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中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化實(shí)施探討

2012-06-25 02:11:24李讓紅魏祥健
合作經(jīng)濟(jì)與科技 2012年3期
關(guān)鍵詞:內(nèi)部會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)管理系統(tǒng)

□文/李讓紅 魏祥健

(1.重慶市龍力房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司;2.重慶科技學(xué)院 重慶)

會(huì)計(jì)信息化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)踐中的簡(jiǎn)稱,它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化,使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)橛?jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。而在數(shù)量眾多的中小企業(yè)中,會(huì)計(jì)信息化的應(yīng)用缺乏全企業(yè)的參與,會(huì)計(jì)信息化的實(shí)現(xiàn)只對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生了影響,全企業(yè)無(wú)法感受到會(huì)計(jì)信息化帶來(lái)的便利,人們對(duì)會(huì)計(jì)信息化還存在許多誤解。本文將從會(huì)計(jì)信息化的各個(gè)基本內(nèi)容出發(fā),對(duì)我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,指出其不足之處,給出應(yīng)對(duì)的措施,提出正確的發(fā)展方向,以期對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展助力。

一、我國(guó)中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化存在的問(wèn)題

通常,企業(yè)資源問(wèn)題是制約中小企業(yè)信息化的主要瓶頸之一,根據(jù)研究與實(shí)踐分析表明,中小企業(yè)在會(huì)計(jì)信息化實(shí)施過(guò)程中主要存在以下問(wèn)題:

(一)缺乏對(duì)自身會(huì)計(jì)信息化條件的正確評(píng)估。中小企業(yè)普遍對(duì)自身管理上存在的問(wèn)題、自身信息化的基礎(chǔ)缺乏正確的評(píng)價(jià)。如沒(méi)有判斷企業(yè)的類型,是創(chuàng)業(yè)型企業(yè)還是依托型企業(yè),是流程類企業(yè)還是離散型企業(yè)。自身問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)決定著會(huì)計(jì)信息化目標(biāo)的確定(是管理改進(jìn)還是由系統(tǒng)解決),進(jìn)而決定會(huì)計(jì)信息化實(shí)施是否成功。由于會(huì)計(jì)信息化評(píng)估體系的缺乏,導(dǎo)致企業(yè)信息化目標(biāo)不明確,甚至對(duì)是否搞信息化持觀望態(tài)度,不了解管理上的問(wèn)題正嚴(yán)重制約企業(yè)的發(fā)展,不了解信息化能夠解決的正是管理上的問(wèn)題,不了解過(guò)去的優(yōu)勢(shì)正在消失,如規(guī)模、品牌、成本、技術(shù)、市場(chǎng)等,不了解競(jìng)爭(zhēng)的焦點(diǎn)是什么,從而容易導(dǎo)致企業(yè)陷入“IT 黑洞”。

(二)會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化缺乏系統(tǒng)性。網(wǎng)絡(luò)化是會(huì)計(jì)信息化的前提,有關(guān)資料表明,中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的系統(tǒng)性和網(wǎng)絡(luò)化程度不高,不能使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)充分共享數(shù)據(jù),造成了信息資源和人力資源的極大浪費(fèi),會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的系統(tǒng)性有待提高。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下,只能通過(guò)打印的報(bào)表數(shù)據(jù)或通過(guò)軟盤(pán)報(bào)送的方式,這樣無(wú)疑增加了數(shù)據(jù)傳輸?shù)闹芷?,同時(shí)更會(huì)因?yàn)榇蛴?bào)表數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤、軟盤(pán)損壞和病毒感染等因素,造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確,導(dǎo)致錯(cuò)誤的發(fā)生。與會(huì)計(jì)網(wǎng)絡(luò)化要求相悖,中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)之間缺乏協(xié)作。選用的會(huì)計(jì)軟件通常只限于財(cái)務(wù)部門(mén)使用,其他如人事、生產(chǎn)、采購(gòu)等部門(mén)所產(chǎn)生的與會(huì)計(jì)信息緊密相連的信息不能實(shí)現(xiàn)很好的銜接。同時(shí),與企業(yè)外部信息系統(tǒng)分割,大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)仍需通過(guò)人工開(kāi)具、傳遞單證,如納稅申報(bào),企業(yè)仍需定期持有關(guān)打印好的財(cái)務(wù)報(bào)表到稅務(wù)部門(mén)申報(bào)納稅。

(三)對(duì)ERP認(rèn)識(shí)存在多個(gè)誤區(qū)。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是ERP的一個(gè)子系統(tǒng),ERP的成功實(shí)施也就意味著企業(yè)的會(huì)計(jì)信息化程度較高,但中小企業(yè)在ERP實(shí)施上存在以下誤區(qū):

1、將ERP視為普通辦公軟件。有的人認(rèn)為實(shí)施ERP就是花錢(qián)買來(lái)一套軟件系統(tǒng),以為可以像辦公軟件一樣購(gòu)買回來(lái)就可以使用,把ERP首先看成是軟件問(wèn)題,然后才是管理問(wèn)題。這種認(rèn)識(shí)上的錯(cuò)誤導(dǎo)致許多企業(yè)將ERP項(xiàng)目預(yù)算的90%都花在購(gòu)買功能齊全的ERP軟件系統(tǒng)上,而忽視了對(duì)人員的培訓(xùn)和系統(tǒng)流程的調(diào)整。

2、過(guò)高估計(jì)實(shí)施ERP及其流程重組產(chǎn)生的費(fèi)用。由于ERP首先是在一些大企業(yè)中引入實(shí)施并獲得成功的,實(shí)施費(fèi)用動(dòng)輒數(shù)十萬(wàn)、百萬(wàn),甚至千萬(wàn),從而使許多人產(chǎn)生了一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí):實(shí)施ERP費(fèi)用昂貴,中小企業(yè)無(wú)力支付。另外,流程的重組必然會(huì)觸發(fā)已經(jīng)對(duì)舊管理流程輕車熟路員工的情緒外,流程上的不合理也會(huì)使人力資源的合理配置受到約束。

3、對(duì)ERP的投資回報(bào)期望存在偏差。目前,一些企業(yè)無(wú)法正確評(píng)價(jià)ERP系統(tǒng)的真實(shí)價(jià)值,要么把它看成是包治百病的靈丹妙藥,認(rèn)為企業(yè)的所有問(wèn)題都可以通過(guò)實(shí)施ERP來(lái)解決;要么認(rèn)為ERP是雞肋,沒(méi)有多大價(jià)值。這兩種認(rèn)識(shí)都把實(shí)施ERP的投資回報(bào)極端化了。

4、對(duì)ERP功能缺乏完全了解。很多使用了ERP的部門(mén)負(fù)責(zé)人認(rèn)為:ERP的功能僅僅停留在庫(kù)存、物流、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)的層面上,甚至認(rèn)為ERP的使用只是把財(cái)務(wù)或倉(cāng)庫(kù)管理(盡管目前公司的倉(cāng)儲(chǔ)管理還不夠完善)的工作轉(zhuǎn)嫁到其他部門(mén)罷了。

二、我國(guó)中小企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的建議

(一)建立會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),正確選擇財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的財(cái)務(wù)軟件。建設(shè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),可以自行開(kāi)發(fā),也可以委托開(kāi)發(fā),還可以聯(lián)合開(kāi)發(fā),但對(duì)規(guī)模不大,業(yè)務(wù)量不多的中小企業(yè)來(lái)說(shuō),一般選用通用財(cái)務(wù)軟件。業(yè)務(wù)量小的可以采用單機(jī)版,業(yè)務(wù)量大的可以采用網(wǎng)絡(luò)版(局域網(wǎng))。核算和管理要求高、條件具備的中小企業(yè),可采用基于Internet網(wǎng)絡(luò)的B/S模式。B/S模式是基于瀏覽器界面的網(wǎng)絡(luò)操作、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳輸?shù)募刑幚頃?huì)計(jì)信息系統(tǒng)模式?!柏?cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化”的特點(diǎn)是以賬務(wù)處理系統(tǒng)為核心,通過(guò)“庫(kù)存管理系統(tǒng)”和“資金系統(tǒng)”集成了“采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售”三個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動(dòng),加強(qiáng)了中小企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理和控制。利用財(cái)務(wù)軟件強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能,為編制和提供管理決策所需的各種報(bào)表信息,提供了清晰的數(shù)據(jù)和信息層次。

(二)加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制,確保會(huì)計(jì)資料合法、完整、正確

一是加強(qiáng)采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。采購(gòu)業(yè)務(wù)流程,從采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)臺(tái)同、驗(yàn)收入庫(kù)直到付款。其中內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的兩個(gè)重要環(huán)節(jié)是收貨與付款。輸入要求:嚴(yán)格根據(jù)“驗(yàn)收入庫(kù)”和附件“送貨清單”錄入系統(tǒng),物資主管進(jìn)行審核;輸出要求:“庫(kù)存管理系統(tǒng)”的“采購(gòu)”模塊,輸出供應(yīng)商的供貨數(shù)量、單價(jià)、金額,與“資金管理系統(tǒng)”的“付款”模塊輸出的信息核對(duì)。

二是銷售活動(dòng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。銷售業(yè)務(wù)流程,從客戶訂單、銷售合同、收款到發(fā)貨。其中內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的兩個(gè)重要環(huán)節(jié)是:收款與發(fā)貨。輸入要求:嚴(yán)格根據(jù)“銷售出庫(kù)單”和附件“銷售合同”錄入系統(tǒng),由銷售主管進(jìn)行審核;輸出要求:“車間管理系統(tǒng)”的“銷售”模塊,輸出客戶的商品數(shù)量、單價(jià)、金額,與“資金管理系統(tǒng)”的“收款”模塊輸出的信息核對(duì)。

三是生產(chǎn)活動(dòng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。生產(chǎn)活動(dòng)流程,從生產(chǎn)計(jì)劃領(lǐng)料質(zhì)量檢驗(yàn)到完工入庫(kù)。其中,內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的兩個(gè)重要環(huán)節(jié)是:領(lǐng)料與產(chǎn)成品(半成品)完工入庫(kù)。物料的編碼和分類是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制關(guān)鍵。輸入要求:嚴(yán)格根據(jù)“領(lǐng)料單”和“入庫(kù)單”錄入系統(tǒng),由生產(chǎn)主管進(jìn)行審核;輸出要求:“庫(kù)存管理系統(tǒng)”的“生產(chǎn)領(lǐng)用”模塊,輸出各車間各部門(mén)各產(chǎn)品消耗領(lǐng)用的材料(或半成品)的數(shù)量、單價(jià)、成本,與“資金管理系統(tǒng)”的“付款”模塊輸出的各車間各部門(mén)的費(fèi)用數(shù)據(jù)核對(duì)。通過(guò)“完工產(chǎn)品”模塊,輸出各車間各部門(mén)各種產(chǎn)品(半成品)的完工人庫(kù)數(shù)量,與“資金管理系統(tǒng)”的“付款”模塊輸出的工資信息核對(duì)。

(三)完善管理信息系統(tǒng)。通過(guò)會(huì)計(jì)信息化的推進(jìn),借助信息化手段,不斷完善會(huì)計(jì)信息化平臺(tái)的設(shè)置,逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)平臺(tái)的統(tǒng)一。從對(duì)外的業(yè)務(wù)受理、采購(gòu)、內(nèi)部的辦公自動(dòng)化、人力資源管理、工程項(xiàng)目管理、預(yù)算編制與分析跟蹤、管理會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)信息等諸多系統(tǒng)進(jìn)行整合,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息系統(tǒng),積極與銀行等外部機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接或電子化服務(wù)協(xié)議,完善企業(yè)的系統(tǒng)化建設(shè)。其結(jié)構(gòu)如圖1所示。(圖1)

圖1 企業(yè)管理信息系統(tǒng)

1、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)即為我國(guó)通常意義上所說(shuō)的“會(huì)計(jì)電算化”,它以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息化管理為目標(biāo),由賬務(wù)處理(或稱總賬)、工資管理、固定資產(chǎn)管理、資金管理、往來(lái)管理、會(huì)計(jì)報(bào)表等子系統(tǒng)組成;它側(cè)重于資金價(jià)值流的管理。總賬系統(tǒng)的核心工作是填制記賬憑證,并進(jìn)行憑證記賬、管理賬簿、出納管理等。工資管理系統(tǒng)主要是進(jìn)行工資發(fā)放管理、計(jì)提工資及工資附加費(fèi)等。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要進(jìn)行固定資產(chǎn)增、減、存管理,并進(jìn)行折舊或減值準(zhǔn)備的計(jì)提與核算。資金管理系統(tǒng)主要進(jìn)行集團(tuán)內(nèi)部存、貸款的管理與計(jì)息。往來(lái)管理主要進(jìn)行客戶、供應(yīng)商的管理。報(bào)表系統(tǒng)主要進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的編制與分析等。

2、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。它包括業(yè)務(wù)循環(huán)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)核算系統(tǒng);就工商企業(yè)而言,業(yè)務(wù)系統(tǒng)即是供應(yīng)鏈系統(tǒng),也稱購(gòu)銷存系統(tǒng)。供應(yīng)鏈循環(huán)管理系統(tǒng)以機(jī)內(nèi)原始單據(jù)為手段,對(duì)購(gòu)貨與付款循環(huán)、銷售與收款循環(huán)、倉(cāng)儲(chǔ)物流等進(jìn)行業(yè)務(wù)流、工作流管理。購(gòu)貨與付款循環(huán)的機(jī)內(nèi)原始單據(jù),主要有采購(gòu)訂單采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、付款單;銷售與收款循環(huán)的機(jī)內(nèi)原始單據(jù),主要有客戶訂單、銷售出庫(kù)單銷售發(fā)票、收款單;倉(cāng)儲(chǔ)管理的機(jī)內(nèi)原始單據(jù),主要有商品調(diào)撥單、商品移庫(kù)單、盤(pán)盈盤(pán)虧單、組裝拆卸單等。業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)可將業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)結(jié)合,實(shí)現(xiàn)對(duì)物流、資金流、信息流和工作流的綜合管理。它實(shí)現(xiàn)管理的手段是,將業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的原始單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)核算,并生成記賬憑證傳遞到賬務(wù)處理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理。

3、管理決策系統(tǒng)。管理決策系統(tǒng)包括財(cái)務(wù)分析與預(yù)算、業(yè)務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)查詢和決策支持等系統(tǒng)。比較成熟的是財(cái)務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)查詢等子系統(tǒng)。需說(shuō)明的是,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)一般沒(méi)有生產(chǎn)成本核算子系統(tǒng),它一般是管理信息系統(tǒng)軟件中生產(chǎn)制造系統(tǒng)的組成部分。因?yàn)椴煌髽I(yè)的生產(chǎn)性質(zhì)、工藝流程和管理要求有很大的區(qū)別,單純?yōu)樯a(chǎn)成本核算設(shè)計(jì)的系統(tǒng),應(yīng)用受到限制。

三、完善措施

(一)加強(qiáng)職責(zé)分工。職責(zé)分工必須將系統(tǒng)開(kāi)發(fā)部門(mén)與系統(tǒng)應(yīng)用部門(mén)的職責(zé)相分離,對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)經(jīng)手到底,必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門(mén)承擔(dān),通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工來(lái)補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。

(二)加強(qiáng)人員管理與培訓(xùn)。企業(yè)必須重視對(duì)管理人員的選用培訓(xùn),會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建設(shè)得再完善,若沒(méi)有稱職的人員來(lái)執(zhí)行,也不能發(fā)揮作用。管理人員應(yīng)既熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),又能進(jìn)行軟件分析,同時(shí)還應(yīng)具備較高的職業(yè)道德。因此需要加強(qiáng)人員選用控制,定期進(jìn)行培訓(xùn)與考評(píng),獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

(三)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全控制。目前,企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中主要存在的問(wèn)題是數(shù)據(jù)的安全保密性差,這也是企業(yè)內(nèi)控制度中最薄弱的環(huán)節(jié)??梢詮娜缦路矫鎭?lái)加強(qiáng)這一環(huán)節(jié):

一是系統(tǒng)環(huán)境控制。環(huán)境控制指計(jì)算機(jī)機(jī)房的環(huán)境和各種技術(shù)安全要求以及磁介質(zhì)等數(shù)據(jù)存儲(chǔ)體的存放和保護(hù)。計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)該符合技術(shù)要求和安全要求,應(yīng)充分滿足防火、防水、防潮、防盜、恒溫等技術(shù)條件;對(duì)用于數(shù)據(jù)備份的U盤(pán)、光盤(pán)等存貯介質(zhì)應(yīng)注意防潮防磁,對(duì)于環(huán)境安全要定期檢查并做好記錄。

二是軟、硬件安全控制。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的可靠運(yùn)行要依賴于硬件設(shè)備,關(guān)鍵性的硬件設(shè)備可采用雙系統(tǒng)備份。要注意應(yīng)用軟件的兼容性、統(tǒng)一性,使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為基于同一種操作系統(tǒng)平臺(tái)的大系統(tǒng)。

[1]彭煥文.企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)信息化勢(shì)在必行[J].會(huì)計(jì)之友,2004.3.

[2]黃培.非公有制中小企業(yè)面臨的突出困境與內(nèi)部控制[J].會(huì)計(jì)之友,2005.3.

[3]劉志.會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2005.1.

[4]張垚.中小企業(yè)信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策.新西部(下半月),2007.12.

[5]張靈瑩,宋振暉.中小企業(yè)信息化發(fā)展問(wèn)題與對(duì)策.新西部(下半月),2002.5.

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