劉燕

〔摘 要〕隨著各高校發(fā)展規(guī)模的日益擴(kuò)大，檔案信息量不斷增加，利用方式和管理模式也逐漸多樣化，檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生。高等學(xué)校檔案管理信息化是高校管理信息化的重要組成部分。筆者就對(duì)高校檔案管理的理解，提出檔案信息化的發(fā)展和存在的問題及其解決方法，使學(xué)校檔案工作真正做到方便、準(zhǔn)確、快捷，為學(xué)校和社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值。

〔關(guān)鍵詞〕高校檔案管理；信息化建設(shè)；信息共享

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１２．０６．０４０

〔中圖分類號(hào)〕Ｇ２５０保罰 〔文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼〕Ａ 〔文章編號(hào)〕１００８－０８２１（２０１２）０６－０１６２－０３

教育部為全面貫徹落實(shí)《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》提出“加快教育信息化進(jìn)程”的要求。對(duì)開展教育信息化的指導(dǎo)思想、工作、目標(biāo)、實(shí)施原則及試點(diǎn)內(nèi)容都做了詳細(xì)部署，其中全國(guó)試點(diǎn)高等學(xué)校為100所左右，其中本科院校試點(diǎn)內(nèi)容包括：以信息化促進(jìn)人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新和提高教育質(zhì)量重點(diǎn)，在數(shù)字化校園建設(shè)、校園網(wǎng)絡(luò)與信息安全、網(wǎng)絡(luò)課程建設(shè)及應(yīng)用、教育教學(xué)模式改革、科研組織模式創(chuàng)新、管理與社會(huì)服務(wù)信息化、學(xué)生網(wǎng)絡(luò)文化生活等多方面開展研究與探討。

高校檔案信息化是高校管理與社會(huì)服務(wù)信息化的重要組成部分，高校檔案管理信息化是高校檔案管理工作的特色管理模式，是高校檔案工作發(fā)展的大勢(shì)所趨。

１ 高校檔案信息化管理的發(fā)展前提

檔案信息化建設(shè)就是指檔案管理模式從以往的檔案實(shí)體為重心逐步向檔案信息為重心轉(zhuǎn)移過程。這一發(fā)展過程需要檔案實(shí)體的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理為基石，要采用現(xiàn)代化技術(shù)裝備，建立數(shù)字檔案館，向信息化管理方向發(fā)展，它主要包括如下內(nèi)容：

１.１ 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

各高校檔案機(jī)構(gòu)必須根據(jù)國(guó)家《普通高校檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度和具體實(shí)施細(xì)則，把規(guī)范的管理制度形成文件下發(fā)，對(duì)檔案的收集、鑒定、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，做到有章可循，保證每個(gè)操作環(huán)節(jié)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，即統(tǒng)一檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案的標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)等等。

１.２ 檔案信息的數(shù)字化

利用數(shù)據(jù)庫(kù)傳輸技術(shù)、高速掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)文件、聲像文件和已經(jīng)歸檔的電子門類檔案，組織成系統(tǒng)的信息庫(kù)。這項(xiàng)工作由檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化做基礎(chǔ)，才能夠有條件實(shí)現(xiàn)。目前高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的逐步利用，教務(wù)管理、科研管理和學(xué)生系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)的運(yùn)用，為高校檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造了前提和條件。

１.３ 數(shù)字檔案館建設(shè)

近年來高校檔案館的管理特色多樣化，如高校博物館、校史館、榮譽(yù)室、文件利用中心等等，數(shù)字檔案館是檔案信息數(shù)字化的發(fā)展必然，他們都是實(shí)體檔案的不同體現(xiàn)形式。數(shù)字檔案館是無形的信息組織和利用環(huán)境，實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館的奠基石，對(duì)檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一管理，是數(shù)字檔案館管理內(nèi)容，數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，對(duì)現(xiàn)行實(shí)體檔案館提出了新的管理和服務(wù)機(jī)制建設(shè)需求，兩者不是替代關(guān)系，是相互依賴和相互促進(jìn)的關(guān)系，數(shù)字檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必經(jīng)路徑。

２ 高校檔案信息化管理面臨的問題

具備高校檔案信息化管理前提，做到校園網(wǎng)與檔案管理網(wǎng)絡(luò)的有效連接也面臨很多問題：

２.１ 檔案信息化相關(guān)的法規(guī)體系不完善，保證檔案的保密和安全顧慮成為嚴(yán)重障礙國(guó)家高校檔案法規(guī)已有一定基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化、信息化還不夠明確完善。如沒有具體到高校電子文件、電子檔案加工和存儲(chǔ)介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)漢字沒有出臺(tái)，產(chǎn)生相關(guān)問題很多。如：光盤數(shù)據(jù)、聲像信息缺陷率較高，存儲(chǔ)文字信息質(zhì)量，顯得過于寬松，會(huì)使認(rèn)為合格的光盤中文字錯(cuò)誤率超標(biāo)等；檔案存儲(chǔ)格式的不統(tǒng)一；網(wǎng)絡(luò)黑客的不斷浮現(xiàn)，也成為阻礙高校檔案信息化發(fā)展的無形殺手。因此需要符合高校檔案數(shù)字化、信息化要求的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

２.２ 檔案信息化管理處于探索階段，需領(lǐng)導(dǎo)重視提高檔案意識(shí) 《高校檔案管理辦法》明確提出“檔案管理”要納入管理機(jī)制、納入計(jì)劃、納入總結(jié)。某些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)受檔案管理效益滯后性的影響，把檔案工作總結(jié)成不丟失不缺漏為管理目標(biāo)，對(duì)檔案機(jī)構(gòu)人力、物力、技術(shù)、待遇給予支持不多，使檔案部門的現(xiàn)代化管理很難走上正軌，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

２.３ 缺乏與現(xiàn)代化發(fā)展相配套的復(fù)合型管理人才

檔案工作崗位不容易有耀眼工作成績(jī)、工作任務(wù)量又大、評(píng)聘職稱難，都導(dǎo)致優(yōu)秀人才難以引進(jìn)，即使進(jìn)來也難渡默默無聞工作性質(zhì)之無奈，也想辦法離開，使檔案工作崗位成為養(yǎng)尊處優(yōu)缺乏生機(jī)，沒有活力。有的單位重建設(shè)輕利用，買來了硬件設(shè)備設(shè)施，檔案管理人員沒有真正利用其先進(jìn)功能作用，沒有結(jié)合自身情況，做到檔案的數(shù)字化，更是無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

３ 面對(duì)問題，適應(yīng)發(fā)展，加快檔案信息化管理

加大檔案信息資源管理，整合各類檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息資源的利用開發(fā)。高校檔案信息化管理是檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的重要表現(xiàn)形式。

３.１ 如何加快高校檔案信息化管理

３.１.１ 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則

制定和實(shí)施高校檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，既是高校檔案管理現(xiàn)代化的需要，也是提高檔案工作質(zhì)量和工作效率的前提。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，一方面要通過掃描等相關(guān)技術(shù)手段把文本文件轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別的數(shù)字信息；另一方面通過接受電子文件，不管是通過館藏的數(shù)字化還是數(shù)據(jù)庫(kù)連接、都應(yīng)該堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的原則。如：字符編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式、信息轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息的顯示和打印及傳遞等等，只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一才能夠使傳統(tǒng)檔案文本數(shù)字化的保管、利用、傳遞等工作都實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，避免出現(xiàn)互不兼容、重復(fù)建設(shè)、各自為政等現(xiàn)象的發(fā)生。

３.１.２ 保密性、安全性原則

隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化建設(shè)的日益產(chǎn)生，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在的威脅也應(yīng)運(yùn)凸顯。因此我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的研究，采取有效的安全策略，參照有關(guān)安全標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)注網(wǎng)絡(luò)防范技能，充分保證膽囊癌信息的安全。我們可以采取物理隔離策略，信息本身加密策略、訪問權(quán)限控制策略（如入網(wǎng)訪問控制、目錄級(jí)別安全控制、服務(wù)器安全控制、端口節(jié)點(diǎn)安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和鎖定控制、防火墻控制等）。

３.１.３ 利用性、效益性原則

由于檔案管理信息化是一項(xiàng)轉(zhuǎn)化的系統(tǒng)過程需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力因素，因此要遵守有效利用，講究工作效益，就是要根據(jù)高校自身的能力，實(shí)體檔案館的基礎(chǔ)，分析學(xué)校及各部門的利用需求，有選擇地?cái)?shù)字化“經(jīng)典”內(nèi)容，主題要與學(xué)校和社會(huì)利用的“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的利用頻率較高的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化，既保證方便、快捷的利用，有節(jié)省大量的人力、物力，這樣才能產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

還有根據(jù)學(xué)校辦學(xué)特色和實(shí)體檔案館館藏特色，有選擇地進(jìn)行數(shù)字化，提供優(yōu)勢(shì)特色服務(wù)，特色館藏信息的特色服務(wù)是贏得用戶和創(chuàng)造效益的關(guān)鍵所在。

３.２ 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源優(yōu)勢(shì)的互補(bǔ)和共存，加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)３.２.１ 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

《高校檔案管理辦法》明確提出，高校檔案機(jī)構(gòu)要形成體系，由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，就需要主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作有明確認(rèn)識(shí)，檔案工作是學(xué)校發(fā)展和管理中的重要組成部分，主管領(lǐng)導(dǎo)要熟悉檔案工作內(nèi)容，努力把檔案管理工作作為學(xué)校整體建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容，重視實(shí)體檔案館建設(shè)，逐步構(gòu)建檔案信息平臺(tái)，提高檔案工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量，向檔案管理信息化邁進(jìn)。

３.２.２ 加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)投入，增加軟、硬件設(shè)施

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，基本前提要有相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)。首先，要在經(jīng)濟(jì)上給予支持，配置與檔案管理現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)備。如：計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。作為檔案管理機(jī)構(gòu)要根據(jù)學(xué)校的具體情況和檔案管理工作本身的發(fā)展情況，有計(jì)劃提出添置要求，使檔案信息化建設(shè)有步驟發(fā)展。

３.２.３ 引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才

從目前部分高校檔案管理人員結(jié)構(gòu)看，工作人員的學(xué)歷層次基本能夠滿足檔案管理需要，然而檔案業(yè)務(wù)水平都有待提高，那么就需要有條件的學(xué)校可以直接引進(jìn)檔案管理專業(yè)的專門人才，這樣既滿足檔案專業(yè)的需求，又有利提高現(xiàn)代化技術(shù)水平，對(duì)已在崗的檔案管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，參加計(jì)算機(jī)管理，軟件利用等相關(guān)的專門培訓(xùn)，這部分人占大多數(shù)，他們有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)這部分人要定期參加培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)代化管理知識(shí)，逐步完善檔案管理人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)，使他們有機(jī)會(huì)與其他院校開展業(yè)務(wù)交流，互相學(xué)習(xí)，通過組織校際考察、參加學(xué)術(shù)會(huì)議，開展項(xiàng)目研發(fā)等等，學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等相關(guān)科學(xué)知識(shí)，使其適應(yīng)信息化環(huán)境的需求，組成一支懂業(yè)務(wù)、高素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，從而推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。

總之，加快高校檔案信息化建設(shè)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高意識(shí)、合理規(guī)劃、爭(zhēng)取支持、加大投入、配備人才，要抓住機(jī)遇努力把高校檔案信息化作為學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，制定檔案信息化建設(shè)的短期目標(biāo)和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，重視學(xué)校實(shí)體檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，使學(xué)校檔案管理工作期期有目標(biāo)，年年有臺(tái)階，為社會(huì)和學(xué)校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值。

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（本文責(zé)任編輯：孫國(guó)雷）