摘 要 中國人民銀行撫順市中心支行作為人民銀行在撫順地區(qū)的派出機(jī)構(gòu)肩負(fù)著依照《中國人民銀行法》有效履行貨幣發(fā)行、經(jīng)理國庫、外匯管理、執(zhí)行貨幣政策和維護(hù)地區(qū)金融穩(wěn)定等十七項(xiàng)工作職責(zé)，行政效率的高低對能夠完成好上級行交辦的工作任務(wù)，切實(shí)促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)金融健康發(fā)展具有重要的影響。本文就辦公自動化在基層央行的實(shí)踐及對行政效率提高的作用進(jìn)行了粗淺的剖析。

關(guān)鍵詞 辦公自動化；系統(tǒng)；效率

中圖分類號 D630 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1673-9671-（2012）112-0194-02

中國人民銀行撫順市中心支行（以下簡稱：撫順中支）對于有效指導(dǎo)地方金融發(fā)展，促進(jìn)都去經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展具有重要的作用。隨著金融改革的不斷深化，日常金融業(yè)務(wù)、公文流轉(zhuǎn)、行政管理等信息量成倍增長，傳統(tǒng)手工模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前工作需求，只有充分利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)信息管理現(xiàn)代化，才能切實(shí)提高辦公效率和履職能力。因此，撫順中支從2000年率先在基層人民銀行提出了建設(shè)辦公自動化的需求，并從實(shí)現(xiàn)方式、技術(shù)選擇和逐步完善等方面開始了近十二年的實(shí)踐與探索，工作效能得到大幅度提升。

1 辦公自動化技術(shù)在基層人民銀行的推廣與應(yīng)用

辦公自動化（以下簡稱：OA），是指在企業(yè)或行政機(jī)關(guān)中，采用internet/intranet技術(shù)，基于工作流概念，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為平臺，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、分析、存儲和使用信息，具有信息共享、辦公快捷、提高效率，降低成本的特點(diǎn)。

圖1 撫順中支OA系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)圖

1.1 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

撫順中支OA系統(tǒng)目前共有220多個(gè)用戶在近230臺客戶機(jī)上運(yùn)行，覆蓋了我行所有部門和所轄縣支行。系統(tǒng)選用技術(shù)先進(jìn)的B/S模式，使用成熟的Intranet編程技術(shù)，分為公文系統(tǒng)、個(gè)人事務(wù)管理和公共事務(wù)管理三大模塊（見圖1）。OA系統(tǒng)通過接口程序與總分行公文傳輸系統(tǒng)連接。

1.1.1 個(gè)人事務(wù)管理

其中包括：個(gè)人日常公文處理（收文、發(fā)文、查詢、監(jiān)控等）；個(gè)人日常辦公協(xié)助（郵件、日程安排、辦公提示等）。

1.1.2 公共事務(wù)管理

其中包括：電子公告、視頻會議、信息簡報(bào)、知識數(shù)據(jù)庫和內(nèi)部事務(wù)管理分系統(tǒng)（包括：低值易耗品管理子系統(tǒng)、內(nèi)部財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)、車輛管理子系統(tǒng)）。

1.2 系統(tǒng)的技術(shù)選擇

工作流的概念：

我行的OA系統(tǒng)是以Lotus Notes為開發(fā)平臺，基于工作流進(jìn)行流程控制和任務(wù)的管理。系統(tǒng)通過功能定義模塊，使用者可以任意根據(jù)本行實(shí)際辦公的需要來定制工作體系、辦公流程和用戶功能，而無需修改程序代碼，使系統(tǒng)具備了良好的延展性和適用性。通過角色設(shè)置既實(shí)現(xiàn)了靈活適用又以權(quán)限等級劃分實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的安全與保密。工作流（workflow）作為整個(gè)系統(tǒng)的技術(shù)核心，針對日常工作中具有程序化活動，用其過程準(zhǔn)確的描述所有業(yè)務(wù)流程，其目的是通過將工作分解成定義好的任務(wù)、角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務(wù)并對它們進(jìn)行監(jiān)控，從而提高辦事效率、降低辦公成本、提高內(nèi)部管理水平。

2 OA系統(tǒng)對基層人民銀行行政效率影響的實(shí)證分析

OA系統(tǒng)的使用使我行的辦公效率和質(zhì)量得到了極大的提高，基本實(shí)現(xiàn)了行內(nèi)公文管理的無紙化、信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化和行政辦公的信息化。并且促進(jìn)全行員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平提高了一個(gè)等級，并為此后各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)的推廣和使用奠定了良好的基礎(chǔ)。

2.1 促進(jìn)基層人民銀行行政觀念的更新

目前，造成基層人民銀行行政效率偏低的原因是多種多樣的，其中一個(gè)突出的問題在于很多行員長期浸潤“機(jī)關(guān)習(xí)氣”缺乏效率觀念，工作中的“一等、二靠、三望”都比較常見，而信息化手段成為破除傳統(tǒng)行政觀念下不良習(xí)氣和行政低效率的利器。以撫順中支為例，OA系統(tǒng)中嚴(yán)格的流程控制和提示功能消除了多年的文件“掛辦”和工作懈怠的“痼疾”，并且使員工計(jì)算機(jī)使用水平得到顯著提高，使計(jì)算機(jī)會用率由原先的不足20%，上升到90%。就是一些老同志通過使用手寫板也全部解決了打字問題。全行在2005年就率先在沈陽分行轄區(qū)實(shí)現(xiàn)了全體員工使用計(jì)算機(jī)辦公的目標(biāo)，相比傳統(tǒng)手工操作行政效率成倍提高，而且，計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的普及和使用，使我行在上級行各種應(yīng)用系統(tǒng)推廣和使用考核中名列前茅。

2.2 縮短了公文流轉(zhuǎn)周期提高公文質(zhì)量

1）收文流程：原先手工操作處理一個(gè)收文辦理平均18天，經(jīng)過OA系統(tǒng)后縮短為：5天，如表所示。

2）發(fā)文流程：原先手工操作處理一個(gè)發(fā)文流程平均10天，經(jīng)過OA系統(tǒng)后縮短為：6天，如表所示。

收文效率平均提高了2.6倍，發(fā)文效率平均提高了67%，不僅縮短了文件流轉(zhuǎn)周期，而且通過網(wǎng)絡(luò)同時(shí)發(fā)送文件傳輸，極大地減少了了原先文書手工傳遞的時(shí)間和依照人員順序送遞的時(shí)間，節(jié)約了文件辦理的人工成本和時(shí)間成本，提高了效率。

由于，在OA系統(tǒng)中使用了公文拼寫檢測功能，規(guī)范了使用者對公文的起草、修改、審批和辦理等環(huán)節(jié)，相比手工辦理公文的規(guī)范性得到極大程度的提高。使用OA系統(tǒng)后，當(dāng)前在上級行對公文質(zhì)量的抽樣檢查中，公文完全合格率達(dá)到了96%，基本合格率為100%，而這以前在兩個(gè)文書的把關(guān)下手工起草和辦理文件，完全合格率不足50%，基本合格率為70%。

2.3 強(qiáng)化了基層人民銀行的內(nèi)部管理

信息技術(shù)的發(fā)展改變了信息收集、處理、儲存以及傳送的方式，促進(jìn)了信息資源的高度整合與利用，工作任務(wù)和管理要求的數(shù)字化，使得內(nèi)部管理不僅能夠督促各部門彼此之間合作與協(xié)同，還可以有效地革除信息匱乏和信息欺蒙的行政弊端。通過信息傳輸?shù)膶?shí)時(shí)性，可以使中心支行與上級行和縣支行之間政令暢通，基層的信息反饋及時(shí)有效。同級部門通過OA平臺實(shí)時(shí)交開展配合協(xié)作，避免了互相推諉、互相扯皮等內(nèi)耗現(xiàn)象。在管理結(jié)構(gòu)上，層級過多是造成行政效率低下的重要原因，而OA系統(tǒng)的應(yīng)用有利于促進(jìn)中間管理層環(huán)節(jié)的縮減。同時(shí)，依托網(wǎng)絡(luò)信息交流的快捷便利使領(lǐng)導(dǎo)決策層與一線操作層的直接溝通得以加強(qiáng)相互了解，使管理幅度增寬，效率提高。

2.4 提高了基層人民銀行行政決策的效率

OA系統(tǒng)不僅能夠提供資源信息管理、知識管理，而且可以提供決策支持。系統(tǒng)在對大量的信息儲存、保管的基礎(chǔ)上，能夠利用高效的系統(tǒng)運(yùn)算將所得的信息進(jìn)行篩選、分類、分析、轉(zhuǎn)化、整合，從而形成并輸出一系列量化并且具有參考價(jià)值的指標(biāo)和數(shù)據(jù)，成為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的重要依據(jù)。而OA系統(tǒng)能從根本上保持有效信息提煉的真實(shí)高效，對于傳統(tǒng)的行政運(yùn)作在效率上有了根本性的提高。同時(shí)，OA系統(tǒng)可以發(fā)揮電子技術(shù)最擅長的搜索功能，對于準(zhǔn)確制定方案和科學(xué)決策具有重要意義。

3 OA系統(tǒng)應(yīng)用還存在的問題和完善措施

經(jīng)過撫順市中支OA系統(tǒng)12年的應(yīng)用、發(fā)展，雖然不斷完善、日趨成熟，但暴露出來的問題不容忽視，這些都是制約基層人民銀行行政效率進(jìn)一步提高的因素。

一是遠(yuǎn)程傳輸?shù)目煽啃孕枰M(jìn)一步提高。偏遠(yuǎn)地區(qū)和山區(qū)通信質(zhì)量差且不穩(wěn)定，電子文件及回執(zhí)傳輸經(jīng)常出故障，影響了OA整體應(yīng)用效果。以撫順為例，兩縣在山區(qū)通訊線路存在信號不穩(wěn)定、不保密問題，數(shù)據(jù)傳輸經(jīng)常發(fā)生“掉包”現(xiàn)象（數(shù)據(jù)包丟失），直接限制了縣支行對OA系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。為此，要加強(qiáng)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，改進(jìn)自然條件惡劣和邊遠(yuǎn)地區(qū)的通信狀況，提升遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)通訊質(zhì)量和速度，并且將公文傳輸?shù)亩它c(diǎn)延伸到縣支行，真正實(shí)現(xiàn)總行、分行、中心支行、縣支行的文件四級傳輸和OA系統(tǒng)的全覆蓋。

二是要加強(qiáng)技術(shù)研究，提高服務(wù)器存儲容量和處理能力，增加遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)的帶寬，提升系統(tǒng)整體性能，進(jìn)一步擴(kuò)大遠(yuǎn)程傳輸范圍。由于，系統(tǒng)臨時(shí)辦理文件積壓較多造成系統(tǒng)資源被大量占用，系統(tǒng)運(yùn)行效率降低，甚至出現(xiàn)運(yùn)行故障造成辦公系統(tǒng)的癱瘓。一方面采取了增加系統(tǒng)硬件容量的措施，同時(shí)應(yīng)輔以強(qiáng)化管理手段，加強(qiáng)文件催辦，限制個(gè)人郵件等措施予以有效解決。

三是由于OA系統(tǒng)存在多個(gè)版本和總行電子公文傳輸系統(tǒng)開發(fā)商不同，運(yùn)行管理的方式和要求不同，公文歸檔問題一直沒有得到妥善的解決，一直還是雙軌制運(yùn)行，即電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，以紙質(zhì)檔案為主，不但沒有顯示出電子系統(tǒng)的效率，而且還極大地浪費(fèi)了人力和物力。

四是應(yīng)加強(qiáng)OA系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接?，F(xiàn)OA系統(tǒng)中，辦公信息多，業(yè)務(wù)信息少。應(yīng)建立與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，獲取并綜合各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，使OA信息更加全面完整。在此基礎(chǔ)上建立管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，提高人民銀行整體的反應(yīng)速度和決策能力。

五是以知識管理為核心的新一代OA將取代以工作流為中心的OA。人民銀行現(xiàn)有OA系統(tǒng)現(xiàn)主要用于完成辦文、發(fā)通知等工作流自動化處理，缺乏知識管理機(jī)制，應(yīng)加以改進(jìn)，建立集信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理于一體的新一代OA系統(tǒng)，提供豐富的學(xué)習(xí)功能和知識共享機(jī)制，使員工在OA中由被動轉(zhuǎn)為主動，從而在提升員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高人民銀行的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。