戴海偉，唐澍，譚碧竹

中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院 設(shè)備處，北京 100021

腫瘤醫(yī)院物資管理供應(yīng)鏈優(yōu)化及信息系統(tǒng)平臺實踐

戴海偉，唐澍，譚碧竹

中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院 設(shè)備處，北京 100021

本文就中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院物資管理現(xiàn)存問題、管理思考、流程再造、信息系統(tǒng)規(guī)劃、流程及信息系統(tǒng)實現(xiàn)等問題進(jìn)行探討，為醫(yī)院物資管理的效率和效益優(yōu)化提供參考。

醫(yī)用耗材；供應(yīng)鏈；ERP；流程再造；HIS

1 醫(yī)院物資管理相關(guān)背景

近年來由于醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展，臨床和科研科室業(yè)務(wù)項目的不斷擴(kuò)大，目前信息系統(tǒng)在軟件功能和硬件存儲上均難以繼續(xù)滿足醫(yī)院對物資、器械及固定資產(chǎn)的管理需要，給管理提升帶來了諸多困難，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 系統(tǒng)間集成度低

⑴ 物資管理系統(tǒng)與HIS/CIS集成度低，導(dǎo)致管理上數(shù)據(jù)信息不能共享；數(shù)據(jù)和流程都存在差異；業(yè)務(wù)管理不透明；無法支持全面的、統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理和領(lǐng)導(dǎo)決策。

⑵ 財務(wù)物價部門數(shù)據(jù)脫節(jié)、信息的不完整、報表格式的不統(tǒng)一，導(dǎo)致數(shù)據(jù)匯集后還需要人工重新錄入，效率低下，出錯率較高。

1.2 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化程度低，流程不完善

⑴ 設(shè)備管理缺乏系統(tǒng)支撐，還依靠人工進(jìn)行紙質(zhì)的數(shù)據(jù)信息采集，無法對設(shè)備運(yùn)營情況和生命周期進(jìn)行全方位的分析和掌控。

⑵ 采購和庫存管理，在目前系統(tǒng)中人為操作因素較大，僅憑經(jīng)驗進(jìn)行要貨和庫存量保障，流程審核的節(jié)點都在系統(tǒng)外完成，沒有閉合的流程控制機(jī)制。

1.3 管理缺乏技術(shù)支撐，提升受限

⑴ 目前院內(nèi)的物資品種、供應(yīng)商繁多，隨著人員、庫存面積、資金占用的逐漸增多，給采購和庫房造成了很大的管理壓力。

⑵ 原系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的采集不完整，無法對相關(guān)人員、科室、部門進(jìn)行成本的精細(xì)核算，管理還處于相對粗放的狀態(tài)。

⑶ 隨著業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量的激增，原系統(tǒng)的運(yùn)行效率相對遲緩；流程響應(yīng)速率的低下導(dǎo)致供應(yīng)鏈整體效率下降，給一線科室的日常業(yè)務(wù)造成了很大的影響。

腫瘤醫(yī)院作為集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防為一體的現(xiàn)代化大型?？漆t(yī)院，以信息化為先導(dǎo)，物資設(shè)備管理體系建設(shè)勢在必行。實現(xiàn)優(yōu)勢資源互補(bǔ)、高效運(yùn)作、充分協(xié)同做好準(zhǔn)備；醫(yī)院的設(shè)備、耗材計劃依靠信息化管理平臺，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一、高效、透明的物資供應(yīng)鏈運(yùn)營體系。

2 整體規(guī)劃：建立整合協(xié)同的供應(yīng)鏈管理平臺

2.1 第一階段

2.1.1 建立整合、標(biāo)準(zhǔn)化的物資管理體系

⑴ 在統(tǒng)一的系統(tǒng)應(yīng)用下，建立標(biāo)準(zhǔn)物資目錄，整合集成管理各類物資。包括設(shè)備、醫(yī)用耗材、試劑、固定資產(chǎn)、家具、辦公用品等，整合管理各類物資可以最大程度保證每類物資需求、消耗、請領(lǐng)、庫存、采購在系統(tǒng)中的可視以及監(jiān)控、審批，通過統(tǒng)一的管理加大各類物資的管理精細(xì)度和規(guī)范程度，杜絕各自為戰(zhàn)的人為操作。

⑵ 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息記錄完備，制定統(tǒng)一的統(tǒng)計決策口徑。各類物資的成本都是醫(yī)療成本的組成部分，建立各類物資的統(tǒng)一管理、建立成本分?jǐn)偦驓w集的原則，并與物資請領(lǐng)、發(fā)放、借用等業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動將成本信息歸集到科室、醫(yī)生或病人，有利于更精細(xì)核算醫(yī)療成本。同時，對于大型設(shè)備的零備件、資源消耗、維修維護(hù)服務(wù)的管理也可以更精細(xì)歸集大型設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)成本，獲得更加貼近現(xiàn)實的投資收益分析。

2.1.2 建立高效、便捷的物資供應(yīng)平臺

⑴ 建設(shè)各科室、部門網(wǎng)上物資協(xié)同平臺。實現(xiàn)在線采購、審批、自助請領(lǐng)、收貨、可供目錄查詢、數(shù)據(jù)報表、等業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)物資供應(yīng)的全局可視，方便醫(yī)療服務(wù)?；跒g覽器的物資協(xié)同平臺可以作為醫(yī)院設(shè)備處與全院其他部門的溝通門戶，為全院提供基于標(biāo)準(zhǔn)物資目錄及個性化模板的“請領(lǐng)、借用、請購、報修”等整合物資服務(wù)，并建立訂單的審批及跟蹤體系，保證合理需求的實時跟蹤，提高需求滿足效率及準(zhǔn)確率。

⑵ 建立物資需求計劃預(yù)測模型。根據(jù)請領(lǐng)、庫存情況等參數(shù)因子，實現(xiàn)采購訂單及請領(lǐng)單的自動生成，為科學(xué)、規(guī)范采購提供依據(jù)和模板。傳統(tǒng)物資采購大都依賴于經(jīng)驗，科學(xué)的采購是根據(jù)歷史消耗記錄、未滿足需求、現(xiàn)有庫存水平、周轉(zhuǎn)效率、預(yù)測等各種因素，由系統(tǒng)自動計算，自動確定采購頻率、數(shù)量，并根據(jù)配額原則分配給授權(quán)的供應(yīng)商，科學(xué)的物資模型可以在保證滿足率的前提下大大降低庫存水平和平衡采購工作量。同時，規(guī)范的需求模型有利于提高醫(yī)院物資管理的透明程度，降低隨意性，提高科學(xué)性。

2.1.3 引入先進(jìn)技術(shù)和管理思路，優(yōu)化流程，提升管理

⑴ 梳理現(xiàn)有流程，重新對業(yè)務(wù)節(jié)點進(jìn)行定義和優(yōu)化。腫瘤醫(yī)院借助此次系統(tǒng)升級的機(jī)會，請供應(yīng)鏈專家針對醫(yī)院的現(xiàn)實情況，進(jìn)行流程分析和重組，本著提高醫(yī)用耗材的保障力度、提升物流效率、降低整體成本的原則，進(jìn)行流程優(yōu)化，對業(yè)務(wù)節(jié)點及崗位責(zé)任進(jìn)行定義和劃分，并將業(yè)務(wù)流程整合到系統(tǒng)內(nèi)，由系統(tǒng)引導(dǎo)流程實現(xiàn)，優(yōu)化整體物資管理的精度和效率。

(2) 建立醫(yī)院物流中心。建立多級庫管理體系、全局可視、科學(xué)分布庫存，問題（近效、滯銷、養(yǎng)護(hù)等）預(yù)警。利用企業(yè)資源計劃（Enterprise Resources Planning,ERP）的功能為醫(yī)院建立東西兩個一級庫及多個二級庫，縮短對一線科室的服務(wù)半徑，提高響應(yīng)速度；同時根據(jù)物資類型的不同設(shè)定相對獨(dú)立的管理原則。多級庫有利于通過庫存分布調(diào)整，提升整個流程的運(yùn)作效率。

⑶ 建立供應(yīng)商/品種評價體系，逐年優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)和配送效率。引入供應(yīng)商/品種的評價體系，通過系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)，如歷史價格、交貨及時性、總體使用頻率、平均周轉(zhuǎn)率等數(shù)據(jù)，對供應(yīng)商/品種建立評價體系，為醫(yī)院在供應(yīng)商/品種選擇提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)支持，并可以逐步提升對供應(yīng)商的要求，以保證院內(nèi)的整體供應(yīng)效率。

⑷ 建立物資系統(tǒng)全流程批次追溯、閉環(huán)管理。利用ERP系統(tǒng)物流管理功能，建立請領(lǐng)—采購—寄售—收貨—領(lǐng)用—移庫—調(diào)撥—退庫—使用—記賬—寄售轉(zhuǎn)采購—盤點全流程的批次追溯及閉環(huán)校驗的憑證流，做到高值物資的全程批次追溯到流程責(zé)任人，另外，將寄售物資也納入系統(tǒng)管理，使寄售中的物資也在可視范圍內(nèi)，防止未經(jīng)授權(quán)的物資進(jìn)入院內(nèi)流通。一方面優(yōu)化物資管理流程，另外也加強(qiáng)了耗材的使用安全程度的提升。

⑸ 條碼、RFID等技術(shù)進(jìn)行集成協(xié)同管理。嘗試使用條碼等自動識別技術(shù)為高值物資進(jìn)行標(biāo)記和識別，一方面加速業(yè)務(wù)流程的處理速度，方便手術(shù)室等一線科室應(yīng)用，另外也方便移動設(shè)備的借用、發(fā)放、盤點等管理。

⑹ 建立設(shè)備的生命周期管理體系。從采購、使用、折舊、報廢等全生命周期的管理，對設(shè)備的使用進(jìn)行跟蹤分析，對投資回報率進(jìn)行分析和統(tǒng)計，提高設(shè)備的利用率。2.1.4 實現(xiàn)系統(tǒng)間高效數(shù)據(jù)交換，提高數(shù)據(jù)使用效率

⑴ 與財務(wù)、物價系統(tǒng)實時集成。新建的物資系統(tǒng)與財務(wù)、物價系統(tǒng)進(jìn)行集成數(shù)據(jù)交換，同步采購、應(yīng)付、庫存余額、病人物資消耗等信息，使財務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)流通暢。

⑵ 固定資產(chǎn)折舊與財務(wù)實時集成。新建的物資系統(tǒng)將為不同類型的設(shè)備/固定資產(chǎn)建立相關(guān)折舊規(guī)則，并伴隨大修等影響固定資產(chǎn)余額的工作，實時更新固定資產(chǎn)帳目和折舊規(guī)則，并將折舊金額同步給院財務(wù)系統(tǒng)及核算系統(tǒng)。

⑶ 科學(xué)的付款支持體系。新建物資系統(tǒng)將根據(jù)供應(yīng)商類型、訂單類型、內(nèi)容、是否已收貨、時間、付款條件、物資是否使用、物資庫存情況等條件評估應(yīng)付賬款的優(yōu)先級推薦，經(jīng)審批后同步給財務(wù)參考執(zhí)行。審批及發(fā)票簽批負(fù)責(zé)人都可以基于系統(tǒng)信息判斷付款的合法性、合理性，提高付款決策的科學(xué)度。

2.2 第二階段

經(jīng)過一期的系統(tǒng)實施，在數(shù)據(jù)信息清理、采集充分，系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定的條件下，進(jìn)行全院物資設(shè)備支持決策系統(tǒng)的搭建，同時考慮多種供應(yīng)鏈模式的應(yīng)用。

2.2.1 實現(xiàn)各類物資核算到科室、病人。通過物資供應(yīng)平臺的流程運(yùn)轉(zhuǎn)及與HIS的集成，將各類物資成本按照醫(yī)院成本核算維度歸集到相應(yīng)的科室及病人之上，提升醫(yī)院成本核算精度。

2.2.2 基于多級采購平臺，實現(xiàn)第三方物流及供應(yīng)商管理庫存，實現(xiàn)一級庫零庫存管理。通過院內(nèi)物流體系的梳理和系統(tǒng)搭建，兼顧與供應(yīng)商協(xié)同，通過電子平臺向供應(yīng)商發(fā)布采購訂單等信息，加快訂單處理速度。同時考慮嘗試第三方物流、第四方物流、VMI等新醫(yī)院物流模式，實現(xiàn)一級庫零庫存，在保證醫(yī)院物資供應(yīng)效率的同時進(jìn)一步降低物資運(yùn)營成本、提高管理標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2.3 實現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)/課題的物資相關(guān)預(yù)算、核算管理。通過系統(tǒng)將科研項目作為獨(dú)立的核算對象，所有的物資預(yù)算、采購、領(lǐng)用、消耗獨(dú)立出具報表并進(jìn)行過程控制，有效管理科研項目的物資預(yù)算。

2.2.4 搭建全院物資設(shè)備動態(tài)決策支持體系。將各類物資在院內(nèi)的流動使用情況，如采購頻率、庫存周轉(zhuǎn)率、領(lǐng)用滿足率、庫存資金占用、訂單平均響應(yīng)時間等各種指標(biāo)，以動態(tài)的圖形儀表盤形式進(jìn)行展現(xiàn)，進(jìn)行深度的數(shù)據(jù)信息挖掘和分析，幫助物資管理者進(jìn)行科學(xué)決策。

3 設(shè)備管理部門的考核

3.1 通過選型達(dá)到以下目的

⑴ 統(tǒng)觀全局，建設(shè)全院物資管理的統(tǒng)一共享的信息系統(tǒng)，而非各個條塊分離建設(shè)，給醫(yī)院多加幾個信息孤島。

⑵ 局部嘗試，逐漸拓展系統(tǒng)覆蓋寬度。從耗材、辦公用品、固定資產(chǎn)開始，逐步拓展到我院基建項目、科研項目等其他管理類型，全面覆蓋醫(yī)院后勤運(yùn)營管理。

⑶ 著眼于醫(yī)院管理提升，通過信息化系統(tǒng)來強(qiáng)化管理控制、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，而不是簡單的用計算機(jī)軟件來模擬手工操作流程。

⑷ 對系統(tǒng)規(guī)劃做前瞻考慮，使物資管理系統(tǒng)適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)改帶來的變化，支持未來的醫(yī)院物流模式，而不是僅僅看眼前的需求。

3.2 實際提升的工作效果

⑴ 提高物資供應(yīng)效率，加大保障可靠性。

⑵ 電子化、自動化科學(xué)模型幫助減輕人員壓力，降低庫存的資金占用。

⑶ 整合、標(biāo)準(zhǔn)化、可擴(kuò)展的系統(tǒng)功能，釋放管理提升瓶頸。

⑷ 評估、分析功能幫助優(yōu)化供應(yīng)商的品種選擇。

⑸ 精細(xì)成本核算幫助把握醫(yī)療成本。

⑹ 系統(tǒng)本身高可用、可擴(kuò)展、可提供優(yōu)質(zhì)售后服務(wù)體系。

我院建立整合協(xié)同供應(yīng)鏈管理平臺的整體規(guī)劃經(jīng)過兩個階段的實施，預(yù)計今年下半年可以全部完成。相信物資供應(yīng)鏈運(yùn)營體系的建立，必將使我院的信息化管理提升到一個新的水平。

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Practice of Supply Chain Optimization and IT Platform Realization for Medical Material Management in Cancer Hospital

DAI Hai-wei,TANG Shu,
TAN Bi-zhu
Equipment Department,Cancer Hospital,Chinese Academy of Medical Science,Beijing 100021,China

This paper discusses the current problems, thought of improvement, business process reengineering, IT system planning, process and IT realization of medical material management in cancer hospital in order to provide reference to efficiency and profit optimization in hospital material management.

medical consumbles;supply chain; ERP;process reengineering;HIS

1674-1633(2010)04-0050-03

2010-01-25

本文作者：戴海偉，高級工程師。

作者郵箱：tanbzh@126.com

R197.324；R197.32

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2010.04.020