本刊記者 王春雁

文印管理和服務(wù)的高效、節(jié)約、低碳之路
——學(xué)校文印管理信息化及自助服務(wù)研討會(huì)側(cè)記

本刊記者 王春雁

6月30日，中國(guó)教育信息化雜志社聯(lián)合理光（中國(guó)）投資有限公司在教育部召開(kāi)了 “學(xué)校文印管理信息化及自助服務(wù)”研討會(huì)。此前，我們較少關(guān)注到學(xué)校文印相關(guān)的信息化建設(shè)，因而，此次會(huì)議能匯聚一批學(xué)校校辦文印管理、圖書館文印管理的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員難能可貴。教育部教育管理信息中心主任助理、中國(guó)教育信息化雜志社常務(wù)副社長(zhǎng)劉學(xué)民，中國(guó)教育信息化雜志社副社長(zhǎng)周一，理光（中國(guó)）有限公司銷售部副總經(jīng)理宮琦先生，理光（中國(guó)）有限公司華東統(tǒng)括中心總經(jīng)理林挺慶，北京師范大學(xué)、北京理工大學(xué)、北京科技大學(xué)、北京第二外國(guó)語(yǔ)學(xué)院、中國(guó)人民大學(xué)附屬中學(xué)、清華大學(xué)附屬中學(xué)、北京師范大學(xué)附屬實(shí)驗(yàn)中學(xué)、北京陳經(jīng)綸中學(xué)等學(xué)校代表，以及中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)、搜狐網(wǎng)等媒體記者參加了研討會(huì)。3個(gè)多小時(shí)的匯報(bào)、交流，基本反映出當(dāng)前學(xué)校文印管理的現(xiàn)狀。盡管浪費(fèi)多、約束難、成本高的現(xiàn)象仍普遍存在，但是一些經(jīng)濟(jì)條件較好、信息化建設(shè)和應(yīng)用深入的高校和中小學(xué)已經(jīng)對(duì)文印管理和服務(wù)實(shí)施了信息化的嘗試，應(yīng)用效果初步顯現(xiàn)。以下是研討會(huì)主題發(fā)言節(jié)選，希望能為學(xué)校今后的文印管理和服務(wù)提供借鑒。

一、文印管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

正如北京理工大學(xué)郭巧教授的分析：學(xué)校文印管理存在問(wèn)題的根源在于文印應(yīng)用分散，很難實(shí)施統(tǒng)一組織架構(gòu)管理。校辦、各職能部門、各學(xué)院、公共服務(wù)體系、出版社等“各自為政”，獨(dú)立結(jié)算。從人員分類來(lái)看：教師、學(xué)生、行政管理人員、公共服務(wù)體系的其他人員，涉及不同的權(quán)限，增加了管理難度。因而，多數(shù)學(xué)校目前采取的是分散自主式文印管理模式。這種依靠自我約束的傳統(tǒng)文印管理確實(shí)方便，但也逐漸暴露出一些方面的問(wèn)題，如成本、綠色辦公、涉密文印的安全性等。

二、圖書館自助式文印系統(tǒng)平臺(tái)

北京第二外國(guó)語(yǔ)學(xué)院圖書館技術(shù)部主任、高級(jí)工程師朱海濤介紹了已在該校成功實(shí)施的圖書館自助式文印系統(tǒng)平臺(tái)。自助式文印系統(tǒng)平臺(tái)是近來(lái)在高校圖書館逐漸流行的一種自助式服務(wù)系統(tǒng)。它是構(gòu)建在學(xué)校現(xiàn)有的校園一卡通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，利用數(shù)字復(fù)印機(jī)的功能，使用一卡通自助刷卡復(fù)印、打印、掃描，并且可以根據(jù)復(fù)印打印的紙張類型、數(shù)量和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)從卡中扣費(fèi)，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)人化管理。

自助式文印系統(tǒng)平臺(tái)極大地方便了讀者復(fù)印文獻(xiàn)資料，幫助學(xué)生利用網(wǎng)絡(luò)中的任意電腦終端打印文檔，并可就近刷卡取得打印稿。還可將圖書文獻(xiàn)掃描成數(shù)字文檔，自動(dòng)儲(chǔ)存在為一卡通用戶分配的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間中，在網(wǎng)絡(luò)的另一端進(jìn)行下載。

自助式文印系統(tǒng)平臺(tái)由復(fù)印機(jī)、刷卡器、控制端、服務(wù)器組成。其連接方式是：數(shù)字復(fù)印機(jī)RS232串口轉(zhuǎn)換器、USB或TCP/IP方式連接到控制終端 （RS232和USB方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)掃描傳輸文件）。

自助式文印系統(tǒng)平臺(tái)針對(duì)學(xué)校進(jìn)行特殊設(shè)計(jì)：（1）遠(yuǎn)程打印刷卡確認(rèn)扣款：可以在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方進(jìn)行隨時(shí)遞交打印任務(wù)，刷卡后才扣費(fèi)輸出（避免錯(cuò)拿，排隊(duì)等待）。（2）師生補(bǔ)助：系統(tǒng)支持使用校園卡一卡通金額的同時(shí)，圖書館還能單獨(dú)進(jìn)行補(bǔ)助費(fèi)用的操作。補(bǔ)助費(fèi)用是虛擬金額，僅限于在圖書館內(nèi)部使用。（3）紙張管理：通過(guò)對(duì)工作臺(tái)紙盒加擋板鎖定的設(shè)計(jì)，學(xué)生無(wú)法輕易將紙盒拉出，取走紙張，巧妙地解決了紙張隨意被取走的弊端。（4）對(duì)掃描計(jì)費(fèi)的擴(kuò)展功能：針對(duì)部分不需要對(duì)紙張文檔進(jìn)行復(fù)印的需求，可以將書本或者文件掃描成PDF電子文檔進(jìn)行輸出。支持對(duì)掃描的張數(shù)計(jì)費(fèi)，由于掃描過(guò)程沒(méi)有紙張和耗材，可以大大減少學(xué)校運(yùn)營(yíng)的成本。

三、文印管理外包服務(wù)和師生自助文印系統(tǒng)

很多學(xué)校的辦公成本包括耗材、紙張、機(jī)器的維修成本等一直居高不下，打印機(jī)和復(fù)印機(jī)等機(jī)器品牌和型號(hào)不盡相同，維修時(shí)需要找不同的廠商提供服務(wù)，有些過(guò)了保修期的機(jī)器維護(hù)起來(lái)更是耗費(fèi)管理人員的精力。為了不重蹈覆轍，人大附中西山學(xué)校采用文印管理外包服務(wù)和師生自助文印系統(tǒng)解決學(xué)校文印管理的問(wèn)題。人民大學(xué)附屬中學(xué)信息中心主任趙海濤介紹了人大附中西山學(xué)校進(jìn)行的改革嘗試。

通過(guò)專業(yè)優(yōu)化硬件設(shè)備部署和文件管理應(yīng)用軟件部署，外包公司全面接管了人大附中西山學(xué)校辦公文印系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)維護(hù)管理。

現(xiàn)在人大附中西山學(xué)校的老師在任何一個(gè)辦公場(chǎng)所發(fā)出打印任務(wù)之后，可以在校園任何就近的地點(diǎn)取到打印稿和發(fā)送傳真。學(xué)校將文印管理與一卡通相結(jié)合，加強(qiáng)了管理的安全性。另外學(xué)校管理人員可以根據(jù)使用者的不同，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，文印管理更加靈活。

在提高老師的滿意度、方便老師打印、提高辦公效率的同時(shí)，文印管理系統(tǒng)也讓人大附中西山學(xué)校的IT人員從復(fù)雜的設(shè)備管理和維護(hù)中解放了出來(lái)。以前如果有哪個(gè)辦公室的機(jī)器損壞了，老師們會(huì)找信息中心的人幫助解決，而采用文件管理外包服務(wù)之后，設(shè)備的采購(gòu)、耗材更換以及維護(hù)保養(yǎng)等全部由外包的專業(yè)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)。

對(duì)于學(xué)校而言，以前老師們打印時(shí)可能會(huì)無(wú)意識(shí)地打一些沒(méi)有必要打印的東西。采用文件管理外包以后，實(shí)現(xiàn)了打印統(tǒng)計(jì)功能，每月都會(huì)生成打印量報(bào)表，從而提醒老師們有些不必要打印的文件可以通過(guò)電子郵件等其他方式進(jìn)行無(wú)紙化溝通。這種量化管理增強(qiáng)了師生的節(jié)約意識(shí)，也大大減少了學(xué)校紙張的耗用，每年節(jié)約紙張達(dá)十多萬(wàn)張。

四、理光掃描解決方案及教育行業(yè)典型應(yīng)用

1.理光掃描解決方案特點(diǎn)

（1）簡(jiǎn)單直觀，一鍵掃描：按照預(yù)先設(shè)定好的參數(shù)定義一個(gè)項(xiàng)目按鈕，用戶只需點(diǎn)擊這個(gè)按鈕就可完成掃描一個(gè)網(wǎng)絡(luò)共享文件夾。如掃描書籍，各種筆記，參考資料等。

（2）靈活定義任務(wù)流程：管理員可以靈活地設(shè)定文件掃描的傳送流程，例如掃描后進(jìn)行OCR文字識(shí)別，方便紙質(zhì)文檔的再利用。XML元數(shù)據(jù)紀(jì)錄，方便與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成。

（3）自定義MFP顯示面板：通過(guò)管理工具可以對(duì)用戶界面的尺寸、位置、標(biāo)簽和圖標(biāo)進(jìn)行自定義。另外，可以指定那些發(fā)送的參數(shù)是隱藏或者只讀。例如在界面上定義出參考資料掃描/筆記掃描等，后臺(tái)自動(dòng)放到不同的文件夾中。

（4）與多種應(yīng)用系統(tǒng)整合：理光的產(chǎn)品及合作伙伴的產(chǎn)品可以通過(guò)開(kāi)發(fā) GlobalScan NX SDK擴(kuò)展功能。

2.高校圖書館文印室應(yīng)用

（1）應(yīng)用背景：圖書館有很多學(xué)習(xí)資料，每天有上百名學(xué)生在圖書館查閱資料；很多同學(xué)手工摘抄有用的資料到筆記本上，速度很慢，有些圖形表示的內(nèi)容，很難摘抄到位，也不利于以后的再利用；很多圖書被學(xué)生破壞，帶來(lái)很大的管理問(wèn)題。

（2）應(yīng)用IT環(huán)境：學(xué)校采用現(xiàn)代化管理，每位同學(xué)/老師均配有ID卡；學(xué)校啟用域管理，每位同學(xué)、老師均有域賬號(hào)；學(xué)校局域網(wǎng)設(shè)備先進(jìn)，提供了足夠的網(wǎng)絡(luò)帶寬；同時(shí)學(xué)校提供文件服務(wù)器，為每位學(xué)生開(kāi)設(shè)獨(dú)有目錄。

3.學(xué)生作業(yè)提交系統(tǒng)應(yīng)用

（1）應(yīng)用背景：目前高校學(xué)生作業(yè)提交可以使用紙質(zhì)文檔，電子文檔等幾種方式；傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔輸出成本高，提交麻煩，同時(shí)存在大量資源浪費(fèi)的現(xiàn)象；電子作業(yè)提交系統(tǒng)對(duì)學(xué)生提交的文檔格式及大小要求較高，且學(xué)生的個(gè)性化需求無(wú)法應(yīng)對(duì)。

（2）應(yīng)用IT環(huán)境：通過(guò)理光GS解決方案，支持的文檔格式標(biāo)準(zhǔn)化；降低了對(duì)學(xué)校硬件設(shè)備要求；實(shí)現(xiàn)一鍵式的掃描，而復(fù)雜的掃描流程通過(guò)后臺(tái)服務(wù)自動(dòng)完成；無(wú)需搭建并維護(hù)復(fù)雜的服務(wù)器設(shè)備及相應(yīng)服務(wù)。

五、理光OCR文字識(shí)別在教育行業(yè)的應(yīng)用

1.理光OCR文字識(shí)別解決方案

該方案只需通過(guò)理光的MFP（多功能數(shù)碼復(fù)合一體機(jī)）掃描，就可以輕松地將紙質(zhì)文檔，按照原來(lái)的格式轉(zhuǎn)換成 Word，Excel，可搜索 PDF等。

2.軟件系統(tǒng)架構(gòu)

（1）通過(guò)在MFP的面板上選擇需要的格式和掃描地址；（2）在安裝OCR引擎的電腦上安裝USB加密狗，運(yùn)行MTR （復(fù)印機(jī)文字識(shí)別系統(tǒng)）OCR引擎服務(wù)器；（3）通過(guò)理光MTR轉(zhuǎn)換好的電子文檔發(fā)送到電子文件夾或校內(nèi)郵件地址中。

3.MTR解決方案特點(diǎn)

（1）一個(gè)按鈕，集合掃描、OCR及傳送功能于一身。MTR可以和多款理光數(shù)碼復(fù)合機(jī)完美整合。用戶只需輕觸一個(gè)按鈕，就可以掃描文件，進(jìn)行OCR文字識(shí)別，并將掃描文件和OCR結(jié)果傳送共享。整個(gè)流程自動(dòng)完成，不但方便，亦提升了用戶的工作效率。

（2）保持文檔原始樣式和內(nèi)容。MTR能將掃描圖像轉(zhuǎn)化為可編輯的電子文檔；自動(dòng)識(shí)別文件的排版方式，智能地還原文檔的原始版面。

（3）多種OCR文檔導(dǎo)出格式。MTR支持以多種文檔格式保存和導(dǎo)出OCR文字識(shí)別結(jié)果，包括Word、Excel文件、TIFF圖像、可搜索的PDF文檔等。

（4）支持小冊(cè)子分拆。支持小冊(cè)子拆分功能，可將雜志等小冊(cè)子自動(dòng)拆分成按頁(yè)數(shù)排列的電子文檔，方便使用。

（5）支持多種語(yǔ)言。MTR支持多種語(yǔ)言的光學(xué)文字識(shí)別。它可準(zhǔn)確地識(shí)別掃描圖像中的簡(jiǎn)體中文、繁體中文、英文、法文、日文等。MTR默認(rèn)可選擇五種語(yǔ)言，如需其他更多的語(yǔ)言可以通過(guò)MTR的網(wǎng)頁(yè)配置工具更改需要的五種OCR語(yǔ)言。MTR主要支持中文簡(jiǎn)體、中文繁體、日文、韓文、英文以及歐洲和拉丁主要語(yǔ)言等，并非所有的在語(yǔ)言列表中的OCR語(yǔ)言都支持，需要支持未包含在OCR引擎中的語(yǔ)言，用戶需要額外購(gòu)買OCR語(yǔ)言的授權(quán)。

通過(guò)一鍵掃描后精準(zhǔn)的OCR功能能夠提供紙質(zhì)教育資源快速電子化：電子化的教案，方便修改、再利用；電子化的期刊雜志等教育資源進(jìn)入網(wǎng)上學(xué)習(xí)頻道，為學(xué)生提供了良好學(xué)習(xí)交流環(huán)境。