文書檔案是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位等各個(gè)社會(huì)集團(tuán)和個(gè)人在工作活動(dòng)中為處理事務(wù)而形成并使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的文字材料。隨著機(jī)關(guān)行政事務(wù)活動(dòng)的不斷增加，機(jī)關(guān)文書檔案數(shù)量越來越多，涉及的種類也越來越齊全。在日常管理工作中發(fā)揮著備考、備察、指導(dǎo)工作的重要作用。
　　
　　一、信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的重要意義
　　
　　1.文書檔案信息化是提高機(jī)關(guān)文書檔案管理效能的重要途徑。
　　隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展和機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作的不斷深入，機(jī)關(guān)文書業(yè)務(wù)的數(shù)量和種類都日趨繁多，文書檔案的重要性越發(fā)突出。在信息化條件下，改變傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，提高管理效率顯得十分重要。充分利用和借助信息化水平日益提升的優(yōu)勢，不斷推進(jìn)機(jī)關(guān)文書管理信息化建設(shè)步伐，提高機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的便捷性，為提高機(jī)關(guān)工作服務(wù)于科學(xué)發(fā)展的效率和能力，具有十分重要而深遠(yuǎn)的影響。
　　2.文書檔案信息化是提高機(jī)關(guān)現(xiàn)代化管理水平的必然選擇。
　　機(jī)關(guān)文書檔案管理工作是機(jī)關(guān)行政管理工作的重要組成部分，提升機(jī)關(guān)建設(shè)質(zhì)量和水平，首要的就是要通過推行現(xiàn)代化管理，促進(jìn)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)上層次、上臺(tái)階。機(jī)關(guān)文書檔案管理部門大力推進(jìn)管理創(chuàng)新，加大信息化建設(shè)力度，進(jìn)一步規(guī)范和優(yōu)化管理流程，提高工作效率，節(jié)省人力物力。
　　3.文書檔案信息化是提高機(jī)關(guān)文書檔案開發(fā)效益的現(xiàn)實(shí)要求。
　　機(jī)關(guān)推進(jìn)信息化文書檔案管理，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用，逐步建立信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案資源共享，更好地為機(jī)關(guān)建設(shè)發(fā)展服務(wù)。推進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案管理信息化，也有助于打破管理部門“官本位”的思想，徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，提高文書檔案的公開度，提高文書檔案的利用效益，有利于機(jī)關(guān)職能的轉(zhuǎn)變，推進(jìn)管理部門更好地服務(wù)于中心工作。
　　
　　二、機(jī)關(guān)文書檔案信息化管理現(xiàn)狀與存在的主要問題
　　
　　隨著各級部門對文書檔案管理重要性認(rèn)識(shí)的不斷提高，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作得到快速發(fā)展，但與信息化條件下文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)要求還有一定的差距。
　　1.信息化文書檔案管理工作還有待于進(jìn)一步規(guī)范。
　　近些年，隨著電子信息化辦公水平的不斷提高，文書檔案管理工作水平也得到了明顯提升。但由于信息化辦公平臺(tái)的不斷更新與升級，可能會(huì)造成部分電子文件查詢困難，部分信息數(shù)據(jù)丟失等安全性隱患。各類行政文件本身也需要通過梳理，及時(shí)按照電子檔案的要求移交機(jī)關(guān)檔案室保管。但由于機(jī)關(guān)各部門的文書檔案大多分散在各自擬稿人的不同電腦上，統(tǒng)一管理難度很大，數(shù)據(jù)丟失的可能性更大。大力推行無紙化辦公以來，隨著工作方式的重大改革，大量辦文、辦會(huì)、辦事都安排在內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行，這對電子文件的使用、保管和存檔提出了新的更高的要求。
　　2.信息化文書檔案管理水平有待于進(jìn)一步提高。
　　搞好信息化文書檔案管理工作，要有一支高素質(zhì)的熟悉信息化知識(shí)技能的專業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍。機(jī)關(guān)文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉機(jī)關(guān)文書業(yè)務(wù)知識(shí)，又要掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、熟悉網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)維護(hù)知識(shí)、掌握信息利用與安全保密知識(shí)等。當(dāng)前，加強(qiáng)機(jī)關(guān)辦公人員信息技術(shù)培訓(xùn)，加快推進(jìn)機(jī)關(guān)信息化工作進(jìn)程，是提高機(jī)關(guān)文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實(shí)，并抓出成效，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。
　?。ㄈ┬畔⒒臅鴻n案管理有待于進(jìn)一步加大推進(jìn)力度。
　　由于受傳統(tǒng)管理思想的影響，大多數(shù)機(jī)關(guān)文書檔案仍采用年度歸檔的方式，收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等環(huán)節(jié)有的沒有建立健全的規(guī)章制度，文件歸檔、登錄、統(tǒng)計(jì)等一系列環(huán)節(jié)性的工作，仍舊采用手工操作；當(dāng)前，文書檔案員通常由機(jī)關(guān)辦公室人員兼職，文書檔案管理人員接受過高層次專業(yè)學(xué)習(xí)和系統(tǒng)教育的人員不多，業(yè)務(wù)能力相對薄弱，有的人員變動(dòng)頻繁，有些單位還把年齡偏大的人員安排做檔案管理工作，他們對計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握甚少，難以應(yīng)付現(xiàn)代文書檔案信息化的要求，文書檔案管理工作很難跟上時(shí)代發(fā)展的要求。機(jī)關(guān)文書檔案管理信息化建設(shè)涉及面寬，包括辦公電腦及網(wǎng)絡(luò)等外圍設(shè)備、配套系列軟件，相關(guān)業(yè)務(wù)網(wǎng)站日常維護(hù)與欄目開發(fā)等，都需要投入大量的資金，而在當(dāng)前情況下，明顯感到機(jī)關(guān)文書檔案管理信息化投入相對不足，尤其是部分單位對信息化工作重視不夠，在建設(shè)投入上缺乏資金保障，嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)文書檔案管理工作信息化建設(shè)步伐。
　　
　　三、加強(qiáng)信息化條件下機(jī)關(guān)檔案管理對策
　　
　　1.提高信息化條件下對機(jī)關(guān)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)。
　　由于機(jī)關(guān)文書擬制工作涉及部門多，人員分散，加上一些部門和個(gè)人對文書檔案管理重視度不夠，文書檔案管理工作一直較為薄弱。在紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案管理方面，機(jī)關(guān)各部門草擬的稿件、保存的實(shí)物，普遍未能做到及時(shí)、全面歸檔。在電子檔案方面，有的沒有保存，有的保存的往往是最后一稿的電子文件。特別是領(lǐng)導(dǎo)的每次修改痕跡，無法在電子檔案中得到保存，且這些電子文件無法進(jìn)行集中管理，很容易丟失。究其原因，主要是思想上未引起高度重視，在工作比較繁忙的情況下，忽視做好一些基礎(chǔ)性的工作。機(jī)關(guān)作為指導(dǎo)基層工作的重要機(jī)構(gòu)，必須要進(jìn)一步提高信息化條件下機(jī)關(guān)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，制定科學(xué)的工作流程和工作制度，確保機(jī)關(guān)文書信息化管理落到實(shí)處。
　　2.加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。
　　由于受檔案實(shí)體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，造成現(xiàn)在文書檔案信息管理上標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構(gòu)建科學(xué)的機(jī)關(guān)文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網(wǎng)系統(tǒng)建立機(jī)關(guān)文書檔案管理信息化平臺(tái)，加大機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)投入，推進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)一步打牢機(jī)關(guān)文書檔案管理基礎(chǔ)。
　　3.加大機(jī)關(guān)文書檔案信息化建設(shè)力度。
　　要依托現(xiàn)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不斷擴(kuò)展其功能與內(nèi)涵，擴(kuò)展其模塊，以文書處理、文件管理和檔案管理構(gòu)成三個(gè)相對獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的模塊組成。三個(gè)模塊可以涵蓋整個(gè)機(jī)關(guān)文書檔案管理的工作流程，實(shí)現(xiàn)在文書處理中對于收文發(fā)文進(jìn)行預(yù)歸檔，在文件管理中對于著錄的文件和案卷進(jìn)行整理，在檔案歸檔管理中進(jìn)行重新編目、追加歸檔、編電子文號(hào)、編存放號(hào)、案卷銷毀鑒定及進(jìn)館鑒定等輔助管理，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)文書信息化管理質(zhì)量和水平。