朱鵬軍 趙衛(wèi)紅 于詠文等

[摘 要] 建立檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)國土資源各類電子檔案的錄入、查詢、檢索等功能，同時，國土資源檔案管理系統(tǒng)作為國土資源專用檔案管理系統(tǒng)，具有與國土資源各類業(yè)務數(shù)據(jù)進行自動分類關聯(lián)，綜合檢索的功能。

[關鍵詞] 檔案管理數(shù)據(jù)庫信息管理系統(tǒng)

1.項目背景

檔案管理信息系統(tǒng)用于企業(yè)、機關管理檔案。當檔案積累到一定的數(shù)量后，檔案的管理就變得比較麻煩和費時，有時需要及時找到所需的檔案，了解檔案的一些基本數(shù)據(jù)，若沒有一個好的軟件來管理，是很難辦到的。通過使用檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)和機關等單位可以方便地進行檔案管理工作，提高工作效率[1][2]。一方面將現(xiàn)有檔案，包括各種紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理；另一方面收集整理工作過程中形成的大量的電子文件檔案，這種收集可以是文本、圖形、圖像、聲音、視頻等各種形式，并將檔案信息與國土資源局的辦公業(yè)務相關聯(lián)[3][4]。煙臺市國土資源檔案系統(tǒng)建設的根本目的是利用虛擬化的網(wǎng)絡優(yōu)勢、智能化的檢索手段和先進的GIS技術，將檔案信息進行集中統(tǒng)一管理，實現(xiàn)檔案和圖形的相互查詢，方便、準確、及時地提供系統(tǒng)的檔案信息資源，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高工作效率[5]。

2.總體設計

系統(tǒng)設計要服務于統(tǒng)一的戰(zhàn)略目標——將創(chuàng)新管理、結構優(yōu)化信息、信息化網(wǎng)絡、安全等基礎融入到國土資源檔案系統(tǒng)中，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高工作效率。要堅持從大局著眼，用系統(tǒng)工程的思想方法把握全局，系統(tǒng)設計以需求為牽引，注重科學性、實用性、先進性、可擴展性和安全性，做到系統(tǒng)的一體化建設和信息資源的集成化管理，創(chuàng)建高效、簡潔、實用、人性的工作環(huán)境。

2.1 設計的基本原則

根據(jù)國土資源檔案管理系統(tǒng)的需求，軟件與硬件平臺的設計應充分考慮長遠發(fā)展需求；系統(tǒng)軟件需要技術成熟、高可用性及高可擴展性；應用軟件需要有先進成熟的技術，系統(tǒng)內核穩(wěn)定可靠。

□先進成熟

系統(tǒng)建設盡能采用最先進的技術、方法、軟件、硬件和網(wǎng)絡平臺，確保系統(tǒng)的先進性，同時兼顧成熟性，使系統(tǒng)成熟而且可靠。系統(tǒng)在滿足全局性與整體性要求的同時，能夠適應未來技術發(fā)展和需求的變化，使系統(tǒng)能夠可持續(xù)發(fā)展。

□方便實用

系統(tǒng)的開發(fā)要“以人為本”，充分考慮國土資源局檔案系統(tǒng)各項業(yè)務活動的實際需要，貼近用戶的需求與習慣做法，做到功能強大、界面友好和美觀、操作簡單、使用方便。

□高效穩(wěn)定

在系統(tǒng)設計、開發(fā)和應用時，應從系統(tǒng)結構、技術措施、軟硬件平臺、技術服務和維護響應能力等方面綜合考慮，確保系統(tǒng)較高的性能，綜合考慮確保系統(tǒng)應用中最低的故障率，確保系統(tǒng)的良好運行。

2.2 系統(tǒng)設計的總體框架

采用標準的三層體系結構的B/S運行模式構建國土資源局數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。將應用功能分成表現(xiàn)層、邏輯層和數(shù)據(jù)層三個部分。

☆數(shù)據(jù)層

數(shù)據(jù)層的數(shù)據(jù)庫采用Oracle 11g，主要用來存儲屬性數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)層包括平臺相關數(shù)據(jù)庫以及對這些數(shù)據(jù)訪問和管理的基本組件庫。

☆表現(xiàn)層

在表現(xiàn)層中檔案管理系統(tǒng)是作為主要的業(yè)務功能軟件，通過數(shù)據(jù)庫連接，把檔案管理、系統(tǒng)管理跟提供接口相連接，提供系統(tǒng)的檔案信息資源。

☆邏輯層

應用層主要面對最終用戶，即提供給最終用戶的功能模塊。考慮到國土資源檔案管理系統(tǒng)的用戶的需求和用戶對未來系統(tǒng)的使用狀況，該系統(tǒng)采用B/S的體系結構。可以通過互聯(lián)網(wǎng)不受地域限制的訪問。在整個系統(tǒng)建設過程中，各個子系統(tǒng)不是一個個獨立系統(tǒng)，它們不過是通過數(shù)據(jù)庫搭建的不同的業(yè)務模塊而已。這些子系統(tǒng)之間存在著信息流的交互與關聯(lián)。

總體邏輯結構采用分層體系，各層之間相對獨立，各層從下往上互相依賴，從數(shù)據(jù)、邏輯功能、到邏輯再到應用。層中各功能和業(yè)務應用以組件的方式進行設計和開發(fā)，使層內各功能耦合度最小。

2.3 數(shù)據(jù)庫的設計思想

國土資源檔案管理包含的主要內容有：個人信息、檔案應用、檔案統(tǒng)計共享等。針對其交換過程中數(shù)據(jù)完整性、數(shù)據(jù)保密性和不可抵賴性等問題。并堅持實用性、先進性、擴充性的設計原則，建立一個開放的、靈活的檔案數(shù)據(jù)庫，保證建成的國土資源檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠在檔案管理的整個業(yè)務流程中做到流暢的數(shù)據(jù)溝通與互動，為檔案科室提供便捷的服務。

3.系統(tǒng)功能設計與實現(xiàn)

國土資源檔案管理系統(tǒng)，最大程度的模擬了傳統(tǒng)的現(xiàn)有檔案，包括各種紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理過程，又充分利用了計算機的優(yōu)勢。

3.1檔案管理系統(tǒng)模塊設計

3.1.1系統(tǒng)登陸

輸入正確的用戶名和密碼，點擊登錄按鈕，登錄成功。

3.1.2系統(tǒng)功能

打開IE瀏覽器，在地址欄中輸入檔案系統(tǒng)網(wǎng)址：http:// 服務器IP/gtda/login.aspx后按回車鍵，即可登錄系統(tǒng)界面.

3.1.3系統(tǒng)界面

用戶登錄成功后進去系統(tǒng)，系統(tǒng)首頁的展示分為兩大塊：我的導航欄和首頁；我的導航欄主要包括四大模塊（個人信息、系統(tǒng)管理、檔案應用、檔案統(tǒng)計），首頁包括待辦事項和入庫數(shù)量的展示的數(shù)據(jù)柱狀圖，當前系統(tǒng)的時間，還有就是用戶的切換和退出。主要功能：當前登錄用戶查看待辦工作的數(shù)量，主要包括審核借閱申請以及借閱單的查看。

3.1.4 個人信息

業(yè)務查看：主要包括“我的申請單”和“我的審批單”兩部分內容；點擊查看申請人借閱的詳細信息，通過多個檢索條件（申請姓名、分類名稱）可任意組合進行查找，數(shù)據(jù)過多時給以分頁。

點擊【審批】按鈕跳轉借閱申請的詳細頁面，審批人可以查看申請人姓名，申請的時間、申請?zhí)鞌?shù)、申請原因，點擊查看檔案可以對申請人借閱的卷進行審查；審查通過，審批人在批示內容中填入相應的同意文字，點擊【同意】按鈕審核完成：審核完成申請人就可以查看借閱的卷，申請人就去查看當前待辦事項里的借閱單。

修改密碼：點擊【修改密碼】按鈕對用戶登錄系統(tǒng)的密碼進行修改。

3.1.5系統(tǒng)管理

部門管理：部門管理采用了樹形結構對部門的組織機構進行管理，可以自定義包括市局，區(qū)縣各個部門。 自定義組織機構，有利于以下縣市組織機構的擴性， 自定義部門，以及自定義屬性都有利于整個煙臺市配置，同時針對各個部門，和組織機構可以通過后臺靈 活配置相關權限。

部門刪除：當前部門下還有子部門不能刪除，必須先刪除子部門再進行刪除。

排序：對部門管理進行手動的排序，就是同一類下面的子分類的排序。密級對整個系統(tǒng)相當重要，一般的密級名稱只要圖中所示幾種密級，通過多種檢索方式（密級名稱、密集時間）可任意組合進行查找，提供了新增對密級進行擴展，刪除、修改操作。

人員管理：管理員對用戶進行管理和維護，通過多種檢索方式（用戶名稱、用戶名稱）可任意組合進行查找，提供了新增對用戶管理新增，刪除、修改操作，人員新增：管理員對于新增人員需要給該人員設置相應的權限，點擊所屬部門，彈出部門的組織機構對話框選擇后生成，用戶密級對不同的用戶進行設置密級，是否是管理員 如果對這個用戶設置非管理員，那么這個用戶就不能看到我的導航欄中的功能模塊的展示，設置是管理員，那么用戶就可以看到， 如果你的當前狀態(tài)設置為正常，那么就可以登錄系統(tǒng)，如果設置為鎖定，那么就不能登錄到系統(tǒng)中。

人員修改：管理員使用該功能對人員管理著錄中出現(xiàn)錯誤的或由于某些原因需要修改的人員數(shù)據(jù)進行修改?？梢詫θ藛T的更改部分更新人員管理。

人員刪除：管理員使用該功能對已經(jīng)辭職的人員進行刪除，主要是做刪除除標識，數(shù)據(jù)依然保留在系統(tǒng)中。

人員功能授權：系統(tǒng)菜單列表中左邊是部門管理的組織機構、右邊是系統(tǒng)菜單的模塊，勾選一個用戶給這個用戶賦相應的權限，相當于用戶登錄進來左邊的導航欄顯示的模塊是管理員給當前用戶授予的權限。勾選一個用戶、點擊查詢按鈕，查看該用戶的授權信息。

3.1.6庫位管理

主要功能：對存放檔案的庫位進行管理，案卷有專門的檔案室對其卷進行指定的存放，例：指定相應的房間和相應的柜，提供新增，修改，刪除，排序的操作。

檔案分類排序：對分類進行手動拖動的排序，（同一類下的子類進行手動拖動的方式進行排序）；先選擇一個類，然后點擊排序按鈕、對類下面的子分類類進行排序，如果說這個類下面沒有兩個以上的子類是不能排序的。拖動你想要的結果時，點擊保存即可。

檔案分類目錄：對分類進行目錄的查看和靈活的自定義卷內目錄；先選擇一個類，點擊目錄按鈕，彈出來一個窗體，選擇是否顯示卷內目錄和隱藏卷內目錄、管理員可以對目錄名稱進行修改。

檔案分類屬性：對分類進行分類字段的查看，屬性字段繼承了系統(tǒng)字段的共享池。

3.1.7檔案應用

檔案管理模塊提供對系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的各類管理功能，諸如檔案著錄、檔案修改、案卷刪除、交易系統(tǒng)的自動歸檔。用于存儲檔案資料的數(shù)據(jù)表，手工錄入或直接導入其它系統(tǒng)的電子檔案到數(shù)據(jù)庫等

檔案著錄：數(shù)據(jù)采集者可以利用該功能進行檔案手工錄入、檔案簡單查詢、檔案資料修改等，可以進行案卷目錄的錄入修改、卷內目標的錄入修改以及電子檔案上傳附件。

檔案修改：數(shù)據(jù)采集者使用該功能對檔案著錄中出現(xiàn)錯誤的或由于某些原因需要修改的檔案數(shù)據(jù)進行修改?？梢詫n案的更改部分更新入庫。

檔案刪除：數(shù)據(jù)采集者使用該功能對已經(jīng)超出保存期限的檔案進行刪除除，主要是做刪除標識，數(shù)據(jù)依然保留在系統(tǒng)中。刪除后的檔案不能被用戶借閱

檔案著錄：該功能將不同的檔案分類單獨列出方便檔案的著錄。

上傳附件：數(shù)據(jù)采集者使用該功能對案卷添加掃描好的圖像，點擊瀏覽找到相應的附件位置， 點擊上傳附件，上傳成功，此卷就會增加附件。

檔案查詢：該模塊提供給用戶對檔案庫中的各類檔案信息進行不同方式的檢索和查詢的功能，包括案卷號查詢、土地使用者查詢、各種專項查詢、條件檢索查詢、地籍系統(tǒng)屬性查詢、土地利用現(xiàn)狀查詢等，并包含檔案借閱管理相關的功能。按案卷號查詢、按土地使用者查詢、按保存期限查詢、按登記類型查詢、登記日期等。主要考慮方便用戶快捷查詢。根據(jù)用戶的需求查詢返回的是結果集，一種遞進的查詢方法，有利于用戶更快的查詢到想要的卷；并關聯(lián)到需要查看的檔案信息進行瀏覽和查詢。

檔案借閱：若該用戶密級級別較低，需要查看此卷，但此卷是一份機密文件，那么需要填寫借閱申請，雙擊卷借閱申請單。若用戶借閱的天數(shù)已到期，用戶就不能查看該卷。審批人若沒在用戶申請懂得用戶借閱天數(shù)的時間中審批，那么用戶也不能查看該卷。

檔案統(tǒng)計：該模塊主要完成檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計和借閱記錄查詢功能，包含：入庫統(tǒng)計、借閱統(tǒng)計、借閱記錄查詢等。

入庫統(tǒng)計：用戶可以按保存時間等進行庫存的統(tǒng)計。將入庫的案卷以一個列表的形式明細，根據(jù)不同的卷內目錄劃分為一個柱狀圖。

借閱統(tǒng)計：根據(jù)檔案借閱記錄進行按檔案分類等的進行借閱記錄的統(tǒng)計，可以通過按年份統(tǒng)計、按借閱者統(tǒng)計、未歸還檔案統(tǒng)計。

借閱記錄查詢：該功能提供給用戶對檔案庫中的各類借閱記錄信息（已審核）進行不同方式的檢索和查詢的功能（案卷號、申請時間、分類名稱、申請人）可任意組合進行查詢

4.小結

數(shù)據(jù)庫采用oracle數(shù)據(jù)庫作為底層結構，具備很強的穩(wěn)定性、移植性、擴充性和安全性。數(shù)據(jù)庫中的所有表結構都符合要求，數(shù)據(jù)冗余少，使得底層對數(shù)據(jù)庫的操作也因此顯得根為合理和快捷，系統(tǒng)的運作效率大為提高，因此系統(tǒng)的運行可靠性高。

詳細地講解了檔案管理信息系統(tǒng)的設計過程，包括前期的需求分析，建模以及數(shù)據(jù)庫結構設計，各模塊功能設計等。系統(tǒng)設計為整個程序構建了骨架，而各個功能模塊則實現(xiàn)了各個細節(jié)部分。

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