鞠曉悅

檔案服務(wù)利用可分為普通提供利用和主動(dòng)開發(fā)利用兩大類。普通提供利用是指調(diào)閱檔案、借閱檔案、提供檔案復(fù)制件、提供檔案摘錄證明、函調(diào)檔案、電話查檔、網(wǎng)絡(luò)查檔服務(wù)等；主動(dòng)開發(fā)利用是指檔案資料編研、檔案史料陳列和展覽、檔案資料專題信息服務(wù)、參與研究等[1]。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，國土資源管理已成為經(jīng)濟(jì)與社會(huì)管理不可或缺的重要內(nèi)容，其檔案利用服務(wù)工作中存在許多新情況、新問題，需要認(rèn)真研究、探討并予以解決。

1 國土資源檔案利用服務(wù)的現(xiàn)狀

近年來，檔案利用服務(wù)突顯了其重要性，檔案提供利用已越來越被人們所熟悉，檔案工作已逐漸走出政府大院，直接面向社會(huì)、面向群眾，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行服務(wù)。國土資源系統(tǒng)內(nèi)部查閱相關(guān)文件、編史修志等需要提供檔案服務(wù)；處理居民拆遷、農(nóng)民安置、社會(huì)保障等問題，涉及國土資源管理政策依據(jù)和法律文書，也需要提供檔案服務(wù)。

以泰州市國土資源局檔案室為例，近幾年每年接待利用都在3000人次以上，提供檔案資料4800余卷(件、冊)。從查檔目的來看，內(nèi)部工作查考約占50%，拆遷安置約占30%，失地農(nóng)民保障約占10%，編史修志與學(xué)術(shù)研究約占2%，其他類(包括司法機(jī)關(guān)調(diào)檔、婚姻家庭矛盾、經(jīng)濟(jì)糾紛等)約占8%。從查閱結(jié)果看，找到所需檔案資料的約占80%，找到相關(guān)檔案資料的約占10%，找到線索的約占8%，其他情況約占2%。從查檔的形式上看，以現(xiàn)場調(diào)閱為主，其它方式為輔，現(xiàn)場調(diào)閱約占93%，電話查詢約占5%，網(wǎng)絡(luò)查詢、信訪處理等約占2%。

2 國土資源檔案利用服務(wù)工作中存在的問題

國土資源檔案利用服務(wù)的主要法律依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》、國土資源部《土地登記資料公開查詢辦法》等。這些法律、法規(guī)對國土資源檔案利用服務(wù)提出了原則性規(guī)定，但在國土資源檔案實(shí)際利用服務(wù)中，尚有一些具體問題難以把握。

2.1 保護(hù)與利用的矛盾

從某種意義上講，保證檔案安全的最好辦法就是把檔案封存起來，只在一定范圍內(nèi)有限使用。但是，保管檔案的目的就是為了利用，因此保護(hù)與利用始終存在著矛盾。此外，網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)與利用的矛盾也較突出。目前，國土資源系統(tǒng)檔案室大多已將檔案數(shù)字化，為服務(wù)對象提供電子版本供其查閱?？紤]到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及檔案的安全，檔案室一般不提供數(shù)據(jù)拷貝，只讓利用者通過摘抄的方式記錄相關(guān)內(nèi)容，利用者往往覺得非常不便。

2.2 開放與控制的矛盾

參照《各級國家檔案館開放檔案辦法》，各級檔案的劃控都是針對滿30年的檔案開展的，檔案工作部門根據(jù)劃控確定檔案的提供利用范圍。在國土資源檔案實(shí)際利用中，大多數(shù)檔案未滿30年，按規(guī)定不得全部整卷公開，提供利用服務(wù)經(jīng)常會(huì)遇到一些困難，開放與控制的矛盾顯得較為突出。如：利用者需要利用的是未滿30年的檔案，這些檔案盡管其內(nèi)容應(yīng)該可以公開，但都未到劃控時(shí)間，對于這些檔案是否提供普通利用，檔案工作人員往往覺得難以把握。從檔案內(nèi)容上看，國土資源系統(tǒng)業(yè)務(wù)檔案中土地權(quán)利人、土地座落、用途及面積等信息應(yīng)對社會(huì)公開，而其中的協(xié)議、土地出讓合同及權(quán)利人身份證明等資料只有土地權(quán)利人本人才能調(diào)閱和復(fù)制。

2.3 復(fù)制多與少的矛盾

《檔案法實(shí)施辦法》第二十二條對檔案利用的概念作了明確的表述：《檔案法》所稱的利用，是指對檔案的閱覽、復(fù)制和摘錄[2]。部分利用者為盡可能多地掌握情況，往往希望復(fù)制盡量多、甚至整卷的檔案。但是，在實(shí)際工作中，檔案室一般不同意為利用者復(fù)制太多的檔案，尤其對整卷地復(fù)制檔案控制較嚴(yán)，因?yàn)檎韽?fù)制檔案就等于“檔案搬家”。

2.4 維穩(wěn)與維權(quán)的矛盾

這些年，企事業(yè)單位大批改制，勞力安置矛盾時(shí)有發(fā)生，當(dāng)事人征地、供地、發(fā)證等一系列的相關(guān)全套檔案還沒到開放時(shí)間，如果提供利用可能使相關(guān)矛盾升級，給社會(huì)的穩(wěn)定和政府的工作造成更大的壓力；但是如果不提供利用，當(dāng)事人的合法權(quán)益難以得到保證。這些檔案如何提供利用、提供利用的范圍如何把握也是困擾國土資源檔案利用服務(wù)工作的難題。

3 進(jìn)一步提高國土資源檔案利用服務(wù)水平的對策思考

3.1 進(jìn)一步加強(qiáng)國土資源系統(tǒng)檔案資源管理與建設(shè)

提高檔案利用效果，需要豐富的檔案資源作保障。首先，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，從源頭上提高檔案的質(zhì)量；其次，要加大檔案收集工作的力度，不斷豐富館藏；再次，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部檔案管理應(yīng)用的相互協(xié)作，加快推進(jìn)檔案信息共享，在國土資源系統(tǒng)內(nèi)檔案室之間實(shí)現(xiàn)民生檔案信息數(shù)據(jù)庫共享，使得利用者所需檔案信息只要保存在其中某個(gè)檔案室，即可在首訪的檔案室查閱并可異地開具檔案證明，而無需往返奔波。

3.2 進(jìn)一步規(guī)范國土資源檔案的利用工作程序

由相關(guān)職能部門牽頭，研究出臺檔案利用辦法，規(guī)范檔案利用程序，做到檔案服務(wù)有據(jù)可依、有章可循，促進(jìn)矛盾協(xié)調(diào)解決，提高檔案利用服務(wù)整體水平。一要加快國土資源檔案信息化步伐，解決保護(hù)與利用的矛盾[3]。根據(jù)檔案的珍貴程度、利用頻率等情況，制訂合理的數(shù)字化推進(jìn)方案，對土地登記發(fā)證檔案等利用頻率高、利用效果較好、涉及民生的檔案優(yōu)先數(shù)字化；對已經(jīng)數(shù)字化的檔案、利用頻率高的檔案，要盡量提供電子版本，以保護(hù)檔案原件；如確有必要使用的珍貴檔案，在提供利用時(shí)則采取佩戴手套等防護(hù)措施，要加強(qiáng)檔案流動(dòng)中的保護(hù)工作；同時(shí)，做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，確保數(shù)據(jù)的安全。二要提前做好國土資源檔案劃控工作，解決開放與控制方面的矛盾。根據(jù)政務(wù)公開的要求，有很多文件一旦形成，就必須立即對外開放。在實(shí)際工作中，要解決開放與控制的矛盾，除了對滿30年的檔案正常劃控外，可以考慮增加10年、20年劃控。在每年整理檔案時(shí)，即進(jìn)行第一次劃控工作；向檔案室移交檔案前，由相關(guān)處室進(jìn)行二次劃控。三要盡快研究制定國土資源檔案具體利用辦法，解決復(fù)制多與少方面的矛盾。由檔案管理相關(guān)部門組織，對“利用過程中復(fù)制多與少”、“如何理解檔案搬家”等問題進(jìn)行研究，制定相關(guān)具體規(guī)定，便于檔案工作人員在提供利用服務(wù)時(shí)執(zhí)行把握。四要堅(jiān)持以尊重事實(shí)為原則，解決維穩(wěn)與維權(quán)的矛盾。在遇到維穩(wěn)與維權(quán)的矛盾時(shí)，要堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)，法制為準(zhǔn)繩，把握好提供利用服務(wù)的尺度[4]。

3.3 大力發(fā)展電子政務(wù)，進(jìn)一步提高國土資源檔案利用服務(wù)的水平

一要正確處理保密與公開的問題，維護(hù)公民對政務(wù)信息的知情權(quán)。對在線接收進(jìn)來的大量的電子文件，檔案部門應(yīng)進(jìn)行文件保密審核，審核后，將不涉密的、與社會(huì)各界聯(lián)系密切、具有利用價(jià)值的政策法規(guī)性文件及時(shí)在國土資源系統(tǒng)門戶網(wǎng)站予以公布，保證公民自由利用不涉密的全部已公開現(xiàn)行文件。

二要以引導(dǎo)和滿足社會(huì)公眾需求為導(dǎo)向，確定國土資源系統(tǒng)門戶網(wǎng)站檔案服務(wù)方向。對國土資源系統(tǒng)門戶網(wǎng)站各部分內(nèi)容提供利用的頻率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，針對社會(huì)公眾需求熱點(diǎn)，對門戶網(wǎng)站內(nèi)容、形式進(jìn)行調(diào)整，增強(qiáng)服務(wù)功能。

[1]朱玉媛.檔案學(xué)基礎(chǔ)[M].武漢:武漢大學(xué)出版社,2008.

[2]全國人民代表大會(huì).中華人民共和國檔案法[Z].2010.

[3]GJJ/T117-2007,電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范[S].

[4]國土資源部.土地登記資料公開查詢辦法[Z].[2002]14號.