邵春梅

（安徽財經(jīng)大學會計學院，安徽蚌埠233041）

構(gòu)建與完善餐飲企業(yè)內(nèi)部控制制度

邵春梅

（安徽財經(jīng)大學會計學院，安徽蚌埠233041）

近年來餐飲企業(yè)的發(fā)展十分迅速，但企業(yè)的內(nèi)部控制非常薄弱，本文通過對內(nèi)部控制的內(nèi)涵以及餐飲企業(yè)生產(chǎn)的特點進行分析，提出了餐飲企業(yè)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建與完善的措施，即建立完善的銷售與收款控制制度；健全購貨與付款控制制度；健全固定資產(chǎn)及存貨控制制度。

餐飲企業(yè)；內(nèi)部控制；制度

我國餐飲業(yè)經(jīng)過近三十年的快速發(fā)展，已經(jīng)基本形成按照市場運作的局面，國內(nèi)餐飲企業(yè)數(shù)目眾多，競爭激烈。伴隨世界經(jīng)濟一體化進程，越來越多的國際餐飲企業(yè)集團看好中國市場，紛紛登陸，造成目前更為嚴峻的競爭形勢。面對國內(nèi)和國際兩方面的競爭壓力，餐飲企業(yè)如何在適應外部環(huán)境變化的同時，更有效地利用企業(yè)內(nèi)部資源，在紛亂的競爭中脫穎而出、形成自己的競爭優(yōu)勢，是擺在企業(yè)管理者面前的重要問題。餐飲企業(yè)對外部環(huán)境的良好適應性要建立在對內(nèi)部的有效協(xié)調(diào)基礎上，因此建立和加強內(nèi)部控制就成為企業(yè)安身立命的基礎以及經(jīng)營發(fā)展的保證。

1 內(nèi)部控制的內(nèi)涵

內(nèi)部控制，是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的、旨在實現(xiàn)控制目標的過程。

從這個廣義定義可以看出,內(nèi)部控制的邊界擴充到了公司治理層，內(nèi)部控制的廣度覆蓋到全員，內(nèi)部控制的實質(zhì)不僅僅是管理方法或管理制度，它是一個過程及其過程中的管理要素，是用來取得一種或多種互相區(qū)分而又緊密聯(lián)系的目標，受人的影響，而不只是政策、守則或表格，只能期待內(nèi)部控制為公司管理層提供合理的保證而不是絕對的保證內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理的全過程，是衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標志，是企業(yè)為了保證業(yè)務活動的有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。

狹義地講，一個企業(yè)的內(nèi)部控制是指企業(yè)的內(nèi)部管理控制系統(tǒng)，包括為保證企業(yè)正常經(jīng)營所采取的一系列必要的管理措施，是企業(yè)為了保證業(yè)務活動的有效進行，保護資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。企業(yè)建立內(nèi)部控制制度是為了使之成為一種內(nèi)在的約束機制，將經(jīng)營管理各項工作納入其中，讓全體員工自覺遵守并在規(guī)范中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力，更有效地完成企業(yè)預定的目標。內(nèi)部控制是是衡量現(xiàn)代企業(yè)管理的重要標志。

2 餐飲企業(yè)生產(chǎn)的特點

餐飲企業(yè)屬于勞動密集型行業(yè)。從業(yè)人員在工作過程中的主觀隨意性很強，一旦控制不好，就很容易造成餐飲企業(yè)資源的浪費，從而給企業(yè)帶來高成本。餐飲企業(yè)中的原材料屬于一般性商品，具有很強的生活性和實用性。尤其是一些具有很高成本和銷售價值的產(chǎn)品，如果沒有一個標準化的控制，就會造成餐飲企業(yè)成本增高。餐飲企業(yè)的原材料及鮮活產(chǎn)品具有易變質(zhì)、保存時間極短的特性，因此對原材料數(shù)量的控制及庫存應該實行標準化成本管理。餐飲企業(yè)的經(jīng)營周期較短，餐飲企業(yè)每天向顧客提供的餐飲服務，每天接待的人數(shù)非常多，接待的次數(shù)非常多，日常的現(xiàn)金流比較大，我國餐飲服務企業(yè)現(xiàn)金結(jié)算還占很大比重，同時還有一些顧客存在消費掛賬，在經(jīng)營過程中，一般對原材料的采購、驗收、生產(chǎn)、銷售在一天完成是很平常的事情,這就為成本管理、出入賬管理、現(xiàn)金管理、采購管理、收入的確認管理等帶來財務上的壓力，從而使餐飲企業(yè)在有限的時間內(nèi)無法實現(xiàn)很多的控制。

3 餐飲企業(yè)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建與完善

餐飲企業(yè)實際運轉(zhuǎn)中相關業(yè)務活動的控制，在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中占有舉足輕重的位置。對于控制活動，COSO報告認為，它是確保管理層指令得到貫徹執(zhí)行的公司的政策和程序，它有助于確保采取必要的行動進行風險管理和保證企業(yè)總體目標的實現(xiàn)?，F(xiàn)實中，業(yè)務活動基本內(nèi)部控制的缺失或執(zhí)行的無效是企業(yè)內(nèi)部控制失敗的關鍵性誘因。因此，內(nèi)部控制體系中，非常重要的一部分便是企業(yè)各項業(yè)務活動的內(nèi)部控制設計和完善。

3.1 建立完善的銷售活動控制制度

餐飲銷售活動是從客人點菜、點菜單入賬、廚房出菜，用餐后向客人出示賬單結(jié)賬的全部業(yè)務過程。餐飲企業(yè)前臺開票人員與收款人員應分別隸屬于餐飲部與財務部。這一業(yè)務活動的控制內(nèi)容包括:點菜單和賬單控制，點菜單應選用多聯(lián)式、連續(xù)編號且?guī)Ь幪枟l的一種，至少一式三聯(lián)，第一聯(lián)用于入賬，第二聯(lián)交廚房用于出菜，第三聯(lián)留餐廳備查。某一臺所有點菜單錄入收銀系統(tǒng)后，打印出賬單供客人結(jié)賬?？瞻c菜單應由前廳領班妥善保管，點菜單應按編號連續(xù)使用，點菜單發(fā)出時應進行登記，每班次結(jié)束后應對使用的點菜單是否連號進行檢查，作廢和取消的點菜單應保留好備查。為方便控制，負責點菜的服務員應在點菜單上簽名?？腿擞貌瓦^程中追加的菜品，應即時記入客人賬單。為防止收銀人員收款后給財務部門不上交營業(yè)款，即俗語“跑單”情況發(fā)生。領用時，由財務人員逐筆登記點菜單號碼后發(fā)放；使用時由前堂領班人員按顧客就位情況將撕下編號條的點菜單交點菜人員；營業(yè)結(jié)束，財務人員收到營業(yè)款后，與前堂領班交回的點菜單編號條、作廢和取消的點菜單、收銀臺交回的點菜單底聯(lián)核對無誤后，注銷登記號碼。當存在差異時，應調(diào)取點菜單廚房聯(lián)，以確認是否存在菜品未錄入收銀系統(tǒng)但已出菜的情況。抽查賬單，檢查賬單上錄入菜品是否與點菜單一致，價格是否正確等。通過加強點菜單據(jù)管理，可防止營業(yè)款的流失。確保每一筆收入全部及時入賬。

折扣，為收入的完整記錄，要確保所有折扣有適當?shù)睦碛珊褪跈唷Ｊ孪纫?guī)定有權給予折扣的人員和額度，所有折扣應該被錄入收銀系統(tǒng)而不是以手工方式進行。同時有權給予折扣的人員在賬單上簽名并注明客人姓名，打折原因和折扣比例。每筆折扣金額和原因都統(tǒng)計在每日打折匯總表中，由管理層事后審閱。每日各餐廳的總折扣金額應進行統(tǒng)計并向管理層通報。

宴請與款待，為保證餐飲收入記錄的完整性，應確保所提供的免費服務有合理的理由。事先規(guī)定有權批準免費餐飲服務的人員和額度，免費提供的餐飲項目應按原價錄入餐飲收銀系統(tǒng)。有權簽字免單的有權人員應在賬單上簽名，寫明客人姓名，免費原因。其它無權簽字免單的人員宴請客人應提前申請，并將批準的宴請申請單附在賬單后。各餐廳所有免費賬單應記錄在每日宴請匯總表和高級員工用餐匯總表中，由管理層事后審閱。

3.2 建立完善的應收賬款控制制度

解決餐飲企業(yè)應收賬款存在的問題，應建立餐飲企業(yè)應收賬款全面管理系統(tǒng)。控制內(nèi)容包括：

事先制定規(guī)范的信用政策包括確立信用標準和規(guī)定信用條件，并確保所有面客部門員工理解和嚴格執(zhí)行。在授予信用前，綜合應用信用調(diào)查方式了解客戶的償付能力并進行信用記錄，評估是否授予信用，在信用協(xié)議中對信用額度、付款方式和付款期限進行約定。

事中嚴格的監(jiān)控措施，包括監(jiān)督應收賬款的回收情況和建立壞賬準備制度，是否按照規(guī)定的期限向客戶寄出賬單，是否由不負責現(xiàn)金出納和銷貨及應收賬款的人員按月向顧客寄發(fā)對賬單，是否按規(guī)定時間間隔和催收方式向客人進行催收。檢查每一掛賬客戶的檔案是否完整，賬單是否準確、齊全。完整的客戶檔案應包括以下內(nèi)容:付款擔保、準確的賬單郵寄地址、消費賬單、往來信件、合同、發(fā)票等。每月對應收賬款進行賬齡分析，計算應收賬款平均回收期和周轉(zhuǎn)率。將信用不佳的客戶記入黑名單并定期更新。每月召開由所有相關部門參加的信用會議。對于預計不能收回的應收賬款應按照規(guī)定的方法計提壞賬準備。財務總監(jiān)和總經(jīng)理應決定對于預計不能收回的賬款是否訴諸法律程序或由專業(yè)機構(gòu)進行追收。有確鑿證據(jù)表明無法收回的應收賬款，需經(jīng)總經(jīng)理批準后才可計入損失。

事后制定合理的收賬政策包括制定程序化的措施和量化地權衡收賬方案的效果，如在做出追收決定前應對費用進行精確的預算。

3.3 健全購貨與付款控制制度

餐飲企業(yè)應建立采購與付款業(yè)務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業(yè)務的不相容崗位互相分離、制約和監(jiān)督。

控制內(nèi)容包括:確保采用信息完整和清晰的采購訂單，可以減少送貨和付款環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生的問題，采購訂單中應清楚注明以下內(nèi)容:公司名稱，寄送發(fā)票地址、訂單號或發(fā)票上可標明的索引信息、確切的收貨地址、要求的送貨時間安排等。經(jīng)批準的價格清單應交給負責收貨的人員一份，便于檢查核對貨物的價格、規(guī)格等特征。驗收貨物時發(fā)現(xiàn)的數(shù)量和質(zhì)量差異應在送貨單上和收貨記錄中寫明，通知供應商減少貨款金額，并通知酒店會計部門。確定采購訂單、收貨記錄和發(fā)票上所記載的貨物、數(shù)量和單價核對相符。確定所記錄的購貨都確已收到商品或接受勞務，防止那些主要使企業(yè)管理層和職工而非企業(yè)本身受益的交易，作為企業(yè)的營業(yè)支出記入賬中；確定已發(fā)生的購貨業(yè)務都已記錄，已經(jīng)驗收的商品和接受的勞務若未予入賬，將直接影響應付賬款余額，從而低計企業(yè)的負債。所有付款應經(jīng)相關使用部門負責人在發(fā)票上簽字確認并由總經(jīng)理批準，所有收到的發(fā)票應及時記入應付賬款明細賬并定期與總賬核對相符。月末已發(fā)生采購業(yè)務但尚未收到發(fā)票的，應采取適當?shù)姆绞竭M行預提，僅發(fā)票原件可以作為記賬憑據(jù)。對于有爭議的發(fā)票，發(fā)票原件用作記賬憑據(jù)，但應注明“暫不支付”，財務經(jīng)理應保留一份發(fā)票復印作為跟進的參考依據(jù)。

企業(yè)應當按照 《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務，對采購發(fā)票、驗收證明等的真實性、合法性進行嚴格審核；加強應付賬款和應付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項，應定期與供應商核對應付賬款、應付票據(jù)等往來款項，如有不符，應查明原因及時處理；應當建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時收回退貨款。

3.4 健全固定資產(chǎn)及存貨控制制度

預算制度是固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中最重要的部分，企業(yè)應編制旨在預測與控制固定資產(chǎn)增減和合理運用資金的年度預算。除此之外，所有固定資產(chǎn)的取得和處置均需經(jīng)企業(yè)管理當局的書面認可，均應明確劃分責任，由專門部門和專人負責；加強固定資產(chǎn)采購管理,須積極實行集中采購制度，對于大額項目通過招投標方式選擇供應商，項目決策通過集體評議，項目效果進行后續(xù)評價；須設置固定資產(chǎn)明細分類賬和固定資產(chǎn)登記卡，按固定資產(chǎn)類別、使用部門和每項固定資產(chǎn)進行明細分類核算；由于餐飲業(yè)的一些設施設備是被客人直接以防止各種自然和人為的因素所造成的損失使用的，應注意保持清潔、安全、整齊等，必須建立健全必要的維修保養(yǎng)秩序和管理的責任制度；對固定資產(chǎn)使用情況進行定期檢查；定期對固定資產(chǎn)進行盤點，對盤盈、盤虧情況及時進行處理。

存貨的內(nèi)部控制包括采購、驗收入庫、倉儲、領用、加工等方面。存貨的采購及領用均應經(jīng)過恰當?shù)氖跈嗯c批準，建立嚴格的周期性詢價報價制度，編制標準的市場訂單；采購的存貨應由一個獨立的部門進行驗收，確立明確的驗收標準，實現(xiàn)驗收責任人制度；貴重原材料標簽專人管理，驗收結(jié)果記錄檔案；與存貨的接觸必須得到管理當局的批準；定期對存貨進行盤點，對盤盈、盤虧及存貨損壞情況及時進行處理。第三方寄存的存貨，應每月與相關供應商進行對賬。存貨的領用，如酒水，吧臺酒水員應每日編制庫存日報表，報送稽核人員根據(jù)每天銷售報表核對庫存情況，要實行永續(xù)盤存制，隨時在賬上反映出結(jié)、存數(shù)額，每月末進行實地盤點，如出現(xiàn)差異，應查明原因及時進行處理。

總之，我國餐飲消費連年來實現(xiàn)了歷史性跨越，餐飲企業(yè)隨之面臨著前所未有的挑戰(zhàn)和機遇。企業(yè)制定內(nèi)部控制制度時，要因地適宜，根據(jù)本企業(yè)的實際情況制定切實可行的內(nèi)部控制制度，要加強餐飲企業(yè)內(nèi)部控制的意識和業(yè)務活動內(nèi)部控制的設計、執(zhí)行和監(jiān)督，以控制風險，保證企業(yè)的健康生存和發(fā)展能力，以使企業(yè)具有更強盛的生命力，更好的提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，進入良好的發(fā)展軌道，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

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[責任編輯：李榮富

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1674-1102(2010)04-0022-03

2010-03-22

邵春梅(1985—)，女，安徽池州人，安徽財經(jīng)大學碩士研究生，研究方向為會計理論。