鄧?yán)ず?高 平 戴 鈞 梁競艷

《(科技創(chuàng)業(yè)月刊》雜志社,湖北武漢430071)

知識管理:科技期刊發(fā)展“隱形的翅膀”
——以《科技創(chuàng)業(yè)月刊》為例

鄧?yán)ず?高 平 戴 鈞 梁競艷

《(科技創(chuàng)業(yè)月刊》雜志社,湖北武漢430071)

知識經(jīng)濟(jì)的出現(xiàn)和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,使知識管理走進(jìn)學(xué)術(shù)期刊成為一種趨勢?？萍计诳瘧?yīng)該分析自身情況,結(jié)合自身優(yōu)勢,積極地利用知識管理整合期刊現(xiàn)有資源,建設(shè)基于知識導(dǎo)航、知識發(fā)掘的信息平臺,提升雜志質(zhì)量,突出雜志特色,增加雜志核心競爭力,打造雜志品牌,使雜志在激烈的競爭中不斷發(fā)展壯大,獲得新的競爭優(yōu)勢和發(fā)展前景。

知識管理;科技期刊;信息管理;平臺構(gòu)建

知識管理包括知識采集與編輯、知識審核與存儲、知識發(fā)布與分享、知識交流與利用四個環(huán)節(jié)。

知識采集與編輯,指企業(yè)或組織進(jìn)行知識資產(chǎn)的采集與編輯,包括采集學(xué)習(xí)行業(yè)專業(yè)基本理論知識和業(yè)務(wù)知識,對專業(yè)基本理論知識、業(yè)務(wù)知識和實踐經(jīng)驗知識進(jìn)行編輯加工、梳理分析,在企業(yè)或組織中形成系統(tǒng)化的流程和規(guī)范化的運作。比如,對業(yè)務(wù)員進(jìn)行銷售知識培訓(xùn),對辦公人員進(jìn)行辦公技能培訓(xùn),對中層干部進(jìn)行管理知識培訓(xùn)等等。

知識審核與存儲,指通過日常的實踐檢驗和深入思考后,甄別審核所收集的信息,保證知識存儲的適用性、新穎性、有效性。知識存儲涉及的內(nèi)容很多,包括公司或組織每年下發(fā)的文件,國家相關(guān)的政策性文件、通知等,客戶資源系統(tǒng)中各類合同、單據(jù)、會議紀(jì)要、方案、策劃、制度等。

知識發(fā)布與分享。知識的發(fā)布可以通過自己的內(nèi)部網(wǎng)站、會議研討、集中學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行。知識分享涉及到公司或組織員工的心理狀態(tài)和分享的意愿,受員工的個人因素影響較多,是知識管理中比較難處理的問題。大部分的企業(yè)和組織內(nèi)部,經(jīng)過多年的實際運作,都形成了自己企業(yè)或組織特有的知識分享的機(jī)制和方法。

知識交流與利用。所有管理的目的都在于創(chuàng)造效益,知識管理的目的也不例外。知識的利用指利用知識資產(chǎn)處理企業(yè)或組織的事務(wù)性工作,例如公司某個行業(yè)的銷售人員可以很方便地在CRM中找到某家客戶的聯(lián)系人資料,了解與其打交道的相關(guān)技巧,從而與其保持親密聯(lián)系,最終促進(jìn)業(yè)務(wù)的成功。

一、《科技創(chuàng)業(yè)月刊》期刊社現(xiàn)狀分析

《科技創(chuàng)業(yè)月刊》是國家科技部火炬高技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)中心、中國技術(shù)市場管理促進(jìn)中心和湖北省科技廳聯(lián)合主辦的大型綜合性財經(jīng)類科技期刊,是中國創(chuàng)業(yè)投資類核心期刊、中國學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計源期刊、中國期刊網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫全文收錄期刊、湖北省優(yōu)秀科技期刊?！犊萍紕?chuàng)業(yè)月刊》在國內(nèi)外擁有廣泛的讀者,受到科技領(lǐng)域、教育領(lǐng)域、風(fēng)險投資領(lǐng)域和新興企業(yè)群體及理論工作者、企業(yè)家、科技人員、管理人員和教師的青睞,是中國創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新領(lǐng)域的主流媒介和權(quán)威雜志。

與《科技創(chuàng)業(yè)月刊》紙質(zhì)雜志的豐富內(nèi)容和成功傳播相比,目前《科技創(chuàng)業(yè)月刊》信息管理平臺的內(nèi)容和功能還十分匱乏。平臺僅僅做到了基本的信息發(fā)布,在采編系統(tǒng),與讀(作)者溝通互動,以及鏈接相關(guān)行業(yè)、政府機(jī)構(gòu)方面,與國內(nèi)外一些較好的期刊信息管理平臺相比,差距還很大。

欄目設(shè)置單一,特色不突出?！犊萍紕?chuàng)業(yè)月刊》信息管理平臺與大多數(shù)國內(nèi)期刊網(wǎng)站平臺大同小異,沒有整合現(xiàn)有知識和情報,不能體現(xiàn)出創(chuàng)業(yè)投資的核心特色。

內(nèi)容貧乏,更新緩慢,信息量較小,不能全面反映雜志社工作內(nèi)容?，F(xiàn)有平臺沒有建立完善的專業(yè)數(shù)據(jù)庫和案例庫,而且《科技創(chuàng)業(yè)月刊》每期于當(dāng)月10號出刊,到當(dāng)月月底文章才能發(fā)布,給讀者查閱當(dāng)期文獻(xiàn)帶來一定的不便。

平臺上沒有采編系統(tǒng)。現(xiàn)在作者投稿只能通過E2mail或U盤代拷等方式,不能直接登陸網(wǎng)站平臺進(jìn)行投稿及稿件處理信息的查詢。編輯處理稿件等工作也還是按照自身記錄的習(xí)慣進(jìn)行,容易產(chǎn)生溝通不暢、文章丟失、漏發(fā)等情況,給編校工作帶來一定的不便。

后臺錄入系統(tǒng)功能不全?，F(xiàn)有的后臺服務(wù)系統(tǒng)只能簡單輸入文字、數(shù)字,不能輸入公式和圖表等信息,這樣會造成作者論文(紙質(zhì)版)在發(fā)布到平臺的過程中部分丟失,為作者和讀者查找文章等帶來不便,而且也影響期刊質(zhì)量。

與讀(作)者、理事單位互動性較差。目前《科技創(chuàng)業(yè)月刊》信息管理平臺上的讀者論壇基本處于停用狀態(tài),點擊率較少,使用率不高,致使雜志社不能和讀(作)者、理事單位及個人進(jìn)行咨詢和互動。

二、基于知識管理的《科技創(chuàng)業(yè)月刊》現(xiàn)狀與實施

(一)運用現(xiàn)代化技術(shù),建立知識共享與轉(zhuǎn)移的信息管理平臺

盡可能運用現(xiàn)代化的技術(shù)手段建立各種形式的企業(yè)知識網(wǎng)絡(luò),為知識的交流與共享提供基本的物質(zhì)和技術(shù)基礎(chǔ)。建立知識共享與轉(zhuǎn)移的信息管理平臺,有利于促進(jìn)作者、讀者與雜志之間的交流,從而擴(kuò)大學(xué)術(shù)期刊的影響。它包括建設(shè)基于知識導(dǎo)航、知識發(fā)掘的雜志網(wǎng)絡(luò)平臺,完善的專業(yè)數(shù)據(jù)庫和案例庫,高層次的學(xué)術(shù)交流平臺和《科技創(chuàng)業(yè)月刊》電子雜志,以實現(xiàn)信息的快捷傳遞,提高雜志社的工作效率,實現(xiàn)知識的有效共享與轉(zhuǎn)移。

1.建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺

對現(xiàn)有網(wǎng)站進(jìn)行更新,不僅在平臺上實現(xiàn)雜志社信息發(fā)布、過刊查閱下載等功能,而且要添加采編系統(tǒng),使讀(作)者可方便地查詢稿件錄用、編校狀況、出刊周期等信息,拉近作者與雜志社的距離;同時引入知識導(dǎo)航和知識挖掘的概念,建立信息管理系統(tǒng),保證信息不丟失,提高雜志社工作效率。

2.建立完善的專業(yè)數(shù)據(jù)庫和案例庫

完善編委會專家信息庫、作者信息庫、專項數(shù)據(jù)庫以及案例庫建設(shè),完成雜志社現(xiàn)有編輯數(shù)據(jù)庫建設(shè),增加業(yè)務(wù)活動板塊,實現(xiàn)信息資源的整合與有效分類,使數(shù)據(jù)與資源共享,增強(qiáng)雜志社辦公效率。

內(nèi)部專業(yè)系統(tǒng)。一是內(nèi)網(wǎng)辦公系統(tǒng),包括雜志社公共文件傳達(dá)、共享及反饋;上級主管單位、部門相關(guān)文件傳閱,信息公布;各辦公人員相應(yīng)辦公計劃的安排及監(jiān)督提醒功能的完善;各辦公人員理事資源的整合(方便轉(zhuǎn)交之類);建立院士資料庫,方便查閱使用;設(shè)立如同QQ群系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)交流平臺,方便辦公交流等。二是內(nèi)網(wǎng)學(xué)習(xí)系統(tǒng),包括編輯操作規(guī)范及細(xì)則,往屆活動的相關(guān)文件、總結(jié)等,相關(guān)專業(yè)英語的資料,相關(guān)專業(yè)計算機(jī)基礎(chǔ)、操作等方面的資料,參考文獻(xiàn)標(biāo)示規(guī)定等。三是內(nèi)網(wǎng)休閑系統(tǒng),包括辦公室健身相關(guān)知識,哲理性小故事,演講與口才,人際關(guān)系處理等方面的知識,音樂電影等放松型內(nèi)容,健康小游戲等。

外部專業(yè)系統(tǒng)。將知識管理應(yīng)用于《科技創(chuàng)業(yè)月刊》的對外信息管理平臺的建設(shè),主要涉及到以下四個方面:一是對外采編系統(tǒng),包括作者投稿系統(tǒng),專家審稿系統(tǒng),編輯辦公系統(tǒng),作(讀)者查詢系統(tǒng),過舊刊閱覽系統(tǒng)等;二是對外研討創(chuàng)業(yè)投資、社會熱點與學(xué)術(shù)前沿的綜合性的論壇——科技創(chuàng)業(yè)服務(wù)平臺,包括創(chuàng)業(yè)政策解讀,創(chuàng)業(yè)熱點咨詢,相關(guān)業(yè)務(wù)交流,創(chuàng)業(yè)信息、相關(guān)項目發(fā)布,招商引資,與權(quán)威機(jī)構(gòu)、相關(guān)政府主管部門的鏈接,廣告業(yè)務(wù)等;三是對外理事活動發(fā)布系統(tǒng),包括新近活動信息發(fā)布、歷屆活動成果展示、歷屆活動詳細(xì)信息發(fā)布及活動剪影、留言建議區(qū)等。

3.創(chuàng)建高層次學(xué)術(shù)交流平臺,實現(xiàn)知識更大范圍和更深層次的共享與轉(zhuǎn)移

在現(xiàn)有讀者論壇的基礎(chǔ)上開拓創(chuàng)新,將論壇改造成一個研討創(chuàng)業(yè)投資、社會熱點與學(xué)術(shù)前沿的綜合性論壇,還可開創(chuàng)“創(chuàng)業(yè)導(dǎo)刊”或者“創(chuàng)業(yè)熱點咨詢”等板塊及與權(quán)威性的政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、創(chuàng)業(yè)明星企業(yè)等的網(wǎng)站建立鏈接,將專家、創(chuàng)業(yè)者、讀者、理事單位等不同類別、不同需求的人或機(jī)構(gòu)聯(lián)系在一起,形成高層次、寬范圍的學(xué)術(shù)交流,促進(jìn)作者、讀者、理事單位與雜志社之間的互動,營造創(chuàng)業(yè)的軟環(huán)境,實現(xiàn)知識在社會更大范圍和更深層次的有效共享與轉(zhuǎn)移。

4.創(chuàng)辦《科技創(chuàng)業(yè)月刊》電子雜志

在現(xiàn)有紙質(zhì)版雜志的基礎(chǔ)上創(chuàng)辦《科技創(chuàng)業(yè)月刊》電子雜志,不僅僅是把紙質(zhì)版本傳入網(wǎng)絡(luò),而是以多媒體展示和互動性強(qiáng)為標(biāo)簽,實現(xiàn)知識和信息的快捷傳遞,使雜志得以在更廣大領(lǐng)域推廣,提高雜志的知名度和權(quán)威性,促進(jìn)知識的廣泛共享與轉(zhuǎn)移。

(二)完善激勵機(jī)制,建立樂于分享的文化

1.完善激勵機(jī)制,以實質(zhì)獎賞來鼓勵員工共享與轉(zhuǎn)移知識

知識管理最大的挑戰(zhàn)在于如何鼓勵員工分享知識,因此,必須設(shè)計一套科學(xué)有效的激勵體系,使員工能積極創(chuàng)新、共享和應(yīng)用知識?！犊萍紕?chuàng)業(yè)月刊》針對知識管理中的員工激勵難題,注重員工知識產(chǎn)權(quán)化保護(hù),實施知識獎懲并舉制度,除了一般意義上的物質(zhì)激勵與精神激勵外,還以制度的形式明確員工的知識產(chǎn)權(quán),切實維護(hù)了員工的利益,使隱性知識顯性化,個人知識部門化。

2.營造能引導(dǎo)員工知識創(chuàng)新和共享的環(huán)境

有一個知識創(chuàng)新和共享的環(huán)境,員工能夠相互交流,并從不同的角度審視,進(jìn)而將不同的見解統(tǒng)一起來,形成新的集體智慧,最終融合到新技術(shù)和新產(chǎn)品中。在營造組織環(huán)境的過程中,打破部門和行業(yè)界限,確保思想的及時交流,同時對員工加強(qiáng)頭腦風(fēng)暴法、解決問題能力和評估實驗以及其它核心學(xué)習(xí)技能的訓(xùn)練,對于消除組織學(xué)習(xí)障礙,提高知識管理效率都將是非常重要的。

3.形成以人為本的企業(yè)文化

企業(yè)員工是企業(yè)文化的承擔(dān)者,但是企業(yè)的知識共享與轉(zhuǎn)移模式、過程與傳統(tǒng)的物質(zhì)資料生產(chǎn)模式存在很大差別,因此,《科技創(chuàng)業(yè)月刊》尊重和鼓勵員工的探索勇氣與創(chuàng)新精神,寬容員工在知識探索與發(fā)現(xiàn)中的失敗,鼓勵個人的市場探索與業(yè)務(wù)創(chuàng)新,對成功員工進(jìn)行額外獎勵,鼓勵形成內(nèi)部創(chuàng)新團(tuán)隊,發(fā)揚團(tuán)隊合作精神,講究合作共贏,促進(jìn)知識在員工之間的共享與轉(zhuǎn)移。

4.完善知識管理流程,建立無時間空間束縛的學(xué)習(xí)交流機(jī)制

完善的知識管理流程是指有系統(tǒng)地搜集、獲取、整合、累積、存儲、分享、更新知識等,使需要者可以隨時隨地隨手獲得所需要的正確信息,因而能快速采取行動。這些知識,可能存在于企業(yè)文件、檔案、數(shù)據(jù)庫中,但也可能存在于企業(yè)例行的工作流程及實務(wù)規(guī)范中。

《科技創(chuàng)業(yè)月刊》知識的獲得來自組織內(nèi)外?！犊萍紕?chuàng)業(yè)月刊》利用所建立的理事會、編委會等,聘請許多專業(yè)領(lǐng)域的專家、學(xué)者進(jìn)行課程設(shè)計,讓員工包括部分作者參與并實施學(xué)習(xí),建立專業(yè)知識分享渠道。在知識整合方面,《科技創(chuàng)業(yè)月刊》將文件標(biāo)準(zhǔn)集中在一起,以系統(tǒng)的方式,整合所有的知識資源,增進(jìn)使用者的方便性,并縮短員工一半以上的學(xué)習(xí)時間,大大提升了工作效率?！犊萍紕?chuàng)業(yè)月刊》規(guī)定外訓(xùn)或研習(xí)人員必須要透過部門會議或研討會的方式,報告并分享所學(xué)得的技術(shù)與知識。工程人員出差返回后,也須上交差旅心得報告,同時將所學(xué)以專題報告呈現(xiàn)。除安排外部講師進(jìn)行知識分享外,期刊社還安排內(nèi)部員工以演示文稿、演講、撰寫書面文件方式貢獻(xiàn)專業(yè)知識,建立知識分享機(jī)制,并將教學(xué)成效納入績效考核制度。鼓勵再進(jìn)修及教育訓(xùn)練,讓員工接受新觀念,并將其自然地應(yīng)用到工作中,以實踐知識更新。

[1]陳忠理.基于管理創(chuàng)新的企業(yè)隱性知識共享與轉(zhuǎn)移[J].沿海企業(yè)與科技,2007(10).

[2]薛飛.科技情報機(jī)構(gòu)發(fā)展趨勢研究——知識管理與核心競爭力探詢[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊,2008(9).

[3]楊元生.知識創(chuàng)新與學(xué)學(xué)術(shù)期刊全面質(zhì)量管理[J].河北科技圖苑,2001(1).

[4]溫彩玲,夏長春.從知識管理角度談企業(yè)知識管理系統(tǒng)的構(gòu)建[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊,2009(7).

[5]孟坤,熊中楷,王建洪.知識管理與組織績效的關(guān)系研究——基于組織文化角度的實證[J].現(xiàn)代管理科學(xué),2009(11).

責(zé)任編輯 韓璽吾 E2mail:shekeban@163.com

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G20

A

1673-1395(2010)04-0006-03

20100501

湖北省科技信息研究院2009～2010年度院長基金A類課題(2009A10)

鄧?yán)ず?1974—),男,湖北陽新人,副編審,碩士,主要從事科技期刊、科技管理研究。