托 婭

建設(shè)工程實(shí)施監(jiān)理的過程中,監(jiān)理工程師需要不斷地進(jìn)行組織協(xié)調(diào),它是實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程監(jiān)理項(xiàng)目目標(biāo)不可或缺的方法和手段。通過組織協(xié)調(diào),可使影響監(jiān)理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的各方主體有機(jī)配合,使監(jiān)理工作實(shí)施和運(yùn)行過程更加順利。

1 建設(shè)工程監(jiān)理中的組織協(xié)調(diào)及其重要意義

所謂建設(shè)工程監(jiān)理中的組織協(xié)調(diào)工作,是指為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo),監(jiān)理人員所進(jìn)行的監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部人與人之間,機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)之間以及監(jiān)理組織與外部環(huán)境組織之間的溝通、調(diào)和、聯(lián)合和聯(lián)結(jié)工作,以達(dá)到在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目總目標(biāo)中,相互理解、信任、步調(diào)一致、運(yùn)行一體化的工作。

在建設(shè)工程監(jiān)理中,要保證項(xiàng)目的參與各方圍繞建設(shè)工程開展工作,使項(xiàng)目目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn),組織協(xié)調(diào)工作最為重要,也最為困難,是監(jiān)理工作能否成功的關(guān)鍵,只有通過積極的組織協(xié)調(diào),才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)全面協(xié)調(diào)控制的目的,才能最終得以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

2 從系統(tǒng)方法的角度看待建設(shè)工程監(jiān)理中的組織協(xié)調(diào)

系統(tǒng)方法強(qiáng)調(diào),要把系統(tǒng)作為一個(gè)整體來研究和處理,因?yàn)榭傮w的作用規(guī)模要比各子系統(tǒng)的作用規(guī)模之和大。為了實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程系統(tǒng)目標(biāo),必須重視協(xié)調(diào)管理,發(fā)揮系統(tǒng)整體功能。

從系統(tǒng)方法的角度看,項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)的范圍分為系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào),系統(tǒng)外部協(xié)調(diào)的范圍又分為近外層協(xié)調(diào)和遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)。近外層和遠(yuǎn)外層的主要區(qū)別是工程建設(shè)與近外層關(guān)聯(lián)單位一般有合同關(guān)系,與遠(yuǎn)外層單位一般沒有合同關(guān)系。

建設(shè)工程監(jiān)理組織系統(tǒng)的內(nèi)部關(guān)系,主要有人際關(guān)系、組織關(guān)系、需求關(guān)系和配合關(guān)系等,內(nèi)部協(xié)調(diào)工作就是對(duì)這幾個(gè)關(guān)系進(jìn)行及時(shí)有效的協(xié)調(diào)。近外層協(xié)調(diào)主要是指監(jiān)理組織與建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、材料設(shè)備供應(yīng)等參與工程建設(shè)單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。遠(yuǎn)外層協(xié)調(diào)是指監(jiān)理組織與政府有關(guān)部門、社會(huì)團(tuán)體等單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。

從系統(tǒng)方法的角度,把系統(tǒng)作為一個(gè)整體研究和處理,則項(xiàng)目系統(tǒng)內(nèi)各子系統(tǒng)、各專業(yè)、各工種、各項(xiàng)資源以及時(shí)間、空間等方面得以實(shí)現(xiàn)有機(jī)的配合,使工程項(xiàng)目成為一體化運(yùn)行的整體,發(fā)揮系統(tǒng)整體功能,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目的總目標(biāo)。

3 監(jiān)理組織協(xié)調(diào)中應(yīng)注意的問題

3.1 堅(jiān)持公平、公正的原則

公平、公正是指協(xié)調(diào)中要尊重科學(xué),尊重事實(shí),堅(jiān)持中立。堅(jiān)持公平、公正的原則能增加協(xié)調(diào)工作的成功率。在監(jiān)理工作中,監(jiān)理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守監(jiān)理的職業(yè)道德,克制自身不違規(guī)。在行為舉止上要保持中立和公正,與業(yè)主、承包商、勘察設(shè)計(jì)等參建單位的相關(guān)人員之間,既要利用各種機(jī)會(huì)增進(jìn)各方面人員的友誼和合作,以利工程的進(jìn)展;又要嚴(yán)格遵守職業(yè)道德,禮貌而堅(jiān)決的拒絕任何禮物、免費(fèi)服務(wù)、減價(jià)物品等,以保證行為的公正性。總監(jiān)理工程師和其他監(jiān)理人員都應(yīng)站在公正客觀的立場(chǎng)上,依據(jù)有關(guān)的法律、法規(guī)、規(guī)范和合同等,以科學(xué)分析的方法,不憑隨意想法解決問題,正確協(xié)調(diào)參建各方的矛盾,公正無私地處理工程建設(shè)中的人和事,做到一碗水端平,維護(hù)參建各方的合理合法的利益,不以權(quán)壓人,而曉之以“理”,“理”即是具有說服力的事實(shí)依據(jù),做到以“理”服人,使當(dāng)事各方心服口服。

3.2 程序化、規(guī)范化經(jīng)常性事項(xiàng)的協(xié)調(diào)

監(jiān)理中的組織協(xié)調(diào)并非只針對(duì)出現(xiàn)問題、矛盾、爭(zhēng)端之時(shí),而是在建設(shè)全過程的協(xié)調(diào)。對(duì)于經(jīng)常性的事項(xiàng),根據(jù)建設(shè)程序,監(jiān)理應(yīng)有相應(yīng)的規(guī)范化的監(jiān)理程序,事先確定協(xié)調(diào)內(nèi)容和協(xié)調(diào)方式。監(jiān)理的各項(xiàng)工作按照一定的邏輯順序先后展開,從而使監(jiān)理工作有效的達(dá)到目標(biāo)。例如在工程前期階段,根據(jù)監(jiān)理工作的內(nèi)容嚴(yán)格按程序辦事,協(xié)助業(yè)主做好項(xiàng)目報(bào)批、設(shè)計(jì)委托、勘察設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)等工作,配合建設(shè)單位做好建設(shè)前期的準(zhǔn)備工作,對(duì)列入國(guó)家計(jì)劃的項(xiàng)目,對(duì)建設(shè)前期工作沒做好,不具備開工條件的項(xiàng)目,按程序不得發(fā)布開工指令。在具體施工過程中的監(jiān)理組織協(xié)調(diào),包括及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤的工作程序,按監(jiān)理程序做好各項(xiàng)監(jiān)理工作。

3.3 利用權(quán)責(zé)體系進(jìn)行組織協(xié)調(diào)

為了有效地開展建設(shè)工程監(jiān)理工作,需要經(jīng)常利用各系統(tǒng)的權(quán)責(zé)體系來進(jìn)行協(xié)調(diào)。權(quán)責(zé)體系中明確的劃分出職責(zé)、權(quán)利范圍。同等崗位職務(wù)賦予同等的權(quán)利,做到責(zé)任與權(quán)利相一致。一定的人在一定的崗位上擔(dān)任一定的職務(wù),這樣就產(chǎn)生了與崗位職務(wù)相應(yīng)的權(quán)利和責(zé)任,只有做到有職、有權(quán)、有責(zé),才能使組織系統(tǒng)得以正常運(yùn)行。權(quán)大于責(zé)就很容易產(chǎn)生瞎指揮、濫用權(quán)力的官僚主義,責(zé)大于權(quán)又會(huì)影響管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理實(shí)行總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)制,總監(jiān)理工程師是組織協(xié)調(diào)工作的主要負(fù)責(zé)人。在項(xiàng)目監(jiān)理組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)中,對(duì)組織內(nèi)部的每一個(gè)崗位都應(yīng)訂有明確的目標(biāo)和崗位職責(zé)。還要通過職能清理,使管理職能不重不漏,做到事事有人管,人人有專責(zé),同時(shí)按權(quán)責(zé)對(duì)等的原則,在明確崗位職責(zé)時(shí),明確崗位職權(quán),這樣便能人人盡職盡責(zé),減少摩擦。在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)外部協(xié)調(diào)中,監(jiān)理工程師承擔(dān)的職責(zé)與業(yè)主授予的權(quán)限相一致。監(jiān)理活動(dòng)的客體是承建商的活動(dòng),但監(jiān)理工程師與承建商之間并無經(jīng)濟(jì)合同關(guān)系。監(jiān)理工程師行使監(jiān)理職權(quán),依賴于業(yè)主的授權(quán)。因此,監(jiān)理工程師在明確業(yè)主提出的監(jiān)理目標(biāo)和監(jiān)理工作內(nèi)容要求后,應(yīng)與業(yè)主協(xié)調(diào),明確相應(yīng)的授權(quán),達(dá)到共識(shí)后,明確反映在委托監(jiān)理合同中及建設(shè)工程合同中,如此,監(jiān)理工程師就能以合同及與工程建設(shè)監(jiān)理有關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章作為依據(jù),理清各自的責(zé)權(quán)范圍,更好地進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。

3.4 采用適宜的組織協(xié)調(diào)方法進(jìn)行組織協(xié)調(diào)

組織協(xié)調(diào)工作涉及面廣,受主觀和客觀因素影響較大,這就要求監(jiān)理工程師具有較寬的知識(shí)面、較強(qiáng)的工作能力,采用適宜的組織協(xié)調(diào)方法,因地制宜地處理問題,使監(jiān)理工作順利的實(shí)施或運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程的監(jiān)理目標(biāo),從而實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目總目標(biāo)。監(jiān)理工程師在建設(shè)工程監(jiān)理組織協(xié)調(diào)中常采用的方法有會(huì)議協(xié)調(diào)法、交談協(xié)調(diào)法、書面協(xié)調(diào)法、訪問協(xié)調(diào)法、情況介紹法等。會(huì)議協(xié)調(diào)法是建設(shè)工程監(jiān)理中最常采用的一種協(xié)調(diào)方法,實(shí)踐中常用的會(huì)議協(xié)調(diào)法包括第一次工地會(huì)議、工地例會(huì)、專業(yè)監(jiān)理會(huì)議等。第一次工地會(huì)議亦是工地例會(huì),因?yàn)楸敬螘?huì)議特別重要,所以突出其名為“第一次工地會(huì)議”。在這次會(huì)議中,履約各方相互認(rèn)識(shí),確定聯(lián)絡(luò)方式,明確監(jiān)理程序等,各方都應(yīng)重視此次會(huì)議,監(jiān)理組織更應(yīng)重視,抓住理順多方聯(lián)系,明確辦事程序的重要時(shí)機(jī),做好組織協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)工作。工程監(jiān)理中的許多信息和決定是在工地例會(huì)上產(chǎn)生的,決定的協(xié)調(diào)工作大部分也是在工地例會(huì)中進(jìn)行的,監(jiān)理工程師可充分利用這一常用有效的組織協(xié)調(diào)方法,定期召開工地例會(huì),開好工地例會(huì)。在建設(shè)工程監(jiān)理中,遇到一些比較復(fù)雜的技術(shù)問題或難度較大的問題需要協(xié)調(diào)時(shí),監(jiān)理工程師應(yīng)報(bào)請(qǐng)總監(jiān)理工程師,并由其做出決定,安排專題會(huì)議來協(xié)調(diào),此類會(huì)議稱為“專業(yè)監(jiān)理會(huì)議”。通過這類會(huì)議積極溝通協(xié)調(diào),爭(zhēng)取各方心悅誠(chéng)服的接受協(xié)調(diào),并能以積極的態(tài)度完成相應(yīng)的工作。在實(shí)踐中,無論是組織內(nèi)部的協(xié)調(diào),還是外部的協(xié)調(diào),交談協(xié)調(diào)法是一種使用頻率相當(dāng)高的方法。因其能保持信息暢通,更好的尋找協(xié)作和幫助,正確及時(shí)的發(fā)布工程指令,建設(shè)工程參與各方之間及監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部都愿意采用。當(dāng)會(huì)議或者交談不方便或不需要時(shí),或者需要精確的表達(dá)自己的意見時(shí),監(jiān)理工程師可采用書面協(xié)調(diào)法。當(dāng)組織外部的相關(guān)機(jī)構(gòu)不了解工程,不清楚現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況時(shí),常常會(huì)對(duì)建設(shè)工程進(jìn)行一些不恰當(dāng)?shù)母深A(yù),會(huì)對(duì)建設(shè)工程產(chǎn)生不利影響,這時(shí),訪問協(xié)調(diào)法是一個(gè)相當(dāng)有效的方法。還有一種協(xié)調(diào)方法是情況介紹法,其往往與其他協(xié)調(diào)方法結(jié)合在一起使用。形式上主要是口頭的,有時(shí)也伴隨有書面的。監(jiān)理工程師可通過在任何場(chǎng)合下的每一次介紹,使別人理解你介紹的內(nèi)容、問題和困難、你想得到的協(xié)助等,從而達(dá)到組織協(xié)調(diào)的目的。

4 結(jié)語

在建設(shè)工程監(jiān)理中,監(jiān)理組織內(nèi)的所有監(jiān)理人員若主動(dòng)地在自己負(fù)責(zé)的范圍內(nèi)進(jìn)行組織協(xié)調(diào)工作,通過組織內(nèi)部的協(xié)調(diào),充分調(diào)動(dòng)組織內(nèi)部各個(gè)成員的敬業(yè)精神和團(tuán)結(jié)精神,通過組織外部的協(xié)調(diào),為工程監(jiān)理及建設(shè)創(chuàng)造良好的環(huán)境,則能確保監(jiān)理總目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

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