方 敏

河北省食品藥品監(jiān)督管理局藥品審評認證中心，河北 石家莊 050091

隨著科學技術(shù)的進一步發(fā)展，信息洪潮席卷職場，現(xiàn)代化辦公在企業(yè)中逐漸普及，自動化信息化的管理開始逐步替代傳統(tǒng)的手工管理，企業(yè)檔案管理自動化便成為了企業(yè)現(xiàn)代化管理的一項重要內(nèi)容?，F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理急需建立與之相適應(yīng)的自動化管理系統(tǒng)，將企業(yè)檔案管理與其他的管理工作有機的結(jié)合在一起，改變檔案管理手段落后的現(xiàn)狀，以檔案管理的自動化和信息化帶動企業(yè)基礎(chǔ)工作的標準化，提高檔案服務(wù)效率和質(zhì)量，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐。本文就從信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的特點著手，分析信息化給企業(yè)檔案管理帶來的影響，并提出了一些相應(yīng)的建議和對策。

1 信息化檔案管理的特點

1.1 管理一體化

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理都是相應(yīng)部門將公文進行整理、分類、歸檔，其他的業(yè)務(wù)部門也要對經(jīng)營活動中產(chǎn)生的產(chǎn)品，技術(shù)，合同，協(xié)議，影像資料等專業(yè)性的檔案資料進行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個自動化的系統(tǒng)，可以將企業(yè)的文書，部門的基本文檔等有機的結(jié)合在一起，做到歸檔和管理同步進行，將文書和業(yè)務(wù)部門形成的不同形式，不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入檔案數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)文件，檔案管理的一體化。

應(yīng)用檔案管理自動化系統(tǒng)，使公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作一次完成，不僅避免了大量重復勞動，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進行復雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來，有更多的時間和精力進行檔案管理信息資源的開發(fā)。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統(tǒng)隨時掌握公文和業(yè)務(wù)性文件的管理動態(tài)，及時的進行必要的指導，實現(xiàn)檔案的預見性管理。

1.2 全文存貯與檢索

應(yīng)用檔案管理自動化系統(tǒng)，企業(yè)行政部門和業(yè)務(wù)部門隨時可以將形成的有查考利用價值的文件對當存儲到服務(wù)器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲存到服務(wù)器上。當用戶通過身份確定，就可以在企業(yè)的局域網(wǎng)上的人和終端檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為企業(yè)的生產(chǎn)生活建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動化

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進行檔案基本情況的統(tǒng)計，同時還要對歸檔的技術(shù)文件進行分析，為企業(yè)領(lǐng)導決策提供參考依據(jù)。應(yīng)用信息化的檔案管理，可以隨時隨地的進行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，打印各種報表，進行借閱登記，催還提醒，檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等，從而使企業(yè)的領(lǐng)導和部門都可以通過電腦在辦公室獲得所需要的資料和數(shù)據(jù)，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來。

2 信息化給企業(yè)檔案管理帶來的影響

通過上面的分析我們不難得知，企業(yè)的檔案管理正想著信息化的方向發(fā)展，但在具體的實踐過程中，這種發(fā)展趨向與企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理存在著一些矛盾，主要表現(xiàn)在：

1）封閉守舊的管理思想與信息化的開放創(chuàng)新思想的矛盾

信息技術(shù)的應(yīng)用，為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復雜的管理通過利用計算機變得容易簡單。另外，傳統(tǒng)的檔案管理的因循守舊的思想也是不適應(yīng)與信息化的管理的。企業(yè)檔案管理的信息化，把管理創(chuàng)新擺到了空前重要的位置，檔案管理要在不斷的創(chuàng)新過程中滿足企業(yè)發(fā)展對檔案信息資源的需求，在創(chuàng)新中優(yōu)化檔案管理模式，在創(chuàng)新中提高檔案管理的水平。由此可見，管理思想的創(chuàng)新成為了信息技術(shù)能否在檔案管理中成功應(yīng)用的至關(guān)重要的因素。

2）繁瑣的管理流程與信息化所帶來的高效便利的管理過程相沖突

以傳統(tǒng)的檔案管理理論為指導建立起來的傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，嚴格遵循收集，整理，保管，檢索，編研，提供利用和鑒定，統(tǒng)計等模塊和環(huán)節(jié)進行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過程非常細致，有時為了一份檔案的分類而大費周折。我們不可否認，這種模式在傳統(tǒng)的手工管理時期的確發(fā)揮了重要作用，但在傳統(tǒng)的手工管理已逐漸被現(xiàn)代化的技術(shù)所替代的情況下，還這樣就有點過時了。在信息化的條件下，檔案管理的歸檔整理檢索統(tǒng)計等工作，都可以利用信息技術(shù)的自動化來高效運行，大大減少了時間的損失和人力的浪費，盡大可能的發(fā)揮出信息技術(shù)的效益潛能。

3）實行檔案分級管理與信息化的網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)

在傳統(tǒng)的檔案管理體制中，企業(yè)檔案部門實行分級，檔案多套制管理，隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用，這種管理模式已逐步顯現(xiàn)出它的不適應(yīng)性，比如資源的浪費，管理環(huán)節(jié)的冗余，利用需求難以得到及時滿足等。

3 幾點思考及建議

以上我們分析了信息技術(shù)的應(yīng)用與傳統(tǒng)管理之間的矛盾，不難發(fā)現(xiàn)，要實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須在一定的范圍內(nèi)優(yōu)化配置資源，進行一定的改革和教育，可以從以下幾門方面入手：

1）健全檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。企業(yè)管理使企業(yè)生命的源泉，健全的檔案管理制度，明確各部門的職責是實現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，也是為企業(yè)提供更高級別的服務(wù)的先決條件。因此，現(xiàn)代企業(yè)要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動化管理制度，用完善的制度規(guī)范企業(yè)檔案自動化的管理工作。

2）加強文件，檔案的全程監(jiān)管

在企業(yè)建立起局域網(wǎng)絡(luò)等條件具備時，要規(guī)劃實施檔案一級管理，全面加強從文件形成到歸檔的全過程，重點是從文件行程的源頭抓起，確保文件的整個生命周期收到嚴格監(jiān)控，做到規(guī)范化，標準化，并努力貫徹執(zhí)行。

3）理順管理工作的程序

檔案管理自動化是按企業(yè)管理工作流程設(shè)計的，因此要先理順檔案部門與文書，業(yè)務(wù)部門之間的工作程序。只有先理順好管理工作的程序，才能避免在實施過程中走彎路。檔案管理要與企業(yè)講究的效益原則相一致，能以最少的投入滿足企業(yè)運行對檔案信息資源的需求。理順管理工作程序，一方面要做好收集和數(shù)據(jù)庫的日常維護工作，另一方面，要充分利用計算機管理的優(yōu)勢，按照企業(yè)改革，發(fā)展的需要，及時的編寫一些檔案文件匯編，主動的提供決策所需檔案信息。

4）檔案工作人員參與自動化軟件的功能開發(fā)

檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開發(fā)中，了解企業(yè)檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全內(nèi)容，及時征求各部門意見，調(diào)查研究各部門的基礎(chǔ)工作與歸檔工作之間的聯(lián)系，為軟件設(shè)計人員提供信息，選擇最合理的設(shè)計方案，設(shè)計出滿足企業(yè)管理實際需要的自動化軟件，真正的實現(xiàn)管理自動化和信息化。

信息時代的到來，給企業(yè)檔案管理部門帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)。

4 結(jié)論

面對新形勢，企業(yè)檔案管理部門要敢于放下傳統(tǒng)的管理包袱，積極接受新鮮知識，應(yīng)用先進的信息技術(shù)和管理理論改造原有的檔案管理模式，抓住機遇，創(chuàng)造機遇，全面實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，自動化和信息化，充分的發(fā)揮企業(yè)檔案管理部門的作用，最大限度的獲得投入產(chǎn)出收益。

[1]華林.檔案管理學新論[M].中國社會科學出版社，2010.

[2]王萍.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].清華大學出版社，2006.

[3]薛四新.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)[M].機械工業(yè)出版社，2007.