?。壑袌D分類號(hào)］G27 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ Ａ ［文章編號(hào)］ １００９ — ２２３４（２０１1）０３ — ０１52 — ０１
　　
　　公文的標(biāo)題與檔案的題名（以下簡(jiǎn)稱題名），一般都能較為準(zhǔn)確的概括文件主題內(nèi)容，以題名為主要依據(jù)的主題標(biāo)引具有標(biāo)引速度快、規(guī)范化和便于掌握查找等優(yōu)點(diǎn)，通常用于公文主題詞標(biāo)引和檔案主題詞標(biāo)引。
　　一、公文與檔案題名類型的特點(diǎn)
　　國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《中國(guó)檔案主題詞表》規(guī)定：“由反映檔案內(nèi)容的主題詞及其詞間關(guān)系組成的規(guī)范化詞典，是將檔案、標(biāo)引人員或用戶的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化語言的一種術(shù)語控制工具。”國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定：“公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要的概括公文的主題內(nèi)容，并標(biāo)引發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文種類”。
　　題名的類型，按照題名結(jié)構(gòu)可分為詞組型題名，和句子型題名，按照題名揭示主題內(nèi)容程度，可分為直接揭示主題的題名和間接揭示主題的題名。
　　詞組型題名指題名結(jié)構(gòu)形式是一個(gè)偏正詞組，或主謂詞組、動(dòng)賓詞組。其中，偏正詞組是指文件類型為中心，前面加上發(fā)文機(jī)關(guān)（即責(zé)任者）和事由做為限定詞，這種題名常見于公文的標(biāo)題。句子型題名指的是，結(jié)構(gòu)形式是一個(gè)句子，即題名由主語、謂語、賓語及其附加成分為定語狀語或補(bǔ)語組成。這種題名常見于檔案案卷的題名。
　　直接揭示主題的題名是指題名與主題的一致，題名表達(dá)主題概念的詞語與擬寫題名所用的詞語，呈直接對(duì)應(yīng)狀態(tài)。
　　間接揭示主題的題名是指題名揭示主題時(shí)，題名與主題呈間接對(duì)應(yīng)狀態(tài)，在題名中找不到直接與表達(dá)主題概念相對(duì)應(yīng)的詞組。
　　題名與主題的一致性是公文、檔案題名的獨(dú)特性。尤其是公文標(biāo)題中的“事由”集中反映了文件的主題內(nèi)容，是主題分析的重要依據(jù)。公文、檔案的題名不同于圖書的書名，具有自己的特點(diǎn)。一般來說，主要有以下三種情況：一是結(jié)構(gòu)完整的題名，即題名由發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者）、事由和文件類型（文件）組成。二是結(jié)構(gòu)基本完整的題名，即由事由和文件類型組成的題名。三是結(jié)構(gòu)不完整的題名，即由發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者）和文件類型，或由文件類型構(gòu)成的題名。
　　根據(jù)題名的這個(gè)特點(diǎn)，可以從第一、第二兩種情況題名的“事由”中直接提煉公文、檔案的主題內(nèi)容，并分析出主題結(jié)構(gòu)中的主題因素和其他因素。主題因素是揭示公文、檔案中心主題的依據(jù)，是主題標(biāo)引的核心。
　　二、主題概念的提煉與方法
　　從題名中提煉主題概念的原理，同樣是基于形式邏輯學(xué)中關(guān)于概念和詞語關(guān)系的理論，概括起來有以下四點(diǎn)：一是公文、檔案的主題概念總是通過語詞表達(dá)出來的；二是只有語詞中的實(shí)詞，如名詞、代詞、動(dòng)詞等才能表達(dá)主題概念；三是主題概念的詞語表達(dá)形式基本上有單詞和詞組兩種；四是一個(gè)語詞（單詞或詞組）只有他能獨(dú)立的指稱事物的范疇和本質(zhì)時(shí)才能表達(dá)概念。
　　我們根據(jù)概念與語詞關(guān)系的理論并結(jié)合公文、檔案命題的特點(diǎn)，提出分析命題、提煉主題概念的方法：
　?。ㄒ唬┓治鲈~組，分清主詞和從詞
　　用一個(gè)單詞表達(dá)公文、檔案主題是很少的，大多數(shù)表現(xiàn)為詞組，所以詞法分析主要指分析詞組的結(jié)構(gòu)關(guān)系，按照詞組中各個(gè)單詞的組合關(guān)系，漢語中的詞組可分為偏正詞組、主謂詞組和動(dòng)賓詞組等。詞組中的詞都有主、次之分，即被限定與限定、被修飾與修飾、被說明與說明關(guān)系，明確詞與詞之間的關(guān)系有助于準(zhǔn)確地提煉主題。
　　（二）分析句子，分清主要概念和次要概念
　　有些公文、檔案題名表現(xiàn)為一個(gè)句子，大多數(shù)是單句型主題句子，大多數(shù)由主要成分和次要成分構(gòu)成。主語、謂語和賓語是主要成分，是句子的結(jié)構(gòu)中心，是公文、檔案的中心主題；定語、狀語、補(bǔ)語是限定、修飾或說明中心主題的次要成分。由于句子都是有具體的詞或詞組構(gòu)成的，所以分析句子中的主詞、謂詞、賓詞及定詞、狀詞、補(bǔ)詞之間的關(guān)系，能夠從中提煉出準(zhǔn)確的主題概念。
　　三、主題概念轉(zhuǎn)換，標(biāo)引主題詞
　　由主題分析而確定的主題概念是自然語言形成的詞，須依照公文主題標(biāo)引細(xì)則，將主題概念轉(zhuǎn)換分為直接標(biāo)引轉(zhuǎn)換和間接標(biāo)引轉(zhuǎn)換。主題概念轉(zhuǎn)換也叫查表選詞，就是把自然語言語詞轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的主題詞表語言（主題詞）的過程。概念轉(zhuǎn)換，標(biāo)引主題詞，利用主題詞表中的一個(gè)主題詞，只能表達(dá)一個(gè)概念的單義性，克服了自然語言表達(dá)概念產(chǎn)生的一義多詞和一詞多義的現(xiàn)象。從而大大的提高了以語詞（主題詞）為檢索標(biāo)識(shí)的公文、檔案的檢索系統(tǒng)的檢索效率，取得事半功倍的檢索效果。
　　下面簡(jiǎn)要地談?wù)勔灶}名為主要標(biāo)引依據(jù)，主題概念轉(zhuǎn)換標(biāo)引主題詞的方法和步驟。
　　首先，是直接標(biāo)引轉(zhuǎn)換法。所謂直接標(biāo)引轉(zhuǎn)換法，就是從公文、檔案題名中直接抽取用自然語言表達(dá)主題內(nèi)容的關(guān)鍵詞。然后，以這種關(guān)鍵詞為依據(jù)，到所用的《公文主題詞表》中找到與之相關(guān)的主題詞。例如：《 XX局關(guān)于加強(qiáng)基層檔案工作的意見》，標(biāo)引時(shí)先從題名中提取關(guān)鍵詞“基層檔案工作”、“ 意見”，然后再到《公文主題詞表》中找其相對(duì)應(yīng)的，并且詞型完全一致的主題詞“基層檔案工作”、“ 意見”，最后完成主題詞標(biāo)引工作。
　　其次，是間接標(biāo)引轉(zhuǎn)換法。所謂間接標(biāo)引轉(zhuǎn)換法，就是依據(jù)題名或者題名的其他形式的特征，如責(zé)任者、文件形成的時(shí)間等等，進(jìn)行主題詞分析，先標(biāo)引出一個(gè)關(guān)鍵詞，然后再到《公文主題詞表》中找到與之對(duì)應(yīng)的主題詞，最后完成主題詞標(biāo)引工作。
　　在以題名為依據(jù)的主題標(biāo)引實(shí)踐中，只用一個(gè)主題詞（一個(gè)單詞或一個(gè)詞組）就能表達(dá)主題概念的情況是很少的，絕大多數(shù)情況是兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞進(jìn)行搭配，才能表達(dá)一個(gè)主題概念的，這也是主題詞標(biāo)引工作的關(guān)鍵所在。