王顯華

(三亞市海棠灣開(kāi)發(fā)建設(shè)有限公司，海南三亞 572000)

大隆水利樞紐工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，在認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，積極推廣檔案電子化管理，在建設(shè)項(xiàng)目檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中具有如下特點(diǎn):

1 堅(jiān)持項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理，確保項(xiàng)目檔案完整、系統(tǒng)

大隆水利樞紐工程建設(shè)項(xiàng)目檔案具有規(guī)模大、數(shù)量多，獨(dú)立性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、利用需求時(shí)效化等特點(diǎn)，項(xiàng)目檔案管理工作滲透在項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段、程序、環(huán)節(jié)中，檔案材料的形成、收集、整理歸檔必須從源頭抓起，貫穿于項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的始終。在檔案行政主管部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各單位的全方位參與下，實(shí)施前期介入、中間控制糾正、后期核查、驗(yàn)收把關(guān)的全過(guò)程控制管理模式。

1)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段制定計(jì)劃。結(jié)合工程建設(shè)的內(nèi)容、特點(diǎn)、工作目標(biāo)、工程所涉及的部門(mén)和人員，將產(chǎn)生的文件類型及內(nèi)容，工程的時(shí)間進(jìn)度等，制定工程檔案工作的初步計(jì)劃，明確歸檔要求、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、責(zé)任、組織等，規(guī)定工程文件的分類原則、分類方法以及類目設(shè)置范圍，制發(fā)項(xiàng)目竣工文件材料編制辦法，作為開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)依據(jù)。

2)項(xiàng)目開(kāi)工建設(shè)階段統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。工程建設(shè)項(xiàng)目參建單位諸多，工程原始資料的形成就會(huì)標(biāo)準(zhǔn)不一，這樣會(huì)直接影響日后竣工檔案案卷的質(zhì)量。針對(duì)這一特點(diǎn)，在工程開(kāi)工之時(shí)制定檔案標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)參建單位制發(fā)《竣工文件編制方法》、《竣工文件案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案分類方案》、《檔案編號(hào)及其結(jié)構(gòu)模式》等依據(jù)文件，詳細(xì)規(guī)定項(xiàng)目檔案的形成、積累和管理等要求，明確設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及建設(shè)等單位在項(xiàng)目檔案工作中的職責(zé)及分工范圍，工程項(xiàng)目的歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、數(shù)量、質(zhì)量以及相應(yīng)的檢查、控制及審查措施。統(tǒng)一檔案盒、案卷封面、案卷簽名頁(yè)、案卷扉頁(yè)、卷內(nèi)目錄、備考表，為施工階段檔案資料收集、整理規(guī)范化創(chuàng)造了條件。

3)工程建設(shè)階段實(shí)時(shí)跟蹤。按立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過(guò)程，明確每個(gè)結(jié)點(diǎn)中的歸檔文件、歸檔時(shí)間及文件質(zhì)量，落實(shí)對(duì)工程項(xiàng)目資料的跟蹤、監(jiān)督、檢查、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等工作，將檔案工作與工程建設(shè)完全融合起來(lái)，與工程建設(shè)同步開(kāi)展相應(yīng)的檔案歸檔，與工程實(shí)體質(zhì)量同等重視工程檔案質(zhì)量，在檢查工程實(shí)體質(zhì)量、進(jìn)度的同時(shí)，同步檢查、驗(yàn)收所對(duì)應(yīng)形成的檔案，并通過(guò)相關(guān)具體制度、措施來(lái)保障落實(shí)。

4)項(xiàng)目交工、竣工階段總結(jié)反饋。將平時(shí)同步歸檔的項(xiàng)目檔案系統(tǒng)匯總，全面梳理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)調(diào)整。通過(guò)預(yù)驗(yàn)收、專項(xiàng)驗(yàn)收，進(jìn)一步反饋檔案中仍存在的問(wèn)題，進(jìn)一步完善檔案質(zhì)量，項(xiàng)目檔案移交前完善到位。

全過(guò)程管理模式不僅大大減輕了以往工程總體交工驗(yàn)收時(shí)集中整理整改所帶來(lái)的巨大消耗和壓力，避免了工程后期檔案資料難以收集、質(zhì)量難以保證的不良后果，而且通過(guò)采取多種措施控制，保障了工程項(xiàng)目檔案的各個(gè)管理環(huán)節(jié)自始至終處在受控狀態(tài)。

2 堅(jiān)持建設(shè)項(xiàng)目檔案目標(biāo)管理、制度管理、標(biāo)準(zhǔn)管理，不斷提高項(xiàng)目檔案工作的內(nèi)在質(zhì)量

1)目標(biāo)管理。大隆水利樞紐工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作始終以“建一流工程、創(chuàng)一流檔案”為總目標(biāo)，明確將工程項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量列為工程項(xiàng)目管理質(zhì)量目標(biāo)體系的一個(gè)重要組成部分，建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量與工程實(shí)體建設(shè)質(zhì)量同等重視，制定項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)與具體方針，納入項(xiàng)目竣工文件編制辦法以及項(xiàng)目檔案管理的一系列規(guī)定中。

2)制度管理。根據(jù)工程項(xiàng)目檔案形成、收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等各管理環(huán)節(jié)，制定出一系列具有可操作性和針對(duì)性的檔案管理制度。同時(shí)，還結(jié)合工程項(xiàng)目檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)制定一系列具體措施，來(lái)保證管理制度的有效貫徹與執(zhí)行，切實(shí)保障工程檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

3)標(biāo)準(zhǔn)管理。制定檔案統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，將項(xiàng)目檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限，結(jié)合工程實(shí)際情況制定項(xiàng)目檔案編制實(shí)施細(xì)則，要求做到檔案保存要安全、資料要完整、內(nèi)容無(wú)錯(cuò)漏、分類要規(guī)范、卷面要整潔、歸檔要及時(shí)，要達(dá)到爭(zhēng)創(chuàng)國(guó)家魯班獎(jiǎng)的標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的建立，不僅大大推動(dòng)了建設(shè)工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度，而且對(duì)其他工程項(xiàng)目的檔案管理也起到了借鑒參考作用。

3 建立完善檔案管理機(jī)制，切實(shí)保障建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的開(kāi)展

大隆水利樞紐工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理按照統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，推行了檔案工作網(wǎng)絡(luò)管理的模式，以項(xiàng)目建設(shè)單位為主干，將各設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位納入網(wǎng)絡(luò)，責(zé)任到人，任務(wù)到人。建立由公司副總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的整體規(guī)劃、決策、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與管理;下設(shè)檔案工作小組，成員由專、兼職檔案員組成，負(fù)責(zé)協(xié)助管理外部參建單位檔案和內(nèi)部業(yè)務(wù)部門(mén)的原始資料的收集、立卷、歸檔工作;設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的集中統(tǒng)一管理，專職檔案員全面負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查工作。通過(guò)橫向到邊、縱向到底的全方位網(wǎng)絡(luò)管理模式，項(xiàng)目檔案管理任務(wù)逐級(jí)分解，落實(shí)到人，大大提高了管理效率，為項(xiàng)目檔案管理工作有組織、有層次、有計(jì)劃地開(kāi)展提供了良好的內(nèi)、外部條件，為形成項(xiàng)目檔案工作齊抓共管的良好局面奠定了基礎(chǔ)。

4 納入合同管理，形成對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的有力控制

推行合同制管理，將檔案管理工作內(nèi)容納入合同條款，在合同中，專門(mén)明確竣工檔案(文件)的編制費(fèi)用，?？顚Ｓ茫⑼瑫r(shí)提出竣工檔案(文件)的提交內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間等標(biāo)準(zhǔn)要求，以及工地檔案管理設(shè)施設(shè)備的配置標(biāo)準(zhǔn)。在施工、監(jiān)理合同中明確一定比例的竣工檔案質(zhì)量保證金，根據(jù)項(xiàng)目檔案完成的質(zhì)量情況，由建設(shè)單位會(huì)同監(jiān)理單位，對(duì)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量和現(xiàn)場(chǎng)管理情況進(jìn)行檢查，對(duì)于項(xiàng)目檔案不符合編制、管理要求的單位，采取暫停結(jié)算工程款等措施，直至整改到位。

5 強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，推動(dòng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的深入發(fā)展

大隆水利樞紐工程項(xiàng)目施工點(diǎn)多面廣，各參建單位項(xiàng)目管理水平、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不盡相同，如何統(tǒng)一項(xiàng)目檔案編制工作標(biāo)準(zhǔn)，提高項(xiàng)目檔案管理人員的整體水平，以解決好工程項(xiàng)目檔案管理中標(biāo)準(zhǔn)理解不一致、執(zhí)行不到位的問(wèn)題，是決定項(xiàng)目檔案整體質(zhì)量的關(guān)鍵所在。建設(shè)單位充分發(fā)揮檔案管理的指導(dǎo)作用，除要求參建單位執(zhí)行國(guó)家檔案局、部、省有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理法規(guī)、制度、標(biāo)準(zhǔn)外，還在項(xiàng)目建設(shè)中推行項(xiàng)目檔案預(yù)立卷及首件檔案認(rèn)可制、項(xiàng)目?jī)杉?jí)督察制、預(yù)驗(yàn)收制以及強(qiáng)化交流培訓(xùn)等措施，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的要求具體細(xì)化落實(shí)。

1)推行建設(shè)項(xiàng)目檔案預(yù)立卷及首件認(rèn)可制。要求參建單位建立工地檔案室，與工程建設(shè)進(jìn)度同步收集所產(chǎn)生的檔案文件，并且一律按照項(xiàng)目竣工文件編制統(tǒng)一要求進(jìn)行預(yù)立卷歸檔，采用“首件檔案認(rèn)可制”，請(qǐng)參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人和檔案人員共同參加，由項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)各參建單位檔案預(yù)立卷和首件檔案整理工作進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，各單位按照標(biāo)準(zhǔn)要求開(kāi)展首卷檔案的立卷整理，直至首件檔案通過(guò)檢查認(rèn)可，并以此作為后續(xù)檔案的整理樣本。通過(guò)實(shí)際操作，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、互相觀摩，切實(shí)規(guī)范參建單位檔案整理質(zhì)量。

2)推行建設(shè)項(xiàng)目檔案督察制。由于資料整理瑣碎，施工過(guò)程中現(xiàn)場(chǎng)又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對(duì)資料整理一般都是被動(dòng)應(yīng)付，如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料。由省檔案局、大隆公司共同組成檢查組，定期、不定期深入施工單位和監(jiān)理單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行督查，組織現(xiàn)場(chǎng)學(xué)習(xí)交流，召開(kāi)總結(jié)會(huì)提出檢查中存在的問(wèn)題督促整改，從而有效地控制了工程檔案的編制質(zhì)量。

3)推行建設(shè)項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收制。在項(xiàng)目交工、竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前大隆公司聯(lián)合省檔案局組織開(kāi)展檔案預(yù)驗(yàn)收，再由水利廳組織完成項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收。通過(guò)預(yù)驗(yàn)收對(duì)項(xiàng)目檔案總體情況進(jìn)行預(yù)先檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和不足，要求在檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前整改完善到位，通過(guò)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，對(duì)工程審計(jì)、決算等掃尾工程后續(xù)檔案文件的收集歸檔進(jìn)行查遺補(bǔ)漏，重點(diǎn)檢查全部項(xiàng)目檔案整改完善情況，全面評(píng)價(jià)項(xiàng)目檔案質(zhì)量，從而進(jìn)一步嚴(yán)把項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)。在預(yù)驗(yàn)收時(shí)，特別要求項(xiàng)目監(jiān)理單位針對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、歸檔質(zhì)量以及檔案內(nèi)容，數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確性，文件材料的齊全、系統(tǒng)、規(guī)范性，提交檔案質(zhì)量審核報(bào)告。通過(guò)預(yù)驗(yàn)收和專項(xiàng)驗(yàn)收，對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行雙重把關(guān)，確保檔案符合規(guī)范要求。

4)推行建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作交流培訓(xùn)。從項(xiàng)目開(kāi)工起，公司組織工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理和檔案資料員等不同對(duì)象參加大型專題培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)座談、現(xiàn)場(chǎng)交流觀摩，邀請(qǐng)國(guó)家檔案局、水利廳檔案處有關(guān)專家、領(lǐng)導(dǎo)就項(xiàng)目檔案管理、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、案卷質(zhì)量要求、分類編號(hào)及文件材料編制過(guò)程中的要點(diǎn)等內(nèi)容，有針對(duì)性地開(kāi)設(shè)講座、現(xiàn)場(chǎng)咨詢、集中答疑，使得檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際操作能力得以提高。通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”多種形式的培訓(xùn)交流，加強(qiáng)了各參建單位檔案工作的交流，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷開(kāi)拓工作思路，日益提高項(xiàng)目檔案管理與業(yè)務(wù)水平。

6 應(yīng)用新技術(shù)、新手段，提高建設(shè)項(xiàng)目檔案管理科學(xué)水平

為全面提高大隆水利樞紐工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平，以工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、電子化、信息化管理來(lái)推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，提高項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)化程度和科技含量。該項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)內(nèi)可查閱檔案目錄及瀏覽原始文件，全面采用檔案電子化同步管理模式，對(duì)工程建設(shè)期間從文件的形成、收集、整理到立卷歸檔全過(guò)程都提供了完備的動(dòng)態(tài)信息采集、管理控制，使工程檔案歸檔工作由原來(lái)“工程建設(shè)期間抓工程、工程結(jié)束以后抓檔案”的事后控制，變?yōu)槿虅?dòng)態(tài)控制，有效促進(jìn)工程檔案與工程建設(shè)同步實(shí)施。項(xiàng)目建設(shè)單位檔案資料的收集、歸檔工作緊扣工程同步推進(jìn)，很好地解決了工程檔案歸檔和質(zhì)量控制的難題，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了為工程建設(shè)同步提供檔案信息利用服務(wù)。

通過(guò)應(yīng)用項(xiàng)目檔案信息系統(tǒng)，檔案的電子化管理貫穿于各參建單位項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，同步形成電子檔案。各參建單位在工程標(biāo)段實(shí)體交工前即整理出全部工程紙質(zhì)檔案和電子檔案以及電子原文，進(jìn)一步保障了項(xiàng)目檔案紙質(zhì)檔案與電子檔案的質(zhì)量。

特殊載體檔案是形象再現(xiàn)工程建設(shè)全過(guò)程的寶貴記錄，特殊載體檔案的收集與歸檔具有特殊性，所以要做到同步歸檔就更加困難。對(duì)于聲像檔案，一方面聘請(qǐng)專業(yè)攝影師跟蹤記錄工程建設(shè)實(shí)況，另一方面依靠建設(shè)、施工、監(jiān)理等各方單位的自身力量收集第一手資料，雙管齊下開(kāi)展收集。在工程建設(shè)的不同時(shí)期和階段請(qǐng)專業(yè)單位對(duì)工地進(jìn)行航空拍攝，將收集到的音像資料分類歸檔保存，積累項(xiàng)目照片幾千張，為工程音像檔案資料管理提供了保障。

7 結(jié)語(yǔ)

大隆水利樞紐工程采用了先進(jìn)的檔案管理模式，確保了檔案歸檔與工程建設(shè)同步，為工程竣工驗(yàn)收提供了可靠的保障，為申報(bào)“大禹獎(jiǎng)”、“魯班獎(jiǎng)”創(chuàng)造了有利條件，實(shí)現(xiàn)了為“一流工程建一流檔案”的目標(biāo)。該工程獲2008年度“中國(guó)水利優(yōu)質(zhì)工程(大禹)獎(jiǎng)”，獲2009年度“中國(guó)建設(shè)工程魯班獎(jiǎng)”。

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