尹義莉,趙 輝

(1.衡陽市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站,湖南衡陽 421001;2.中國農(nóng)業(yè)大學(xué)水利與土木工程學(xué)院,北京 100083)

當(dāng)前,我國水土保持事業(yè)蓬勃發(fā)展,信息化、法制化的建設(shè)步伐進(jìn)一步加快,社會公眾的參與程度不斷提高,水土保持管理的制度化、規(guī)范化和社會化不斷加強(qiáng)[1-2],但是在水土保持檔案管理方面卻存在著一些與水土保持事業(yè)發(fā)展不相協(xié)調(diào)的問題:①?zèng)]有統(tǒng)一的水土保持檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系,檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢困難,檔案信息利用率低,或大部分既有資料未歸檔、建檔,已成為制約水土保持信息化建設(shè)的瓶頸因素。②檔案管理制度不健全、管理不規(guī)范、多頭管理現(xiàn)象普遍存在,檔案資料分布散亂,未形成上下協(xié)調(diào)、橫向網(wǎng)絡(luò)化的信息共享機(jī)制,檔案信息透明度低,對水土保持生態(tài)工程建設(shè)、行政管理和宏觀決策等的服務(wù)或支撐作用弱,往往造成信息不暢或重復(fù)性建設(shè),如因水土保持監(jiān)測信息的共享程度低,不少地方出現(xiàn)了監(jiān)測站(點(diǎn))低效重復(fù)建設(shè)或相關(guān)信息重復(fù)觀測的現(xiàn)象。③專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員匱乏,少數(shù)地方雖配備有兼職檔案管理人員,但往往人員不固定;大多數(shù)地方未配備檔案管理人員,不對檔案資料進(jìn)行歸檔、建檔,也無檔案存儲保管制度,受人員變動(dòng)、機(jī)構(gòu)撤并、年代更替等因素影響,檔案資料缺失或流失嚴(yán)重,影響了水土保持工作的連貫性和嚴(yán)肅性。④水土保持檔案普遍未實(shí)行專業(yè)化管理,檔案資料保管或存儲的軟、硬件條件差,檔案資料破損現(xiàn)象嚴(yán)重。⑤水土保持檔案管理的法制意識不強(qiáng),檔案管理工作未引起各地的重視,也無專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)投入,制約了檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。上述問題的普遍存在,已成為制約水土保持現(xiàn)代化、信息化和規(guī)范化建設(shè)的主要影響因素,在一定程度上也影響了水土保持施政能力和行政管理水平的提升,難以滿足新時(shí)期水土保持事業(yè)發(fā)展的需求,加強(qiáng)并規(guī)范水土保持檔案管理已刻不容緩[3-6]。

1 規(guī)范水土保持檔案管理的必要性

1.1 是水土保持信息化建設(shè)的需要

新時(shí)期以來,水土保持工作領(lǐng)域進(jìn)一步拓寬,每年的檔案信息與資料呈海量級數(shù)增加,水土保持信息查詢與交流日益頻繁,行業(yè)內(nèi)部、行業(yè)間以及社會公眾對水土保持信息的需求不斷增加,這些都要求水土保持檔案管理盡快實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化,并逐步提高管理水平和利用效能。與此同時(shí),我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及,也為規(guī)范檔案管理,建立水土保持信息平臺,提高水土保持的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平創(chuàng)造了條件。

1.2 是水土保持決策科學(xué)化的需要

水土保持工作涵蓋水土保持生態(tài)工程建設(shè)、行政管理與監(jiān)督執(zhí)法、監(jiān)測與科研交流等領(lǐng)域。進(jìn)行科學(xué)決策與績效評價(jià)需要的大量基礎(chǔ)信息和資料很多都是來自既有的檔案資料與信息。規(guī)范水土保持檔案管理,不僅可及時(shí)提供大量可靠的決策信息與依據(jù),而且有助于建立決策信息系統(tǒng),改善決策方法,提高管理效率,進(jìn)一步提升決策的科學(xué)性與客觀性。

1.3 是水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)的需要

規(guī)范檔案管理是水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)的基本內(nèi)容。通過檔案管理的規(guī)范化建設(shè),可建立各級水土保持信息平臺,實(shí)現(xiàn)信息共享,不僅滿足廣大群眾及相關(guān)行業(yè)或部門對水土保持信息(如法律法規(guī)、監(jiān)測與科研成果等)的需求,而且有助于水土保持行業(yè)在接受監(jiān)督的同時(shí),推進(jìn)水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)的步伐,進(jìn)一步提高水土保持行業(yè)管理的透明度,廣泛爭取群眾和社會各界的理解與支持,提高他們參與水土保持的自覺性和積極性,從而推動(dòng)水土保持事業(yè)的快速發(fā)展。

1.4 是提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的需要

科學(xué)統(tǒng)一的檔案資料分類與編碼、完備的檔案信息存儲與數(shù)據(jù)庫、便捷的調(diào)閱與查詢支持體系、完善的配套軟硬件設(shè)施、規(guī)范的檔案信息管理等,不僅是水土保持行業(yè)自身能力建設(shè)的重要組成部分,而且是提高水土保持行業(yè)管理能力和工作水平的必備手段,有助于樹立良好的水土保持行業(yè)形象。

2 規(guī)范水土保持檔案管理的對策

2.1 建立水土保持檔案資料庫

水土保持是我國的一項(xiàng)基本國策,工作任務(wù)艱巨,工作領(lǐng)域?qū)?服務(wù)對象復(fù)雜,所涉及檔案資料的內(nèi)容與來源渠道多而雜。為確保檔案資料的完整性與真實(shí)性,應(yīng)規(guī)范并統(tǒng)一水土保持檔案內(nèi)容,建立科學(xué)完備的水土保持檔案資料庫。現(xiàn)階段,有條件的地方應(yīng)借助建設(shè)水土保持信息網(wǎng)絡(luò)和信息管理系統(tǒng)的契機(jī),建立水土保持檔案資料庫,資料庫框圖見圖1。

2.2 統(tǒng)一檔案編碼和密級標(biāo)準(zhǔn),建立水土保持檔案管理體系

首先,應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容、來源或區(qū)域等因素,對各種水土保持檔案資料按照一定的技術(shù)規(guī)則,統(tǒng)一進(jìn)行檔案的編碼以及目錄、卷宗編錄,并以技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等形式,對內(nèi)或?qū)ν獍l(fā)布信息,以便各方檢索查詢。其次,對各種存儲介質(zhì)或不同內(nèi)容的檔案資料的保存期進(jìn)行合理劃定,對需永久保存的檔案資料予以備份處理;同時(shí),嚴(yán)格篩查各種非永久保存的檔案資料,對涉及群眾生命財(cái)產(chǎn)安全或區(qū)域生態(tài)安全的重要檔案資料,如重點(diǎn)淤地壩設(shè)計(jì)與施工等工程檔案資料、重點(diǎn)水土保持生態(tài)建設(shè)工程檔案資料、重大開發(fā)建設(shè)項(xiàng)目水土保持監(jiān)測與驗(yàn)收檔案資料等,一般應(yīng)劃定為永久保存類型。一些臨時(shí)性或過程性的檔案資料,可根據(jù)情況劃定為非永久保存類型。對于非永久保存的檔案資料,應(yīng)合理確定其保存期,以免檔案資料遺失、殘缺。第三,應(yīng)合理確定檔案存儲或保管的形式,其中短期、非永久保存的檔案資料可交由行業(yè)部門檔案室管理,長期或永久保存的檔案資料應(yīng)移交專業(yè)檔案館、公共檔案館或圖書館進(jìn)行專業(yè)保存,以保證檔案資料存儲的質(zhì)量要求;在有條件的地方建立檔案代管或與公共檔案館、圖書館協(xié)作保管等檔案管理機(jī)制。第四,應(yīng)合理劃分水土保持檔案資料的密級標(biāo)準(zhǔn)和解密期限,進(jìn)行密級或授權(quán)設(shè)定,制定水土保持系統(tǒng)內(nèi)部、行業(yè)間和社會公眾等不同對象間的信息共享規(guī)則,確保水土保持信息交流、查詢渠道的通暢。

2.3 提高檔案法律意識,建立并完善水土保持檔案管理制度

提高檔案法律意識,建立并完善檔案管理制度,是規(guī)范檔案管理的前提。首先,應(yīng)針對水土保持檔案資料的采集(調(diào)集)、分類、移交、歸檔與建檔、保存期劃定、密級劃分、保密與解密規(guī)定、查詢與借閱、信息共享以及檔案信息對外發(fā)布與服務(wù)等環(huán)節(jié),制定統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度。其次,對行業(yè)自管以及專業(yè)檔案館、公共檔案館或圖書館管理等不同的檔案管理形式,制定相應(yīng)的檔案管理制度,并進(jìn)行規(guī)范化管理。第三,加強(qiáng)管理與執(zhí)行檢查,確保檔案管理制度的落實(shí),并在實(shí)踐中不斷完善水土保持檔案管理制度?，F(xiàn)階段可制定相應(yīng)規(guī)則,將檔案管理納入水土保持工程建設(shè)、項(xiàng)目驗(yàn)收、成果鑒定等管理環(huán)節(jié),對檔案資料的收集、歸檔與建檔、檔案移交等進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收,以提高檔案管理意識,規(guī)范檔案管理行為。

2.4 培養(yǎng)并造就一支高素質(zhì)的水土保持檔案管理隊(duì)伍

規(guī)范水土保持檔案管理,人是關(guān)鍵。首先,應(yīng)建立各級檔案管理機(jī)構(gòu),配備專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員。在工作過程中,應(yīng)盡可能避免因人員變動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整等造成檔案資料的丟失。其次,應(yīng)對專業(yè)或?qū)Ｂ殭n案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)或輪訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案分類與編碼、檔案保存技術(shù)、檔案查詢與借閱、檔案保密等,以提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。第三,建立檔案管理人員定期考核或評比制度,確保檔案管理制度的落實(shí),提高檔案管理人員的責(zé)任心與使命感,提高檔案管理工作質(zhì)量與服務(wù)水平。第四,建立對外交流與合作制度,尤其要加強(qiáng)與公共檔案館或圖書館等專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的交流,在水土保持信息對外公開、有償服務(wù)等方面探索提高檔案管理效能的有效途徑。

2.5 挖掘檔案資料潛力,為水土保持及社會公眾提供服務(wù)

規(guī)范檔案管理的最終目的是為水土保持及社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因此,在水土保持檔案管理中應(yīng)強(qiáng)化專業(yè)化和社會化服務(wù)意識,以提供科學(xué)、完善的水土保持信息等為重點(diǎn),更好地為水土保持管理服務(wù),為行業(yè)和相關(guān)部門服務(wù),為社會大眾服務(wù)。與此同時(shí),應(yīng)充分挖掘水土保持檔案信息與資料的潛力,進(jìn)行科學(xué)分析與評價(jià),服務(wù)于水土保持宏觀決策、水土流失治理、水土保持監(jiān)督管理與執(zhí)法以及水土保持監(jiān)測與科研等。另外,可根據(jù)法律法規(guī)的要求,探索并規(guī)范水土保持檔案信息的有償服務(wù)途徑,增加水土保持檔案信息的社會服務(wù)性,擴(kuò)大水土保持的社會影響力。

3 結(jié)語與建議

3.1 結(jié) 語

規(guī)范檔案管理是水土保持信息化建設(shè)、水土保持決策科學(xué)化、水土保持法制化和規(guī)范化建設(shè)以及水土保持行業(yè)自身能力建設(shè)的需要?，F(xiàn)階段,我們應(yīng)從建立水土保持檔案資料庫、統(tǒng)一檔案編碼和密級標(biāo)準(zhǔn)、建立水土保持檔案管理體系、提高檔案法律意識、建立并完善水土保持檔案管理制度、培養(yǎng)并造就一支高素質(zhì)的水土保持檔案管理隊(duì)伍、挖掘檔案資料潛力、為水土保持及社會公眾提供優(yōu)良服務(wù)等方面,規(guī)范水土保持檔案管理。與此同時(shí),我國社會經(jīng)濟(jì)和水土保持事業(yè)的迅速發(fā)展,計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及,都為用科學(xué)手段規(guī)范水土保持檔案管理創(chuàng)造了條件,規(guī)范水土保持檔案管理勢在必行。

3.2 建 議

(1)制定水土保持檔案管理發(fā)展規(guī)劃的近期目標(biāo),即用 3～5 a的時(shí)間,建立全國統(tǒng)一的水土保持檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、編碼體系、管理制度,培訓(xùn)并配備水土保持檔案管理人員,完成既有檔案資料的歸檔與建檔工作,初步完成國家、流域(省)、縣三級檔案資料庫的軟、硬件建設(shè);遠(yuǎn)期目標(biāo),即再用 5～10a的時(shí)間,在全國建立規(guī)范的三級水土保持檔案資料庫,規(guī)范水土保持檔案的行業(yè)管理與專業(yè)化管理行為,實(shí)現(xiàn)水土保持檔案收集、建檔、查詢、移交等管理環(huán)節(jié)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

(2)各地應(yīng)提高檔案管理法制意識,重視水土保持的檔案管理,切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),確保檔案資料收集與建檔、資料庫建設(shè)、人員培訓(xùn)等檔案管理環(huán)節(jié)的正常投入,保障檔案管理工作科學(xué)有序地開展。

(3)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng),提高檔案管理水平。

(4)對既有水土保持檔案資料進(jìn)行收集與修補(bǔ)、快速歸檔與建檔,尤其是重要的資料(如重點(diǎn)工程檔案資料、治理成功典范等),以免因年代更替、人員變遷等原因,引起檔案資料的缺失,造成不可挽回的損失。

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