侯立麗
唐山師范學(xué)院玉田分校 河北唐山 064100
新形勢下如何提高檔案工作者綜合素質(zhì)
侯立麗
唐山師范學(xué)院玉田分校 河北唐山 064100
對新的社會形勢下檔案工作者在檔案管理工作中的重要性、檔案工作者的現(xiàn)狀以及如何提高檔案工作者綜合素質(zhì)進行探討。
檔案管理;檔案工作者;綜合素質(zhì)
檔案管理亦稱檔案工作,是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)。檔案管理是一項管理性的工作、服務(wù)性的工作、政治性的工作。檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。檔案工作人員綜合素質(zhì)的高低,決定了檔案信息的開發(fā)利用,影響了檔案工作的服務(wù)水平。
當(dāng)今社會,政治多極化趨勢、經(jīng)濟全球化趨勢日益加劇,科學(xué)技術(shù)成為國家經(jīng)濟發(fā)展的主要動力。我國面對復(fù)雜的國際國內(nèi)形勢,重視把科技革命、經(jīng)濟發(fā)展放在首位,正在建立和完善社會主義市場經(jīng)濟體制。社會主義市場經(jīng)濟的影響已經(jīng)滲透到各個領(lǐng)域,人們的行為規(guī)范、處事準則、利益目標的追求方式以及相互之間的關(guān)系都發(fā)生變化,使各行各業(yè)都在變革中發(fā)展,檔案管理行業(yè)也不例外。檔案工作在經(jīng)濟社會中的重要作用被不斷認識,這對檔案管理工作提出更高的要求。因此,檔案管理人員必須提高綜合素質(zhì),提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力,才能更好地為社會和本單位提供更多有價值的檔案信息資源。
檔案的管理包括檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的統(tǒng)計和檔案的提供利用幾個方面,其中每一個方面都對檔案工作者素質(zhì)有所要求。
檔案收集就是按照檔案形成的規(guī)律,把分散的材料接收、征集、集中起來。檔案收集就是接受和征集檔案的意思,檔案收集工作就是按照規(guī)定,通過例行的接收制度和專門的征集方法,把分散在各機關(guān)、部門、個人手中和散失在社會上的檔案,集中到機關(guān)檔案室和國家檔案館進行科學(xué)管理的一項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。這就要求檔案工作者首先要有很強的責(zé)任心,這樣才能保障檔案材料收集的完整性;其次還要求檔案工作者要有很強的時代意識,懂得新時期的新技術(shù)、新設(shè)備、新方法,這樣才能應(yīng)對現(xiàn)在的檔案管理工作中出現(xiàn)的許多新的情況,收集齊全豐富多彩的各種檔案材料。
檔案整理是指檔案館(室)對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業(yè)務(wù),是檔案管理中的一項基礎(chǔ)工作,主要內(nèi)容包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、立卷、卷內(nèi)文件系統(tǒng)化、案卷裝封、案卷封面編目、案卷排列、案卷目錄編制。檔案整理主要有系統(tǒng)排列和編目、局部調(diào)整、全過程整理等3種類型。這就要求檔案工作者首先要有很強的檔案專業(yè)知識,這樣才能保障檔案之間的歷史聯(lián)系,才能保障檔案的利用;其次要求檔案工作者要有不怕枯燥、不怕瑣碎的兢兢業(yè)業(yè)的工作精神,這樣才能保障檔案整理的質(zhì)量。
檔案鑒定是指判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。這也是檔案工作中一項非常重要的工作。這就要求檔案工作者首先要有很高的政治覺悟,這樣才能保障檔案本身及檔案信息的安全;其次要求檔案工作者要有很強的法律意識,遵守國家法律,遵守檔案相關(guān)法則,這樣才能保障檔案的真實。
檔案保管是指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對檔案進行科學(xué)管理與保護,以便維護檔案的完整與安全,最大限度延長檔案壽命的工作。這是一項經(jīng)常性、煩瑣的工作,要求檔案工作者首先要有愛崗敬業(yè)、甘于平凡的精神,這樣才能保障檔案的保存完好,也才能保證它的利用;其次要求檔案工作者要掌握一些現(xiàn)代化的管理手段,這樣才能適應(yīng)時代發(fā)展,科學(xué)管理檔案。
檔案利用是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息,滿足其利用需求的行為過程,也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。檔案存在的價值就是為了更好地利用?,F(xiàn)在社會檔案信息越來越為人們所認識。這就首先要求檔案工作者要有很強的業(yè)務(wù)知識和能力,這樣才能編輯好檔案查詢資料,提高服務(wù)質(zhì)量;其次要有熱情服務(wù)的精神,這樣才能提高服務(wù)水平。
長期以來,相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū),認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作,不是單位的主要工作,不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益,只要“守好攤”,不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。而檔案工作本身又是默默無聞、枯燥單調(diào)的,所以一些人不愿意從事檔案工作,因此具有檔案專業(yè)知識、長期從事檔案工作的人員從較缺乏。
隨著計算機和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用和發(fā)展,對于檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理、操作能力等方面都提出新的、更高的要求。原有傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法,已不能適應(yīng)新時期、新形勢的需要。因此,加強檔案管理人員繼續(xù)教育,提高檔案工作人員素質(zhì)尤為重要。
要加強檔案工作者的職業(yè)道德教育,首先要加強檔案工作者的思想政治教育。只有有正確的政治方向、政治立場和政治觀點,加強政治紀律才能提高政治鑒別力和政治敏銳性,才能在涉及檔案工作的路線、方針、政策等重大原則問題上同黨中央保持高度一致,才能樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀,才能恪守檔案工作紀律,貫徹執(zhí)行《檔案法》,嚴守黨和國家的機密。其次要加強檔案工作者忠于職守、愛崗敬業(yè)教育。檔案工作是一種乏味的工作、無權(quán)的工作、煩瑣的工作,這就要求檔案工作者要熱愛檔案事業(yè),充分認識檔案工作的性質(zhì)及重要性,腳踏實地,埋頭苦干,通過自己的努力創(chuàng)造檔案工作的價值。再次要加強檔案工作者的服務(wù)意識教育。檔案工作的服務(wù)性是由檔案工作本身性質(zhì)所決定的。檔案存在就是要便于黨和國家各項工作利用,這也是檔案工作的根本目的和出發(fā)點。因此,要求檔案工作者牢固樹立服務(wù)意識,徹底解放思想,適應(yīng)新的社會形勢,不斷注意和研究工作中的新情況、新特點,解決新問題,有的放矢地搞好提供利用工作。
要加強檔案工作者專業(yè)素質(zhì)教育,首先要求領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作。長期以來,有一部分領(lǐng)導(dǎo)認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作,不是單位的主要工作,不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益,對檔案工作不夠重視。這樣在檔案工作者的選擇上就存在誤區(qū),認為誰都可以干,有的甚至找人兼職,不配專門檔案工作者,這樣嚴重影響檔案工作者的整體素質(zhì)。其次,檔案工作者要努力鉆研業(yè)務(wù)知識,提高專業(yè)技能。檔案工作是一項專門職業(yè),有自身的發(fā)展規(guī)律,有一整套專門的理論、原則和方法以及許多職業(yè)技術(shù)規(guī)范,檔案工作人員要勝任本職工作,就必須與時俱進地鉆研業(yè)務(wù),努力提高專業(yè)素養(yǎng)。再次,要加強制度建設(shè),建立長效培訓(xùn)機制。在日益發(fā)展的新形勢下,在迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟中,要想做好檔案工作,必須加強現(xiàn)有檔案工作人員的繼續(xù)教育,拓寬他們的知識面,提高他們的外語水平,提高他們的計算機和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力,這樣才能提高他們的業(yè)務(wù)工作能力。
綜上所述,在新形勢下提高檔案工作者的綜合素質(zhì),既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要,也是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。
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作者:侯立麗,畢業(yè)于河北大學(xué)信息管理系檔案學(xué)專業(yè),現(xiàn)在唐山師范學(xué)院玉田分校檔案室工作,2004年12月被評為館員。
10.3969/j.issn.1671-489X.2011.12.074