潘祖俊

淺談如何做好全會小組秘書工作

潘祖俊

政協(xié)全會的小組秘書工作既緊張又辛苦。面對繁重的工作任務(wù)，如何克服困難完成好工作呢？通過幾年來擔(dān)任小組秘書的實(shí)踐，自己或多或少有一些感悟，現(xiàn)將體會與大家共同探討。

明確職責(zé) 準(zhǔn)確定位

小組秘書是政協(xié)委員聯(lián)系上下、溝通各方的橋梁，如果找不準(zhǔn)自己的角色定位，就會導(dǎo)致失職或越位。在我看來，小組秘書就是為輔助大會秘書處實(shí)施會務(wù)管理并為小組的政協(xié)委員提供綜合性會務(wù)服務(wù)的工作人員。他們以綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、會議記錄、信息報送、會場服務(wù)等為主要職能，是各小組政協(xié)委員參加會議的參謀和助手。

小組秘書在政協(xié)全會中承擔(dān)的具體任務(wù)有：委員報到服務(wù)，會議日程提醒，會議簽到，會議通知、文件、餐券、交通費(fèi)、文具和資料的領(lǐng)取及分發(fā)，委員出勤統(tǒng)計，會議記錄，簡報撰寫，信息報送，會場引導(dǎo)，協(xié)調(diào)處理委員的其他會務(wù)需求等等。其實(shí)，小組秘書在會上更像委員們的臨時管家，無論大事、小事，不僅事事都高度關(guān)注，更要將方方面面照顧周到。這就要求小組秘書必須具備高度的責(zé)任感，能夠熱情、真誠和細(xì)致地為委員們提供服務(wù)。

小組秘書在上會后應(yīng)盡快適應(yīng)自己角色的轉(zhuǎn)變，無論是面對委員還是其他工作人員，要盡到小組秘書的職責(zé)。同時，每天睡前應(yīng)對自己當(dāng)日的工作進(jìn)行反思和總結(jié)，并對第二天的工作做好統(tǒng)籌計劃，努力避免工作失誤和工作缺位。此外，需要注意的是，小組秘書工作的性質(zhì)是服務(wù)，不是“包辦”，要力求找準(zhǔn)服務(wù)委員的對接點(diǎn)，找準(zhǔn)服務(wù)與盡職盡責(zé)的融合點(diǎn)，把握適度原則，力爭使工作到位不越位。

提高認(rèn)識 注重協(xié)作

政協(xié)全會是個巨大的系統(tǒng)工程，許多問題都不是一個人可以解決的，因此小組秘書間彼此協(xié)作成為一種必然選擇。要做到彼此協(xié)作，首先小組秘書需要不斷提高自己的政治認(rèn)識。這個“政治”包括政治方向、政治立場、政治觀點(diǎn)、政治紀(jì)律、政治鑒別力、政治敏銳性等多方面。

其次，小組秘書要提高自己的團(tuán)隊(duì)意識。政協(xié)全會上每個小組一般僅有2或3名工作人員，無論大家來自哪個單位，要共同完成好小組秘書的各項(xiàng)職責(zé)，團(tuán)隊(duì)精神起著非常重要的作用。小組秘書增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神可從四個方面來把握，一是增進(jìn)信任，統(tǒng)一目標(biāo)；二是增進(jìn)團(tuán)結(jié)，和諧相處；三是明確分工，行動一致；四是互相監(jiān)督，防微杜漸。

再次，小組秘書要認(rèn)識到協(xié)作不僅僅是一種精神，更是一種工作原則，需要貫穿到工作中的全過程和各個細(xì)節(jié)。這種協(xié)作不僅是本組各位秘書之間的相互協(xié)作，還包括本組與其他小組以及全會各職能組之間的協(xié)作。當(dāng)然，在工作中，大家難免會有分歧，而且這種分歧往往會不斷重復(fù)，但只要各位小組秘書的目標(biāo)一致、齊心協(xié)力,都能秉持“一切以大局為重，一切從大局出發(fā)”的原則,即使偶有不同的觀點(diǎn)，只要大家靜下心來耐心商談，最終都可通過交流、協(xié)調(diào)和融合使問題得以解決。

夯實(shí)基礎(chǔ) 科學(xué)工作

政協(xié)全會時間緊、任務(wù)重，因此，小組秘書工作為每人都提供了鍛煉提高和展示自我的平臺。作為小組秘書需要打好以下三項(xiàng)基礎(chǔ)：

提早準(zhǔn)備，超前規(guī)劃。盡管上會時間不過短短幾天，但很多工作需要提前準(zhǔn)備，因?yàn)闀系臅r間很多情況下是不夠用的?！稌?wù)手冊》通常會在會前發(fā)給大家，小組秘書必須認(rèn)真研讀和用心掌握其中的各項(xiàng)信息。同時，小組秘書應(yīng)盡量在會議正式開始前做到四個熟悉，即熟悉日程、熟悉委員、熟悉空間、熟悉程序?！叭粘獭敝该刻斓臅h安排和活動安排，“委員”指本組委員的外貌特征和各項(xiàng)基本情況，“空間”指會議駐地的基本布局和各個會場、餐廳的具體地點(diǎn)，“程序”指各項(xiàng)具體工作開展的流程。只有熟悉了這些，開展工作才能得心應(yīng)手，不然會處處受制。所謂超前規(guī)劃是指對自己工作的步驟和細(xì)節(jié)需要做到心中有數(shù)，比如委員報到前應(yīng)該準(zhǔn)備好哪些東西、會議記錄時應(yīng)該采取何種方式等等，心中應(yīng)該對要開展的工作進(jìn)行一次全方位的模擬演習(xí)，這樣才能做到有條不紊。

把握重點(diǎn)，分清主次。會上，每名小組秘書平均要服務(wù)十幾位委員，很多時候各種意想不到的事情會突然出現(xiàn)，這就需要小組秘書的工作安排主次分明，凡事懂得分出輕重，運(yùn)用清晰的邏輯思維梳理細(xì)節(jié)，不能“眉毛胡子一把抓”。重要的事先辦，急事先辦，及時處理；對大事要高度重視，一抓到底，而相對來說不太重要的事則可以放后緩辦。

博學(xué)不窮，篤行不倦。做好小組秘書工作還需要勤于學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，尤其是要努力做到“三知”，即知“國情”、 知“市情”、知“民情”。此外，小組秘書應(yīng)熟悉政協(xié)工作的語言，了解政協(xié)工作的基本情況，還要盡可能多掌握些本組委員工作領(lǐng)域的一些專業(yè)知識和基本情況。只有了解這些，在做會議記錄和撰寫簡報時才不至于一頭霧水，聽不懂委員的發(fā)言。應(yīng)當(dāng)說，做好記錄、撰寫好委員小組討論簡報是小組秘書肩負(fù)的最為重要的職責(zé)之一。只有把委員們的真知灼見真實(shí)地、準(zhǔn)確地記錄下來，并把它科學(xué)地、條理清晰地整理出來，才能把“提高政務(wù)性服務(wù)能力”的要求真正落到實(shí)處。隨著人民政協(xié)事業(yè)的不斷發(fā)展，唯有不斷地充電學(xué)習(xí)，提高自身能力和素質(zhì)才能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。尤其作為小組秘書，更要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，力爭做“多面手”和“復(fù)合型人才”，努力適應(yīng)新形勢對小組秘書工作越來越高的要求。

善于溝通 關(guān)心委員

只有充分了解委員，才能更好地為委員服務(wù)。由于委員人數(shù)眾多，很少有小組秘書能對本組委員充分了解。不了解委員就容易給工作帶來阻礙，而解決這一問題的首要手段就是溝通。溝通，是一種雙向的交流和了解。溝通需要坦誠，需要傳達(dá)真實(shí)的信息，需要雙方進(jìn)行真情的投入。小組秘書在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)與委員的溝通，利用多種形式與委員進(jìn)行交流，通過親切交談和真摯熱情的服務(wù)，營造良好的政協(xié)氛圍，激發(fā)委員的履職熱情和動力。

會議期間，小組秘書還應(yīng)時刻保持與本組全體委員的聯(lián)絡(luò)暢通，掌握委員的出勤動態(tài)，提醒各位委員每次小組討論的主題是什么、需要帶哪些資料開會。小組秘書還需在生活中關(guān)注委員、關(guān)愛委員，留意委員的身體健康狀況和各種履職需求，準(zhǔn)確掌握委員的基本信息和意見建議，對委員提出的問題給予及時的解答或解決，并及時地將這些信息反饋給相關(guān)職能組。小組秘書還要及時協(xié)調(diào)各相關(guān)職能組，努力滿足會上委員的學(xué)習(xí)和生活需求，為委員履職創(chuàng)造更好的環(huán)境。只有這樣，才能與委員交流一點(diǎn)就通，讓委員真正感受到政協(xié)大家庭的溫暖，感受到政協(xié)組織的關(guān)心適時到位，服務(wù)送于無形。

勞逸結(jié)合 注重保健

保持健康的身體才能更好地工作，每位小組秘書在完成工作的同時不能忘記關(guān)注自己的身體，要注意休息，勞逸結(jié)合。以下方法或許可助大家“一臂之力”。

一是學(xué)會在快節(jié)奏中提高自己的心理承受能力，在各種事件中基本保持心理平衡。通過統(tǒng)籌科學(xué)安排工作，制定切實(shí)可行的計劃，并適時為放松留有余地。每天都應(yīng)留出一定的休息、“喘氣”的時間，盡量讓精神上繃緊的弦有松弛的機(jī)會。

二是轉(zhuǎn)移煩惱，努力做好心理調(diào)節(jié)，想辦法將遇到的煩惱“宣泄”或轉(zhuǎn)移。如找朋友聊天，一吐為快，或通過散步、看電影等排遣心理不適。困難時要看到光明面，失敗時要多看自己的成績，要有自信心，相信自己的力量。

三是抓空兒就鍛煉，養(yǎng)心健體。運(yùn)動能有效地增強(qiáng)機(jī)體各器官、系統(tǒng)的功能，且能促進(jìn)腦細(xì)胞代謝，使大腦功能得以充分發(fā)揮，提高工作效率，延緩大腦衰老。每天可在工作間隙，抓住空閑就趕緊鍛煉身體，放松身心，增強(qiáng)體質(zhì)。

“月暈而風(fēng)，礎(chǔ)潤而雨”。任何事物都有其規(guī)律可循，關(guān)鍵是我們能不能去發(fā)現(xiàn)它，去認(rèn)識它，去把握它，小組秘書的工作亦是如此。在小組秘書工作的崗位上，我體會過成功的喜悅，也有過失誤時的沮喪，工作中的酸甜苦辣使我成長。面對人民政協(xié)事業(yè)的飛速發(fā)展，每個工作人員必須充分意識到自身肩負(fù)的責(zé)任，腳踏實(shí)地，勇于開拓創(chuàng)新，才能在平凡的崗位上做出不平凡的工作業(yè)績，從而開創(chuàng)更為廣闊的人生舞臺。

作者系北京市政協(xié)人事聯(lián)絡(luò)室聯(lián)絡(luò)處干部

責(zé)任編輯 崔晨