孫冬冰

遼源市工程建設(shè)定額站，吉林遼源 136200

隨著我國工程建設(shè)管理體制的不斷完善，工程造價檔案管理工作的重要性日益突出。如何以現(xiàn)代檔案管理理念與方法實施工程造價檔案管理已經(jīng)成為工程造價咨詢企業(yè)、工程建設(shè)造價辦面臨的首要問題。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的快速發(fā)展，積極應(yīng)用電子檔案技術(shù)進行工程造價檔案管理，用于提高檔案管理與檢索效率，降低檔案管理過程中環(huán)境因素對檔案的影響，提高檔案管理質(zhì)量。

1 工程造價電子檔案管理概述

工程造價電子檔案管理是通過電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，為工程造價辦檔案管理現(xiàn)代化提供完整的解決方案。其能夠為工程造價辦提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，同時通過其自動化功能還可對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，可設(shè)定檔案密級，可按部門按專業(yè)按用戶級別檢查訪問權(quán)限。日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標準光盤、統(tǒng)計報表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等十大模塊。能夠?qū)崿F(xiàn)工程造價電子檔案管理的自動化、數(shù)字化，為提高工程造價辦檔案管理工作效率與工作質(zhì)量提供便利條件。

2 電子檔案管理的實施

2.1 明確電子檔案管理目的與要求，構(gòu)架科學的檔案管理體系

工程造價辦為了提高工程造價檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，為工程造價咨詢企業(yè)管理與指導奠定良好的基礎(chǔ)，其檔案管理工作必須以現(xiàn)代檔案管理理念為指導，運用現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理技術(shù)，實施檔案管理工作，以此促進工程造價辦檔案管理工作質(zhì)量的提高。以明確電子檔案管理目的與要求為基礎(chǔ)，針對工程造價辦檔案管理工作特點，構(gòu)建科學的電子檔案管理體系。管理體系要求明確電子檔案主管領(lǐng)導、明確其管理制度，并通過明確職責、責任到人的方式使電子檔案管理個工作從形成到承辦、整理、管理等工作有章可循、有據(jù)可依。同時也促進電子檔案管理工作日常監(jiān)督、指導、保管、開發(fā)利用等工作的開展奠定基礎(chǔ)。

2.2 注重電子檔案管理的基本原則，促進電子檔案管理工作的開展

工程造價辦電子檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的基本原則。利用密碼權(quán)限的方式針對不同權(quán)限開放不同的使用限制，以此保障電子檔案的安全。工程造價辦電子檔案管理工作應(yīng)實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一領(lǐng)導、實施統(tǒng)一管理制度的方式確保其管理該工作的開展。同時，其檔案管理工作還要遵循維護電子檔案完整與安全的基本原則，加強電子檔案備份管理，保障電子檔案的安全。針對工程造價辦電子檔案的特點，其檔案管理工作還要遵循全面管理、系統(tǒng)管理、過程管理的基本原則。以全面管理的原則保障電子檔案從生成、到管理規(guī)則、管理方法、質(zhì)量要求等始終處于電子檔案管理監(jiān)督體系下，保障電子檔案管理過程管理的全面性，保障電子檔案管理工作質(zhì)量。系統(tǒng)管理是強調(diào)電子檔案管理過程中各個階段的活動必須以科學統(tǒng)籌兼顧的理念強調(diào)電子檔案內(nèi)容與管理工作的無縫連接、保障電子檔案管理質(zhì)量。過程管理也是對系統(tǒng)管理工作的不要補充，其通過對電子檔案管理過程控制實現(xiàn)結(jié)果的控制，保障電子檔案管理質(zhì)量。

2.3 電子檔案管理過程中的注意事項分析

在實施電子檔案管理過程中，工程造價辦需要特別助于紙質(zhì)文件與電子文件內(nèi)容的原始性，其字體、字跡、圖像、印章等必須清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，但是由于電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。因此在進行電子檔案管理過程中，需要通過原始文件掃描的方式保障電子文件的原始性與真實性。同時電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性也是電子檔案管理工作的重點，由于電子文件結(jié)構(gòu)復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。因此，必須要備份管理時保障電子文件、穩(wěn)當完整性的關(guān)鍵?，F(xiàn)代工程造價辦在實施電子檔案管理過程中，必須通過科學的管理方式有效保障電子檔案的真實性、完整性，同時注重其保密措施的管理，促進電子檔案管理工作的科學開展。

3 針對電子檔案管理的需求加強檔案管理人才培養(yǎng)

現(xiàn)代工程造價辦實施電子檔案管理工作需要針對電子檔案管理對人才的需求強化檔案管理人才培養(yǎng)。加強檔案管理人員對電子檔案管理有關(guān)專業(yè)知識、技術(shù)的培養(yǎng)，加強檔案管理人員對電子檔案管理工作注意事項的認識，以此促進電子檔案管理工作的開展。同時工程造價辦還要針對自身檔案管理的特性與電子檔案管理的特點，構(gòu)建科學的人才培養(yǎng)體系，通過科學的、動態(tài)的人才培養(yǎng)體系，緊跟電子檔案管理技術(shù)的發(fā)展，及時針對電子檔案技術(shù)發(fā)展對人才進行培訓與培養(yǎng)，提高檔案管理技術(shù)水平、提高電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用水平，促進電子檔案管理工作的科學開展，促進工程造價辦檔案管理工作的科學實施。

4 結(jié)論

綜上所述，現(xiàn)代工程造價辦電子檔案管理工作的科學開展對工程造價辦有著重要的意義，其是提高工程造價辦電子化辦公、提高辦公效率、提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。工程造價辦必須認識到電子檔案管理工作開展的重要意義，以針對自身特點的電子檔案管理體系建立為基礎(chǔ)，注重基本原則的應(yīng)用以及實施過程的注意事項，以此提高電子檔案管理工作開展效果，促進檔案管理工作效率的提高、促進檔案管理工作質(zhì)量的提供，為工程造價辦更好的對工程造價咨詢企業(yè)、工程施工企業(yè)提供服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)，促進我國工程建設(shè)行業(yè)的快速發(fā)展。

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