邢玉紅，張文艷

(遼寧省電力有限公司電力科學(xué)研究院，遼寧 沈陽(yáng) 110006)

基層電力企業(yè)如何做好檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作

邢玉紅，張文艷

(遼寧省電力有限公司電力科學(xué)研究院，遼寧 沈陽(yáng) 110006)

分析了檔案鑒定銷(xiāo)毀工作不能及時(shí)開(kāi)展的原因及可能存在的問(wèn)題，指出了上級(jí)單位領(lǐng)導(dǎo)重視、本單位具有健全的檔案管理組織機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度、具有高素質(zhì)的檔案管理人員和檔案鑒定人員是檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的保證，介紹了檔案鑒定銷(xiāo)毀工作程序、檔案鑒定和銷(xiāo)毀中的注意事項(xiàng)等?；鶎与娏ζ髽I(yè)通過(guò)開(kāi)展檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作，可保證本企業(yè)檔案的可利用性和有效性，同時(shí)擴(kuò)大檔案管理物理空間的有效利用面積。

電力企業(yè);檔案鑒定;檔案銷(xiāo)毀

隨著社會(huì)進(jìn)步及信息技術(shù)的發(fā)展，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案數(shù)量也成倍增加，檔案的保存價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移而發(fā)生變化［1］，為確保檔案的價(jià)值性、有效性和可利用性，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定銷(xiāo)毀工作不僅是國(guó)家檔案相關(guān)法規(guī)的要求，也是做好檔案管理工作必不要少的工作環(huán)節(jié)?；鶎与娏ζ髽I(yè)是電力企業(yè)中的最小單元，也應(yīng)按國(guó)家相關(guān)法規(guī)做好檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作，以保證電力企業(yè)檔案的可利用性和有效性，同時(shí)擴(kuò)大檔案管理物理空間的有效利用面積。

1 加強(qiáng)基層電力企業(yè)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作認(rèn)識(shí)

基層電力企業(yè)的檔案管理工作是企業(yè)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，檔案工作對(duì)于任何企業(yè)都非常重要，因此無(wú)論是依據(jù)國(guó)家檔案法，還是上級(jí)主管單位要求，各電力企業(yè)即使沒(méi)有檔案管理的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，也應(yīng)在辦公室或技術(shù)部門(mén)設(shè)立檔案管理崗位，以保證本單位檔案工作的開(kāi)展，但對(duì)于絕大多數(shù)基層電力企業(yè)，作為檔案存檔的文件及技術(shù)資料在建檔后從未組織過(guò)鑒定銷(xiāo)毀工作，其原因有以下幾種情況:一是對(duì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的重要性認(rèn)識(shí)不足［2］，只考慮豐富館藏?cái)?shù)量，忽略館藏質(zhì)量，導(dǎo)致不能及時(shí)組織檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作;二是檔案人員擔(dān)心檔案鑒定銷(xiāo)毀工作出差錯(cuò)，《檔案法》第十五條指出“鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷(xiāo)毀檔案的程序和辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)制定。禁止擅自銷(xiāo)毀檔案”，因此造成了各級(jí)單位檔案管理求穩(wěn)的心理，擔(dān)心鑒定出錯(cuò)，銷(xiāo)毀后不可挽回，責(zé)任重大;三是上級(jí)部門(mén)沒(méi)有強(qiáng)制檔案鑒定銷(xiāo)毀要求，也是造成過(guò)期無(wú)效檔案不能及時(shí)銷(xiāo)毀的主要原因。

針對(duì)目前基層電力企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀，要組織檔案人員加強(qiáng)有關(guān)檔案管理法規(guī)學(xué)習(xí)，同時(shí)對(duì)本單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行檔案相關(guān)條款的宣傳。同時(shí)作為各上級(jí)主管單位或部門(mén)也應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案法對(duì)下級(jí)檔案管理工作提出考核要求，加強(qiáng)基層電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員對(duì)檔案鑒定銷(xiāo)毀工作的認(rèn)識(shí)，檔案鑒定銷(xiāo)毀工作不能及時(shí)開(kāi)展可能造成檔案庫(kù)房容量不夠［3］，時(shí)代的發(fā)展、管理工作內(nèi)容不斷豐富，導(dǎo)致歸檔文件數(shù)量增多，對(duì)檔案物理空間要求也不斷增大，如果不能對(duì)無(wú)利用價(jià)值的檔案及時(shí)鑒定銷(xiāo)毀，可能會(huì)造成空間不足、館藏檔案無(wú)法得到優(yōu)化及利用率降低。

2 開(kāi)展檔案鑒定銷(xiāo)毀工作保證

作為基層電力企業(yè)，檔案保管內(nèi)容是整個(gè)企業(yè)檔案的一部分，要做好基層電力企業(yè)的檔案管理，特別是檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作，應(yīng)從以下幾個(gè)方面做起。

a. 上級(jí)單位高度重視

在現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)活動(dòng)中，檔案工作不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，各企業(yè)對(duì)檔案工作的關(guān)注度都不會(huì)很高，尤其是基層電力企業(yè)。只有上級(jí)單位高度重視檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作，對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行工作指導(dǎo)和技術(shù)支持，基層電力企業(yè)的檔案管理工作才能有序開(kāi)展。上級(jí)單位應(yīng)將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，同時(shí)要求所屬單位加強(qiáng)本單位的檔案管理，并將其檔案管理工作納入工作議事日程，將檔案管理工作納入企業(yè)負(fù)責(zé)人考核范疇，檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作作為考核指標(biāo)之一，起到強(qiáng)化和推動(dòng)作用。

b. 建立基層電力企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)

基層電力單位應(yīng)參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，完善本單位檔案管理體系，成立主要負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)的檔案工作管理領(lǐng)導(dǎo)小組，主管領(lǐng)導(dǎo)為主任的檔案管理工作辦公室，形成由相關(guān)職能部門(mén)和各專(zhuān)業(yè)部門(mén)組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。檔案工作管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)是負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障;負(fù)責(zé)規(guī)劃本單位的檔案工作，確定歸檔范圍及檔案銷(xiāo)毀的審定工作;負(fù)責(zé)本單位檔案工作的考核。檔案管理工作辦公室主要職責(zé)是在檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)籌本單位的檔案工作，組織檔案的銷(xiāo)毀工作，協(xié)助檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行檔案的考核工作。檔案管理工作部門(mén)制定本單位文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交等相關(guān)規(guī)章制度;負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用工作;指導(dǎo)各部門(mén)、項(xiàng)目及專(zhuān)項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔形式;配合檔案工作辦公室完成檔案考核工作;依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向國(guó)家檔案館或相關(guān)單位移交檔案;組織完成上級(jí)單位布置的各項(xiàng)與檔案相關(guān)的工作任務(wù)。各職能部門(mén)依照本單位《檔案管理辦法》，按時(shí)保質(zhì)保量按交接流程完成檔案的移交工作。各職能部門(mén)設(shè)兼職檔案管理人員，職能部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門(mén)移交檔案的完整性和可用性負(fù)責(zé)，兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對(duì)歸檔文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

c. 基層電力企業(yè)應(yīng)建立本單位檔案管理規(guī)章制度

建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)和崗位職責(zé)，主要包括《檔案管理辦法》、《檔案收集與使用管理辦法》、《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》、《檔案安全應(yīng)急預(yù)案》、《歸檔范圍及保管期限》等，將檔案管理工作納入本單位的管理工作中，作為本單位日?？己说捻?xiàng)目之一，在本單位形成重視檔案工作的良好氛圍。

d. 設(shè)置檔案管理人員及檔案鑒定人員

基層電力企業(yè)應(yīng)設(shè)置檔案管理部門(mén)，設(shè)置專(zhuān)職的檔案管理人員，對(duì)本單位生產(chǎn)活動(dòng)及管理工作中產(chǎn)生的有利用價(jià)值的文件、資料通過(guò)管理流程實(shí)現(xiàn)全部歸檔，做到單位級(jí)歸檔，同時(shí)還要建立一支技術(shù)過(guò)硬的高素質(zhì)的檔案鑒定隊(duì)伍，以保證本單位不發(fā)生有價(jià)值的檔案不歸檔、無(wú)價(jià)值的檔案歸檔事件。

3 檔案鑒定銷(xiāo)毀工作程序

檔案鑒定銷(xiāo)毀工作對(duì)任何單位都是一項(xiàng)非常重大而嚴(yán)肅的任務(wù)，要有完備的工作程序進(jìn)行支撐，分以下幾個(gè)步驟進(jìn)行［4］。

a. 制定鑒定和銷(xiāo)毀工作計(jì)劃和實(shí)施方案

由檔案管理工作辦公室組織本單位檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，制定檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作計(jì)劃和實(shí)施方案，交檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核，審核通過(guò)后，正式發(fā)文啟動(dòng)本單位的檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作。

b. 編制《檔案預(yù)銷(xiāo)毀清冊(cè)》

由檔案管理部門(mén)組織檔案管理人員根據(jù)本單位有關(guān)檔案鑒定銷(xiāo)毀文件及庫(kù)存情況編制《檔案預(yù)銷(xiāo)毀清冊(cè)》。

c. 歸檔部門(mén)對(duì)《檔案預(yù)銷(xiāo)毀清冊(cè)》進(jìn)行初步審定

將《檔案預(yù)銷(xiāo)毀清冊(cè)》按歸檔部門(mén)進(jìn)行下發(fā)，交由歸檔部門(mén)進(jìn)行初步審核，給出審核結(jié)果，一般審核結(jié)果包括可銷(xiāo)毀、續(xù)存及續(xù)存期限。

d. 組織鑒定簽發(fā)銷(xiāo)毀文件

將《檔案預(yù)銷(xiāo)毀清冊(cè)》的初步審定結(jié)果提交至檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)小組組織召開(kāi)會(huì)議，對(duì)初步審定結(jié)果進(jìn)行最后審定工作，給出審定意見(jiàn)，形成《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，簽發(fā)檔案銷(xiāo)毀文件。

e. 組織銷(xiāo)毀

由檔案管理工作辦公室根據(jù)檔案銷(xiāo)毀文件及《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》組織相關(guān)部門(mén)參與檔案銷(xiāo)毀工作。

f. 編寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀工作紀(jì)要》存檔備查

檔案銷(xiāo)毀結(jié)束后，根據(jù)從制定檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作計(jì)劃和實(shí)施方案、編制《檔案預(yù)銷(xiāo)毀清冊(cè)》、歸檔部門(mén)對(duì)《檔案預(yù)銷(xiāo)毀清冊(cè)》進(jìn)行初步審定、組織鑒定并簽發(fā)銷(xiāo)毀文件，到組織銷(xiāo)毀整個(gè)過(guò)程，編寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀工作紀(jì)要》，并按檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編目、入庫(kù)保管，以備日后查證。

4 檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作注意事項(xiàng)

檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作是檔案管理工作中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作質(zhì)量的好壞是考核檔案工作整體水平的一個(gè)重要指標(biāo)，保留現(xiàn)實(shí)價(jià)值已失、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值又不具備的檔案，只會(huì)消耗檔案管理經(jīng)費(fèi)和降低庫(kù)房使用率［5］，因此各單位要高度重視檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，確保防止有價(jià)值的檔案進(jìn)行誤銷(xiāo)毀，將既無(wú)長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值、又無(wú)現(xiàn)實(shí)價(jià)值的檔案進(jìn)行保留存檔。各基層電力企業(yè)在開(kāi)展檔案鑒定銷(xiāo)毀工作時(shí)要注意以下環(huán)節(jié)。

a. 制定相應(yīng)的管理制度

企業(yè)檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作是對(duì)一個(gè)企業(yè)本身無(wú)形資產(chǎn)價(jià)值的再確認(rèn)過(guò)程，意義重大，應(yīng)慎重對(duì)待，為確保該項(xiàng)工作正常開(kāi)展又不給企業(yè)造成損失及工作的不便，在檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作中要嚴(yán)格按照本單位相應(yīng)的管理制度執(zhí)行。管理制度要經(jīng)過(guò)討論并正式發(fā)布，具有可執(zhí)行性。

b. 建立健全完善的組織機(jī)構(gòu)

檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作要由本單位檔案工作最高組織機(jī)構(gòu)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織完成，對(duì)檔案鑒定和銷(xiāo)毀流程中的各環(huán)節(jié)要有相應(yīng)的約束和管理控制措施，以確保各環(huán)節(jié)工作有章可循，有據(jù)可查。

c. 爭(zhēng)取上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持和工作指導(dǎo)

基層電力企業(yè)的檔案管理工作作為上級(jí)檔案管理工作的一部分，在檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作中要盡力爭(zhēng)取上級(jí)檔案管理部門(mén)的支持和技術(shù)指導(dǎo)，以保證本單位實(shí)施的檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作的正確性和合規(guī)性。

d. 對(duì)檔案鑒定人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對(duì)進(jìn)行檔案鑒定的人員要提供必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)保證這些人員在本單位生產(chǎn)活動(dòng)及管理工作中的地位，需對(duì)這些人員提出更高的要求，如必須具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對(duì)企業(yè)的高度責(zé)任感等。

檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作是檔案管理工作的必要環(huán)節(jié)，工作質(zhì)量的好壞直接影響本單位檔案工作的整體水平，因此要高度重視，并按國(guó)家及上級(jí)單位有關(guān)要求定期適時(shí)開(kāi)展。

［1］ 崔文俊.健全和完善檔案銷(xiāo)毀法律制度的思考 ［J］.檔案，2012，32(2):43-45.

［2］ 宮月紅.淺談龍江電力檔案的鑒定與銷(xiāo)毀［J］.黑龍江史志，2012，272(7):23-24.

［3］ 巨衛(wèi)紅.做好檔案鑒定銷(xiāo)毀工作提高企業(yè)檔案管理水平［J］.檔案與建設(shè)，2012，29(5):6-466.

［4］ 肖金良，張雅琴，李 爍，等.試析檔案鑒定銷(xiāo)毀的程序［J］.北京檔案，2011，28(8):41.

［5］ 陳中偉.對(duì)檔案銷(xiāo)毀的幾點(diǎn)思考 ［J］.蘭臺(tái)世界，2010，25(7):49-50.

Files Examination＆Destruction of Basic Power Plant

XING Yu-hong，ZHANG Wen-yan
(Electric Power Research Institute of Liaoning Electric Power Co.，Ltd.，Shenyang，Liaoning 110006，China)

The article analyses reasons why files examination and destruction can not be handled in time and possible problems thereof.It points out the following are the guarantees to it:attention from upper leader group，complete flies management and regulation，qualified files management and examination personnel of its own utility.Files destruction procedure，attention to files examination and destruction are pointed out.Files management and destruction at root-level power plants can ensure files utility and validity of its own unit，simultaneously widening useful valid space of files management physical area.

Power plant;Files examination;Files destruction

G275

A

1004-7913(2012)12-0025-03

邢玉紅 (1960—)，女，學(xué)士，工程師，主要從事檔案管理工作。

2012-08-21)