雷鳴

1企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

隨著我省經濟的發(fā)展，我省中小企業(yè)呈現(xiàn)出迅猛發(fā)展的勢頭，截至目前，我省中小企業(yè)已達22萬多家。眾多企業(yè)在生產、經營、科研、管理等各項活動中形成了大量資料，真實記錄了企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程，從而產生了大量的企業(yè)檔案。企業(yè)檔案就是指企業(yè)在各項生產、技術、科研和經營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

企業(yè)檔案作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產，在企業(yè)管理等方面發(fā)揮著重要的作用。規(guī)范化、科學化的檔案管理是企業(yè)管理工作的一個重要組成部分，對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用。加強對企業(yè)檔案的管理是促進企業(yè)發(fā)展的重要手段之一。然而，對省內外二十多家企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的調研結果表明，除了極個別企業(yè)比較重視檔案管理，極少數(shù)企業(yè)的檔案管理工作能夠科學、規(guī)范、有序地進行之外，我省大多數(shù)企業(yè)的檔案管理存在諸多問題。

1.1檔案管理不規(guī)范。調查顯示，很多企業(yè)疏于檔案管理工作，不同程度地存在歸檔范圍不明確、平時文件的收集整理不及時、歸檔文件材料收集不齊全、歸檔文件材料丟失損壞、檔案分類不規(guī)范、檔案保管期限確定不準確、檔案案盒或案卷制作不規(guī)范等問題。很多企業(yè)甚至沒有一個合格的檔案管理人員。

1.2檔案管理制度不健全。國家檔案局對企業(yè)檔案管理出臺了一系列的規(guī)定：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理辦法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范》（DA/T38-2008 ）。勞動部也發(fā)布了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等。企業(yè)本應對照國家的相關規(guī)定，制定本企業(yè)的檔案管理制度。然而，調查結果顯示，絕大部分企業(yè)并沒有制定檔案管理制度，只有個別企業(yè)有自己的檔案管理制度，但也非常簡單。有的企業(yè)甚至不知道國家對企業(yè)檔案管理有哪些相關的規(guī)定。

1.3檔案保管不安全。按照檔案管理的規(guī)范要求，檔案的存放應有專門的庫房，而且，庫房要達到一定的要求，如溫度、濕度要恒定，要防潮、防蟲、防光、防塵、防霉等。對于檔案裝具也有一定的要求，特殊載體檔案如光盤、照片等的存放更是有嚴格的要求。但據(jù)調查，目前，我省很多企業(yè)沒有專門保存檔案的庫房，更談不上庫房的要求了。另一方面，企業(yè)檔案庫房管理制度也不夠健全。

1.4檔案檢索利用不方便。檔案檢索方式分為手工檢索和計算機檢索兩種。在企業(yè)中，目前，手工檢索的比重較大，但很多企業(yè)沒有做好檔案檢索工具的編制、檢索系統(tǒng)的管理，造成手工檢索很不方便。同時，計算機檢索也存在一些問題，如，檔案管理軟件不能充分應用，計算機檢索工具編制不夠精確等。

檔案的編研是檔案利用的一種重要形式。然而，企業(yè)往往沒有足夠的檔案管理人員，就隨便找?guī)讉€人來編研，造成編研成品質量低、不實用、利用價值小。

1.5檔案信息化管理不到位。隨著計算機以及檔案管理軟件的成熟和普遍使用，企業(yè)檔案的信息化建設也有了很大的發(fā)展，企業(yè)現(xiàn)在已經普遍使用計算機編輯、打印文件，利用計算機傳遞文件、進行收文和發(fā)文的處理、存儲文件等，由此，帶來了電子文件和電子檔案的管理問題。然而，企業(yè)對電子文件和紙質文件的保管缺乏科學的認識，沒有認識到電子文件和紙質文件的互補性，往往不是紙質文件丟失，就是電子文件找不到了。尤其是電子文件，雖然保存了，但又缺乏科學的管理，很多企業(yè)存在電子文件不能及時收集歸檔、電子檔案的日常管理不規(guī)范、電子檔案管理渠道不完善、管理介質落后等問題，導致電子檔案發(fā)揮不了應有的價值。此外，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設更是少之又少，企業(yè)檔案信息化建設很不到位。

1.6人事檔案、法律檔案、特殊載體檔案管理不到位。很多企業(yè)對檔案管理的內容理解不夠全面，僅對文書檔案比較關注，而對企業(yè)員工的人事檔案管理意識淡薄，對企業(yè)在生產經營活動中產生的合同、協(xié)議等法律檔案的管理不夠重視，對照片、光盤、產品實物、獎牌等特殊載體檔案更是沒有進行規(guī)范管理。

企業(yè)檔案管理之所以出現(xiàn)諸多問題，究其原因，無外乎以下幾個方面：一是沒有政府檔案管理部門規(guī)范的指導和監(jiān)督；二是實際管理中沒有合格的檔案管理人才具體操作；三是企業(yè)本身也存在檔案管理意識缺乏、部門職能弱化、檔案信息化觀念落后等原因。給政府檔案管理部門、高職院校和企業(yè)本身提出一個亟待解決的問題——如何提高企業(yè)檔案管理水平。

2提高企業(yè)檔案管理水平的途徑

在全面了解我省中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，充分發(fā)揮政府檔案管理部門和高職院校的作用，同時，發(fā)掘企業(yè)自身的潛力，政、校、企三方合作。

2.1政府檔案管理部門制定完善企業(yè)檔案管理制度，加強指導監(jiān)督。

2.1.1 政府檔案管理部門應該依據(jù)國家已經出臺的企業(yè)檔案管理的相關規(guī)定，針對企業(yè)特點，出臺并完善企業(yè)檔案管理的相關法規(guī)和條例、辦法，制定企業(yè)檔案管理的標準，并切實將這些法規(guī)、標準發(fā)送到企業(yè)。并加大宣傳力度，使企業(yè)都能夠知道并熟悉企業(yè)檔案管理的相關規(guī)定。

2.1.2政府檔案管理部門應該對企業(yè)的檔案管理工作加強業(yè)務指導。政府檔案管理部門應對全省企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀作全面的調研，根據(jù)不同企業(yè)檔案管理的不同情況，定期對企業(yè)檔案管理工作進行業(yè)務指導。政府檔案管理部門應安排技術人員到企業(yè)中手把手地教導企業(yè)檔案管理人員，切實提高企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務水平，為企業(yè)檔案管理水平的提高打下堅實基礎。

2.1.3政府檔案管理部門要對企業(yè)檔案管理進行規(guī)范化、標準化的評估，加強對企業(yè)檔案管理的監(jiān)督。

2.2高職院校和企業(yè)進行產、學、研多方合作，共同培養(yǎng)出合格的檔案管理人才。

2.2.1高職院校的教學管理要建立一套完整的適應校企合作的教學計劃、教學管理方法、教學質量管理與評價體系以及教學行政管理方法。

2.2.2根據(jù)企業(yè)的實際需求，高職院校和企業(yè)共同制定新的秘書專業(yè)人才培養(yǎng)模式，合理設置專業(yè)課程，制定出課程標準和實訓大綱，改進教學方法。

2.2.3高職院校提供場地，企業(yè)提供一定的資金和設備，共同建設校內實訓基地，按照企業(yè)的標準和要求，共同開展檔案整理實訓和業(yè)務。

2.2.4企業(yè)管理人員到高職院校兼職上課，秘書專業(yè)教師到企業(yè)兼職上班，建立真正意義上的“雙師”素質的教學團隊。

2.2.5根據(jù)企業(yè)需求，學校和企業(yè)共同開發(fā)檔案管理教材，既能用于秘書專業(yè)學生的教學，又能用于企業(yè)員工的培訓。

2.2.6由高職院校和企業(yè)共同培養(yǎng)的檔案管理高素質人才到企業(yè)頂崗實習，進一步熟悉和適應企業(yè)工作要求，畢業(yè)后到企業(yè)就業(yè)。

2.2.7根據(jù)合作企業(yè)的實際需求，建立相應的檔案管理實驗班，采用學校和企業(yè)共同培養(yǎng)、分批實習、輪流頂崗等形式，直接參與企業(yè)檔案管理業(yè)務。

2.2.8秘書專業(yè)教師利用專業(yè)優(yōu)勢，對企業(yè)員工進行文書處理和檔案管理培訓等，提高企業(yè)員工的文書處理能力和檔案管理水平。

3企業(yè)轉變觀念，增強意識，創(chuàng)新體制，切實提高檔案管理水平

3.1轉變觀念，增強意識。首先是企業(yè)領導應該轉變觀念，充分認識企業(yè)檔案管理的重要性，增強檔案管理的意識，不能一味追求企業(yè)的利潤，而忽視企業(yè)檔案的管理。

3.2企業(yè)檔案管理人員要不斷提高業(yè)務水平?，F(xiàn)在，企業(yè)中很多檔案管理人員都是兼職的，因而，檔案管理的業(yè)務水平不高。要轉變這種狀況，企業(yè)首先應該通過與高職院校深度合作，共同培養(yǎng)檔案管理人才，為企業(yè)所用。同時，企業(yè)應該加強現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務培訓。企業(yè)檔案管理人員應該努力學習，在政府檔案管理部門技術人員的指導下，不斷提高業(yè)務水平，并應用到企業(yè)檔案管理工作中，提高企業(yè)檔案管理的總體水平。

（作者單位：鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W校來稿日期：2012-08-18）