□吳文鳳 丁昌云

《泰州市市區(qū)古樹名木保護管理辦法》第三、四條規(guī)定，市區(qū)百年以上樹齡的樹木、稀有珍貴樹木、具有歷史價值和紀念意義的樹木均屬古樹名木。古樹名木分為一級和二級。樹齡在300年以上或者特別珍貴稀有，具有重要歷史價值、紀念意義和重要科研價值的古樹名木為一級古樹名木，其余為二級古樹名木。

古樹名木普查建檔的主要目的：搞清古樹名木資源總量、種類、分布狀況，管護中的經(jīng)驗和存在問題；古樹名木在生態(tài)、科研、人文、地理、旅游諸方面的價值；為制訂古樹名木保護措施提供科學(xué)依據(jù)。古樹名木對于當(dāng)?shù)貥浞N規(guī)劃具有很好的參考價值，常被稱作綠色活文物、活化石、活檔案。因此保護好、管理好、利用好古樹名木檔案資料，對于今后開展古樹名木保護工作以及提高城市綠化環(huán)境的質(zhì)量具有十分重要的意義。

一、泰州市古樹名木檔案管理和開發(fā)利用現(xiàn)狀

（一）建檔及利用情況

2006年泰州市園林綠化管理局組織專業(yè)人員對市區(qū)范圍內(nèi)進行古樹名木大普查。普查工作結(jié)束后，根據(jù)《全國古樹名木普查建檔技術(shù)規(guī)定》，我們?yōu)槌菂^(qū)古樹名木統(tǒng)一進行了編號、建檔。古樹名木實行一樹一檔管理。我們將每株樹的原始調(diào)查資料，如每木調(diào)查表、古樹名木樹種鑒定表，日常管理工作中形成的生長記錄、病蟲害防治記錄、更新復(fù)壯記錄、養(yǎng)護責(zé)任狀等進行了分類、排序、編目，集中裝入一個檔案盒內(nèi)存檔。同時將業(yè)務(wù)科室提供的古樹名木照片，編寫文字說明，按照拍攝時間存入相冊內(nèi),建立了古樹名木照片檔案。目前,城區(qū)古樹名木的紙質(zhì)檔案和照片檔案都是手工管理，古樹名木檔案的利用僅僅局限于為管理部門制訂保護計劃提供依據(jù)和參考。

（二）存在的問題

1、古樹名木資料整理不夠科學(xué)規(guī)范

由于古樹名木保護經(jīng)費不足，相關(guān)責(zé)任人進修學(xué)習(xí)的機會少，因而缺乏相關(guān)學(xué)科知識以及古樹名木建檔意識，原始材料的收集不全面，所記錄的古樹名木生長和保護信息不夠全面，古樹名木檔案整理不夠規(guī)范，存在諸多缺陷和錯漏情況，給利用工作帶來很多不便。

2、古樹名木檔案管理水平低

我市城區(qū)古樹名木檔案工作還沿用傳統(tǒng)的手工管理模式，沒有利用現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)古樹名木檔案信息數(shù)據(jù)庫，也沒有建立相關(guān)的網(wǎng)站，因而利用水平低，利用人次少。隨著古樹名木資料不斷增加，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)手工操作管理費時費力、易出差錯的弊端顯得尤為突出，另一方面古樹名木檔案只能滿足部門內(nèi)部的查閱需求，并不能夠為其他需要了解古樹名木情況的相關(guān)單位及社會公眾提供服務(wù)，檔案利用價值得不到充分發(fā)揮。

二、古樹名木檔案管理和開發(fā)利用思路

（一）做好古樹名木資料的收集

1、認真做好古樹名木信息采集登記工作

專業(yè)人員在進行信息采集時，必須逐段逐株進行實地調(diào)查實測。每株古樹名木都要做好樹種、詳細位置、樹齡、樹高、胸圍（地圍）、冠幅、生長勢、立地條件、權(quán)屬、傳說記載的信息采集工作。同時采用數(shù)碼相機對古樹名木的外觀形態(tài)進行拍照，較高大的樹木可采用攝像，要求至少是一株一照。對于古樹群的古樹，則要求從三個不同角度整體進行拍攝，不單株拍照。對于奇特怪異木,則要盡量體現(xiàn)其“奇”、“怪”的特色。

2、加強日常管理資料的收集工作

古樹名木日常資料主要有巡查和保護記錄。業(yè)務(wù)科室在進行跟蹤管理古樹名木時，相關(guān)人員要細心做好以下工作：

一是每株古樹名木都要分開記錄生長情況和保護狀況。生長記錄要詳細記載時間、健康狀況，如果發(fā)生異常情況（病蟲害、長勢衰弱等）要注明原因分析等。

二是開展保護工作，要注意記錄和拍攝保護工作開展前后的古樹的生長狀況。照片需注明古樹的編號、拍攝時間，為拍攝背景編寫文字說明，存于計算機內(nèi)。

（二）加強古樹名木資料的整理

做好古樹名木檔案的系統(tǒng)整理,是發(fā)揮古樹名木檔案作用的一項前提工作，是整個古樹名木檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。為便于今后利用，管理人員在進行古樹名木資料整理時，應(yīng)按照一樹一檔整理要求，將每棵古樹名木日常養(yǎng)護中形成的生長和保護資料，進行分類、整理、排序、編目，形成完整的古樹名木檔案。

1、古樹名木紙質(zhì)檔案的整理

古樹名木資料的歸檔工作與人事檔案相似，每株古樹名木的資料獨立整理成卷，單獨裝入一個檔案盒內(nèi)保管。以后管理工作中逐年形成的古樹名木生長、保護和利用方面的資料，按照時間先后排序，從上至下放置到各自的檔案盒內(nèi)，對古樹名木檔案進行補充，形成完整的古樹名木檔案。每棵古樹名木的檔案包含以下三個方面的內(nèi)容：

一是該古樹名木的基本信息。如樹名、編號、科屬（種）、樹齡、生長地點、干徑或冠幅、傳說記載等；

二是該古樹名木的生長記錄。管理人員在跟蹤養(yǎng)護時及時記錄的該古樹名木的生長狀況；

三是管理單位針對該古樹名木開展的一系列保護措施記錄。如治蟲、修剪、松土、施肥、疏果、增加防護欄等，以及實施保護工作后該古樹名木狀況記錄和照片，照片編寫情況說明應(yīng)與保護文字記錄相一致。

古樹名木紙質(zhì)檔案保管過程中要注意防霉變、防潮、防火、防塵、防蟲蛀鼠咬，確保檔案的安全完整。

2、古樹名木照片檔案的整理

古樹名木照片檔案的整理以單株為單位整理歸檔，照片檔案編號要與古樹名木編號相一致。照片的附帶說明文字一定要在收集時同時錄入或附上，并按株分類歸檔。同時建立古樹名木照片（數(shù)碼圖像）的目錄索引，便于以后查找使用。另外，由于照片檔案制成材料的特殊性，它的保管比其他檔案要求更高。在保管中應(yīng)注意以下三點：

一是做好古樹名木照片、底片、光盤入庫前的檢查，嚴格把好照片檔案入庫關(guān)，對已洗好的照片進行分株分類裝訂成冊，對已在庫內(nèi)的照片檔案應(yīng)進行定期檢查。

二是采用良好的檔案裝具。古樹名木照片裝冊后應(yīng)立即放在箱柜中，底片、光盤要裝進特制的底片袋、光盤盒。且確保檔案裝具溫濕度環(huán)境符合照片檔案保存要求。

三是古樹名木紙質(zhì)照片要確保永久的珍藏，檔案人員在照片的收集歸檔時，最好先掃描儲存在電腦，待數(shù)量適宜時刻錄到光盤一式三套進行存儲。這樣既有利于古樹名木照片資料的安全保管，也方便以后查找利用。

（三）加強古樹名木檔案資料的開發(fā)利用工作

古樹名木檔案的利用，是將靜態(tài)的古樹名木檔案信息通過多種渠道與方式，開發(fā)和傳遞給利用者，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為開展古樹名木保護工作,為地方的歷史文化、教育和科研服務(wù)。就目前而言,古樹名木檔案資料的開發(fā)利用工作，可從以下幾個途徑進行：

1、建立古樹名木檔案信息數(shù)據(jù)庫

古樹名木檔案管理工作要適應(yīng)時代的發(fā)展，應(yīng)用先進的計算機技術(shù),建立完整的古樹名木信息數(shù)據(jù)庫,為管理部門和相關(guān)單位查詢、利用古樹名木檔案開辟一條便捷的渠道。

創(chuàng)建古樹名木檔案信息數(shù)據(jù)庫，首先要求管理單位加大投入，將檔案現(xiàn)代化管理需求的硬件設(shè)施如計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等配置到位。其次要借助檔案管理系統(tǒng)軟件對古樹名木檔案信息進行目錄或全文管理。

通過建立古樹名木信息數(shù)據(jù)庫，利用者可直接通過古樹名木檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能找到所需的古樹名木檔案信息，這樣可節(jié)省大量的調(diào)卷時間，達到最佳的檔案利用服務(wù)效果。

2、建設(shè)古樹名木檔案信息網(wǎng)

古樹名木管理部門還可以古樹名木為主題,以需要了解古樹名木情況的相關(guān)單位及社會公眾為利用對象，建立古樹名木的專門網(wǎng)站。在網(wǎng)上發(fā)布古樹名木信息簡介、利用指南、法律法規(guī)和保護動態(tài)等，既方便用戶直接在網(wǎng)上進行檢索，同時也能讓廣大老百姓了解和參與古樹名木的保護工作，從而進一步引起全社會對古樹名木保護的關(guān)注，更好地為城市綠化和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

3、開展古樹名木檔案編研工作

古樹名木管理部門可以將本市范圍內(nèi)的古樹名木文字、圖片資料和相關(guān)法律法規(guī)，兼顧本市歷史名人、古跡和民間傳說進行集中整理，通過編研、加工，編纂高質(zhì)量的以圖為主、圖文并茂的集藝術(shù)性、知識性、觀賞性和趣味性于一體的《古樹名木匯編》，同時也可以根據(jù)不同的利用對象編制《古樹名木保護匯編》、《古樹名木知識匯編》等。開展古樹名木檔案編研工作有利于對古樹名木的宣傳和保護，有利于喚起人們的綠色意識、環(huán)保意識和生態(tài)意識。同時也為專家學(xué)者和后人研究本地的林業(yè)物種、氣候變化等提供重要資料。

此外，做好古樹名木檔案的管理和開發(fā)利用工作，還需要進一步提高檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)。加強管理人員在計算機應(yīng)用、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、古樹名木專業(yè)知識等方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，注意學(xué)科專業(yè)的交叉互補，讓檔案管理人員既懂得檔案信息管理，又能掌握相關(guān)的古樹名木專業(yè)知識，切實將業(yè)務(wù)檔案工作抓出實效。

總之，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，整個社會的網(wǎng)絡(luò)化、信息化程度不斷提高，原有的古樹名木檔案信息已經(jīng)遠遠不能滿足人們的需求。作為檔案管理人員，必須順應(yīng)時代的潮流，轉(zhuǎn)變觀念，強化信息意識，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，積極開發(fā)古樹名木檔案信息資源，為經(jīng)濟社會發(fā)展提供更有效的服務(wù)。