衣振江，董文站，修俊梅

(1.黑龍江省氣象局,黑龍江 哈爾濱 150001;2.伊春市氣象局,黑龍江 伊春 153000；3.東寧縣氣象局，黑龍江 東寧 157200)

人力資源信息采集統(tǒng)計系統(tǒng)操作的實(shí)用技巧

衣振江1，董文站2，修俊梅3

(1.黑龍江省氣象局,黑龍江 哈爾濱 150001;2.伊春市氣象局,黑龍江 伊春 153000；3.東寧縣氣象局，黑龍江 東寧 157200)

1 引言

隨著信息化時代的發(fā)展，無論是機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、還是企業(yè)單位，人力資源管理對于其生存與長遠(yuǎn)發(fā)展所起的作用日趨重要化。中國氣象局以現(xiàn)代信息技術(shù)為平臺，研發(fā)了《人力資源信息采集統(tǒng)計系統(tǒng)》，在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了人力資源的信息化管理。它主要的功能是信息的采集，歸類，以及采集后的反查；可以服務(wù)于任何具有層次關(guān)系的單位和部門，能夠同時完成對人事、教育和勞資3種資源的信息采集，極大地方便了用戶對信息采集工作的管理。下面介紹幾種實(shí)用技巧供大家參考。

2 利用公式進(jìn)行計算

2.1 計算在職人員的“工齡”和“年齡”

（1）進(jìn)入在職庫“人員信息錄入”界面，在基本集窗口任意位置點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，以取得焦點(diǎn)，然后單擊“計算”下拉菜單中的“計算”；

（2）勾選“工齡”和“年齡”2個計算項(xiàng)，如果當(dāng)前是 2006年，就將公式內(nèi)容的日期改為“UYears(出生日期,#2006-12-31#)”，單擊“計算”(見圖 1）。

圖1 工齡和年齡計算

按照以上操作步驟，程序就對所有在職人員的工齡和年齡執(zhí)行了計算。

2.2 計算在職人員的新工資變動子集---“基本工資、工資職務(wù)任職年限”

在“新工資變動子集”窗口任意位置點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，以取得焦點(diǎn)，然后單擊“計算”下拉菜單中的“計算”，出現(xiàn)下圖，勾選5個計算項(xiàng)，單擊“計算”(見圖2)。

圖2 工資的計算

按照以上操作步驟，程序就對在職人員的基本工資、工資職務(wù)任職年限執(zhí)行了計算，省去了以往對“基本工資、工資職務(wù)任職年限”手工計算的麻煩。

3 在職庫以外的數(shù)據(jù)庫中新增公式

在職人員庫中一般都定義了在職人員的年齡和工齡的計算公式，而在其它庫中卻沒有相應(yīng)的公式，統(tǒng)計起來十分麻煩，如果將公式復(fù)制到所屬人員庫中，就可使工作得到簡化。比如，在編外庫子集中，想計算該庫人員的“年齡和工齡”，可按以下步驟進(jìn)行操作：

（1）在在職人員庫中“計算”菜單中單擊“定義計算公式”，出現(xiàn)“定義公式”的基本菜單，選中“項(xiàng)目名稱”中的“年齡”，“年齡”的定義公式顯示在“定義公式”欄目中，將年齡的定義公式進(jìn)行“ctrl+c”復(fù)制，然后返回到“人員信息錄入”基本菜單。

（2）進(jìn)入編外人員庫，在“計算”菜單中單擊“定義計算公式”，出現(xiàn)“定義公式”的基本菜單，單擊左下側(cè)“新增公式”按鈕，在“項(xiàng)目名稱”下方出現(xiàn)“空白欄”。

（3）在“空白欄”的下拉菜單中選擇“年齡”，將先前復(fù)制好的公式進(jìn)行“ctrl+v”粘貼到定義公式中，保存公式，將年齡公式定義到編外人員庫中。

（4）進(jìn)入編外庫“人員信息錄入”界面，利用自動計算公式即可計算編外人員的 “年齡”。

4 截至某時點(diǎn)人員的篩選

為了更好的對人才進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，適時引入優(yōu)秀人才，就需要掌握未來幾年內(nèi)單位人員的退休情況。如果逐個計算將是一項(xiàng)十分繁重的工作任務(wù)，但是我們可通過以下方法進(jìn)行統(tǒng)計。例如要計算到2015年在職人員有多少人退休，只需按如下步驟進(jìn)行操作：

（1）在在職庫“人員信息錄入”狀態(tài)下，點(diǎn)擊基本集窗口任意位置以取得焦點(diǎn)，選擇“計算”菜單中的“定義公式”，選擇“項(xiàng)目名稱”中的 “年齡”，在定義公式中將年齡公式更改為“UYears(出生日期,#2015-12-31#)”（見圖 3）。

圖3 退休人員的計算

保存公式并返回到人員信息錄入狀態(tài)。

（2）單擊“計算”菜單中“計算”按鈕，選中“年齡”使其前方的計算標(biāo)識顯示為“√”標(biāo)識，單擊“計算”，將在職人員庫中所有人員到2015年的年齡計算完畢。

（3）①在“查看”菜單中，單擊“查詢”，出現(xiàn)“通用查詢”菜單，在人員基本情況狀態(tài)下，將“性別”選項(xiàng)移入“查詢條件”，在表達(dá)式中將“查詢值”定義為“男”；②將 “年齡”移入“查詢條件”，在表達(dá)式中將“關(guān)系”更改為 “＞＝”，并將“查詢值”定義為“60”；③重復(fù)前 2次操作，分別將“查詢值”定義為“女”，將“關(guān)系”更改為 “＞＝”，“查詢值”定義為“55”;④將“編輯查詢條件表達(dá)式”中的公式“1*2*3*4”更改為“(1*2)＋(3*4)”（見圖 4）。

圖4 操作界面

⑤點(diǎn)擊“查詢”會出現(xiàn)提示信息，點(diǎn)擊“否”，再次出現(xiàn)“共有幾人符合條件”的提示信息，點(diǎn)擊“是”，便將2015年退休人員的名單顯示在查詢結(jié)果中。

5 小結(jié)

《人力資源信息采集統(tǒng)計系統(tǒng)》內(nèi)容豐富，功能也十分強(qiáng)大，給我們的人事工作帶來極大的便利。我們經(jīng)過幾年的學(xué)習(xí)與實(shí)踐，總結(jié)出的這些既簡便、實(shí)用又頗為有效的操作技巧，可以在節(jié)省寶貴時間的基礎(chǔ)上進(jìn)一步工作效率，供大家借鑒。

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2010-6-6

衣振江(1975-),男，哈爾濱市賓縣人，黑龍江大學(xué)，本科生，助理工程師.