隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，信息化技術(shù)日新月異的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，將檔案管理信息化提上了日程。
　　（一）檔案信息化對(duì)于檔案管理人員的意義
　　1、檔案管理工作不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力
　　檔案管理人員以往是手工收集、整理、管理、提供利用，工作量大，效率很低，保密性差，檔案查找、更新和維護(hù)困難，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理實(shí)行信息化后，檔案管理工作更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化上面。具體表現(xiàn)在：
　　用戶無(wú)論從文書檔案錄入，還是從工程檔案錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，真正體現(xiàn)了數(shù)據(jù)只需“一次錄入，無(wú)限次利用”的管理模式，極大地提高了工作效率。
　　自動(dòng)編制打印各種報(bào)表。運(yùn)用錄入的數(shù)據(jù)，可以編制多種文書處理及檔案檢索工具?？梢苑奖愕卮蛴〕鱿嚓P(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表、卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、全引目錄。
　　自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案信息。系統(tǒng)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)信息和利用功能模塊中的有關(guān)數(shù)據(jù)信息和必要的外部輸入項(xiàng)目，可以制作各類檔案情況統(tǒng)計(jì)、檔案目錄統(tǒng)計(jì)、檔案利用統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，可以極大地提高管理人員的工作效率。
　　2、檢索查詢更加方便快捷
　　檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查詢，無(wú)論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便快捷。提供多種查詢手段，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息。利用者可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上查詢檔案信息，極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。
　　3、檔案的查詢借閱工作更加可控
　　現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對(duì)檔案分門別類，并組成單位檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查閱、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生查詢借閱次數(shù)，自動(dòng)統(tǒng)計(jì)借閱查詢數(shù)字。
　　4、檔案管理的職能變保管為服務(wù)
　　檔案管理信息化以后，無(wú)論是文書檔案、工程檔案、聲像檔案和會(huì)計(jì)檔案，在權(quán)限允許的情況下，利用者可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽。尤其是對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是一個(gè)單位內(nèi)部信息的信息中心。
　　（二）檔案信息化對(duì)于職能部門的意義
　　1、提高職能部門的工作效率
　　實(shí)施檔案管理信息化后，管理人員可以隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，查閱自己需要的各種檔案信息，不再受工作時(shí)間的約束，極大提高了職能部門的工作效率。
　　2、提高業(yè)務(wù)部門的技術(shù)水平
　　信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作發(fā)展的