曾怡婷

（廣東省惠州市中心人民醫(yī)院，廣東惠州 516001）

從《檔案法》談檔案工作中的幾個(gè)關(guān)鍵

曾怡婷

（廣東省惠州市中心人民醫(yī)院，廣東惠州 516001）

《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）是國(guó)家對(duì)檔案工作的指引和規(guī)范。筆者從《檔案法》的角度，對(duì)檔案管理工作中范圍的拓展性、組織的統(tǒng)籌性和技術(shù)的創(chuàng)新性進(jìn)行了初步闡述，尋求進(jìn)一步提高檔案管理水平和工作能力的有效途徑。

檔案管理；拓展性；統(tǒng)籌性；創(chuàng)新性

現(xiàn)行的《中華人民共和國(guó)檔案法》，共分六章二十六條，包括總則、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、檔案的管理、檔案的利用和公布、法律責(zé)任和附則，從全方位對(duì)檔案工作進(jìn)行了指引和規(guī)范，是檔案工作者從事檔案事務(wù)的行為準(zhǔn)則和規(guī)范。認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)《檔案法》的精神實(shí)質(zhì)，是提高檔案管理水平和工作能力的有效途徑。通過(guò)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)際工作，筆者認(rèn)為需關(guān)注幾個(gè)重點(diǎn)，在此提出幾點(diǎn)拙見。

1 檔案管理范圍的拓展性

《檔案法》第一章總則中提到“本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，對(duì)檔案從活動(dòng)主體、產(chǎn)生范圍、產(chǎn)生形式和基本屬性等方面進(jìn)行了總體定義。檔案的基本屬性是“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”，也就是說(shuō)，檔案必須是對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的，反之，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的資料都必須納入檔案的管理范圍，這點(diǎn)在工作中尤需注意。

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展日新月異，各行各業(yè)的業(yè)務(wù)范圍在不斷擴(kuò)大，也面臨著越來(lái)越多的問題。更好地發(fā)揮檔案的作用，必須堅(jiān)持檔案“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值”的屬性，注重根據(jù)實(shí)際情況拓展檔案的歸檔范圍。就醫(yī)院來(lái)說(shuō)，除了目前的文書、人事、科研、會(huì)計(jì)、設(shè)備、基建、病案、醫(yī)療業(yè)務(wù)等方面的檔案，還必須關(guān)注醫(yī)院不斷出現(xiàn)的各種新業(yè)務(wù)情況。如醫(yī)院經(jīng)營(yíng)方面，所進(jìn)行的租賃、承包、核算審計(jì)及采購(gòu)招標(biāo)的方案、程序、協(xié)議、合同等，是醫(yī)院經(jīng)營(yíng)的重要組成部分，對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理工作將產(chǎn)生較長(zhǎng)時(shí)間的影響；而醫(yī)院信訪工作方面，辦信訪和接待來(lái)電來(lái)訪的登記、記錄材料，重要案件包括申訴材料，負(fù)責(zé)人或上級(jí)機(jī)關(guān)的批示、函件，交辦，催辦函件和電話記錄，查證材料，案情分析研究或聯(lián)合辦案會(huì)議紀(jì)錄，調(diào)查處理報(bào)告，結(jié)案報(bào)告，審理結(jié)案材料，領(lǐng)導(dǎo)批結(jié)件等，是正確處理各類信訪問題的重要依據(jù)，也是領(lǐng)導(dǎo)決策和部署工作的重要參考。諸如此類的新業(yè)務(wù)材料，若納入醫(yī)院檔案收集管理范圍中，可極大地提高檔案的價(jià)值與利用率，使檔案更好地服務(wù)于實(shí)際工作。

2 檔案管理組織的統(tǒng)籌性

《檔案法》中提到“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則”、“國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，從這里我們可以看出，檔案工作要注重統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。在分級(jí)管理的前提下，要做到統(tǒng)籌規(guī)劃。具體到實(shí)際，由于醫(yī)院工作業(yè)務(wù)范圍廣，檔案來(lái)源途徑繁雜，目前許多醫(yī)院在檔案管理方面的做法是“由各職能科室分管本業(yè)務(wù)范圍檔案”，即“各級(jí)自管”，這種管理模式雖能保證檔案收集管理的專業(yè)性，但也存在缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、整體性差的弊端。要避免這些弊端，便要著眼全局，建立醫(yī)院檔案管理工作組織領(lǐng)導(dǎo)小組，制定全院性的檔案管理制度，如根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況建立由上至下的管理體系，由主管院長(zhǎng)負(fù)總責(zé)、各相關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人負(fù)分責(zé)，下設(shè)綜合檔案室負(fù)責(zé)處理日常管理事務(wù)的三層級(jí)管理等方法，來(lái)實(shí)現(xiàn)“層層管、層層抓”的局面，從而達(dá)到有效管理、到位管理的目的。

此外，在檔案專業(yè)技術(shù)管理方面，可采取人員的聘任、培訓(xùn)、考核工作納入醫(yī)院的人才管理規(guī)劃工作中等措施，這也是從組織領(lǐng)導(dǎo)上保證檔案管理工作有序進(jìn)行的方法之一。

3 檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新性

《檔案法》中提到“采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”，這點(diǎn)在實(shí)際工作中也要加以注意。目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案仍舊主要是靠紙質(zhì)作為存儲(chǔ)介質(zhì)。紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)有很多，笨重、人工環(huán)節(jié)多、儲(chǔ)存量大、易損耗、不便查找利用等等。隨著影像、掃描等各類現(xiàn)代科技手段的運(yùn)用，辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，電子公文交換平臺(tái)的普及和OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用，電子文件的數(shù)量與日俱增，電子檔案在醫(yī)院檔案中的作用也將日益增加。此外，使用電子檔案的好處也不少：采用電子檔案，可以減少檔案庫(kù)存量，避免檔案磨損丟失，提高利用效率，并極大程度地減輕檔案管理員的工作量，提高了工作效率。雖然目前電子檔案正面臨軟、硬件設(shè)施等瓶頸問題，電子檔案的安全預(yù)防工作也處于摸索階段，電子檔案工作還有許多不成熟的地方，但從檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，電子信息化是必然的結(jié)果。因此，檔案工作者要有前瞻性，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，在實(shí)際工作中可利用、創(chuàng)造現(xiàn)代科技手段，逐步完善檔案信息技術(shù)，為檔案管理工作服務(wù)。

綜上所述，現(xiàn)階段的檔案管理工作要進(jìn)一步拓展歸檔范圍、注意做好統(tǒng)籌管理、創(chuàng)新管理技術(shù)，使檔案更好地為社會(huì)服務(wù)?！稒n案法》作為檔案管理工作的基本法律法規(guī)，它所體現(xiàn)的精神遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些，值得我們?nèi)フJ(rèn)真學(xué)習(xí)研究，更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作。

[1]曹桂芳.淺談如何提高醫(yī)院檔案管理水平[J].臨床醫(yī)藥實(shí)踐雜志,2009,18(1):79-80.

[2]葛春艷,鄭克芬,顏曉波.醫(yī)院信訪工作檔案管理的探討[J].中醫(yī)藥管理雜志,2009,17(6):568-569.

[3]楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].3版.北京:中國(guó)檔案出版社,2004:71-78.

[4]張鵬.談醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理[J].西南軍醫(yī),2009,11(4):742-743.

G219

C

1673-7210（2010）08（a）-201-01

2010-04-26）