王洪娟 褚海洋

61251部隊 河北 066102

0 引言

隨著計算機及網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應用在全球范圍內日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。作為一支現(xiàn)代化的軍隊，更是加快了信息化建設的步伐。從最初的網(wǎng)絡基礎設施建設，到各種軟件平臺的制作，各個單位都投入了大量的財力、物力、人力，建立符合自己單位特色的無紙化辦公系統(tǒng)。基本實現(xiàn)了文件發(fā)布、各類信息傳遞網(wǎng)上傳輸，達到了提高工作效率，降低辦公成本的目的。但是從部隊自身建設實際出發(fā)，無紙化辦公還無法完全取代紙質辦公。為促進基層部隊無紙化辦公的提高和改進，下面筆者結合自身實際工作，以某基層部隊數(shù)字化營區(qū)建設實際情況，分析一下如何在基層部隊推行無紙化辦公，希望給正打算或正在建設無紙化辦公系統(tǒng)的兄弟單位一點建議。

1 無紙化辦公的目的和意義

無紙化辦公是一種基于互聯(lián)網(wǎng)且能夠集成在門戶網(wǎng)站上的信息管理和辦公自動化一體的網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)使用單位的辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡化和管理科學化，高質量、高效率的信息服務系統(tǒng)。通過對各辦公要素的閉環(huán)整合，實現(xiàn)了工作流、信息流和知識流的整合管理，提供了一個科學、開放、先進的信息化辦公平臺，以實現(xiàn)辦公自動化。

1.1 整合資源

通過網(wǎng)絡技術將部隊的人力資源、知識資源、經驗資源、硬件資源、制度資源、文化資源等集成在一個平臺上進行管理使用，實現(xiàn)各種資源的互相促進和增值，形成正規(guī)、科學、開放的制度和文化，保持部隊旺盛的生命力，使其健康持續(xù)的發(fā)展。

1.2 加快信息流通

領導層下達的文件、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達到相關人員，無任何中間環(huán)節(jié)。所有官兵的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到部隊首長，便于及時發(fā)現(xiàn)問題、改進過程和發(fā)現(xiàn)人才。廣大官兵能夠在網(wǎng)上輕松、直接、公平的發(fā)言、交流，建立融洽的官兵關系和軍營文化。

1.3 規(guī)范辦公流程

建立起一個緊密、協(xié)調、可靠、簡單的管理機制，使工作流程化，流程標準化，標準規(guī)范化，讓單位充滿活力，讓各級主官明確責任，分明權限，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現(xiàn)象。徹底消除信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。

1.4 提高辦事效率

有效協(xié)調多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效協(xié)作辦公，各級主官能夠方便的隨時查看分配過的任務數(shù)量、領取人及其進度情況，跟蹤監(jiān)督，提高執(zhí)行效率和力度。

2 某部無紙化辦公案例

2.1 建設情況

按照軍隊保密管理規(guī)定，無紙化辦公系統(tǒng)現(xiàn)主要依托于辦公局域網(wǎng)。從視頻監(jiān)控系統(tǒng)到周界防衛(wèi)系統(tǒng)；從物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)到水電暖管控系統(tǒng)；從消防報警聯(lián)動系統(tǒng)到模擬訓練系統(tǒng)；從即時通信系統(tǒng)到電子圖書管理系統(tǒng)等。無紙化辦公不再是簡單的傳遞數(shù)據(jù)文檔，已經開始逐步向部隊的管理、業(yè)務等各個方面進行延伸。

2.2 使用情況

該系統(tǒng)在使用的過程中基本實現(xiàn)了其預期功能。達到了無紙化辦公的目的。以物聯(lián)網(wǎng)為例，實現(xiàn)了人機交互和智能化管理。人員外出只需在電腦上逐級請假、批假，請假人員刷卡外出即可。通過即時通信平臺，實現(xiàn)了各級單位間的實時信息交互、語音視頻交流、短信中心、自動存檔主題討論等。通過單位的門戶網(wǎng)站和論壇及各單位的子網(wǎng)站，可讓所有官兵及時了解單位的最新近況，下發(fā)各類通知，共享學習、娛樂資源。同時，也為官兵交流討論提供了一個言論自由的開放平臺。通過電子圖書館，官兵可隨時在線閱讀自己感興趣的書籍。

2.3 存在問題

從試運行到完全投入使用近一年的時間，基本實現(xiàn)了該系統(tǒng)的大部分功能。但有部分功能的使用效果，發(fā)揮功效不是很理想。當然這里既有系統(tǒng)本身的原因，也有使用操作人員的原因。主要問題出現(xiàn)在以下幾個方面：

(1) 受傳統(tǒng)工作習慣的限制，官兵已經習慣了紙質辦公，一下子使用電腦請假、批假，感到很不適應，很麻煩，不免產生厭煩情緒。這種情緒，不只請假的人有，批假的人也有，這就使得系統(tǒng)的很多功能基本上被擱置了。不僅浪費了大量財力、物力，也違背了提出無紙化辦公的初衷。

(2) 使用人員操作使用計算機水平參差不齊。從高層領導到基層領導，從干部到戰(zhàn)士，受文化層次、工作性質等因素的影響，官兵的計算機操作水平差距很大，嚴重阻礙了推行無紙化辦公的進程。

(3) 部分功能與實際情況還有出入。以訪客管理模塊為例，從系統(tǒng)投入使用至今，就沒有用過。使其成為擺設，造成了資源的浪費。周界防衛(wèi)系統(tǒng)出現(xiàn)的問題也比較多。架設電子圍欄的初衷是為營區(qū)日常管理、安全防衛(wèi)提供有力保障。但在實際使用過程中由于系統(tǒng)本身的原因，并沒有真正實現(xiàn)預期效果。小鳥、樹枝等經常會產生虛警；一些不安分的人竟能從墻上跳出去，而不被人發(fā)現(xiàn)。

(4) 領導層面重視程度不夠。一個系統(tǒng)的投入使用，如果從領導層就嫌麻煩，不愿意使用，那到下面基層就更無法推行下去。只有領導重視，以身作則，加大力度抓落實，將其固化為生活、工作習慣，無紙化辦公才能更好更快的發(fā)展下去。

(5) 系統(tǒng)在整體規(guī)劃時，整合程度不夠。從最初的網(wǎng)絡基礎建設，到后期的子系統(tǒng)整合，因客觀、主觀因素影響，還有部分信息點未納入局域網(wǎng)中，還有部分子系統(tǒng)在分散獨立運行。

3 關于無紙化辦公的幾點建議

3.1 領導和使用人員的思想意識需要提高

推動無紙化辦公順利向前的關鍵在于提高領導和使用人的思想意識。在無紙化辦公的推行過程中，各級領導、尤其是領導班子里的第一把手要起決定性的作用，各層領導的決心及其示范和領頭作用，是無紙化辦公實現(xiàn)的關鍵，也是實施的關鍵。如果一個單位的最高首長都能熟練操作并使用無紙化辦公系統(tǒng)，那么下至科室職員都得把這事放心上了。

同時使用者的思想意識也不容忽視。因為無紙化辦公系統(tǒng)的建立不是一朝一夕可以完成的，無紙化辦公化中的業(yè)務內容和服務也不是一出現(xiàn)時就具備了的。在系統(tǒng)建立方面，是一個從簡單到復雜的發(fā)展過程，是逐步建立和完善起來的過程；在服務內容實施方面，是一個從試行到適應、由懷疑到自覺貫徹的長期過程。在這個過程中，使用者的思想意識對于推動無紙化辦公更好更快的向前起著至關重要的作用。

3.2 設置軟件的功能要符合實際需要

無紙化辦公的功能很多，有通用模塊、也有選擇模塊。選擇模塊時可以根據(jù)本單位的實際情況進行定制，以符合本單位實際需要。不能見好就要，一定要選擇實用而且確實能提高工作效率的那些功能。因為每增加一個模塊，價格就會增加抬高很多，所以選擇功能時一定要根據(jù)實際的需要來選擇。

3.3 使用要注重實效，不要擺“花架子”

現(xiàn)在的網(wǎng)絡使用推行起來妨礙很多，困難重重。一方面是因為使用者有的怕學不會、有的不想學會、有的想學又怕麻煩，總之有種種畏難情緒，不習慣在網(wǎng)上辦公；另一方面因為軟件開發(fā)與實際工作流程有不符之處，增加了實際工作的復雜程度，造成軟件的推行無法走下去。這些都說明網(wǎng)絡使用一定要密切結合實際，注重實效。如果在網(wǎng)上辦公僅僅是為了追求現(xiàn)代化，將網(wǎng)頁做得漂漂亮亮的、把一個個的功能鏈接起來，但實際上又很少用或不用，那樣就跟買了一臺高檔電腦只看不用一樣形如擺設，這就失去了它們本身的使用價值，是一種資源浪費。

3.4 培訓要務實，將考核制度常態(tài)化

無紙化辦公系統(tǒng)有許多功能模塊，如電子郵件、工作計劃、車輛管理、人事管理、文件管理等等，有些功能是通用模塊、有些是部門管理的特殊模塊，不同部門、不同業(yè)務的人用不同的模塊，培訓時應有側重的指導，同時用某個實際工作任務作為培訓內容，并對其進行考核，確認真正掌握了操作使用方法，才能認定其操作培訓合格。

鐵打的營盤流水的兵，部隊人員流動比較大，只有將考核常態(tài)化，才能確保每一個在崗在位人員都能熟練掌握使用操作方法。

3.5 不要相信通過“接口”能把分散的系統(tǒng)連接起來

一個單位有多個業(yè)務口，而每個業(yè)務口又都有自己的一套甚至多套系統(tǒng)，如何把這些系統(tǒng)綜合在一起？使得每一個單位在進行新一輪投入時，瞻前顧后，難于決斷。而解決這個問題的關鍵不僅僅是軟件方面的技術，更重要的是在流程管理和相關技術的標準化等方面。所以一個單位在建設無紙化辦公系統(tǒng)前就要做好前期的整體規(guī)劃，不要想通過“接口”把所有分散的系統(tǒng)連接起來。

3.6 切忌買櫝還珠，只重硬件設施，輕“軟件”建設

在一些人的意識中，一提到搞辦公無紙化，就想到實體項目投資，忽視了“軟件”建設，特別是對系統(tǒng)效率、服務功能以及培訓等環(huán)境改造投入相對較少，造成了高端設備沒有配套系統(tǒng)的現(xiàn)象，導致“牛刀殺雞”，甚至存在計算機變成打字機的現(xiàn)象。究其原因，主要是衡量建設成果的標準沒有準確定位。在一些人的潛意識里，硬件設施建設的好差已成為衡量信息化建設質量高低的惟一尺度，它誤導一些單位，把看得見、摸得著的硬件建設擺在首位，而忽視了配套的軟件開發(fā)應用。

4 小結

無紙化辦公是現(xiàn)代工作方式的改變，就像網(wǎng)絡購物與生活方式的改變，這需要一個循序漸進的過程，既需要技術層面的創(chuàng)新，更需要相關制度的規(guī)范。只有把工作流程化，流程標準化，標準規(guī)范化，無紙化辦公才能更快的走上正軌，也許未來幾十年之內也不能全部變成無紙化辦公，但隨著更多的信息都是以數(shù)字或電子的形式儲存和維護，將會使我們越來越快的走向無紙化辦公。

[1]王柱年.淺談如何在消防部隊推行信息化建設.政務信息網(wǎng).

[2]楊世平.計算機網(wǎng)絡安全系統(tǒng)原理與操作維護.解放軍出版社.

[3]從“辦公自動化”系統(tǒng)開發(fā)應用看部隊信息化建設.互聯(lián)網(wǎng).

[4]淺談辦公自動化在高校辦公室秘書工作中的利與弊.消費導刊.

[5]無紙化辦公系統(tǒng)的設計與實現(xiàn).互聯(lián)網(wǎng).