間。從加大監(jiān)管力度上保證可信度，從增加設防功能上保障可信度。除采用儀器記錄外，對記錄頁碼、序號與版本號，必須在使用前印好，序號應是連續(xù)的。記錄的發(fā)放有詳細的記載，專人管理。使用中，有相應的監(jiān)控與處罰措施，使用后記錄應及時收回、審核簽字歸案并按管理職能存檔。

1.2.8 兼容性將不同效用的記錄融合，使其功能多樣化。如批生產(chǎn)記錄與工藝查證等記錄并用，作業(yè)指導書（手冊）類文件與程序操作記錄合并，以及標準執(zhí)行中的參數(shù)或其控制限度、檢查（評價）方法與記錄并存等，如此，有利于指引操作，提高文件的執(zhí)行力和操作的準確性，防止人為差錯，及時糾偏，確保工作質(zhì)量。

1.2.9 可追溯性記錄應確保將物料使用質(zhì)量狀況及其量值傳遞與流向、工藝參數(shù)執(zhí)行情況、公用介質(zhì)與環(huán)境監(jiān)測、設施設備使用與維護狀態(tài)、產(chǎn)品質(zhì)量形成過程的原始反映，完整再現(xiàn)與全面表達。對物流的管理、系統(tǒng)的運行、質(zhì)量的控制、環(huán)境（介質(zhì)）的監(jiān)測、設備的使用、工藝的執(zhí)行、衛(wèi)生的證明等，力求主線明晰，過程連貫，彼此應征。切忌斷章取義，顧此失彼，相互間不能有機整合，彼此銜接漏洞百出。

記錄應貫穿于藥品生產(chǎn)經(jīng)營始終，只要有生產(chǎn)經(jīng)營活動，便應伴有記錄可查；能還原歷史原貌，客觀反映管理效能，澄清是非，區(qū)分責任。

1.2.10 保密性對涉及核心技術、內(nèi)化管理特色或商業(yè)秘密等記錄，應按受控文件分級管理。

1.2.11 協(xié)調(diào)性記錄的標題、編號、格式等版式設計，應體現(xiàn)出相同風格和應有的規(guī)則，形成鮮明的企業(yè)特征，讓使用者一目了然，不會發(fā)生與其他文件的混淆。

2 記錄分類

2.1 按照其原始屬性的差異，可分為原始記錄和非原始記錄。原始記錄包括原始數(shù)據(jù)，始發(fā)信息等。如生產(chǎn)操作記錄（實報）、檢驗記錄、監(jiān)控記錄、狀態(tài)標識等。非原始記錄包括批報、運算結果、統(tǒng)計分析報告、調(diào)查處理記錄（報告）、臺賬等基于原始材料再加工后的資料。

2.2 按生產(chǎn)作業(yè)流程依從性分為主記錄和輔記錄。

2.3 按機密程度分為受控和非受控記錄。

2.4 按文件屬性分為人員管理、物料管理、驗證、文件管理、設備管理、生產(chǎn)技術管理、質(zhì)量管理、銷售管理、自檢等記錄。

2.5 按記錄方式分為人工填寫和儀器自動記錄。

3 表現(xiàn)形式

主要有文件紙張、磁盤、光盤、照（圖）片等方式。

4 編制原則

按文件的起草、審核、批準、修訂和廢止等有關管理規(guī)程進行。根據(jù)法規(guī)及企業(yè)文件管理要求，清理本企業(yè)記錄種類、數(shù)量、格式，列出規(guī)程或標準要求的記錄，按部門職能和規(guī)定程序進行編制[5]。

4.1 記錄編制與制訂程序文件、作業(yè)指導書同步進行，使文件具有可操作性。

4.2 對具有追溯性要求的記錄，表式設計應有時間、地點、填表人、產(chǎn)品質(zhì)量特性值、過程活動及其結果等內(nèi)容。

4.3 記錄應確保可檢索性，可通過規(guī)范標識、編目、歸檔、查閱、貯存和管理來保證。

4.4 體現(xiàn)劑型或個體特點，記錄應根據(jù)產(chǎn)品工藝規(guī)程、操作要點和技術參數(shù)等內(nèi)容設計[6]。

4.5 審核、批準：批記錄要根據(jù)現(xiàn)行工藝規(guī)程的相關內(nèi)容制訂，由技術部門組織編制；其他記錄按部門職能和誰用誰負責的原則，組織起草并須按文件管理程序要求經(jīng)質(zhì)量管理部門審查通過，分別通過生產(chǎn)和質(zhì)量管理負責人審核并批準后方可印刷、使用。

4.6 具有質(zhì)量可追溯性。

4.7 項下設置應體現(xiàn)出語言精煉、通俗易懂、方便填寫、書寫快速高效的基本要求。

4.8 填寫形式：記錄的設計應避免抄錄差錯。盡可能采取單一設問、項下選擇、結果確認；將要采信的內(nèi)容，完整、準確地呈現(xiàn)在執(zhí)行者面前，并將與之對應的執(zhí)行結果或情形展示盡量能設置為單項選擇，或判斷。以是與否（Y或N）、符合或不符合等明確決斷，準確表達操作人意愿。對需以陳述方式報告的項下，宜以封閉式設問形式進行，盡可能不要采用開放式提問，以免產(chǎn)生審題困惑，無從下筆，作答或不著邊際，或引起歧義，產(chǎn)生誤讀，導致填寫出現(xiàn)偏差，記錄效用貶值。將可預見的情形或結果，事先設定，由操作（填寫）人員據(jù)實選擇，同時預留“偏差/其他”項，為意外狀況留下伏筆。

4.9 管理流程：識別各類文件需求→指定責任人→確定記錄明細表→確定編制人→設計圖標→審編目/通過→符合性審核/通過→適用性審核/通過→可行性審核/通過→批準付印→驗收/通過→入庫→發(fā)放使用→審核/通過→歸檔保存→批準→銷毀。

5 表式設計

切忌生搬硬套，應具有企業(yè)文化特色。正確領會并體現(xiàn)文件控制重點和要點；選擇合適紙張，同類型文件應選擇同一規(guī)格紙張，以便于裝訂；預留合理的空間，避免不能填寫或無法填寫；設置醒目的標題，要有企業(yè)名稱和文件的編號，必要時增設流水號；記錄的設計應注意避免抄錄差錯。原則上要有填寫人和審核人并注明日期；體現(xiàn)劑型個性化差異與特點；追溯路徑清晰。

若記錄內(nèi)容繁多，書寫量過大，勢必增加操作人員工作量，及時填寫執(zhí)行起來或成為空談，或導致顧此失彼，影響操作，或延長工作時間，使操作人員易產(chǎn)生積怨或抵觸情緒，不利于工作質(zhì)量的保證。鑒于此，記錄要能最大限度地減少書寫量，將過程陳述或相關處置方案事先設定，將可能出現(xiàn)的情形，以選項或判定方式來表述，將要填寫的數(shù)據(jù)或信息以填空的形式預留。這樣，記錄將不再成為沉重的話題，或被視為額外的工作負擔和管理的難題，而是在舉手之勞間輕易完成。如此，及時填寫方有現(xiàn)實可能。

為了防范誤操作，減少人為差錯，防止混淆，可將執(zhí)行文件中的操作程序（方法）、關鍵控制點、工作標準等一并納入記錄體系中；將其規(guī)程、標準操作指令、技術參數(shù)、質(zhì)量指標、控制限度、程序流向等等，按照既定流程、標準和方法，在記錄中予以闡明，約束并要求實施者遵照執(zhí)行。強化記錄指導（令）性功能，使之相得益彰，以起到引導、提示（警示）、預防糾偏等作用，進而增強文件的執(zhí)行力，保障實施效果。對于過程繁復，細節(jié)叢生的操作記錄，其效用立竿見影。

6 記錄的控制

應制定記錄管理制度，實行分類管理。明確記錄編制、審批、印制、發(fā)放、使用、收回、審核、歸檔、保存地點及時限、調(diào)閱（借閱）審批、銷毀及批準等監(jiān)管要求與審批程序[7]。

6.1 明確控制要點：標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置

6.2 明確各類記錄管理職能部門

6.2.1 歸口部門

6.2.2 管理責任人

6.2.3 歸檔分類以便于檢索或調(diào)閱為原則，對記錄進行整理集中。如物料、批生產(chǎn)與檢驗記錄，應按批歸檔；設備使用、運行、維護保養(yǎng)記錄可分別按儀器設備和時序分段歸檔；內(nèi)部審核/自檢、驗證等記錄，應按專項保存。

6.3 明確保存期限

6.3.1 應按法規(guī)規(guī)定期限保存。

6.3.2 所有記錄至少應保存至藥品有效期后一年。

6.3.3 年度回顧報告、穩(wěn)定性考察、確認和驗證的記錄和報告等重要文件應長期保存，以保證產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量控制和質(zhì)量保證等活動可以追溯。

6.3.4 內(nèi)審和自檢記錄宜長期保存，以此作為職工培訓，完善管理的經(jīng)典案例。

6.4 上報或對外提供的記錄，以及受控記錄的借閱，必須經(jīng)授權人批準同意后，方可實行。

6.5 原版空白的批記錄的審核、批準、復制和發(fā)放的要求應有詳細規(guī)定。批生產(chǎn)記錄的復制和發(fā)放均應按照批準的書面程序進行控制并有記錄，每批產(chǎn)品的生產(chǎn)只能發(fā)放一份空白批生產(chǎn)記錄的復制件。

6.6 每批藥品應有批檔案，包括批生產(chǎn)記錄、批包裝記錄、批檢驗記錄和藥品放行審核記錄等與本批產(chǎn)品有關的記錄和文件。批檔案應由質(zhì)量管理部門負責管理。

6.7 對于計算機、自動檢測或校準的設備、檢測或校準數(shù)據(jù)的采集、處理、記錄、保存或檢索等，應建立和執(zhí)行保護數(shù)據(jù)完整性的程序，包括數(shù)據(jù)錄入、采集、保存、傳輸和處理的完整性和機密性的措施；應建立和執(zhí)行可對保存在計算機系統(tǒng)中的信息進行修改的操作、記錄和控制的程序；應建立對在計算機或其他載體，如磁帶、光盤或CD-ROM等上的數(shù)據(jù)進行備份和保護的程序，并建立應對數(shù)據(jù)的非法獲取或修改的程序。

如使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)、照相技術或其他可靠方式記錄數(shù)據(jù)資料，應有所用系統(tǒng)的詳細規(guī)程；記錄的準確性應經(jīng)過核對。如果使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，只有受權人員方可通過計算機輸入或更改數(shù)據(jù)，更改和刪除情況應有記錄；應使用密碼或其他方式來限制數(shù)據(jù)系統(tǒng)的登錄；關鍵數(shù)據(jù)輸入后，應由他人獨立進行復核。用電子方法保存的批記錄，應采用磁帶、縮微膠卷、紙質(zhì)副本或其他方法進行備份，以確保記錄的安全，且數(shù)據(jù)資料在保存期內(nèi)應便于查閱。

6.8 加強對記錄的檢查和養(yǎng)護，防止記錄霉變、損毀、缺失或遺失，尤其是受控記錄。

6.9 對擬報廢記錄應規(guī)定程序處理并記錄，報廢處理方法應明確規(guī)定。

7 記錄內(nèi)容

記錄承載的內(nèi)容必須充分考量并體現(xiàn)與其依存文件的符合性，與之保持高度的一致。記錄與標準之間有著密切的有機聯(lián)系，標準為記錄提供了“規(guī)”和“矩”，而記錄則是標準執(zhí)行的結果。

新修訂GMP（2009年征求意見稿）中[8]，對藥品生產(chǎn)全過程的質(zhì)量保證與控制，物料、中間產(chǎn)品和產(chǎn)品的流轉過程控制，生產(chǎn)與檢驗中的偏差處理，記錄的方式（手工與儀器），主要（關鍵）生產(chǎn)或檢驗設備的使用，記錄管理與控制等描述，更為翔實具體，其指向更為明晰，在原則性表述的同時，彰顯出較強的指導性、合理性和可操作性。按GMP要求，對藥品生產(chǎn)的全過程及其所有環(huán)節(jié)，即從物料供應商的選擇，直至成品的銷售、售后服務、市場跟蹤等均要有記錄；通過記錄可了解某一產(chǎn)品所用的原輔料、包裝材料、半成品的使用和處理情況，該批藥品生產(chǎn)中工藝管理、設備運行、人員操作、偏差處理等。諸如：廠房、設施和設備的使用、維護、保養(yǎng)、檢修等記錄；物料驗收、生產(chǎn)操作、檢驗、發(fā)放、成品銷售和用戶投訴等記錄；不合格品管理、物料退庫和報廢、緊急情況處理等記錄；環(huán)境、廠房、設備、人員等衛(wèi)生管理等記錄；培訓記錄。

7.1 批生產(chǎn)記錄

批生產(chǎn)記錄應依據(jù)現(xiàn)行批準的工藝規(guī)程的相關內(nèi)容制訂。批生產(chǎn)記錄的每一頁應標注產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和生產(chǎn)批號。依工藝指令、控制標準（方法）及實施情況的記錄設置。

7.1.1 指令系指工藝規(guī)程及其標準操作規(guī)程（SOP）強制性執(zhí)行的指令。

①執(zhí)行文件：工藝規(guī)程和SOP及其文件的編號；

②生產(chǎn)周期預期；

③生產(chǎn)中的各項衛(wèi)生管理及清場結果：如核對設備、工作地點、文件或與本批產(chǎn)品生產(chǎn)無關的物料、前次生產(chǎn)遺留物、設備處于已清潔及待用狀態(tài)、清場及清潔情況等；

④生產(chǎn)中全部操作步驟：包括生產(chǎn)方法和要點、作業(yè)順序、重點操作的復核與復查、生產(chǎn)結果等；

⑤關鍵設備的清洗、組裝、檢查、效驗。

⑥按處方投入的物料名稱、代碼、數(shù)量；

⑦中間產(chǎn)品的數(shù)量、質(zhì)量標準及控制；

⑧工藝衛(wèi)生和環(huán)境衛(wèi)生；

⑨收得率：包括控制崗位（步驟）、計算公式、控制限度等；

⑩物料衡算：包括控制崗位（步驟）、計算公式、平衡標準等。

7.1.2 內(nèi)容[4]包括：產(chǎn)品名稱、代碼、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、批量、操作者、復核者的簽名，有關操作與設備、相關生產(chǎn)階段的產(chǎn)品數(shù)量、生產(chǎn)過程的控制記錄及特殊問題記錄。

①產(chǎn)品的一般情況：如品名、代碼、規(guī)格、劑型、批號、生產(chǎn)日期、有效期等；

②產(chǎn)前檢查情況；

③所有相關生產(chǎn)操作或活動、工藝參數(shù)及控制范圍，以及所用主要生產(chǎn)設備的編號；

④生產(chǎn)步驟操作人員的簽名；必要時，還應有關鍵操作（如稱量）復核人員的簽名；

⑤生產(chǎn)以及中間工序開始、結束的日期和時間；

⑥每一原輔料的批號和（或）檢驗控制號以及實際稱量的數(shù)量（包括投入的回收或返工處理產(chǎn)品的批號及數(shù)量）；

⑦中間控制結果的記錄以及操作人員的簽名；

⑧不合格品及其處理；

⑨工藝用水、原料、中間體、成品的檢測結果、結論和簽字；

⑩藥品容器和封閉系統(tǒng)的詳細描述；

?每一生產(chǎn)工序的負責人簽名；

?不同生產(chǎn)工序所得產(chǎn)量及必要時的物料衡算：計算及結果判定；

?收得率：理論與實際收率，計算及結果判定；收得率雖屬經(jīng)濟指標范疇，但通過該指標可反映出工序運行質(zhì)量和預期符合程度；對體系評價的多元化和綜合性具有參考價值。

?特殊問題的記錄，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細說明或調(diào)查報告，并經(jīng)簽字批準;

?異常情況：處理和報告；

?附件：如批生產(chǎn)和指令、限額領核料單、產(chǎn)前檢查合格證、清場合格證、加蓋批號的標簽、檢驗報告、放行單、檢（監(jiān)）測打印單、入庫單等；

?清場情況。

7.2 批包裝記錄

批包裝記錄應依據(jù)工藝規(guī)程中與包裝相關的內(nèi)容制訂。每批產(chǎn)品或每批中部分產(chǎn)品的包裝，都應有批包裝記錄，可追溯該批產(chǎn)品包裝操作以及與質(zhì)量有關的情況。記錄應包含兩方面內(nèi)容，一是有關包裝技術層面的指令，二是包裝執(zhí)行情況記錄。

7.2.1 指令系指包裝操作SOP的規(guī)定與要求。包裝開始前應進行檢查：確保設備和工作場所無上批遺留的產(chǎn)品、文件或與本批產(chǎn)品包裝無關的物料；設備應處于已清潔及待用狀態(tài)；領用的包裝材料正確無誤等事項。其內(nèi)容應包括：

①中間體質(zhì)量標準及其檢測結果；

②防止混藥與交叉污染的防范措施或警示；

③每一待包裝藥品容器上均應有品名、批號；

④產(chǎn)前檢查；

⑤全面詳細記錄包裝與貼簽作業(yè)的各個步驟；

⑥使用前后對包裝和標簽的審查；

⑦貼簽作業(yè)時用標簽、標示物和分裝藥品品種、數(shù)量應檢查無誤；

⑧包裝和貼簽作業(yè)應要求并保證半成品、成品、標簽和標示物的可計數(shù)性；

⑨包裝材料管理：尤其是標簽類的管理，領發(fā)用及其回收、退庫、銷毀等流向應清晰可鑒；

⑩包裝和貼簽作業(yè)中的某些關鍵性步驟應由專業(yè)技術和管理人員進行監(jiān)督和確認；

?合理安排并配備足夠數(shù)量的人員承擔包裝工作，不允許超出個人所能勝任的工作限度和時限；

?清場工作：應明確詳細、具體的措施來保證清場工作的實施并確保清場工作到位；

7.2.2 內(nèi)容批包裝記錄應有待包裝產(chǎn)品的生產(chǎn)批號、數(shù)量以及成品的生產(chǎn)批號和計劃數(shù)量。記錄的每一頁均應標注所包裝藥品的名稱、規(guī)格、包裝形式和批號。

①待包裝產(chǎn)品的名稱、代碼、規(guī)格、包裝規(guī)格、批號、生產(chǎn)日期、有效期等；

②包裝操作日期和時間；

③根據(jù)工藝規(guī)程所進行的檢查記錄，包括中間控制結果；

④產(chǎn)前檢查及清場記錄內(nèi)容包括：工序、品名、生產(chǎn)批號、清場日期、檢查項目及結果、清場負責人及復查人簽名；前次包裝操作的清場記錄(副本)及本次包裝清場記錄(正本)；

⑤待包裝產(chǎn)品和每一包裝材料的名稱、批號、領取數(shù)量和實際使用的數(shù)量及發(fā)放人、領用人、核對人簽名；

⑥包裝操作的詳細情況，包括所用設備及包裝生產(chǎn)線的編號；

⑦本次包裝操作完成后的檢驗核對結果、核對人簽名；

⑧已包裝產(chǎn)品的數(shù)量；

⑨合箱：批號、數(shù)量；

⑩所有印刷包裝材料和待包裝產(chǎn)品的名稱、代碼，以及發(fā)放、使用、銷毀或退庫的數(shù)量、實際產(chǎn)量以及物料平衡檢查；

?對特殊問題及異常事件的注釋，包括對偏離工藝規(guī)程的偏差情況的詳細說明或調(diào)查報告，并經(jīng)簽字批準；

?執(zhí)行，監(jiān)督或檢查操作過程中每一個重要環(huán)節(jié)的人員的簽名確認；

?簽名：操作人、復核人和負責人并注明日期；

?附件：限額領核料單；所用印刷包裝材料的實樣，并印有批號、有效期及其他打印內(nèi)容；不易隨批包裝記錄歸檔的印刷包裝材料可采用印有上述內(nèi)容的復制品；產(chǎn)品合格證、產(chǎn)品入庫單等。

7.3 批檢驗記錄

檢驗操作標準要求嚴，技術性強，涉及記錄多。對記錄設計的可行性要求較高，在確保符合性的前提下，應盡可能從減少填寫人員書寫量，方便快捷的角度出發(fā)，提高記錄使用的可行性和效率。

7.3.1 指令可將標準指標、檢測方法和過程預先設定并與記錄融為一體，將數(shù)據(jù)或結果，以填空形式預留，對結果的判斷，以選項形式設定。

7.3.2 內(nèi)容[9]

①檢品：名稱、代碼、規(guī)格、劑型；

②樣品：來源、批號、數(shù)量、處理、保存；

③留樣：包裝、數(shù)量、時限；

④檢驗目的；

⑤時間：取樣日期、檢驗日期、報告日期；

⑥實驗用材料：型號規(guī)格、批號、有效期（保存期），包括：標準品（對照品/藥材）、試劑（試液）、標準溶液等；

⑦檢驗用儀器設備：型號、編號、校驗情況、完好性確認；

⑧環(huán)境控制：溫濕度，潔凈度等；

⑨檢驗依據(jù)：標準、方法；

⑩檢驗項目：包括性狀、鑒別、檢查和含量測定等；?方法步驟：過程描述；?結果、數(shù)據(jù)處理、計算；

?相對偏差：限度標準及結果判定；

?偏差處理與漏項說明；

?超標處理；

?判定：檢驗結論應明確“符合規(guī)定”和“不符合規(guī)定”；

?附件；

?檢驗員、復核人簽字；

?若有圖譜（含曲線或其他打印記錄等）的應在圖譜上注明樣品名稱、批號、代號、操作人姓名及日期等關聯(lián)信息，并附在批檢驗記錄后。

7.4 批銷售記錄

每批成品均應有銷售記錄。根據(jù)銷售記錄能追查每批藥品售出后的流向，必要時應能及時全部追回。銷售記錄內(nèi)容應包括：

①產(chǎn)品情況：品名、劑型、批號、規(guī)格；

②出貨情況：發(fā)貨日期、數(shù)量、市場代碼；

③收貨單位：名稱、地址、聯(lián)系方式等。若記錄中不便設置聯(lián)系部門電話和傳真、聯(lián)系人及手機號碼等銷售商信息，則應在經(jīng)銷商檔案中予以詳細記載并及時更新，確保通訊資訊準確、通暢。

7.5 檢查（監(jiān)測）記錄

按操作指令（方法）、控制標準（包括警戒限度、糾偏限度和行動措施）、檢查項目及頻次、運行結果、異常情況、偏差處理、交接確認及一般記錄項下內(nèi)容等設置。

7.6 審核記錄

按評審依據(jù)、項目、合格標準、審查結果、情況說明、最終結論及簽名等設置。

7.7 偏差（異常）記錄

應詳細描述整個偏離（異常）過程（現(xiàn)象）、對偏離（異常）事件所進行的調(diào)查結果、處理依據(jù)（理由）、糾偏措施、行動過程、結果跟蹤，偏差關閉以及善后動作等。

7.8 自檢（內(nèi)審）記錄自檢過程中觀察到的所有情況、評價的結論以及提出糾正和預防措施的建議、整改情況（措施、時限、責任部門或責任人）、結果確認、整改報告及其審批等。

7.9 產(chǎn)品質(zhì)量回顧分析報告其格式為：目的、范圍(對象)、內(nèi)容和報告人等。其中內(nèi)容包括回顧與統(tǒng)計分析、結果、總結、結論、建議及附件（記錄、證明材料等）等。

7.10 儀器或設備日志

用于藥品生產(chǎn)或檢驗用的主要或關鍵設備，應有使用日志，記錄內(nèi)容包括使用、清潔、維修和維護情況以及日期、時間、所生產(chǎn)及檢驗的藥品名稱、規(guī)格和批號等。

7.11 物料接收記錄

每次接收物料均應有記錄，包括：

①交貨單和包裝容器上所注物料的名稱；

②企業(yè)內(nèi)部所用物料名稱和（或）代碼；

③接收日期；

④供應商和生產(chǎn)商（如不同）的名稱；

⑤供應商和生產(chǎn)商（如不同）的批號；

⑥接收總量和包裝容器數(shù)量；

⑦接收后企業(yè)指定的批號或流水號；

⑧有關說明（如包裝狀況）。7.12 其他記錄

可參照上述記錄設計思路，本著“可控、可行和可循”的原則靈活表達。

8 填寫

記錄人工填寫必須符合規(guī)范要求。為此，應強化記錄填寫規(guī)范要求培訓，提高記錄品質(zhì)。完整、規(guī)范的記錄，是企業(yè)管理水平和員工整體素質(zhì)的體現(xiàn)。

系統(tǒng)或儀器設備運行狀態(tài)宜采用儀器自動記錄、儲存并具打印功能的記錄儀。應盡可能采用生產(chǎn)和檢驗設備自動打印的記錄、圖譜和曲線圖等，并標明產(chǎn)品或樣品的名稱、批號和記錄設備的信息，操作人應簽注姓名和日期。

操作人員應按要求認真及時（實時）填寫，填寫時做到字跡清楚、內(nèi)容真實、易讀、不易擦掉、數(shù)據(jù)完整，并由操作人員和復核人員簽字。不得將生產(chǎn)記錄當成“回憶錄”或“備忘錄”對待，更不得虛擬記錄。記錄應保持整潔，不得撕毀和任意涂改。記錄如需重新謄寫，則原有記錄不得銷毀，而應作為重新謄寫記錄的附件保存。記錄填寫中常見問題包括[6]：

①更改不規(guī)范：涂改痕跡嚴重。誤填需更改時，不得使用毀滅性方法將原出處消除，應在原錯誤的地方，劃二道橫線，把正確的寫在其上方，更改人在旁簽名并標明日期，以便使原有信息仍清晰可辨，必要時，應說明更改的理由。

②字跡不清晰、潦草：應進行規(guī)范化強化培訓。

③品名簡寫：應使用標準中通用名稱。

④姓名填寫不全：只填姓氏或只寫名字。

⑤格式不統(tǒng)一：如10月1日寫成1/10或者10/1。對此，可設置成預留：年月日間隔，不給個人發(fā)揮的空間。

⑥表格空項：未填寫。如“偏差”無內(nèi)容可填寫時，可在該項劃一橫線或填“無”，以示確認，未被疏忽。

⑦不按表格內(nèi)容填寫：答非所問。當內(nèi)容與上項相同時應重復抄寫，不得用“〃”或“同上”表示；

⑧使用鉛筆填寫：如斑點位置描繪。對此，可先用鉛筆輕描淡寫，再用規(guī)定用筆描定。

⑨數(shù)據(jù)的修約不規(guī)范：不符合舍進機會均等的修約原則。

⑩數(shù)據(jù)不準確：如物料庫存量為其標識凈重減去取樣量（天平稱量）。

11量值傳遞失實：未進行復核確認。

12復核不及時：事后填寫，失去復核意義。

13未經(jīng)審核確認：審核應有記錄并有人簽名負責。對審核項目、結果等可在記錄上事先設定。

14偏差或異常情況未按規(guī)定處理：應在記錄中載明此類情形下處置程序規(guī)定要點提示。

15附件標識不到位：對于需要確認的附件，諸如打印圖譜、溫濕度記錄、儀器檢測結果等，應在附件和正式記錄上添加缺失信息、簽名并注明日期，以證實附件的針對性、唯一性和有效性，確保記錄因果鏈的完整。對熱敏紙或保存時限較短的資料，應及時采取防護措施并取復印件并存，防止原始信息的自然流失。

我們知道，良好的記錄設計與規(guī)范，不僅令使用者得心應手并收到事半功倍的效果，而且將使之與管理相得益彰。為此，在完善記錄設計，加大培訓強度，增加監(jiān)管頻率和處罰力度的基礎上，從使用的適用性和可行性，以及法規(guī)的符合性出發(fā)，不斷優(yōu)化記錄設計與功能強化，及時更新，才能實現(xiàn)實時糾偏，不斷改進，管理創(chuàng)新。參考文獻：

[1]國家食品藥品監(jiān)督管理局.關于印發(fā)《藥品GMP認證檢查評定標準》的通知[EB/OL].2007-10-14.http：//www.sfda.gov.cn/WS01/ CL0055/26010.html.

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[3]國家食品藥品監(jiān)督管理局安監(jiān)司.藥品GMP檢查指南[Z]. 2003.

[4]蔣琬.美國FDA的cGMP現(xiàn)場檢查[M].北京：中國醫(yī)藥科技出版社.2006：4-46.

[5]孔繁榮.質(zhì)量管理體系與運行[M].北京：中國標準出版社. 2004：232-234.

[6]李均.藥品GMP實施與認證[M].北京：中國醫(yī)藥科技出版社. 2000：330-335.

[7]世界衛(wèi)生組織.藥品質(zhì)量控制與質(zhì)量保證管理規(guī)范[M].北京：人民衛(wèi)生出版社.2004.35-36.

[8]國家食品藥品監(jiān)督管理局.藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（第二次征 求 意 見 稿）[EB/OL].2009-12-07.http：//www.sfda.gov. cn/WS01/CL0055/43997.html.

[9]張春科.對現(xiàn)行藥品檢驗報告書結論進行改革的探討[J].中國藥事，2009，23（11）：1061-1062.

作者簡介：羅先雋，男，工程師，執(zhí)業(yè)藥師。研究方向：藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理。E-mail：weishimrluo@163.com保采集數(shù)據(jù)和信息的完整、準確，對制藥企業(yè)來說非常重要。它不僅可以為遵守GMP準則提供法律上的證明，而且當企業(yè)在技術、質(zhì)量、生產(chǎn)和管理等方面需要原始數(shù)據(jù)或信息參考時，也能為我們提供相關的資料和線索。