海南省圖書館 吳覺妮 韓川平

1.前言

Inter-lib圖書館集群管理系統(tǒng)是廣州圖創(chuàng)計算機軟件開發(fā)有限公司和東莞圖書館聯(lián)合研制的新一代圖書館自動化系統(tǒng)，在技術(shù)上采用B/S模式多層體系結(jié)構(gòu)，基于J2EE體系標準進行開發(fā)設(shè)計，用戶端不需要安裝任何軟件即可實現(xiàn)所有圖書館業(yè)務(wù)工作。它可以通過Interlib網(wǎng)絡(luò)或城域網(wǎng)絡(luò)將區(qū)域內(nèi)各圖書館聯(lián)合起來，組成一個區(qū)域性的虛擬圖書館群，將圖書、電子文獻、專題數(shù)據(jù)庫等多種資源整合起來進行揭示，提供區(qū)域內(nèi)圖書館的聯(lián)合采編、資源共建共享、書目聯(lián)合查詢等功能。海南省圖書館于2010年引進使用inter-lib系統(tǒng)，本文結(jié)合筆者工作實踐，對該系統(tǒng)的期刊子系統(tǒng)實際應(yīng)用中存在的一些問題進行初步的探討。

2.Inter-lib期刊子系統(tǒng)實際應(yīng)用中遇到的問題和解決辦法

2.1 期刊編目

期刊編目是系統(tǒng)最基礎(chǔ)，也是最重要的部分。期刊編目的質(zhì)量直接關(guān)系到館藏期刊數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，影響對期刊的揭示程度，影響讀者的檢索效果，影響文獻資源共享共用的實現(xiàn)。

利用Inter-lib系統(tǒng)進行期刊編目，關(guān)鍵是設(shè)置相關(guān)參數(shù)。Interlib系統(tǒng)期刊子系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置主要有“期刊參數(shù)”和“MARC模版”設(shè)置兩種。Inter-lib系統(tǒng)的期刊參數(shù)設(shè)置包括采編參數(shù)設(shè)置、種次號庫維護等。Inter-lib系統(tǒng)的MARC模版設(shè)置包括編目模板、采訪模板和簡單編目模板。

存在問題：在書目維護的分類檢查模塊，查詢同一個分類號的種次號清單，新訂期刊是無法顯示的，必須經(jīng)過裝訂才能顯示，這樣會造成索書號重復(fù)；在編輯書目界面，110字段里的報紙出版頻率設(shè)置不全，而且不能自行增加。

建議：新訂期刊的索書號在分類檢查模塊能顯示；補全報紙出版頻率，或者設(shè)置用戶可以自行添加。

2.2 期刊預(yù)訂

期刊是連續(xù)出版物，預(yù)訂期刊要考慮連續(xù)性、完整性及科學性，才能對數(shù)據(jù)進行正確的統(tǒng)計分析，對期刊進行合理管理。Inter-lib系統(tǒng)期刊子系統(tǒng)預(yù)訂管理模塊包含期刊預(yù)訂處理、期刊預(yù)訂管理和期刊批續(xù)訂。期刊預(yù)訂之前，先設(shè)置預(yù)訂參數(shù)。采用“批續(xù)訂”對期刊進行續(xù)訂處理，再根據(jù)期刊的變動信息在“直接預(yù)訂”對預(yù)訂數(shù)據(jù)進行修改，比如價格變動、刊期變動、刊名變動及?？?，完成系統(tǒng)訂購。

存在問題：Inter-lib系統(tǒng)在“直接預(yù)訂”里有增加、編輯、刪除、續(xù)訂、停訂、退訂等模塊。造成期刊停訂一般有三種原因：改名、停刊、主動停訂，然而“停訂”模塊選項只有一個，無法區(qū)分以上三種情況；再者，直接點擊“停訂”模塊而不填寫詳細信息，則無法從停訂單中統(tǒng)計各類停訂期刊，不利于正確統(tǒng)計數(shù)據(jù)。由于期刊信息變更頻繁，如?？⒏目?、改價格等都會造成價格變動，而“直接預(yù)訂”沒有價格變動模塊，直接修改原價格會造成訂購清單和系統(tǒng)不符。公共圖書館評估四年一次，其中的一項評估內(nèi)容是報刊的連續(xù)性，而從“續(xù)訂”模塊無法導(dǎo)出連續(xù)4年的續(xù)訂單，必須逐年導(dǎo)出來再經(jīng)過EXCEL進行數(shù)據(jù)整理，費時費力，而且容易出現(xiàn)錯誤。

新訂有兩種情況，一是改名；二是本館新增，而“直接預(yù)訂”只有“增加”一個模塊，不利于區(qū)分及數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

建議：在“期刊預(yù)訂”處理里增加“改名停訂”、“?？Ｓ啞?，“價格變動”、“改名新訂”選項，這樣無需填寫期刊信息，?？瘮?shù)據(jù)就能從停訂單中統(tǒng)計出來；對“續(xù)訂”模塊進行修改，例如續(xù)訂1年，在系統(tǒng)批續(xù)訂時顯示續(xù)訂1，續(xù)訂2年，在系統(tǒng)批續(xù)訂時顯示續(xù)訂2，以此類推。

2.3 期刊記到

期刊記到即期刊到館后的驗收處理，記到是揭示每期新到館期刊詳細信息，如實反映每期期刊的到館信息，以便更好地進行現(xiàn)刊管理。如果沒有期刊記到，工作人員無法進行期刊管理，讀者也無法利用Web-OPAC的檢索；期刊記到也是期刊管理與服務(wù)工作中承上啟下的重要環(huán)節(jié)，記到正確與否關(guān)系到過期期刊的裝訂、統(tǒng)計。

Inter-lib系統(tǒng)的期刊記到有“預(yù)訂記到”和“直接記到”兩種模塊。直接記到分為“手動記到”和“光筆記到”兩種方式。直接記到適用于沒有經(jīng)過“預(yù)訂”直接到館的期刊，如贈送、交換等途徑到館的期刊?！笆謩佑浀健惫δ軓姶螅瑢ζ诳畔⒚枋鋈?，期刊情況一目了然?？梢酝ㄟ^不同顏色表示期刊到館、未到齊、裝訂、催缺、丟失等狀態(tài)。對偶有合刊、增刊、附件等情況，可隨時合并、增加或插入一個記到格。通過設(shè)置應(yīng)到時間，可對未到館期刊及時催缺。通過詳細記到可設(shè)置卷、份數(shù)、總期等信息。

存在問題：頁面無窗口劃毗設(shè)計。Inter-lib期刊子系統(tǒng)在記到時，每記到一冊期刊后，就要另外打開檢索界面重新檢索才能記到另一種期刊，費時費力；記到?？跀?shù)時存在“自動變數(shù)”，如有些月刊出到第3期后?？霸敿氂浀健崩镄薷牡?期起記到狀態(tài)為停刊時，系統(tǒng)會自動變更期數(shù)，變成9個第4期而不是4-12期，即使再次修改后，系統(tǒng)還是會變成期數(shù)都一樣；詳細記到的“記到備注”在記到頁面只能顯示一期期刊的記到備注，而不是隨著期數(shù)和期數(shù)備注的變化而變化。

建議：增加界面的窗口大小化功能或增加相應(yīng)界面欄目。主頁面無窗口劃毗設(shè)計，如想在記到間隙進行其他工作，需退出該頁面后再開其他窗口，比較麻煩。所以建議增加界面的窗口大小化功能。或是不需要重新打開記到界面，而是在“期刊記到”處理界面增加記到界面欄目，進行初次檢索就可以對多種含相同關(guān)鍵詞的期刊進行記到；改進系統(tǒng)詳細記到里的?？绦?，不再自動變更期數(shù)，數(shù)據(jù)。

2.4 期刊裝訂

為了便于期刊的保存、管理，下架過期期刊需要裝訂成合訂本。Inter-lib系統(tǒng)中，系統(tǒng)裝訂的處理方法有兩種：一是根據(jù)記到信息裝訂形成合訂本即記到裝訂；二是直接在“合訂本回溯”處理即合訂本裝訂。“記到裝訂”是檢索需要裝訂的期刊，進入記到處理中，從“記到列表”中選擇需要裝訂的期數(shù)。單擊“裝訂”進入記到裝訂處理，設(shè)置好裝訂批號（根據(jù)裝訂批號輸入裝訂單），裝訂費用（單冊合訂本），份數(shù)。系統(tǒng)默認對記到的所有復(fù)本裝訂，如果需要裝訂較少的復(fù)本，輸入需要的份數(shù)，單擊“保存”，完成裝訂處理。合訂本裝訂通過點擊“增加裝訂”來對合訂本裝訂，填寫裝訂信息保存即完成裝訂。記到裝訂和合訂本裝訂，最后都要點擊“交送”，而交送最快的方法就是裝訂批交送，省時省力。

存在問題：期刊的特證權(quán)值靈活性不夠。在進行“記到裝訂”的過程中，如訂購期刊份數(shù)有2份，在做期刊典藏時，裝訂列表出現(xiàn)同樣的兩行信息，只需要交送一份期刊時，所輸條碼必須在第一行才能交送，如果條碼輸在第二行，就無法交送，輸出的裝訂單該合訂本條碼信息欄是空白，必須刪掉重新裝訂。

建議：放寬特征權(quán)值識別。不管訂購復(fù)本數(shù)多少，在裝訂列表里不管在哪一行輸入條碼信息，都能交送成功，免去重新輸入的麻煩。

2.5 期刊外借

本館從2009年開始現(xiàn)刊外借，Inter-lib系統(tǒng)實現(xiàn)現(xiàn)刊外借有兩種方式：一種方式是貼條碼的方式，即把期刊當做一本書來配置相應(yīng)的規(guī)則進行流通，本方式在做合訂本典藏時，可在“合訂本回溯”功能，添加新條碼形成本館可控的資產(chǎn)，即進入館藏庫。另一種方式是采用Inter-lib特色功能中的“專項外借”功能，專項外借不需貼條碼。Inter-lib系統(tǒng)只要有書目即可進行外借（期刊在館）。外借時，采用的是特色功能模塊中的“特色功能—專項服務(wù)—專項外借”功能。進行專項外借之前，必須設(shè)定專項流通的規(guī)則，用以限定借閱的冊數(shù)等。第一種方式適用于外借期刊量少，且部門人力充足的情況，這種方式和圖書的流通是同一個界面，管理便利。而且，借還僅需要掃一下條碼即可，速度比較快。本館外借現(xiàn)刊是500多種，因此采用的是貼條碼外借方式。

存在不足：統(tǒng)計識別能力亟待完善。在流通子系統(tǒng)里中的文獻分類統(tǒng)計，只能統(tǒng)計外借期刊的種數(shù)、冊數(shù)，不能統(tǒng)計借閱的人次和人數(shù)；只能輸出有借閱次數(shù)的期刊，無法輸出零借閱的期刊。

建議：增加統(tǒng)計識別能力。在文獻分類統(tǒng)計中，增加統(tǒng)計借閱的人次和人數(shù)；增加可以統(tǒng)計零借閱期刊的功能。

2.6 報表

報表提供對流程操作過程所涉及的各類操作進行查詢統(tǒng)計，是數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)。Inter-lib系統(tǒng)的報表功能可以根據(jù)不同的館藏地點，不同的書商，不同的文獻類型輸出需要的報表，可以輸出訂購單、新訂單、停訂單、漏訂單、催詢單、記到單、裝訂單和?？瘑?。

存在問題：查詢設(shè)置帶有局限性。無論是什么報表，在報表格式設(shè)置可選擇的字段，限定之外的就不能選擇了。比如需要查詢本館的國家級、省級期刊清單，可以通過訂購單，選擇711字段的“主辦單位”進行輸出，而報表格式里沒有這個字段。又如，本館地方報刊，有郵發(fā)的、非郵發(fā)的、公開發(fā)行的、自辦發(fā)行的，如果需要統(tǒng)計以上類別，需要選擇主題字段，而報表格式里沒有這個字段，工作重點只好放在“目測”，憑工作人員逐條查詢，影響工作效率。

建議：增強查詢功能適應(yīng)性。在設(shè)置報表格式里開放各種字段，字段可以根據(jù)用戶的需求自行添加，便于分類、統(tǒng)計。

2.7 統(tǒng)計

統(tǒng)計是對期刊的所有類型的操作進行有效的統(tǒng)計，也是月終或年終總結(jié)的有效手段。Inter-lib統(tǒng)計分為訂購統(tǒng)計、新訂統(tǒng)計、停訂統(tǒng)計、漏訂統(tǒng)計、記到統(tǒng)計和裝訂統(tǒng)計。

存在問題：數(shù)據(jù)統(tǒng)計不完善。各類統(tǒng)計表，發(fā)行商和館藏地點只能選擇一個，不利于查看期刊全面信息。

建議：加強流通管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能。建議該子系統(tǒng)增加發(fā)行商和館藏地點選項多選查詢功能。

3.結(jié)語

總之，Inter-lib系統(tǒng)具有功能強大、操作簡便快捷、系統(tǒng)穩(wěn)定性高的優(yōu)點，能很好地盤活圖書館原有資源存量，提高整體工作效率，擴大圖書館服務(wù)范圍和服務(wù)能力，充分發(fā)揮圖書館的群體優(yōu)勢。雖然在實際操作過程中存在一些不足，但隨著系統(tǒng)的不斷改進，系統(tǒng)功能將更符合圖書館工作需要，從而為進一步提高圖書館自動化管理水平和服務(wù)水平發(fā)揮更大作用。

[1]王美玲.Interlib系統(tǒng)在圖書館編目工作中的運用[J].晉圖學刊,2011(1):25-26.

[2]陸彩玲,吳江麗.自動化管理時代的期刊記到工作[J].現(xiàn)代情報,2008(11):152-513.

[3]武雪芹.利用Interlib系統(tǒng)進行期刊管理的體會[J].情報探索,2010(8):114-115.

[4]Interlib圖書館集群自動化管理系統(tǒng)用戶手冊.