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1 檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導(dǎo)向作用

從管理學(xué)上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復(fù)雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即"對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。""這實質(zhì)上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。"正因為如此，"說得籠統(tǒng)一點，檔案管理理論上的所有能稱得上'重大'的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開。"

2 全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導(dǎo)作用

檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有重要的指導(dǎo)作用。

首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的是一個現(xiàn)實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。

其次，采用全宗原則指導(dǎo)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質(zhì)特性--原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。檔案數(shù)據(jù)庫作為檔案信息管理的重要工具和手段，必須服從這一更高的管理目的。良好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計可以將全宗原則的諸多思想在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中實現(xiàn)，包括全宗內(nèi)部管理層次、管理聯(lián)系等。像文書立卷工作中要求的"保持文件之間的歷史聯(lián)系"、科技檔案管理中的"成套性原則"等思想都可以通過數(shù)據(jù)庫的設(shè)計得以體現(xiàn)。

第三，依據(jù)全宗理論進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護工作。按照這種思路進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的動力、資金以及作用的發(fā)揮。

值得注意的是，雖然全宗原則是檔案管理的基本原則和方法，但它并不能解決檔案管理的所有問題。由于社會實踐的不斷發(fā)展，全宗原則面臨不少新的挑戰(zhàn)，也因此得到新的發(fā)展，這些發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)同樣產(chǎn)生了具體的影響。

2.1 全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數(shù)據(jù)庫。

雖然全宗原則強調(diào)一個來源單位的檔案應(yīng)當(dāng)集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復(fù)雜化、專門化，這使得對全宗的集中統(tǒng)一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當(dāng)一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設(shè)置專門機構(gòu)，提供專門的庫房和設(shè)備，雖然可以在編號系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實體管理層面上已經(jīng)不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務(wù)部門單獨保管的管理方式。

與此相對應(yīng)，基于全宗的檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)時都會考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫來存儲管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、會計檔案數(shù)據(jù)庫對這些業(yè)務(wù)性較強的檔案實施專門化管理。

2.2 自由來源原則為專門檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供理論基礎(chǔ)。

自由來源原則認為全宗不僅是歷史性、客觀性的，也可以是邏輯性的，這是對全宗理論的重大發(fā)展。像許多行業(yè)性、專業(yè)性很強的檔案就要求打破傳統(tǒng)全宗范圍的限制，而按照行業(yè)或?qū)I(yè)系統(tǒng)進行集中統(tǒng)一管理。比如城建檔案、項目檔案雖然破壞了各項目參與組織全宗的完整性，但卻有效地維護了項目檔案的完整性。在多數(shù)情況下保證后者的完整性具有更為重要的現(xiàn)實意義。這里的工程項目就是一個邏輯意義上的全宗單位，由此可見，全宗理論在其本身的發(fā)展過程中存在分合的演化過程，并不完全拘泥于狹義的全宗概念。

自由來源原則等理論為城建檔案數(shù)據(jù)庫、項目檔案數(shù)據(jù)庫等專門檔案數(shù)據(jù)庫的出現(xiàn)提供了理論基礎(chǔ)。它們以邏輯全宗為單位進行創(chuàng)建，符合其管理要求。

3 邏輯主義分類思路適合檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理

歷史上最著名的邏輯主義分類方法應(yīng)該就是法國國家檔案館館長卡繆和多努堅持的事由原則，該原則在法國大革命前就應(yīng)用于各國的國家檔案機構(gòu)，但這些國家檔案機構(gòu)所保管的大都是來源單一的檔案，所以事由原則尚能發(fā)揮作用。但面對改革后法國國家檔案館中來源、內(nèi)容、形式、種類、數(shù)量各不相同的檔案，這種分類方法就顯得捉襟見肘了。這兩任館長使用統(tǒng)一的事由原則對全部館藏進行統(tǒng)一分類，即使他們根據(jù)檔案復(fù)雜性的增加將事由大類由4類拓展到24類，也不能將所有檔案都劃分清楚。很明顯，在綜合性檔案館內(nèi)按照統(tǒng)一事由原則對檔案實體進行分類是典型的"刻舟求劍"的行為。但這并不能說明邏輯分類方法不能用于實體分類，而是它更多地適用于檔案的內(nèi)容分類。

邏輯分類法在檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容管理中有著非常普遍的應(yīng)用。我們知道，檔案的實體整理必須按照其形成時的本來面貌去管理，但檔案內(nèi)容信息是極為豐富多彩的，人們對這些內(nèi)容的需求也是多樣化的，但和現(xiàn)實世界中檔案實體的排序只能有一種一樣，在數(shù)據(jù)庫中我們一般通過有限的基本表來反映檔案實體的記錄信息。我們絕沒有必要根據(jù)用戶的每一個需求重建數(shù)據(jù)庫，在表達邏輯需求方面，數(shù)據(jù)庫擁有強大的管理手段，我們可以依據(jù)我們感興趣的特征（或特征組合）通過索引、視圖、查詢等數(shù)據(jù)庫對象很方便地對檔案數(shù)據(jù)庫進行邏輯重組，好像魔方一樣，可以變換出我們需要展現(xiàn)的內(nèi)容。比如視圖在數(shù)據(jù)庫理論中有個綽號叫"虛表"，就形象地表達了視圖具有的邏輯力量，它可以將用戶關(guān)心的屬性從若干個基本表中抽取出來進行組合，滿足用戶的查詢和使用要求。而且在計算機環(huán)境中，由于軟硬件屏蔽了許多對用戶無關(guān)的內(nèi)容，使得用戶可以像操縱基本表一樣操縱視圖，就好像檔案實體真的是按照我們指定的特征進行分類一樣。

[1]陳雪濱.數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用.云南華能瀾滄江水電有限公司.云南昆明.【期刊】云南電業(yè).2005-01-30