學籍檔案不僅能反映學生的來源、去向、層次、學校的發(fā)函等，還能反映出學校管理工作的能力。因此，加強對高校學籍檔案的管理工作，維護好學籍檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實性，對教育質量和管理水平的提升都有重要作用。
　　一、當前學籍檔案管理中存在的問題
　　1．教育的快速發(fā)展增加了學籍管理的難度
　　隨著我國高等教育的快速發(fā)展，各個高校不斷的擴招，學生的人數也在快速的上漲，同時，高校中學生的生源結果演變得更加復雜化、多樣化，造成高校中的教室、多媒體等先進設備教學資源逐漸緊張起來，一定程度上增加了高校對于學籍檔案管理工作的難度。
　　2．學校與各系之間的關系、工作不協調
　　在當前高校中，隨著學生的增加，學籍管理工作變得繁瑣重要。要想做好對學籍管理工作，需要管理人員與班主任、教師等之間形成良好的配合，因為，管理學籍檔案工作牽涉到學校各個方面，并不是教務處一個部門就能完成的，因此，要處理好學校、各系之間的銜接工作，明確其責任。高校為了保證學籍檔案的管理工作質量，就必須要加強學校、各系管理人員之間的配合、銜接。
　　3．管理學籍的手段落后且部分管理人員忽略使用電子注冊學籍檔案
　　學籍檔案管理工作本身就比較繁瑣、信息量較大，加之當前很多高校并沒有建立一套完善的網絡管理系統(tǒng)，使得大量數據在操作中易出錯，導致學籍管理工作效率低下，不能保證其管理質量。電子注冊屬于一種現代化的信息技術手段。利用電子注冊不僅能加強對學籍檔案的管理，還能規(guī)范管理工作，杜絕違規(guī)操作出現。但目前很多高校中的管理人員對電子注冊不夠重視，始終認為利用電子注冊增加了工作量，造成該制度在實施上始終處于被動狀態(tài)。
　　4．出現造假的學籍檔案
　　由于社會的現實性、復雜性，以及社會上的不正之風、工作上的疏漏等不良行為，造成高校學籍出現了造假的現象，不論多少，假學籍都直接、嚴重影響了檔案的真實性，并且還失去了檔案作為參考、憑證的真正價值。高校為了學生的升學、就業(yè)，在檔案內不寫不及格科目、處分等，在檔案上私造獎勵內容等。由于這種假象造成人們對學籍檔案產生不信任、懷疑的態(tài)度，嚴重影響了真實學籍檔案的利用率。
　　二、新形勢下加強學籍檔案管理的幾點思考
　　1．注重并加強學籍管理意識和工作
　　學籍檔案直接關系著學生的切身利益，對學籍檔案的管理工作本身就具有很強的政策性。各個高校必須將學籍管理視為教育管理工作的一個重要組成部分，不論在人力、財力，還是物力上都要加大投入，積極開發(fā)先進的管理軟件，組織管理人員進行學習、培訓、研討。同時，還要加強對管理制度的宣傳，在校內積極倡導電子注冊的重要性和必要性，通過網上查詢、公布欄等形式讓管理人員了解學籍檔案的管理制度和電子注冊政策。
　　2．加強學校內部、各系部之間的有效溝通和配合
　　當前各個高校不斷擴大辦學規(guī)模，進一步加深對教學管理的改革，高校為了適應新形勢發(fā)展的需求，在管理方面必須積極地加強學校、系部之間的學籍管理體系。各高校內的教務處作為管理學籍檔案的主要職能部門，在學籍檔案管理的整個過程中始終是起著指導、監(jiān)督、協調和監(jiān)督的作用，并且在負責管理方面需要制定相關的規(guī)章制度等。學校內的各系部是實施這些管理工作的主體。各系部在實施具體的管理工作中，必須按照教務處所制定的學籍檔案管理規(guī)章制度、工作的要求、流程進行操作，將被動工作變成主動工作，責任到人，仔細地做好每一階段的管理工作，促使學籍檔案管理工作的完善性、規(guī)范性。通過學校、各系部之間的有效溝通和配合，統(tǒng)一觀念，明確職責，在學籍檔案管理上形成良好的運行機制，有效地提升教學管理質量。
　　3．有效地利用網絡化管理提升學籍檔案管理水平
　　在高校內利用網絡先進技術，建立一套完善的、科學的學籍檔案管理系統(tǒng)，不但促進學籍檔案管理工作的有效進行，而且還能將電子注冊制度更好地運用于學籍檔案管理中。隨著學校的擴大、現代信息技術的不斷發(fā)展，以往傳統(tǒng)的人工管理已經不能適應新形勢下高校發(fā)展的需求。因此，借助先進的計算機網絡技術進行管理，特別是要注重校內網對全校學籍檔案所進行的管理，可有效地提高工作質量和效率，促使管理的科學性、規(guī)范性。例如將學生的人數、基本信息、成績等利用網絡資源的共享作用，以方便全校的師生及時查詢，同時還能加強各部門之間的交流、溝通，有助于校內的領導、各部門及時的掌握學生的情況。
　　4．樹立以生為本的管理理念，做好學籍電子注冊工作
　　要促進高等教育對在校生管理的全程化、信息化、規(guī)范化，實施學籍電子注冊管理制度顯得尤為重要。電子注冊并非是單純性的統(tǒng)計數字，而是將學生的基本信息、身份證號、證書編號等信息統(tǒng)一記錄、總結，若在記錄中出現一個小錯誤都有可能對學生以后的畢業(yè)、就業(yè)等造成嚴重的影響。因而，從事學籍電子注冊管理的工作人員，不僅要具有強烈的責任心，還要樹立以生為本的現代化的管理理念，一切從學生出發(fā)，所做的一切只為學生。始終堅持實事求是的原則，認真的核對信息，確保學籍電子注冊信息的真實、可靠、無誤。