李彥鈞 天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院

聘用制下人事檔案管理工作微探

李彥鈞 天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院

衛(wèi)生事業(yè)單位推行聘用制和崗位管理制度，是深化醫(yī)院人事制度改革的需要，對調(diào)動各類專業(yè)技術(shù)人員的積極性、創(chuàng)造性，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，具有十分重要的意義。人事檔案作為聘用者的信息庫和資質(zhì)憑證，發(fā)揮了不可替代的作用。加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮人事檔案的作用，是新時期醫(yī)院人事管理工作的一項重要內(nèi)容。

一、明確目標(biāo)，強(qiáng)化管理

衛(wèi)生人事聘任制度，需要我們打造一個公開、公平、公正的透明的用人制度，這就要求人事檔案能全面反映職工的情況，不僅要重點(diǎn)突出、準(zhǔn)確無誤，更要全面完整，常態(tài)管理，這樣的標(biāo)準(zhǔn)才能為人才的脫穎而出和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。在檔案的歸檔、整理、利用過程中，我們不斷探索管理方法，以更好地適應(yīng)衛(wèi)生人事改革的需要：

1.充實收集歸檔范圍

人事檔案是人的“說明書”，應(yīng)該全面、詳細(xì)地反映一個人各方面的情況。長期以來，醫(yī)院人事檔案記載和反映了個人的社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容，多數(shù)是本人的個人履歷，入黨、入團(tuán)志愿書，組織鑒定，年度考核，職稱評審、工資變動等情況。隨著衛(wèi)生事業(yè)單位人事改革的不斷深入，我們根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，側(cè)重把繼續(xù)教育、科研課題、論文目錄、成果獎項等反映個人知識結(jié)構(gòu)、能力特點(diǎn)、工作實際的材料收集整理起來，以新的人才標(biāo)準(zhǔn)來更新人事檔案內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)動態(tài)管理，建立人才業(yè)績跟蹤系統(tǒng)，將最新的業(yè)績更新到人事檔案中去，并保證材料的齊全、完整，發(fā)現(xiàn)缺少的材料及時向有關(guān)部門查找或補(bǔ)救。及時全面地收集歸檔各類材料，使得人事檔案能客觀反映一個人的近況和全貌，為醫(yī)院用人選能提供人才信息保障。

2.規(guī)范整理，保證材料完整真實

按照干部人事檔案工作目標(biāo)管理的要求，對收集歸檔的材料在一個月內(nèi)歸入人事檔案袋內(nèi)，進(jìn)袋的材料要做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。強(qiáng)化整理工作，才能使新材料及時補(bǔ)充進(jìn)來，所保管的檔案材料才不會停留在“過去時”。同時在工作中及時發(fā)現(xiàn)問題，對人員基本信息不準(zhǔn)確，材料不合標(biāo)準(zhǔn)、用墨不規(guī)范等問題及時予以糾正，保證入檔材料的完整真實；將不屬于人事檔案的材料予以剔除，提高人事檔案的價值；對歸檔材料進(jìn)行折疊、裁剪、裱糊，使裝訂造冊的人事檔案整齊規(guī)范，便于利用。通過規(guī)范整理，使每一冊檔案達(dá)到完整、真實、精練、實用的目的。

3. 采用信息化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理的工作方式也在逐步改變，原始的、手工的檔案保管、檢索等極大地限制了人事檔案的利用。檔案數(shù)字化，是人事檔案工作的必然要求?，F(xiàn)階段我們通過將人員基本信息、檔案目錄輸入計算機(jī)的方法，建立人力資源數(shù)據(jù)庫和各類別人才信息庫，反映出各類專業(yè)人才自身個性特點(diǎn)和專業(yè)特長信息，便于查詢利用，逐步實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理環(huán)境。利用辦公軟件系統(tǒng)對這些信息資料進(jìn)行快速統(tǒng)計、分析，使人事檔案信息得以開發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)合理選人用人提供了可靠依據(jù)。人事檔案管理模式的改變，實現(xiàn)了檔案工作質(zhì)的飛躍。

二、夯實基礎(chǔ)，提升服務(wù)

人事檔案管理工作作為一項系統(tǒng)工程，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，方方面面的幫助與支持，更需要通過檔案人員的辛勤工作，提升工作水平，滿足醫(yī)院管理中對人事檔案信息的需求，積極主動地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。創(chuàng)新工作方法和探索更加完善的管理途徑，是我們要著力思考的新問題。

1.完善人事檔案管理制度

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度來辦事。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實，更全面地反映一個人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時去偽存真、查遺補(bǔ)缺，確保檔案材料的內(nèi)容準(zhǔn)確可靠；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全；遵循《查（借）閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，保證人事檔案得到合理的利用；嚴(yán)把材料審查、材料轉(zhuǎn)入和檔案轉(zhuǎn)遞等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保檔案材料的真實與完整。踐行全面的人事檔案管理制度，提高了人事檔案的質(zhì)量和價值，為每一個聘用者搭建了一個公平展示的舞臺，也成為衡量檔案管理工作的一個重要標(biāo)尺。

2.提升人事檔案的利用價值

聘用制取消了“身份管理”這一概念，因此許多人對人事檔案不再重視。要改變這一狀況，一方面要積極宣傳人事檔案相關(guān)的知識，使職工認(rèn)識其在人事調(diào)整、人才選拔、工資晉級、職務(wù)晉升、人員聘用等項工作中的憑證作用，另一方面要提升檔案的利用價值，使人事檔案成為能全面、立體的反映一個人地德、勤、能、技等方面情況的信息載體，以備考憑。要以《檔案法》為基礎(chǔ)，明確人事檔案工作的職責(zé)范圍，賦予其必要的管理權(quán)限，突出檔案管理的行政管理職能。同時人事檔案管理要創(chuàng)建管理與服務(wù)之間的和諧氛圍，加大個人對本人人事檔案內(nèi)容的知情權(quán)，除了人事檔案中一些與國家利益和個人隱私，組織考察干部、群眾座談等有關(guān)需保密的材料外，一般的人事檔案材料要向本人開放。透明度加大，必然使檔案當(dāng)事人更加了解自身狀況，更加關(guān)注人事檔案工作的開展，關(guān)注檔案信息資源開發(fā)工作，有利于增強(qiáng)職工的檔案價值意識，促使其將業(yè)務(wù)水平、工作實績、學(xué)習(xí)進(jìn)修以及在從事崗位工作過程中形成的各種最新材料及時納入檔案管理，為人事檔案帶來真正的“陽光”。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理是醫(yī)院一項重要的管理職能，應(yīng)由政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)較高的專人管理。檔案管理人員要努力使自己成為“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才，創(chuàng)新工作模式，更新管理理念，適應(yīng)聘用制工作的需要。結(jié)合崗位工作特點(diǎn)，要突破傳統(tǒng)觀念，探索、完善、總結(jié)新方法，創(chuàng)新檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制，與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新；要增強(qiáng)自學(xué)能力，通過自我學(xué)習(xí)、職業(yè)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、同行交流等渠道拓寬知識面，掌握新技能，學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)構(gòu)建，努力將自己打造成為具有多重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才；要增強(qiáng)團(tuán)隊意識，樹立不計得失，甘于奉獻(xiàn)，團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，在日益復(fù)雜的檔案技術(shù)及管理中互相配合、借鑒，協(xié)同高效地完成檔案管理工作；提高文字能力、綜合分析能力及溝通協(xié)調(diào)能力，準(zhǔn)確把握利用者的需要，收集、提供醫(yī)院各部門所需要人事檔案的信息，為選賢舉能搭建平臺。

4.加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)：

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步建立人事檔案信息存儲和資料檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)，職稱晉升，干部聘用等方面的合理性和公正性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以對不屬于保密范圍的檔案信息的實現(xiàn)共享，提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，推動醫(yī)院人事檔案科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。

總之，衛(wèi)生事業(yè)單位人事聘用制的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時機(jī)，不但要從制度上創(chuàng)新，還要從觀念上更新，積極探索人事檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)醫(yī)院各項管理工作更加健康，充滿活力。

[1]陸曉路.聘任制改革中的人事檔案工作.檔案與建設(shè).2010年12期

[2]葉先英.醫(yī)院人事檔案管理問題與對策分析.中國衛(wèi)生人才.2006年9期

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.07.111

李彥鈞，女，天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院，本科學(xué)歷，館員。