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淺析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

2011-12-31 08:49:13谷云云
中國新技術(shù)新產(chǎn)品 2011年23期
關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理醫(yī)院

谷云云

(黑龍江省伊春市烏伊嶺職工醫(yī)院,黑龍江 伊春 153000)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案,醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富,加強(qiáng)對這一信息資源的管理,對醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù),是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ),是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動資料。轉(zhuǎn)變檔案管理模式,加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理,就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上,了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不健全,檔案收集效率不高

在醫(yī)院管理中,各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度,而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中,一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核,造成檔案收集效率不高,檔案不齊全。

1.2 檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理范圍不明確

醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求,綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、等,醫(yī)療病歷檔案由病案室管理,而x線膠片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)科室自己管理,在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局。

1.3 檔案意識不強(qiáng),檔案利用率低

檔案工作對全社會的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是檔案界長期以來重"藏"輕"用",對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳,因此使社會公眾對檔案利用效益知之甚少。至今仍有不少同志,尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部,對檔案管理意識還較淡薄,認(rèn)為檔案工作可有可無,認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案工作重視程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足,造成檔案利用率不高。對檔案管理方面的認(rèn)識還較淡薄,認(rèn)為檔案工作可有可無,認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。

1.4 檔案管理分散,不利于檔案的完整和安全

各科室分散管理,不便于綜合利用,不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存,重復(fù)保存,造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。

1.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高,檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育,對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求,檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠,缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn),許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求,缺乏創(chuàng)新和活力。

1.6 檔案硬件投入不足

由于醫(yī)療用房緊張,致使檔案用房狹小,不符合檔案安全保管的要求。另外,管理技術(shù)滯后,也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來,隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用,醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少,基本還采用手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對策

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí),增強(qiáng)意識

加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳,增強(qiáng)全員的檔案意識,特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分,領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理的前提,要把檔案管理納入重要議事日程,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。要大力宣傳檔案工作,使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、職工都能充分認(rèn)識檔案的重要性,更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù),長期以來對醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核,因而實(shí)際工作中往往出現(xiàn)檔案管理可有可無的認(rèn)識。并且由于受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的限制,檔案管理工作很容易受到冷遇。提高各級干部對檔案工作的認(rèn)識,才能使檔案工作順利開展。

2.2 重視檔案的利用

檔案管理的最終目的就是提供利用,因此,檔案管理人員要樹立服務(wù)意識,使醫(yī)院的檔案為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。同時,積極開展多種編研活動,對信息進(jìn)行開發(fā),編寫各種專題匯編,為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。另外,還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理,以滿足醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求,從而提高檔案的利用率,充分發(fā)揮其社會效益。

2.3 建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理制度

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理,建立科學(xué)的檔案管理體系,健全檔案管理制度,是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際,根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī),制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,統(tǒng)一考核,使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價,同步發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐,提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平,醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃,全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求,不斷總結(jié)探索檔案管理工作,適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展,推動檔案管理水平的提高。

2.5 加大投入,提高配備,實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強(qiáng)資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備,如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備,高效滅蟲、滅火設(shè)備,這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容;另一方面要引進(jìn)計算機(jī)管理,用計算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案,方便使用者及時查找、閱讀,既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力,提高了工作效率,同時利用計算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間,保存信息方便簡單,也增加了其保密程度。因此,醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.6 開發(fā)檔案資源,實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的,通過深層次、多渠道地開發(fā)檔案信息資源,提高檔案的使用價值,為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時,通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益,提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用,促進(jìn)檔案建設(shè)。

要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。一方面要加強(qiáng)檔案的保管設(shè)施,如設(shè)置專門的檔案庫房,配備必要的安全保管設(shè)施;另一方面要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理,用計算機(jī)儲存檢索醫(yī)院的各種門類和載體的檔案,方便利用者及時查找、閱讀,既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力,提高了工作效率。因此,醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

[1] 何麗麗,田園,朱英,醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策【J】.承德醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2010(2).

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