□吳紅紅

文書檔案年度整理歸檔工作是基層各單位檔案工作的主要內(nèi)容，也是一項(xiàng)最基本的檔案業(yè)務(wù)工作，其質(zhì)量好壞直接反映出一個(gè)單位檔案工作的水平，直接影響檔案利用工作的開展。文書檔案立卷改革和“8號令”的實(shí)行，對年度整理歸檔工作也有了新的要求。

一、新《規(guī)則》、新《規(guī)定》的執(zhí)行

國家檔案局2000年12月發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》至今已有近十個(gè)年頭，各地進(jìn)行文書檔案立卷改革也經(jīng)過了探索、實(shí)踐、應(yīng)用的階段。常熟市2001年在市國稅局，2002年在市地稅局、農(nóng)發(fā)行市支行進(jìn)行了試點(diǎn)，對出現(xiàn)的新情況、新問題作了深入研討，2003年在全市市、鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)中全面推行。2005年在學(xué)校、醫(yī)院等事業(yè)單位中進(jìn)行了試點(diǎn)，2006年在全市事業(yè)單位中全面推行，并在企業(yè)中進(jìn)行試點(diǎn)。2007年在全市企業(yè)中推行。通過一系列的宣傳布置、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、交流探討，并且在全市機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、行政村、部分企業(yè)配置了文檔一體化管理軟件，使文書檔案新的整理方法得到全面推廣和普遍應(yīng)用。實(shí)踐證明，文書檔案以件整理歸檔后，簡化了歸檔的程序，方便了檔案的檢索，減輕了檔案人員整理的負(fù)擔(dān)，極大地提高了工作效率。

2006年12月18日國家檔案局發(fā)布第8號令，文書檔案保管期限改為永久、30年、10年。這是文書檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的又一重大改革。常熟市檔案局及時(shí)出臺相關(guān)業(yè)務(wù)文件、開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，并著重開展對各單位編制工作的指導(dǎo)，分兩批對各單位上報(bào)的歸檔范圍和檔案保管期限表進(jìn)行了審批，于2008年5月全面結(jié)束審批工作。

二、實(shí)踐中存在的問題

新《規(guī)則》、新《規(guī)定》都是針對文書檔案而言的，雖然在各基層單位得到了很好的貫徹執(zhí)行，但在實(shí)際工作中，具體到每個(gè)單位，在文書檔案年度整理歸檔的操作過程中還存在一些問題，如在標(biāo)準(zhǔn)的掌握、整理的規(guī)范等方面或多或少還存在著一些差異，影響了歸檔的質(zhì)量。

（一）收集上，應(yīng)歸檔的文件材料不齊全。

收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是一個(gè)難點(diǎn)，要求一個(gè)單位所有文件包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件必須齊全完整準(zhǔn)確。實(shí)際工作中往往一些單位不注重自身形成的材料，尤其是一些業(yè)務(wù)部門形成的重要材料，如人事勞資方面、財(cái)務(wù)管理方面、黨工團(tuán)方面的材料，習(xí)慣于散放在部門或個(gè)人手中，嚴(yán)重影響歸檔的質(zhì)量。

（二）件的確定上，“件”的概念界定不清。

以件歸檔整理方法與傳統(tǒng)的立卷方法最大的區(qū)別就是歸檔文件以“件”為單位整理，但一些單位在把握“件”的9種特殊情況時(shí)，仍顯混淆，其中最易出錯(cuò)的是把屬同一事由的文件材料作為一件，如召開一次會議，形成通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)講話等5份材料，把它們作為總的1件，而不是5件。

（三）文件排列上，事由原則把握不準(zhǔn)。

運(yùn)用文檔一體化管理軟件后，文件排列基本上按時(shí)間自動排列，但好多單位出現(xiàn)了忽視事由或混淆事由的錯(cuò)誤。一個(gè)事由就是一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程，其形成的每份文件材料應(yīng)分別作為一件整理，且應(yīng)當(dāng)排列在一起。具體操作時(shí)在事由這一欄目中輸入相同的關(guān)聯(lián)詞，計(jì)算機(jī)就會自動把這相關(guān)的文件排列在一起。

問題一：同一事由的文件不輸入相同的關(guān)聯(lián)詞，導(dǎo)致同一事由的文件排列不到一起；

問題二：在所有文件的事由一欄中都輸入一個(gè)詞，導(dǎo)致事由不成其為事由，排列混亂；

問題三：把不是同一事由的文件作為一個(gè)事由來處理，特別是與原來立卷時(shí)的“問題”這一概念混淆起來。如把黨務(wù)工作、干部任免、表彰先進(jìn)等作為一個(gè)個(gè)事由。

（四）目錄編制上，輸入不規(guī)范。

歸檔文件目錄由機(jī)算機(jī)利用前期收發(fā)文管理時(shí)形成的相關(guān)數(shù)據(jù)自動生成，因此其規(guī)范程度取決于前期輸入的準(zhǔn)確程度，歸檔文件條目必須要與實(shí)體一一對應(yīng)，否則一些檔案將成為“死檔”。但一些單位編目時(shí)在相關(guān)欄目的填寫上不夠規(guī)范，如成套的會議材料、同一事由形成的文件材料雖集中排在一起，但不是逐件編目。有的責(zé)任者填寫不規(guī)范，或前后不統(tǒng)一；協(xié)議、合同、責(zé)任書只輸入一方責(zé)任者。文號填寫不完整或在文號一欄里填寫期刊編號，如第一期、第二期等。題名輸入不規(guī)范，如干部任免、表彰先進(jìn)文件，未在題名后面用括號將本單位人員列出。再如請示批復(fù)作一件時(shí)，只對批復(fù)進(jìn)行編目，但未在題名中用括號注明請示，如（附請示）。日期填寫上，對計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等內(nèi)容涉及不同年度的文件，不按文件簽發(fā)日期（即落款日期）填寫等等。

（五）價(jià)值鑒定上，保管期限不準(zhǔn)確。

價(jià)值的鑒定是歸檔文件整理過程中的又一個(gè)難點(diǎn)，一些單位在實(shí)際判定文件價(jià)值時(shí)往往把握不準(zhǔn)。如在掌握表彰材料“縣級以上”這一概念時(shí)不統(tǒng)一，導(dǎo)致各單位對其價(jià)值的判定不一致；單位部門年度計(jì)劃、總結(jié)及非常設(shè)機(jī)構(gòu)任命材料的保管期限是30年還是10年，界定不一；一套會議材料如通知、日程、報(bào)告、講話、代表發(fā)言、交流材料放同一價(jià)值等級等。

以上五個(gè)方面是各單位普遍存在的一些問題。另外，在一些細(xì)節(jié)上，如編號上，歸檔章位置不準(zhǔn)，或用不符合要求的藍(lán)色印泥；在填寫檔案盒相關(guān)欄目上，字跡沒有統(tǒng)一采用黑色、統(tǒng)一的字體字號；還有檔案盒中多此一舉地放入歸檔文件目錄，備考表用錯(cuò)，用科技檔案、會計(jì)檔案或文書檔案立卷時(shí)的備考表等。這些問題的存在，不可避免地影響著整理歸檔的質(zhì)量，制約了檔案工作水平的提高。

三、如何提高文書檔案年度整理歸檔的質(zhì)量

以件歸檔使整理工作簡化了，但這并不是取消整理或隨意整理，各環(huán)節(jié)上的整理都要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)之下進(jìn)行，目的是使歸檔文件有序化，真正使這項(xiàng)工作既簡便、高效，又規(guī)范、科學(xué)。避免或減少出錯(cuò)，切實(shí)提高年度整理歸檔工作的質(zhì)量，應(yīng)從以下兩大方面著手：

（一）對基層單位檔案人員而言，必須加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。造成上述問題的原因，很大程度上來自于檔案人員自身。一是客觀原因，每年都有一定數(shù)量的檔案人員新手，他們對檔案業(yè)務(wù)不熟，對新規(guī)則更是掌握不夠。二是主觀原因，有相當(dāng)一部分檔案人員，傳統(tǒng)的老的整理概念根深蒂固，新的理念接受不了或接受不到位。另外就是有部分檔案人員工作不夠認(rèn)真鉆研，依賴性強(qiáng)。因此，提高檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)迫在眉睫。

一是檔案新手要盡快進(jìn)入角色。就一個(gè)地區(qū)而言，各單位檔案人員變動頻繁的情況普遍存在，這在每年的上崗培訓(xùn)人數(shù)上可反映出來。因此，對于剛從事檔案工作的人員來說，應(yīng)首先在思想上有正確的認(rèn)識，要認(rèn)真對待，認(rèn)識到檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，文書檔案年度整理歸檔工作又恰恰是其中的重中之重，怎么收集文件、怎么規(guī)范整理，都不是一蹴而就一下子就能掌握的。要及時(shí)參加上崗培訓(xùn)和相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，除掌握必要的檔案理論知識外，還要著重掌握檔案應(yīng)用性、操作性方面的知識，如檔案如何分類、整理的步驟等。更要在理論上通曉，并吃透檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)，以便在實(shí)踐中運(yùn)用。

二是從事檔案工作較長時(shí)間的檔案人員要及時(shí)更新知識，自覺執(zhí)行新標(biāo)準(zhǔn)。這部分檔案人員是檔案戰(zhàn)線上的主力軍，更應(yīng)跟上檔案工作發(fā)展的步伐，自覺接受檔案工作的繼續(xù)教育，不斷更新知識，對國家出臺的檔案業(yè)務(wù)新規(guī)定要不折不扣地執(zhí)行，不能我行我素，囿于老的理念、老的做法。

三是部分檔案人員要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，加強(qiáng)責(zé)任心。工作中要積極主動，特別是對文件材料的收集，不能坐等，別人交多少就歸多少，一定要注意平時(shí)積累，做有心人，并要切實(shí)按制訂的文件材料歸檔范圍去收，以最大限度地確保歸檔文件材料的齊全完整。整理時(shí)要按標(biāo)準(zhǔn)做，并注意避免以往整理時(shí)常見的錯(cuò)誤，不能以應(yīng)付的心態(tài)，草率了事。

（二）對檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員而言，必須加大監(jiān)督指導(dǎo)的力度。文書檔案整理歸檔工作質(zhì)量的好壞，不光直接影響各單位的檔案工作，而且直接影響檔案館檔案的質(zhì)量。因此，基層單位文書檔案年度整理歸檔是指導(dǎo)工作的一個(gè)重頭。

一是指導(dǎo)時(shí)要統(tǒng)一口徑。作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，每項(xiàng)新規(guī)定的出臺，自己先要貫徹落實(shí)、學(xué)習(xí)掌握，積極參加上級檔案部門組織的新業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，并準(zhǔn)確地把學(xué)習(xí)要點(diǎn)貫徹到位，在全局人員中貫徹。對一些疑難的、把握不準(zhǔn)的或經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn)仍然值得商榷的東西，要及時(shí)商討，統(tǒng)一思想，盡量做到在不違背原則的情況下最合理，然后對外指導(dǎo)時(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一口徑，而不是各人指導(dǎo)各人的，使基層單位不置可否，不知聽誰的好。

二是審閱目錄要切實(shí)把關(guān)。常熟市堅(jiān)持把審閱各單位上報(bào)的歸檔文件目錄作為加強(qiáng)指導(dǎo)的一個(gè)措施，要求各單位在5月底前向檔案局上報(bào)目錄，然后指導(dǎo)人員逐個(gè)審閱，記下目錄中出現(xiàn)的問題，并及時(shí)反饋，少則電話中指出，多則前往單位當(dāng)面指導(dǎo)，以確保各單位在6月底前完成歸檔工作。這種將目錄中體現(xiàn)出來的問題集中指出來，并限期整改的方法，不失為對傳統(tǒng)上門幫著做的指導(dǎo)方式的一種改革，且效果非常明顯。

三是要強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)。各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)眾多，在培訓(xùn)中要注意著重講解應(yīng)知應(yīng)為的內(nèi)容。針對不同對象內(nèi)容有所側(cè)重，除了必要的理論知識外，著重講解實(shí)用的知識，將具體的操作步驟、容易出錯(cuò)的地方、難掌握的地方、應(yīng)該加以注意的地方等明確地指出來，講解清楚，使學(xué)員一學(xué)就會，一看就懂。

四是要加強(qiáng)業(yè)務(wù)檢查。要切實(shí)對照單位的文件材料歸檔范圍，查它的收集是否齊全；對照單位的檔案保管期限表，查它的價(jià)值是否準(zhǔn)確；對照檔案整理規(guī)則要求，查它的目錄輸入是否規(guī)范；對照原有的歸檔目錄，查它是否按審閱的要求修改了等等。切實(shí)把問題檢查出來，對各單位而言，這不是挑刺，而是為了今后在工作中更好地改進(jìn)，防止明年或更長時(shí)期內(nèi)再犯同樣的錯(cuò)誤。長期堅(jiān)持，必然問題越來越少，工作水平越來越高。