（上海柴油機股份有限公司，上海200438）

基于SAP系統(tǒng)存貨管理方法的探究

曹玲莉

（上海柴油機股份有限公司，上海200438）

發(fā)動機制造企業(yè)為適應市場競爭的多品種、多配套、小批量、新老產(chǎn)品共線交替的生產(chǎn)特性，對于傳統(tǒng)的存貨管理提出了新的要求。如今，發(fā)動機制造企業(yè)普遍實施了SAP系統(tǒng)，因其具備數(shù)據(jù)集成性、資源共享性、傳輸及時性的特點，特別適合對存貨進行電子化、程序化管理，SAP系統(tǒng)為傳統(tǒng)存貨管理的變革搭建了廣闊的平臺，拓展了企業(yè)管理的美好前景。

存貨管理 內控 SAP系統(tǒng)

1 存貨管理的要點及傳統(tǒng)存貨管理的不足

物流是企業(yè)運作的經(jīng)脈。存貨管理涉及到企業(yè)的各個部門，一般有計劃、采購、倉儲、制造、銷售、會計等。由此，存貨控制的要點也較多，一般有生產(chǎn)計劃的制定、采購合同的簽訂、材料驗收、付款審核、賬賬核對、盤點清理、領用發(fā)料、銷售發(fā)貨、會計記賬、資金占用等。

傳統(tǒng)的存貨管理，往往根據(jù)存貨的業(yè)務流程，把重點放在采購、庫存管理、存貨盤點等方面。其要點就是在企業(yè)內部建立一個龐大的存貨倉儲管理系統(tǒng)，以及與之配套的存貨計價系統(tǒng)。通過對存貨日常收、發(fā)、存的管理和對存貨每年的定期盤點，確保存貨臺賬、財務賬面與存貨實物的一致性。

然而，對于多品種、小批量、新老交替、共線生產(chǎn)的制造方式，制造工藝極其復雜、零部件物料達到萬種以上的大型發(fā)動機企業(yè)來說，這種靠人工或者部分借助于計算機系統(tǒng)的、傳統(tǒng)的存貨管理顯得有點捉襟見肘，紕漏產(chǎn)生是不可避免的。這種不足不僅體現(xiàn)在生產(chǎn)計劃上的顧此失彼，而且在應對新的市場條件下出現(xiàn)的新情況和新要求時，如為保證質量減少資金占用的供應商DD配送、為服務客戶而建立的客戶所在地成品倉儲點、為適應乘用車的三包服務要求而建立專用短發(fā)動機等種種情況，存貨管理措施方面就會顯得力不從心，靠一時一事花費人力財力的傳統(tǒng)存貨控制顯然暴露出其不足之處。

2 SAP系統(tǒng)對傳統(tǒng)存貨管理的變革

SAP系統(tǒng)的存貨管理比傳統(tǒng)的管理手段與方法更為先進，且能夠做到精細化管理。在物料流轉的

各個環(huán)節(jié)，都將存貨內控管理滲透到其中。SAP采用全覆蓋管理模式，涉及采購環(huán)節(jié)、生產(chǎn)配送環(huán)節(jié)、售后服務環(huán)節(jié)的存貨管理，不留一點空白。通過對存貨管理和風險控制點的把握，SAP系統(tǒng)能完全達到資產(chǎn)安全的內控要求。

來稿日期：2013-09-09

圖1 實施SAP前后存貨成本的變化

2.1 存貨管理職責分工的電子化授權

存貨管理涉及的部門眾多，參與管理的專職或兼職人員多。管理人員不僅部門不同而且崗位也不同，管理對象——存貨還不在同一個管理軟件之中，如果出現(xiàn)存貨賬實差異，就難以尋找其差錯的根源。SAP系統(tǒng)集多個平臺為一個內控平臺，根據(jù)存貨管理相關部門、崗位的職責，以電子授權的形式以予確認，包括設立和撤銷授權的審批程序，確保了企業(yè)計劃與采購、采購與領用、倉儲的收發(fā)存與會計的記賬、會計的記賬與財務的支付等相關崗位互相牽制。其中，在關鍵控制點上不是一個環(huán)節(jié)而是多個環(huán)節(jié)的控制，只有授權部門和責任人依次同意，才能流入下一道程序。比如，過去生產(chǎn)部門月末為了完成指標，將未下線的在制品作為成品先開票計入收入，再補做收單入庫的系統(tǒng)外操作。現(xiàn)在這種情況被杜絕了：生產(chǎn)成品下線繳庫是通過掃描之后，庫房自動收貨，不能人工干預，隨后財務才能開票確認收入。SAP系統(tǒng)授權嚴格控制了之前的不規(guī)范操作。同樣，在采購環(huán)節(jié)中，只要沒有經(jīng)過計劃確認、沒有經(jīng)過采購檢驗的供應商零部件，即沒有達到相應的要求，審核環(huán)節(jié)就不容許后續(xù)操作，比如物料的上線或入庫。

2.2 存貨管理可以追溯源頭

對于物料達萬種以上的企業(yè)來說，存貨管理如果只是依靠簡單的計算機軟件的話，難免會出錯。SAP系統(tǒng)在存貨管理的最原始狀態(tài)，即在新物料號生成的第一時刻起，就進行了授權和規(guī)范。它必須由TeamCenter系統(tǒng)審簽流程（圖樣及技術參數(shù)），并經(jīng)過工藝部門（其職責主要確定工藝定額、工藝分工）、財務部門（其職責主要確定目標成本）、采購部門（其職責主要確定供應商）、生產(chǎn)制造部門（其職責主要按工藝路線生產(chǎn)并做完工報繳）的確認才能激活。否則，涉及該物料的生產(chǎn)將無法拉動，真正做到了環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。也就是說，SAP系統(tǒng)保證了物料的有效性。

SAP系統(tǒng)對物料時效性的把握也比傳統(tǒng)的存貨管理有了質的飛躍。SAP系統(tǒng)的WM倉位管理，確保了物料臺賬與財務臺賬在系統(tǒng)中的高度統(tǒng)一，由此為真正實施存貨的先進先出打下了堅實的基礎。在傳統(tǒng)存貨管理中，物料的先進先出完全依靠倉儲人員的豐富經(jīng)驗才能完成。一旦人員調動，就可能造成存貨狀態(tài)信息的缺失，為存貨的后續(xù)管理帶來一定的難度。SAP系統(tǒng)中，物料的時效性，即物料的入庫時間是物料的重要屬性之一。當物料采購業(yè)務發(fā)生、收貨入庫后就開始計算有效期，當超過有效期后，系統(tǒng)會自動將該物料凍結，并做上標志符號“S”，被凍結的物料將不再參與MRP運算及物料的移動等。同樣，保管員在發(fā)料時，SAP會根據(jù)時間優(yōu)先的原則，告知先進先出物料的貨架位號。這樣不但保證裝機物料是合格產(chǎn)品，而且減少物料變?yōu)榇魷目赡?，這種控制比傳統(tǒng)的人為控制更為精準。

SAP物料信息的完善還有利于在企業(yè)發(fā)生質量事件時，對產(chǎn)生質量問題的零部件進行追索和賠償，對可能造成質量問題零部件的批次進行凍結，達到對質量問題的快速反應，以減少企業(yè)損失。

2.3 改善采購計劃與供應商管理

無論在市場旺季或是淡季期，組織生產(chǎn)往往是靠存貨實現(xiàn)的。在新產(chǎn)品驗證上市過程中，缺件情況會經(jīng)常發(fā)生，由此而造成的庫存積壓或呆滯屢屢發(fā)生。SAP擯棄了以庫存組織生產(chǎn)的方法，它完善的采購計劃有力地支持了生產(chǎn)組織計劃，包括短缺件的計劃提醒。特別是SAP系統(tǒng)中設置的安全庫存

期量，隨著企業(yè)生產(chǎn)形勢的變化可隨時進行調整，以確保企業(yè)正常的存貨周轉速度。

在公司壓縮內部機構，追求企業(yè)價值最大化的現(xiàn)代管理時期，SAP系統(tǒng)為進一步優(yōu)化供應商管理提供了軟件保證。采用SAP系統(tǒng)后，公司加大了供應商DD直送裝配線旁庫的力度，零件的直送率逐年提高。這樣，公司內部的物流部門將成為專業(yè)職能管理部門，管理物流的全過程，而不再僅僅只對庫存進行倉儲管理。庫存管理的發(fā)展趨勢必將是零庫存，符合精益化生產(chǎn)的要求。隨即，支付周期將會大大縮短，從而大大減少庫存占用資金的成本。

2.4 強化實物狀態(tài)的存貨管控

企業(yè)因存貨的收、發(fā)頻繁，流動性大，種類繁多等情況，而更著力于存貨的流動有“據(jù)”可查。即使這樣，傳統(tǒng)的存貨管理還存在著薄弱環(huán)節(jié)。如在途物料因其不屬于任何一個庫房而在盤點中往往被忽略，通常會在盲盤后發(fā)現(xiàn)這部分物料而被誤認為是盤盈。正是由于在途物料的特殊性，給計劃物流部的實物管理帶來一定的難度。SAP系統(tǒng)對崗位授權更加細化，針對在途物料委派專人進行管理。系統(tǒng)中可以看到此類在途物料的狀態(tài)及庫存情況，使公司內部倉儲保管人員，以及公司異地庫托管人員，清晰了解物料的情況，方便進行實時對賬。

2.5 提供對銷售的后續(xù)支持

SAP系統(tǒng)不但為公司的售后服務提供了可追溯零部件源頭的質量管理，同時也為主機配套廠的良好售后服務提供了基礎信息。而采用傳統(tǒng)方式，應配套企業(yè)要求而發(fā)往主機廠的最終產(chǎn)品，往往由于裝機前后順序的調換，或發(fā)生質量問題時臨時用其他產(chǎn)品替代，而造成存貨的對賬不平。正因為非正常業(yè)務時有發(fā)生，加大了對賬的難度，從而公司必然要提高對賬要求，否則賬實很難對平。對賬上的要求不僅僅核對數(shù)量，而且要求對應到柴油機機號上（機號是唯一的）。SAP系統(tǒng)強大的存貨管理功能有效地滿足了配套主機廠關于就近設置成品倉庫的服務要求。公司通過第三方物流運輸?shù)街鳈C廠的發(fā)動機，在客戶上線裝車后可按機號進行結算；在收到客戶上線清單，由公司營銷財務人員確認后，SAP系統(tǒng)會自動后續(xù)結算，如產(chǎn)生系統(tǒng)發(fā)票，確認主營業(yè)務收入，并同時結轉主營業(yè)務成本，完成銷售業(yè)務。

2.6 促進資金占用的改善

由于市場競爭激烈，發(fā)動機配套企業(yè)頻繁變更，以及整車配套企業(yè)要求攜帶部分原來由整車攜帶的零部件，所以發(fā)動機的專用件越來越多。特別是國家排放要求不斷升級，使發(fā)動機整機的設計也隨之變化，甚至同一零件的版本可能有六七個。企業(yè)對供應商考核驗證也需要一定的時間。在這個過程中，一些供應商會被淘汰，一些供應商會被啟用，由此產(chǎn)生的存貨物料的參數(shù)一直在變化之中。如果沒有強大的技術交接、生產(chǎn)交接的計算機支持系統(tǒng)，存貨呆滯將是不可避免的。

SAP系統(tǒng)為杜絕這種現(xiàn)象造成的資金占用，進行零部件的庫齡分析，是按物料的入庫時間與其最后一次的出庫時間分別計算存貨庫齡的。通過庫齡分析，能夠分析出當初購入存貨時的市場情況和未來的趨勢情況。如當年預測從國Ⅱ排放標準提高到國Ⅲ排放標準大約需要三年左右的時間，從而分析出與排放標準相關專用件物料的切換時間。該時間段的采購、裝機、銷售進展情況直接影響公司存貨占用的資金。通常低排放要求的柴油機成本會更高，因而企業(yè)會充分利用新法規(guī)的最后期限，將現(xiàn)有庫存物料安排計劃用盡，再行切換，也就決定了該物料的采購批量與采購時間的控制。在引進國外新品并進行國產(chǎn)化進程中，對CKD（進口件）的裝機使用也面臨相類似的問題。采用相同的方法進行進口件采購的批量控制，以達到新品開發(fā)成本最低。

SAP系統(tǒng)還反映了企業(yè)每一個分廠、每一個生產(chǎn)制造工序上在制品的狀態(tài)，包括總裝線上零部件庫存的狀況。這些信息在SAP中實時更新，各分廠等部門能夠及時看到。由于庫存被設為考核指標，從而激發(fā)了對在制品資金占用量進行控制的動力。比如，總裝線上盡管以產(chǎn)品BOM進行投放，并以此確定裝配線上的安全備量。但是，對于產(chǎn)品交替共線生產(chǎn)的總裝線，通用件和標準件的安全備量是否還可以進一步減少或備量方案的進一步優(yōu)化，類似的問題和合理化建議是企業(yè)實施SAP后生產(chǎn)部門不斷改進和提升管理水平的方向。持續(xù)改善后的資金占用情況見圖2。

3 SAP存貨管理的改進措施

3.1 SAP物料數(shù)據(jù)庫管理需要協(xié)同合作

SAP系統(tǒng)的上線，物料的基礎管理工作也上了一個新的臺階，物料的唯一性和準確性在很大程度上得到了改善。但是，物料管理仍有改進的地方。SAP是一個龐大的數(shù)據(jù)庫，上線運行一段時間后，冗余數(shù)據(jù)會不斷出現(xiàn)。由于系統(tǒng)的特點，一旦進入系統(tǒng)并使用過的數(shù)據(jù)，不能做根本上的刪除，從而會占用服務器、內存等硬性資源；同時，也會占用管理成本等無形資源。

圖2 庫存資金占用分月趨勢圖（2011年1月～2012年12月）

隨時間積累，SAP中會不斷積累兩個層面的物料凍結。物料凍結是指物料在SAP系統(tǒng)中的一種狀態(tài)，通常是錯誤物料號、過期物料、報廢物料等等不用物料的狀態(tài)。第一類為物料主數(shù)據(jù)層面引起的物料凍結，即系統(tǒng)中不用物料、錯誤物料的凍結；第二類為物料使用層面上引起的物料凍結，即因質量、超有效期、缺料等原因進行的凍結。針對這二種冗余物料的情況，公司分別采取了以下改進措施，并取得了良好的效果。

第一種情況是由物料標準化、輸入誤操作、版本升級隨意性等問題造成的。這類冗余物料號是SAP中的垃圾數(shù)據(jù)，要及時清除。在相關部門認同下，將技術上不再使用并已升級換代的、供應商被淘汰等原因造成的不用物料，及時做凍結物料處理，傳遞給MDM（物料主數(shù)據(jù)）小組進行清除。在源頭上就要進行控制，是最為關鍵的控制點，即MDM小組不再將未交付的SOP（批產(chǎn)開始）前的新產(chǎn)品物料號導入系統(tǒng)，從而從根源上把控消除冗余物料的主動權，避免了后續(xù)花大量人力清除冗余物料。

第二種情況是業(yè)務層面上的管理問題，即物料凍結后沒有及時處理，最后只能作呆滯處理，這樣會造成企業(yè)損失。這類問題產(chǎn)生的根源，在于存貨管控的條線分割和部門間的協(xié)同合作上?？捎缮a(chǎn)部門牽頭召集會議，對本月系統(tǒng)中未處理完的凍結物料進行分析，協(xié)調各方，給出解決辦法?；蛘邊f(xié)調供應商進行換貨處理，做到月畢月清，防止在SAP系統(tǒng)中堆積。

3.2 存貨實物流、信息流與資金流精確同步

上柴公司對存貨管理有著豐富的經(jīng)驗，有會計制度、內控制度、風險控制點的風控保障，還建立了存貨管理崗位責任制，明確內部相關部門和崗位的職責權限，切實做到不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。公司的存貨管理職能由計劃物流部負責。實施SAP后，由于SAP系統(tǒng)賬實同在一個系統(tǒng)中，因而基本保證了物料賬實的一致性。就目前情況而言，公司的物料管理還有進一步提升的空間，比如如何將物料的實物流、信息流與資金流在每時每刻都能同步。

首先，對于精確同步的要求，除了加強SAP中存貨管控的力度外，還要靠企業(yè)的員工來實現(xiàn)。因此，在SAP系統(tǒng)中各崗位管理人員的敬業(yè)程度是十分重要的。比如，供應商送貨可能因路途原因，過了下班時間才將貨送到公司。此時，物流部門出入庫記錄應做到日畢日清，實物收到與貨物發(fā)出，都必須在當天進行SAP系統(tǒng)操作（或在TS中進行操作），保證當天的物流和信息流同步。

其次，對賬的要求也有所提高，對賬的頻次和內容也將有所增加。計劃物流部門加強與主機配套廠的異地庫對帳工作；而在銷售經(jīng)理配合下的財務人員的監(jiān)盤也非常重要。由于SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫能夠提供發(fā)動機基本信息，所以對賬不僅僅是發(fā)動機數(shù)量的核對，還包括機型、機號等信息的核對。由原來一季度核對一次，改為要求每月上交對賬記錄，從而保證后續(xù)結算能夠準確及時地進行。

另外，還要關注不在庫存地的物料狀態(tài)，即對SAP中在途物料管理加強監(jiān)管。這一部分的物料并不是真正意義上的在途，而是操作上的不完整造成的假在途物料。通過開發(fā)的報表，財務能夠清楚看到操作的日期，監(jiān)督計劃物流部進行規(guī)范操作。

3.3 加強新產(chǎn)品的特殊核算

為了滿足公司發(fā)展戰(zhàn)略、市場開拓的要求，提高滿足客戶的響應速度，有時會出現(xiàn)先銷售、后簽訂合同的情況，但這種情況一般只出現(xiàn)在推出新產(chǎn)品的某一特定時間段內。針對此種情況，公司增加例外管理，即會規(guī)定一個時間段，并增加了權限審批，進行風險管控。

在業(yè)務流程上，這一類銷售是在沒有確定銷售價格的情況下創(chuàng)建的銷售訂單（SO），生產(chǎn)后第一時間運到異地庫，及時給客戶使用。由于SAP內在固化的內控要求，沒有銷售價格就無法在SAP中做相應的操作，造成實物流與信息流的不一致。為此，管控上要求計劃物流部門負責跟蹤并與第三方物流配合查實柴油機的上線動態(tài)信息。從而，將流轉在系統(tǒng)之外的柴油機也能得到有效管控。

在結算流程上，財務人員及時跟進。對于這一類的客戶，通常是公司的配套大客戶，即是一類客戶（有信用額度）。每月與主機廠核對一次，并將其作為庫存管理當中一項高風險事項進行管理，從而降低存貨成本與銷售收入未及時入賬的風險。

4 結論

存貨管理的重要性對于制造企業(yè)是不言而喻的。但如何管理好存貨，用什么手段管理好存貨，是千差萬別的，手段是很重要的。上柴公司充分利用SAP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成性、資源共享性、傳輸及時性等的特點，以及利用該系統(tǒng)對存貨進行電子化、程序化管理，拓展了存貨管理方法，更好地防范了存貨的風險、提高了存貨管理力度。

Study on the Methods for Stock Management Based on the SAP System

Cao Lingli
（Shanghai Diesel Engine Co.,Ltd.,Shanghai 200438,China）

In order to adapt to market-required products characterized in multi-model,various variant, small quantity,an engine enterprises has to organize its production in small scale with many products produced on a same production line.This challenges the traditional stock management so much that it requires a new requirement for the stock management.Nowadays,engine enterprises generally use the SAP system(Systems Application,Production DATA Processing)to arrange their production.With the advantage of data integration,resources sharing,data transfer in time,the SAP system is very suitable for managing stock by electronic and program methods.The system has built a broad platform for the reform of the traditional stock management,and brings a good future for an enterprise management.

stock management,internal control,SAP system

曹玲莉（1973-），女，碩士研究生，主要研究方向為財務管理。

10.3969/j.issn.1671-0614.2013.04.010