□張 萍

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化操作是重要環(huán)節(jié)。在配備檔案工作各項(xiàng)硬件設(shè)施的同時(shí)，做好文書處理工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。雖然文書處理工作與檔案工作有著不同的工作任務(wù)，相對(duì)獨(dú)立，但兩者又關(guān)系密切，文書是檔案的來(lái)源，檔案是文書的歸宿，兩者是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。我們要將文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行，在日常工作中，把好文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，為實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的做好基礎(chǔ)工作。

一、搞好公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)，公文制發(fā)的水平，既決定公文本身的質(zhì)量，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問(wèn)題。因此，在實(shí)際工作中，我們必須把握公文制發(fā)中的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，從而提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為實(shí)施檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。

要提高公文制發(fā)的質(zhì)量，應(yīng)做好幾下幾點(diǎn)：一是公文用紙質(zhì)量要好，紙張尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二是注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位是否符合要求，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰，所用筆、墨符合要求，不論是草擬公文、繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，以便于日后長(zhǎng)久保管利用。四是公文的文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文簡(jiǎn)稱符合規(guī)范，不使用不規(guī)范的字，有助于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵

在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序，這是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。要解決這一問(wèn)題，就要實(shí)行“以我為主”的立卷歸檔工作則。“以我為主”的立卷歸檔原則，就是歸檔的文件以本單位形成的文件為主的原則，這既是我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，也是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。這一原則要求在檔案工作中，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，并且注意解決好以下三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性。只有已完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能對(duì)其予以立卷或歸檔，沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，不然將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。時(shí)刻在“以我為主”的原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，尤其是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面有相似之處的文件資料的差別，對(duì)于具體問(wèn)題進(jìn)行具體分析，從而減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，進(jìn)一步提高檔案利用的效率、效果。三是要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。我們?cè)趫?jiān)持“以我為主”歸檔原則的前提下，在歸檔工作中要掌握重點(diǎn)，分清主次，不要把不需歸檔的文件也整理歸檔。同時(shí)，也要注意防止應(yīng)歸檔文件的流失。尤其要注意立卷過(guò)程中，要把同類且具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組合在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，使之能夠反映一個(gè)問(wèn)題的全部處理過(guò)程，在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案的完整，也可為檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的保證

工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的完整性決定和影響著檔案價(jià)值，而立卷方法與案卷裝訂質(zhì)量又是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的具體操作性因素。所以，我們?cè)谕七M(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，不但要注意解決好立卷方法問(wèn)題，使之有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，同時(shí)要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，使之有利于檔案的規(guī)范化管理。