【摘 要】本文分析目前公路行業(yè)中檔案管理存在的問題，并提出相應的解決辦法。

【關鍵詞】公路；檔案管理；問題；應對辦法

公路管理行業(yè)的檔案管理是非常重要的，它既能反映公路管理行業(yè)的管理能力，又可以為總結(jié)行業(yè)管理經(jīng)驗提供重要根據(jù)。檔案是否具有完整性和真實性，將會影響到檔案工作的質(zhì)量，甚至是公路管理事業(yè)的發(fā)展。

但是，檔案管理工作常常是最容易被忽略，在檔案工作中不被重視，這一方面的失誤，將嚴重影響檔案工作的實際水平。如何切實地做好檔案管理工作，是當前公路管理行業(yè)檔案工作中應該首先解決的一個非常重要的問題。

一、目前公路管理行業(yè)檔案管理存在的問題

在公路管理行業(yè)中，檔案管理工作是保存相關的歷史資料：有工程方面的，有養(yǎng)護方面的，有上級部門下發(fā)的各種文件等等；保存歷史資料是為了更好地服務于當前的工作，具有傳接功能的一項非常重要的職能。許多公路行業(yè)業(yè)都積極進行了檔案管理工作，但是因為檔案管理工作在公路管理部門不屬于重要部門，所以從領導層面就很少有人重視此項工作，這樣一來，配備的人手少，而這項工作又比較繁瑣，工作人員對檔案管理工作不夠重視，存在著不重要，圖清閑的思想。其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，道德修養(yǎng)較低，對檔案管理工作重要性認識不足。很多地方都沒有聘用檔案管理的專業(yè)人員從事這項工作，而是由一些非專業(yè)的人員來進行管理。這些人大多數(shù)沒有經(jīng)過檔案知識的專業(yè)培訓，經(jīng)驗不足，只是照搬照抄，借鑒其他人員在檔案管理中的經(jīng)驗，加以自己的一些不成熟的想法。這就使整理出來的檔案案卷存在較大的個人因素，缺乏通用性，也缺乏實用性，檔案水平不高，很難保證檔案的整體性和規(guī)范性，造成了檔案使用、保存的價值不是很高。

（二）檔案管理思想淡薄，從領導到職工對檔案的重視程度不夠，致使檔案資料在收集、整理等方面容易被忽視。雖說在公路管理行業(yè)中檔案工作已把資料的整理歸檔列入日程，但是檔案的完整性還是缺乏，以致公路方面的檔案丟失，缺頁，失去了應有的價值，給以后的工作帶來不便。

（三）檔案管理工作不規(guī)范。在實際工作中，檔案管理工作一是不被單位重視，由非檔案專業(yè)的人員兼職，而且不對就職人員進行業(yè)務培訓。這樣，就導致檔案工作中出現(xiàn)檔案收集不完整，整理不規(guī)范，保存不得力等問題。一是檔號不規(guī)范，沒有目錄；二是案卷標題不規(guī)范，有的標題不能反映主題內(nèi)容；三是大部分案卷缺少卷目錄。四案卷厚薄不一，用紙標準不同。

二、做好公路管理行業(yè)中檔案管理工作的具體方法

針對以上公路管理行業(yè)中出現(xiàn)的各種問題，要加大對檔案管理工作的重視程度，對存在的問題進行整改，建立完整的管理制度和機制，并行之有效，加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓。做好如下幾個方面，使得檔案管理達到規(guī)范化、標準化。

（一）提高全體職工對公路檔案管理的認識。從領導開始，要重視公路檔案管理工作，設立專門的領導進行常抓不懈，落實責任到人頭，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，由哪個部門負責，不能出現(xiàn)問題不了了之。如有違反規(guī)章制度者，要嚴懲不貸。內(nèi)部部門如需制定檔案管理制度時，需要注意必須符合國家的政策，及國家的檔案管理制度。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)水平和道德素質(zhì)。為了適應當前公路管理行業(yè)的不斷發(fā)展的新形勢，檔案管理人員必須具備較高的專業(yè)技術水平和道德素質(zhì)。要選拔有文化水平高、業(yè)務能力強、愛崗敬業(yè)的專業(yè)人員負責檔案工作。檔案管理人員必須具備德、廉、儉、能、勤、公，六個方面的素質(zhì)。一要及時了解并掌握國家的各項方針、政策，認真貫徹執(zhí)行；二要業(yè)務精尖，同時會電腦操作等相關知識。

（三）推進公路行業(yè)檔案管理的標準化、規(guī)范化進程

1.公文制發(fā)是促進公路檔案工作標準化、規(guī)范化的前提

一是公文紙要保證質(zhì)量，尺寸要統(tǒng)一、規(guī)范，符合國家的相關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意制發(fā)公文履行各層領導簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位有沒有寫清，有無日期等。三是公文字跡要穩(wěn)清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是各種記錄、報表、簽字、批注等，都不能用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡清晰，有利于以后長保存利用。使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

2.提高檔案卷宗的質(zhì)量是檔案管理工作規(guī)范化標準化的保證。

案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質(zhì)量的操作性因素。因此，一要注意解決好立卷方式方法等部門，有利于檔案的分類和檢索；二要注意案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

（四）加快檔案的信息化，推進公路檔案現(xiàn)代化管理進程

計算機作為一種高效處理大量信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具，就是要求輸入計算機數(shù)據(jù)信息必須是準確的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎工作使其滿足計算機工作的技術要求。

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展。

總之，公路管理行業(yè)的檔案管理工作的重要性必須得行各級領導的重視，并加以改進，才能使這項工作進一步得到完善，并為公路管理工作做出相應的貢獻，更好地為公路建設做好服務。