簡(jiǎn)麗霞陳 顏余 鋒

(1.武鋼股份公司能源總廠 湖北 武漢:430080;2.武漢工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北 武漢:430080)

基于ERP的材料管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及應(yīng)用

簡(jiǎn)麗霞1陳 顏1余 鋒2

(1.武鋼股份公司能源總廠 湖北 武漢:430080;2.武漢工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北 武漢:430080)

ERP即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng),是以信息技術(shù)為基礎(chǔ),通過(guò)融入現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)的管理思想和理念,全面集成企業(yè)所有信息資源,為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的系統(tǒng)化的管理平臺(tái)。本文以某能源總廠材料管理信息系統(tǒng)升級(jí)改造為實(shí)例,介紹基于ERP的材料管理信息系統(tǒng)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方式和實(shí)施效果。

ERP;材料管理;信息系統(tǒng)

某能源動(dòng)力總廠負(fù)責(zé)全公司的能源介質(zhì)輸配、加工,下轄供水廠、供電廠、熱力廠、燃?xì)鈴S、動(dòng)修廠、能源試驗(yàn)研究中心等五廠一中心,運(yùn)行設(shè)備遍布該公司整個(gè)廠區(qū)。由于設(shè)備點(diǎn)多、分散,設(shè)備管理工作難度較大;特別是由于能源介質(zhì)生產(chǎn)工藝的特殊性,在生產(chǎn)運(yùn)行中涉及到大量的物資供應(yīng)。為此,該廠在2000年建立一套材料管理信息系統(tǒng),大大提升了企業(yè)物資管理的水平和效率。

但隨著集團(tuán)公司ERP系統(tǒng)的引入實(shí)施,要求各二級(jí)企業(yè)的管理規(guī)范和信息系統(tǒng)建設(shè)必須滿足ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃,以適應(yīng)ERP系統(tǒng)所引發(fā)的企業(yè)變革。本文以該能源總廠材料管理信息系統(tǒng)升級(jí)改造為實(shí)例,介紹基于ERP的材料管理信息系統(tǒng)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方式和實(shí)施效果。

1 需求分析及設(shè)計(jì)目標(biāo)

材料計(jì)劃管理是企業(yè)供應(yīng)鏈與物流管理的主要內(nèi)容之一。材料計(jì)劃管理的目的是為保證生產(chǎn)、設(shè)備維護(hù)和檢修等正常進(jìn)行,及時(shí)提供所需要的材料,同時(shí)使材料的費(fèi)用開(kāi)支經(jīng)濟(jì)、合理。廣義的材料計(jì)劃管理包括材料計(jì)劃的提出、采購(gòu)計(jì)劃的制訂、簽訂訂貨合同、材料的入庫(kù)、材料的發(fā)放和現(xiàn)場(chǎng)管理等。

能源總廠材料管理的工作流程如圖1所示。

圖1 能源總廠材料管理的工作流程

由于受到ERP設(shè)計(jì)和實(shí)際管理需求的限制,圖1所示的1～4環(huán)節(jié)以及10環(huán)節(jié)目前還無(wú)法在ERP上實(shí)現(xiàn)操作,可通過(guò)能源動(dòng)力總廠材料管理信息系統(tǒng)完成,而第4、5、9、10環(huán)節(jié)中存在向ERP系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)的要求。而要實(shí)現(xiàn)兩個(gè)不同系統(tǒng)之間的信息交換,關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,否則,將無(wú)法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)之間的有效銜接。為此,在深入研究ERP系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部實(shí)際管理需求的基礎(chǔ)上,我們確定材料管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)目標(biāo)如下:

(1)按ERP系統(tǒng)的規(guī)范要求,對(duì)原有材料管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造,通過(guò)數(shù)據(jù)的規(guī)范化定義,實(shí)現(xiàn)不同層面系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換、傳遞與信息共享。升級(jí)后的系統(tǒng)注重企業(yè)內(nèi)部管理的特殊需求,是ERP系統(tǒng)的補(bǔ)充和延展。

(2)在理順業(yè)務(wù)關(guān)系,優(yōu)化工作流程的基礎(chǔ)上,通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),實(shí)現(xiàn)整個(gè)材料管理工作從計(jì)劃申報(bào)、計(jì)劃審核、采購(gòu)計(jì)劃跟蹤、物資領(lǐng)用及消耗統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作各職能部門網(wǎng)絡(luò)協(xié)同進(jìn)行。系統(tǒng)將材料管理工作的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、崗位職責(zé)、工作要求、工作流程固化在程序中,每個(gè)操作人員都只能進(jìn)行權(quán)限范圍內(nèi)的操作,實(shí)現(xiàn)材料管理工作的無(wú)紙化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

(3)系統(tǒng)引入ERP系統(tǒng)的物料編碼庫(kù),以此實(shí)現(xiàn)材料管理中數(shù)據(jù)的規(guī)范化與一致性要求;系統(tǒng)通過(guò)物料編碼、請(qǐng)購(gòu)單號(hào)實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的銜接,并通過(guò)導(dǎo)入、導(dǎo)出方式實(shí)現(xiàn)與ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。

(4)系統(tǒng)能監(jiān)控每一工作環(huán)節(jié)的工作進(jìn)展和工作質(zhì)量,及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題和不足,并作為業(yè)績(jī)考核的依據(jù)。

(5)系統(tǒng)操作方便、功能強(qiáng)大、穩(wěn)定安全、擴(kuò)展性強(qiáng)、易于學(xué)習(xí)和掌握。

2 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程

2.1 系統(tǒng)功能模塊劃分

系統(tǒng)功能模塊見(jiàn)圖2。系統(tǒng)信息的傳遞先是自下而上而又自上而下的過(guò)程。物資需求計(jì)劃由車間進(jìn)行申報(bào),通過(guò)逐級(jí)審核、審批最終形成采購(gòu)計(jì)劃并上報(bào)采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu),再由申報(bào)單位開(kāi)票領(lǐng)用并反饋物資去向。系統(tǒng)能動(dòng)態(tài)監(jiān)控每一職能部門的工作過(guò)程和進(jìn)展情況,實(shí)現(xiàn)管理的過(guò)程控制和信息共享。本系統(tǒng)的DFD數(shù)據(jù)流程圖如圖3所示。

圖2 系統(tǒng)功能模塊

2.2 數(shù)據(jù)表的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

(1)材料計(jì)劃申報(bào)表(見(jiàn)表1)

(2)材料計(jì)劃審核表(見(jiàn)表2)

(3)采購(gòu)計(jì)劃臺(tái)帳表(見(jiàn)表3)

“材料計(jì)劃申報(bào)表”用于存儲(chǔ)物資需求申報(bào)計(jì)劃,通過(guò)“材料計(jì)劃審核表”記錄物資申報(bào)計(jì)劃的審批、審核過(guò)程,通過(guò)“采購(gòu)計(jì)劃臺(tái)帳表”保存物資申報(bào)計(jì)劃的審批結(jié)果。此外,通過(guò)“材料消耗明細(xì)表”反映物資領(lǐng)用消耗情況。

表1 材料計(jì)劃申報(bào)表

表2 材料計(jì)劃審核表

表3 采購(gòu)計(jì)劃臺(tái)帳表

3 系統(tǒng)主要功能及操作界面舉例

3.1 “物料編碼管理”模塊

建立物料編碼庫(kù),并以此為基礎(chǔ)開(kāi)展材料管理各項(xiàng)工作。物料編碼符合ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)規(guī)范要求。其數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)導(dǎo)入并不斷更新。

圖3 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖

3.2 “材料計(jì)劃申報(bào)管理”模塊

進(jìn)行材料計(jì)劃的申報(bào)。在進(jìn)行材料計(jì)劃申報(bào)時(shí),物資名稱必須從物料編碼庫(kù)中導(dǎo)入。提交后的申報(bào)計(jì)劃申報(bào)單位能跟蹤后續(xù)進(jìn)展及落實(shí)情況?！安牧嫌?jì)劃申報(bào)管理”模塊的操作界面見(jiàn)圖4。

圖4 “材料計(jì)劃申報(bào)管理”模塊的操作界面

3.3 “材料計(jì)劃審核審批”模塊

進(jìn)行材料申報(bào)計(jì)劃的逐級(jí)審核及審批。審批通過(guò)的申報(bào)計(jì)劃提交后生成材料采購(gòu)計(jì)劃?！安牧嫌?jì)劃審核審批”模塊的操作界面見(jiàn)圖5。

3.4 “采購(gòu)計(jì)劃跟蹤管理”模塊

對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行跟蹤管理,包括采購(gòu)計(jì)劃的合同簽訂、到貨情況等信息的管理。

3.5 “材料消耗開(kāi)票管理”模塊

進(jìn)行材料領(lǐng)用開(kāi)票并打印消耗領(lǐng)用單據(jù)。開(kāi)票信息必須從采購(gòu)計(jì)劃中導(dǎo)入。

3.6 “領(lǐng)用材料跟綜管理”模塊

對(duì)領(lǐng)用后的物資去向進(jìn)行跟蹤管理。主要包括領(lǐng)用物資的登記入庫(kù)、消耗出庫(kù)及庫(kù)存的管理。

圖5 “材料計(jì)劃審核審批”模塊的操作界面

3.7 “材料消耗查詢及統(tǒng)計(jì)分析”模塊

按月從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)入消耗明細(xì),并進(jìn)行分類處理。系統(tǒng)能對(duì)消耗情況進(jìn)行多條件組合查詢并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,生成各種統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。

4 實(shí)施效果

本系統(tǒng)已于2008年正式投入運(yùn)行,通過(guò)二年多的使用,取得了如下效果。

(1)物料編碼的統(tǒng)一使材料計(jì)劃申報(bào)正確率從80%上升至97%以上,同時(shí),材料管理員工作效率大幅提高,平均每月每人可節(jié)省3個(gè)以上工作日時(shí)間,使材料管理人員從繁瑣的輸入、查詢等工作中解放出來(lái)。

(2)材料消耗明細(xì)的導(dǎo)入使材料費(fèi)用核算周期從20天縮短至5～10天,使得材料消耗信息及時(shí)反饋至各單位,使各層次的材料管理人員能及時(shí)掌握本單位的各種材料管理信息,提供準(zhǔn)確、及時(shí)的決策依據(jù)。

(3)建立了武鋼ERP系統(tǒng)與能源動(dòng)力總廠新材料管理系統(tǒng)的有機(jī)接口,實(shí)現(xiàn)了與武鋼ERP系統(tǒng)有效的、動(dòng)態(tài)的、充分的數(shù)據(jù)共享。

[1] 李葆文.設(shè)備管理新思維新模式[M].北京:機(jī)電工業(yè)出版社,2004.

[2] 徐揚(yáng)光.設(shè)備工程與管理[M].上海:華東化工學(xué)院出版社,1992.

Design and Application of Material Management Information System Based on ERP

JIAN Lixia CHEN Yan YU Feng

Enterprise Resource Planning(ERP)serves as a systematic management framework by integration of all the information resources of enterprise,based on advanced enterprise management concept and information technology,which may provide decision-making,planning and assessment of the management.A sample of upgrading information system of material management illustrates the realization modes and practical effects of such technology.

ERP;material management;information system

TP311.52

A

1671-3524(2010)04-0031-04

(責(zé)任編輯:栗 曉)

2010-08-28

簡(jiǎn)麗霞(1977～),女,助理工程師.E-mail:@qq.com