蘭玉

Excel在會計工作中的應(yīng)用研究

蘭玉

在日常財務(wù)管理工作中，財務(wù)人員經(jīng)常被要求提供各種財務(wù)數(shù)據(jù)及其分析，隨著社會經(jīng)濟(jì)和計算機技術(shù)的不斷發(fā)展,企業(yè)會計信息化成為必然趨勢。但是許多中小企業(yè)目前仍然拒絕使用財務(wù)軟件,沒有實現(xiàn)會計信息化。究其原因,主要是財務(wù)軟件的“高級化”很難應(yīng)付形形色色的中小企業(yè)的業(yè)務(wù)需要。另外,軟件購置和維護(hù)開支較高,也是不可忽視的問題。是否能夠利用一種通俗易懂的計算機軟件工具來處理中小企業(yè)的會計業(yè)務(wù)成為了必須。實際應(yīng)用中,會計人員經(jīng)常應(yīng)用Excel電子表格解決各種問題,它既可編程對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單處理,也可調(diào)用函數(shù)或引用第三方開發(fā)的控件來進(jìn)行各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理。文章為此具體探討了Excel在會計工作中的應(yīng)用。

一、Excel在會計工作應(yīng)用中的優(yōu)缺點

（1）優(yōu)點

Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能基本能滿足中小企業(yè)日常會計業(yè)務(wù)處理的需要,可以自由使用修改,企業(yè)實現(xiàn)會計信息化只需很少的軟硬件投入即可。

1.軟件的開發(fā)并不是一步到位,還要不斷維護(hù)。而Excel維護(hù)簡單。

2.除了Excel自帶函數(shù)的調(diào)用有些難度外,其他地方都是日常電子表格應(yīng)用,由于制作界面、內(nèi)容都是開放式的,用戶可以輕松上手,即使是初學(xué)計算機的人也能很快掌握。

(2)缺點

1.由于Excel自身條件的制約,Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)的功能較少,只能處理一些常見業(yè)務(wù),對于大型企業(yè)復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理顯得力不從心,因此,它僅適合中小企業(yè)使用。

2.雖然源文件是開放性的,操作簡單,維護(hù)方便,但對一些計算機應(yīng)用基礎(chǔ)較弱中小企業(yè)及其會計人員來說,沒有技術(shù)人員的維護(hù)。在出現(xiàn)變化時很容易陷入困境,因此,Excel賬務(wù)處理系統(tǒng)適合有一定計算機應(yīng)用能力的中小企業(yè)會計人員使用。

二、Excel在會計工作中的應(yīng)用

(1)讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示

在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置：

1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。

2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其他條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。

3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕。

(2)建立“常用文檔”新菜單

在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。

1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。

按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。

2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。

重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。

3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如“工資·xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。

重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。

4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。

提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。

(3)建立分類下拉列表填充項

我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。

1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。

2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。

仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……

3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。

4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。

(4)制作“專業(yè)符號”工具欄

在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。

1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名 如“fuhao1”？并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。

仿照上面的操作，一一錄制好其他特殊符號的輸入“宏”。

2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。

切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。

3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進(jìn)行命名。

4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏（如fuhao1等），確定退出。

重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。

5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。

(5)用“視面管理器”保存多個打印頁面

有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，可用“視面管理器”。

1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。

2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確定”按鈕。

3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其他的打印視面。

4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。

總之,Excel已被成功地應(yīng)用到會計工作中,不僅解決了會計核算本身問題,更加方便了人們對會計數(shù)據(jù)的進(jìn)一步利用。相信Excel的充分利用與推廣必將會對中國的經(jīng)濟(jì)管理水平的提升起到促進(jìn)作用,使中國的會計電算化工作有可能進(jìn)入與國際水平相當(dāng)?shù)陌l(fā)展階段。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.16.043