袁偉

（黑龍江省煤田地質(zhì)測試研究中心黑龍江哈爾濱150046）

煤田地質(zhì)案的管理與利用

袁偉

（黑龍江省煤田地質(zhì)測試研究中心黑龍江哈爾濱150046）

一、煤田地質(zhì)檔案的管理

黑龍江省煤田地質(zhì)測試研究中心為加強檔案管理工作，確保煤田地質(zhì)測試技術資料、文書、人事及財會檔案資料的齊全、完整，保證檔案案卷質(zhì)量,使形成文件材料的立卷歸檔工作制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，于1991年成立了檔案室，對原分散管理的各類檔案集中管理，并對檔案案卷整理進行了改進,由原按時間序列特征組大卷改為按項目立卷,即:一項目一卷。新的組卷方法在煤田地質(zhì)系統(tǒng)檔案部門得到了大膽的嘗識,起到了一定的進步作用。按項目立卷的突出優(yōu)點是與計算機進行了有效結合,將過去的手工案卷目錄編寫改成用計算機直接輸入目錄,代替了手工檢索目錄,提高了工作效率。為使檔案利用者從計算機中直接查找到所需的內(nèi)容,我們把立小卷方式的整理改成散裝式整理并掃入光盤,其散卷整理方法是把歸檔資料的案卷仍按一項一卷的原則裝在一個卷盒(檔案專用)里,將工程項目名稱、編號、項目測試時間、保管期限等體現(xiàn)在卷盒外面,并在齊全完整的案卷上逐頁蓋章,在章子上體現(xiàn)出全宗、檔案年代、保管期限、存檔單位、案卷號及張頁號,此辦法一直沿用至今。

隨著現(xiàn)代科學技術,特別是計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展,檔案界提出了“文檔一體化”的管理模式。所謂“文檔一體化”就是從文書工作和檔案工作的全局出發(fā),在公文產(chǎn)生到歸檔管理的全過程,使用“文檔一體化”計算機管理系統(tǒng),使生成公文的各部門按照檔案管理及歸檔的要求進行統(tǒng)一格式下的輸入,同時可以進行多次輸出,也就是說,從公文產(chǎn)生到運轉的每一個環(huán)節(jié)上,尤其是在公文向檔案轉化的關鍵環(huán)節(jié),都能體現(xiàn)出檔案工作的要求。

“文檔一體化”管理現(xiàn)在已成為一種現(xiàn)實的需要。但與此同時,還不能忽視文書立卷工作,因為立卷是根據(jù)文件之間的歷史聯(lián)系及自然形成規(guī)律和特點并采用一定的分類符號來進行組卷的,立卷的結果不僅只是保管,而更重要的是為便于利用者日后查找提供相關信息。由此,人們利用計算機檢索是根據(jù)檢索系統(tǒng)提供的檢索標識確立一種人為的聯(lián)系。所以,在對電子文件進行整理時,仍應以保持文件之間的歷史聯(lián)系為前提,與上述案卷整理方法配套進行。只有這樣,檔案管理工作才能打破傳統(tǒng)立卷方式向“文檔一體化”的方向靠近。

二、煤田地質(zhì)檔案的利用

檔案工作的主要意義在于保管檔案,維護檔案的完整與安全,開發(fā)檔案資源,滿足生產(chǎn)與科研工作的需求,真正發(fā)揮出檔案自身固有價值的憑證和參考作用。

檔案，是“由平凡中走出非凡”,它看似平凡,但并非像有些人想象的那么簡單、那么容易,雖然存入的時候不顯山不露水,仿佛只是一種記載,然而,無數(shù)事實證明,有無檔案大不一樣,檔案的價值會隨著它存入的歷史年限,越老越“值錢”。所以,要想把檔案工作做好、做深入,就需要檔案工作人員具有一定的理論專業(yè)知識及高度的責任心,要有腳踏實地的精神,因為每個案卷的組成都不同程度地凝聚著檔案工作人員的辛勤汗水。檔案工作者稱職不稱職,盡心不盡心,只有當這些不會說話的案卷在其發(fā)揮作用的時候才會顯露出來。所以,對于檔案這項功在當代、利在千秋的事業(yè),我們必須要有一種敬業(yè)精神。只有這樣,才能談到無私奉獻,才能為日后檔案的利用做出貢獻。

檔案越老越“值錢”,通過利用檔案可以產(chǎn)生直接的經(jīng)濟效益。檔案是歷史的真憑實據(jù),是過去工作活動的記錄。在我們?nèi)粘９ぷ髦?經(jīng)常遇到一些工程技人員為分析測試數(shù)據(jù)需要和歷史的數(shù)據(jù)進行比較，才能對一些項目測試數(shù)據(jù)下結論。有些文書檔案、人事檔案、財務檔案，對于管理人員及企業(yè)領導者熟悉情況、總結經(jīng)驗，制定相關計劃及處理歷史遺留下的某些問題，或者調(diào)查某些案件、開具各種證明材料等等，是重要的查考依據(jù)。例如，處理歷史遺留下來的財產(chǎn)分割、房屋、土地所有權的歸屬問題，通過大量歷史記載的檔案證明了當時的事實,為保證國有資產(chǎn)的安全、完整起到了積極作用。黑龍江省煤田地質(zhì)局編史辦組成人員都是有一定資格并具有專業(yè)知識的老干部,他們親身經(jīng)歷了煤田地質(zhì)勘探行業(yè)的發(fā)展變化過程,為了編寫煤田地質(zhì)勘探史,他們不辭辛苦，通過多方面檔案資料的查詢編寫出《新中國煤田地質(zhì)勘探50年》,為今后檔案事業(yè)的發(fā)展及后人了解煤田地質(zhì)勘探的歷史做出了無私的奉獻,這些歷史資料的價值將會隨著歲月的流逝而變得更加彌足珍貴。