條形碼是按照一定的編碼規(guī)則編制的,用以表達(dá)一組數(shù)字或字母符號信息的圖形標(biāo)識符,條形碼與有條形碼識別功能的管理軟件、條形碼閱讀器配套使用具有自動(dòng)閱讀識別作用,只要用掃描閱讀器掃過條形碼,計(jì)算機(jī)就可以快速、準(zhǔn)確地自動(dòng)識別并顯示物體的相關(guān)信息,具有準(zhǔn)確度高、可靠性強(qiáng)、經(jīng)濟(jì)、實(shí)用等優(yōu)點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的不斷發(fā)展,目前條形碼技術(shù)已廣泛應(yīng)用于商業(yè)、郵政、圖書、倉儲(chǔ)、設(shè)備管理、工業(yè)生產(chǎn)過程控制、交通等領(lǐng)域,檔案管理中引入條形碼技術(shù),可方便檔案借閱存取登記,有利于進(jìn)一步提高檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化水平,同時(shí)提高檔案工作效能。

目前條形碼制作一般使用專門的軟件、專用的標(biāo)簽紙和碳帶、專用的打印機(jī),筆者在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)采用Word與Excel結(jié)合,利用code39西文條形碼字體、普通A4激光打印機(jī)及A4標(biāo)簽紙也可以批量生成條形碼,該方法具有簡便易行、方便快捷、成本低廉的特點(diǎn)。

一、高校檔案檔號編制方法

高校檔案檔號的編制采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字等相結(jié)合的混合號碼制。檔號由年度號、分類號和案卷號(件號)三部分組成,年度號、分類號和案卷號之間用連接符號“-”連接,其主體分類號,一般由一、二級類目組成,少數(shù)擴(kuò)展到三級類目。檔號分為案卷級檔號和文件級檔號,案卷級檔號如2009-DQ13-1代表本單位2009年黨委組織部形成的第1卷檔案,文件級檔號如2009-DQ13-1.001則代表本單位2009年黨委組織部形成的第1卷檔案中的第1份文件。

二、檔號條形碼字體的選定及安裝

條形碼作為一種信息記錄方式,目前編號方案多達(dá)四十余種,其中應(yīng)用最為廣泛的有:code39碼、code bar碼、ITF25 碼、EAN、UPC碼和128碼等一維條形碼,此外,某些領(lǐng)域目前已開始使用二維條形碼。一維條形碼中的code 39碼及code bar碼是可表示數(shù)字、字母等信息的條形碼,主要用于醫(yī)療衛(wèi)生、圖書情報(bào)、票證等領(lǐng)域的自動(dòng)識別。其中code 39碼具有編碼規(guī)則簡單、誤碼率低的特點(diǎn),它包含數(shù)字(0到9),大寫字母 (A到Z),空格和符號(-,.,$,/,+,%),所能表示字符個(gè)數(shù)可多達(dá)20位,且檢查碼可忽略不計(jì),十分適合檔號條形碼要求。

code39條形碼可從網(wǎng)絡(luò)免費(fèi)下載,下載后先解壓縮成3of9.TTF,復(fù)制,再點(diǎn)[開始]-[設(shè)置] - [控制面板],雙擊[字體]圖標(biāo),將3of9.TTF粘貼到[字體]文件夾中,條形碼字體添加即完成。如果是WINXP系統(tǒng),則進(jìn)入[控制面板]后,點(diǎn)擊[切換到經(jīng)典視圖],再進(jìn)入[字體]文件夾進(jìn)行上述字體粘貼。

三、Excel中檔號及檔號條形碼生成

安裝條形碼字體后,Office組件中的條形碼制作非常簡單。為使條形碼閱讀器能有效閱讀,按照code39條形碼規(guī)則,我們需在檔號首尾各附加一個(gè)*號標(biāo)識開始和結(jié)束位,再將其設(shè)為條形碼字體即可。以我校實(shí)物檔案檔號條形碼的制作為例,我們在登記其相關(guān)信息的Excel表中增加一個(gè)檔號條形碼項(xiàng)目,其內(nèi)容為原檔號前后各加*號,然后將字體設(shè)為T3 of 9 barcode即可實(shí)現(xiàn)(如圖1、圖2)。

四、Word中檔號條形碼標(biāo)簽批量制作

檔號條形碼的批量制作,可以采用在Word中制作檔號條形碼標(biāo)簽?zāi)０?使用郵件合并功能在模板中聯(lián)接相關(guān)Excel數(shù)據(jù)表并插入檔號域和檔號條形碼域,以便從對應(yīng)Excel表中提取檔號的方式實(shí)現(xiàn)。用此方法制作的條形碼兼有條形碼及其對應(yīng)檔號,方便與傳統(tǒng)檔案檔號對應(yīng)粘貼標(biāo)簽。

1.不帶單位標(biāo)識的檔號條型碼標(biāo)簽及其制作

(1)定義標(biāo)簽尺寸:打開Word文件→點(diǎn)視圖→工具欄→勾選郵件合并,出現(xiàn)郵件合并工具欄,點(diǎn)設(shè)置文檔類型工具按鈕→選自定義標(biāo)簽→新建標(biāo)簽,在出現(xiàn)標(biāo)簽選項(xiàng)窗體中自定義標(biāo)簽尺寸(如圖3)。本例采用卓聯(lián)文儀ZL1968標(biāo)簽,用尺子量好標(biāo)簽尺寸并設(shè)定標(biāo)簽尺寸如圖4。

(2)模板制作:點(diǎn)打開數(shù)據(jù)源工具按鈕→連接到要打印檔號的Excel表,點(diǎn)插入域工具按鈕,在第一張標(biāo)簽中插入二次檔號域,首個(gè)檔號域首未各加上*號并設(shè)為條形碼字體(如圖5),保存模板文件,點(diǎn)查看合并數(shù)據(jù)工具按鈕后第一張標(biāo)簽顯現(xiàn)條形碼和檔號,全選第一張標(biāo)簽內(nèi)容,點(diǎn)擴(kuò)散標(biāo)簽按鈕,再保存模板,無單位標(biāo)識的檔號條形碼標(biāo)簽?zāi)０逯谱魍瓿伞?/p>

(3)標(biāo)簽制作:點(diǎn)收件人工具按鈕,在出現(xiàn)的窗體中篩選或勾選要打印檔號的條目,再點(diǎn)合并到新文檔工具按鈕,條形碼標(biāo)簽批量制作完成,保存好條形碼標(biāo)簽文件并套打在選定的檔號標(biāo)簽紙上,將打印的檔號條形碼標(biāo)簽粘貼到對應(yīng)案卷或文件原檔號位置上。

2.帶單位標(biāo)識的檔號條形碼標(biāo)簽及其制作方法

如果在標(biāo)簽?zāi)０逯胁迦雴挝粯?biāo)識,則可打印出更為專業(yè)的檔號條形碼。其實(shí)施步驟與不帶單位標(biāo)識的檔號不干膠條形碼標(biāo)簽制作方法類似。制作帶單位標(biāo)識檔號條形碼標(biāo)簽,單位標(biāo)識必須先做好并以jpg圖片格式文件保存,模板制作時(shí)先在第一張標(biāo)簽中插入單位標(biāo)識圖片,再連接上含檔號的Excel數(shù)據(jù)表,插入二次檔號域,第一次檔號域首未各加上*號并設(shè)為條形碼字體格式,保存模板,查看第一張標(biāo)簽合并數(shù)據(jù)無誤再全選第一張標(biāo)簽內(nèi)容并擴(kuò)散標(biāo)簽,再次保存模板。點(diǎn)合并到新文檔按鈕,保存制作完成的標(biāo)簽,套打并將條形碼標(biāo)簽貼到對應(yīng)卷盒或文件原檔號位置。

供稿人單位:華南農(nóng)業(yè)大學(xué)