【摘 要】信息化時代對城建檔案管理工作提出了新要求，加強信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，全面推進城建檔案信息化尤其重要，積極探索檔案信息數(shù)字化新途徑是應(yīng)對城建檔案信息化建設(shè)的應(yīng)有之意。本文通過對城建檔案現(xiàn)階段的管理模式進行分析，就當前城建檔案信息化建設(shè)進行了闡述。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；信息化建設(shè)；觀念轉(zhuǎn)變；工作目標；人員要求；思考

隨著信息技術(shù)的逐步深入以及各種信息化設(shè)備的產(chǎn)生與日益成熟，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的快速推進，城建檔案管理的重心由基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)向檔案的數(shù)字化建設(shè)轉(zhuǎn)變，由靜態(tài)管理向動態(tài)管理轉(zhuǎn)變，由單一的管理模式向復合的管理與服務(wù)并存的模式轉(zhuǎn)變。而目前的檔案管理系統(tǒng)的工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案日常辦公模式都難以適應(yīng)新的需求。就當前城建檔案信息化管理的發(fā)展而言，我們需要做好以下幾方面的工作：

1.觀念轉(zhuǎn)變

信息化管理首先沖擊的是我們的思想觀念。通過實現(xiàn)觀念的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)新形勢下的城建檔案管理方式，才能在工作中抓住機遇，走出城建檔案管理新路子。思想觀念轉(zhuǎn)變了，就能推進檔案管理和服務(wù)工作的順利開展。

2.轉(zhuǎn)變工作內(nèi)容和工作目標

在新的管理形式下，工作中心從過去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應(yīng)發(fā)展需求的信息化城建檔案館，建立一個城建檔案信息集散中心。建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力的數(shù)字城建檔案館成為當前城建檔案館的工作目標。

3.城建檔案信息化建設(shè)人員的要求

信息化管理需要大量新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，信息系統(tǒng)開發(fā)，對人員素質(zhì)的需要發(fā)生極大改變。尤其是存儲介質(zhì)的不斷變化，在同等設(shè)備的情況下，其工作效率的高低取決于檔案工作者的操作技術(shù)，每個環(huán)節(jié)的技術(shù)問題都會影響到工作的進度。綜合性人才的需求，特別是計算機人才的需求更加強烈。城建檔案館要從對檔案館人員需求的多樣性、變化性出發(fā)，建立培養(yǎng)高素質(zhì)人才機制，從根本上保證信息化的管理的順利實施。

城建檔案信息化就是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲城建檔案信息。城建檔案的信息化并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程。新管理方式將通過自動化管理手段，實現(xiàn)提高工作效率、簡化工作程序的目的；通過網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，達到適應(yīng)市場需求，實現(xiàn)資源共享的目的。

4.城建檔案信息化建設(shè)思考

4.1 明確建立城建檔案信息化目的

就是城建檔案的信息化建設(shè)是就是以提升城建檔案管理水平為目的的。信息技術(shù)的應(yīng)用可以改善傳統(tǒng)管理模式，但不能替代傳統(tǒng)管理而獨存，它是提升管理素質(zhì)的助推器。城建檔案信息化建設(shè)一般包含如下幾個方面：(1)采用目前成熟的城建檔案管理軟件實現(xiàn)城建檔案管理的自動化；(2)建立從輸入、存儲、管理到利用的電子檔案管理系統(tǒng)；(3)系統(tǒng)必須能提供基于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源訪問方式；(4)城建檔案信息資源必須通過嚴格的權(quán)限劃分和職責劃分在城市規(guī)劃、建設(shè)與管理系統(tǒng)內(nèi)共享。其目標是通過全面采用先進的信息技術(shù)，最終實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

因此，我們首先要清楚地認識到城建檔案信息化的目的及意義，一切從業(yè)務(wù)出發(fā)，從管理出發(fā)，增強加快推進信息化的戰(zhàn)略意識，認清自身城建檔案建設(shè)狀況，增強加快推進信息化的使命感，全面把握加快推進信息化的有利時機，乘勢而上，為解決城建檔案管理的實際問題而做信息化。

4.2 建立城建檔案信息化的中心

城建檔案館實現(xiàn)信息化的目的是提升管理水平，最終目標則是更好地為城建規(guī)劃、建設(shè)與管理服務(wù)。通過信息化，城建檔案館更應(yīng)成為城市建設(shè)的“數(shù)據(jù)存貯中心”和“信息服務(wù)中心”。成為城市建設(shè)信息的“數(shù)據(jù)存貯中心”是城建檔案部門的基本職能，也是城建檔案部門存在的意義之所在。對這一點城建檔案界同仁們都有共性的認識，也發(fā)表了很多論文，對此筆者不再深論。城建檔案信息化的建設(shè)將有效地促進城建檔案的提供利用，它可以通過一個網(wǎng)絡(luò)支持平臺上實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理及信息服務(wù)。當然，城建檔案的網(wǎng)絡(luò)提供利用也有因城建檔案的機密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，城建檔案的利用瓶徑問題也將會不斷得到解決。城建檔案信息化建設(shè)中，必須要明了“三分技術(shù)，七分管理，十二分數(shù)據(jù)”的百練真經(jīng)，沒有豐富的城市管理數(shù)據(jù)存貯的保證，信息服務(wù)也成為了空中樓閣。

4.3 城建檔案信息化遵循一定的原則

首先要優(yōu)化管理模式，做好城建檔案的基礎(chǔ)工作。城建檔案的管理要有統(tǒng)一的規(guī)范標準，進館檔案要實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、科學化管理。沒有了城建檔案的規(guī)范化管理，信息化也是無從談起。

其次需要總體規(guī)劃。可以說城建檔案信息化千里之行始于規(guī)劃。實事求是、有特色、有遠見的城建檔案信息化規(guī)劃確實是城建檔案信息化成功的重要因素，將直接影響城建檔案信息化的投入、風險、成效和進程。信息化建設(shè)需要很大的投入，一次性投入大量的資金對城建檔案部門來說也是個沉重的負擔。因此，首先認真分析業(yè)務(wù)流程，確定恰當明確的應(yīng)用需求，選擇項目優(yōu)先次序，是制定城建檔案信息化規(guī)劃的關(guān)鍵。其次，城建檔案信息化規(guī)劃須從實際出發(fā)，因地制宜。最后，分清近期目標和長遠目標。由于當今信息技術(shù)發(fā)展變化的速度很快，而信息化規(guī)劃必須跟上自身發(fā)展和市場環(huán)境的變化，因此定期修改長遠的信息化規(guī)劃，也是必需的。

最后，城建檔案信息化建設(shè)必須遵循“統(tǒng)一標準、互聯(lián)互通”的原則。信息技術(shù)的發(fā)展可以說是日新月異，其發(fā)展速度可以說是突飛猛進，在城建檔案信息化過程中應(yīng)用的軟件今日看起來實用，但明日也有可能更新的更加完美。為此，實施時要考慮下一個信息系統(tǒng)的應(yīng)用，而下一個信息系統(tǒng)的建設(shè)必須遵循上一個信息系統(tǒng)的編碼原則和技術(shù)規(guī)范，即所謂的“相互兼容”。

4.4 城建檔案信息化的建設(shè)需穩(wěn)步進行

城建檔案信息化可以按照管理標準化階段、技術(shù)裝備階段、資源數(shù)據(jù)化階段和綜合信息化階段四個步驟進行。

(1)管理標準化階段。簡單地說就是規(guī)范基礎(chǔ)建設(shè)的過程。前文中也提過加強基礎(chǔ)建設(shè)的必要性。沒有規(guī)范的城建檔案的基礎(chǔ)管理，城建檔案信息化將是空中樓閣。

(2)技術(shù)裝備階段。在此階段根據(jù)本館的的實際配備信息化所需的相應(yīng)的設(shè)備及軟件，如計算機及其輔助設(shè)備、服務(wù)器、光盤塔、應(yīng)用軟件等等。實際上，在此階段的工作非常關(guān)鍵，硬件倒不說，在軟件上選擇什么系統(tǒng)，其功能、升級服務(wù)與技術(shù)支持等等軟件系統(tǒng)比硬件更重要。如果沒有好的軟件支持，硬件再好也只不過是擺設(shè)而已。

(3)資源數(shù)據(jù)化階段。就是將館藏的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化電子檔案的階段。在此階段需要一個統(tǒng)一的規(guī)范標準，如轉(zhuǎn)換成何種格式、網(wǎng)絡(luò)是否支持其格式等等。

(4)綜合信息化階段。此階段就是與信息技術(shù)、通訊技術(shù)充分結(jié)合的階段。綜合信息化過程就是實現(xiàn)城建檔案信息化的最終過程。

5.結(jié)束語

城建檔案信息化是一個復雜的、長期的系統(tǒng)工程，涉及到政策法規(guī)、技術(shù)標準、軟件產(chǎn)品、硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、系統(tǒng)集成、應(yīng)用實施等方方面面，它本身也沒有一個固定的模式，只有階段性目標，沒有終極性目標。因此，推進城建檔案信息化必須要城市規(guī)劃、管理與建設(shè)諸部門與城建檔案部門緊密結(jié)合，各自按照各自的職能和責任，通力合作，共同推進。參考文獻

[1] 姚慧堂，數(shù)字城建檔案館信息化的探討與分析[J].電腦知識與技術(shù)，2011.29